Texte 2018040155
Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1°" Le Ministre " : le Ministre de la Justice;
2°" Acheteur " : le titulaire d'une fonction d'achat dans l'organisation des achats et travaille pour une catégorie d'achat spécifique et ayant une responsabilité d'approbation conformément aux présentes délégations de pouvoir en matière de marchés publics. L'acheteur est désigné par le président du comité de direction et est responsable de l'exécution de la politique d'achat. Il traite les demandes d'achat/de commande dans les limites des crédits octroyées, effectue les procédures de sourcing et suit les contrats;
3°PDA " Purchase Delegation Agreement " est une délégation d'achats limitée aux e-catalogues auxquels le SPF Justice a adhéré et qui est accordée au gestionnaire d'e-catalogue. Le gestionnaire d'e-catalogue est la personne qui travaille pour un e-catalogue spécifique et à une responsabilité d'approbation limitée conformément aux présentes délégations de pouvoir en matière de marchés publics. Il traite les demandes d'achat/commande sur e-catalogue dans les limites des crédits octroyés. Il est titulaire d'une fonction d'achat reprise dans la liste des rôles et responsabilités dans le cadre du trajet 1 " New Ways of Working " et il est désigné par le président du comité de direction;
Le gestionnaire d'un e-catalogue est la personne qui a reçu des droits d'accès aux fonctionnalités et aux données qui constituent l'e-catalogue.
4°" Contrôleur " : le titulaire d'une fonction de suivi de l'exécution de prestations de services et de la livraison des fournitures au profit du SPF Justice;
5°" Liquidateur des factures " : le titulaire d'une fonction chargée de vérifier la réalité de la dette et d'arrêter le montant de la dépense. Le liquidateur des factures est désigné par le directeur du Service d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion;
6°" Pièces comptables " : les déclarations de créances et les ordonnances de paiement, d'ouverture de crédit et d'avances de fonds;
7°" Dépenses diverses " : les dépenses qui ne tombent pas sous la définition des marchés publics au sens de l'article 2 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics;
8°" Programme de consommation " : le détail du budget administratif du Service public fédéral Justice, divisé en fonction de la consommation des crédits;
9°" e-catalogue " : application du SPF BOSA permettant aux pouvoirs adjudicateurs de gérer leurs catalogues en ligne, de les mettre à disposition des autres pouvoirs adjudicateurs et de traiter électroniquement les commandes;
10°" Marché " : le marché public et tout contrat, accord-cadre et concours de projets, définis à l'article 2 de la loi du 17 juin 2016 relatif aux marchés publics.
Chapitre 2.- Principes généraux
Art. 2.§ 1. Seul le président du comité de direction peut subdéléguer une partie de ses pouvoirs, dans les limites déterminées à l'article 6 du présent arrêté, au moyen d'un écrit, signé et daté, précisant les pouvoirs subdélégués. Une liste nominative des subdélégations qu'il accorde sera établie au moins une fois par an.
§ 2. Seul le directeur du Service d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion peut subdéléguer une partie de ses pouvoirs, dans les limites déterminées à l'article 14 du présent arrêté, au moyen d'un écrit, daté et signé, précisant les pouvoirs subdélégués. Une liste nominative des subdélégations qu'il accorde sera établie au moins une fois par an.
§ 3. Les exemplaires originaux des délégations établies en exécution des articles 6 et 14 sont transmis au Service de coordination des achats. Une copie de ces délégations est également conservée par le service concerné.
Art. 3.Le délégant peut, pour quelque raison que ce soit, exercer les délégations octroyées par le présent arrêté.
Art. 4.§ 1. En cas d'absence ou d'empêchement du président du comité de direction, les délégations dont il est investi en vertu du présent arrêté sont accordées, pendant la durée de l'absence ou de l'empêchement, au directeur général chargé de le remplacer. Le président fait part de sa décision au directeur général ou au directeur d'encadrement chargé de le remplacer et au ministre.
§ 2. En cas d'absence ou d'empêchement du directeur du Service d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion, les délégations dont il est investi en vertu du présent arrêté sont accordée, pendant la durée de l'absence ou de l'empêchement, au membre du personnel désigné par lui. Le directeur du Service d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion fait part de sa décision au président du comité de direction.
Art. 5.Sauf mention contraire, tout montant indiqué dans le présent arrêté fait référence au montant total du marché estimé en euros, en ce compris tous les frais mais à l'exclusion de la taxe sur la valeur ajoutée, dans le respect des règles d'estimation de la législation relative aux marchés publics.
Chapitre 3.- Délégations de pouvoir en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services
Section 1ère.- Délégations de pouvoir ordinaires
Art. 6.En matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services à charge du SPF Justice, les pouvoirs sont délégués aux titulaires des fonctions visées ci-après dans les limites des montants indiqués :
a)Au Ministre de la Justice : pour un montant supérieur à 350.000 euros;
b)Au président du comité de direction : pour un montant inférieur ou égal à 350.000 euros;
c)Aux directeurs généraux et directeurs des services d'encadrement P&O et ICT : pour un montant inférieur ou égal à 221.000 euros;
d)Aux conseillers généraux : pour un montant inférieur ou égal à 144.000 euros;
e)Aux conseillers : pour un montant inférieur ou égal à 30.000 euros;
f)Aux attachés : pour un montant inférieur ou égal à 5.500 euros.
Art. 7.Les pouvoirs suivants sont délégués :
1°a) choisir le mode de passation du marché;
b)approuver les documents du marché,
c)engager la procédure;
2°sélectionner les candidats ou les soumissionnaires;
3°évaluer les offres et, le cas échéant, d'écarter celles considérées comme irrégulières;
4°a) attribuer et conclure le marché Dans les cas visés à l'article 2, 25°, 26° et 27°, de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, le titulaire de fonction délégué qui attribue le ou les marchés subséquents doit être hiérarchiquement et/ou fonctionnellement supérieur au titulaire de fonction délégué qui a attribué le marché initial;
b)renoncer à passer le marché et, le cas échéant, recommencer éventuellement la procédure d'une autre manière en application de l'article 85 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics. Le titulaire de fonction délégué qui décide de refaire la procédure doit être hiérarchiquement et/ou fonctionnellement supérieur au titulaire de fonction délégué qui a renoncé à passer le marché;
5°désigner le service ou le fonctionnaire dirigeant qui est chargé de la direction et du contrôle de l'exécution du marché, qui procède aux constatations d'usage pour vérifier si l'exécution est conforme aux clauses et aux conditions du marché et qui approuve le procès-verbal de réception;
6°le cas échéant, via un avenant, adapter les conditions essentielles du marché conclu, à savoir les prix, les délais et/ou les conditions techniques. Le titulaire de fonction délégué qui conclut l'avenant doit être hiérarchiquement et/ou fonctionnellement supérieur au titulaire de fonction délégué qui a attribué le marché initial;
7°le cas échéant, remettre les amendes pour retard et les pénalités.
Art. 8.Une autorisation préalable du Ministre n'est pas requise pour initier ou prolonger un marché public. Il doit être repris dans le programme de consommation approuvé par le Ministre lors du budget initial. La dépense doit respecter la limite des crédits disponibles.
Art. 9.Aucun marché ne peut être scindé en vue de le soustraire à l'application du présent arrêté.
Art. 10.Les acheteurs habilités à exercer ces pouvoirs délégués sont désignés individuellement, par le Ministre et/ou le président du comité de direction, selon le cas.
Ils ne peuvent pas cumuler leur fonction d'achat avec la fonction de contrôleur et la fonction de liquidateur des factures.
Section 2.- Délégations de pouvoir spéciales
Sous-section 1ère.- Coordination des achats
Art. 11.Sans préjudice des dispositions de la réglementation en matière de marchés publics, est délégué exclusivement au Conseiller général de la Direction opérationnelle des Services du président :
1°l'intégration dans le mode de fonctionnement dans l'organisation des achats au niveau fédéral et dans le trajet 1 comme défini par l'arrêté royal du 22 décembre 2017 relatif aux marchés publics centralisés dans le cadre de la politique fédérale d'achats;
2°la communication de la stratégie achat du SPF Justice auprès de l'Inspection des Finances et du comité de direction, en collaboration avec le coordinateur stratégique désigné par le président du comité de direction;
3°la promotion de l'utilisation des marchés publics et des accords-cadres passés par une centrale d'achat, quel que soit l'objet du marché.
Sous-section 2.- Délégations spécifiques dans le cadre du Purchasing Delegation Agreement
Art. 12.La " Purchase Delegation Agreement " est la délégation du pouvoir d'achat limitée aux e-catalogues auxquels le SPF Justice a adhéré et qui est accordée au membre du personnel chargé de gérer les e-catalogues, également appelé gestionnaire de e-catalogue, par le président du comité de direction.
Cette délégation de pouvoir d'achat concerne les achats dont le montant est inférieur ou égal à 5.500 euros et est accordée au gestionnaire de e-catalogue lorsque les conditions suivantes sont respectées et d'application :
* Lorsqu'il n'y a pas de négociation de prix;
* Lorsque les prix unitaires sont arrêtés dans une liste des prix reprise dans un accord-cadre géré par le SPF Stratégie et Appui (SPF BOSA) ou géré par d'autres entités agissant en tant que centrale des achats;
* Lorsque la disponibilité budgétaire existe et est allouée à la dépense;
* Lorsqu'un budget annuel est approuvé;
* Lorsque la liste des dépenses déléguées a été approuvée par le président du comité de direction du SPF Justice;
* Lorsque le gestionnaire de e-catalogue est mentionné nominativement sur la liste des rôles et responsabilités nécessaires au bon fonctionnement du SPF Justice sur la nouvelle plateforme " End to End " du SPF Stratégie et Appui (SPF BOSA).
Art. 13.Il est strictement interdit de scinder les commandes aux fins d'éluder les seuils de délégations et éviter de soumettre le dossier au visa préalable de l'Inspection des Finances et/ou au Contrôleur des engagements.
Chapitre 4.- Autorisation de signature des pièces comptables en matière de marchés publics de travaux, de fournitures et de services
Art. 14.En matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services à charge du SPF Justice, l'autorisation de signature des pièces comptables pour approbation est accordée aux titulaires des fonctions visées ci-après dans les limites des montants indiqués:
- Au directeur du Service d'encadrement Budget et Contrôle de Gestion : pour un montant inférieur ou égal à 350.000 euros;
- Aux conseillers généraux : pour un montant inférieur ou égal à 221.000 euros;
- Aux conseillers : pour un montant inférieur ou égal à 144.000 euros;
- Aux attachés : pour un montant inférieur ou égal à 30.000 euros.
Chapitre 5.- Délégations de pouvoir en matière de subventions et de dépenses diverses
Art. 15.Aucune délégation de pouvoir n'est octroyée en matière d'octroi de subvention.
Cependant, selon l'objet de la subvention, la rédaction de l'instrumentaire est assurée par les services de la Direction générale ou du Service d'encadrement concerné, dans les limites de leurs attributions.
Art. 16.Sauf dans le cas où une disposition légale ou réglementaire y pourvoit et sans préjudice du contrôle exercé par l'Inspection des Finances, l'exercice du pouvoir de contrôle de l'emploi des subventions est délégué, chacun dans les limites de ses attributions, au directeur général ou directeur de Service d'encadrement concerné.
Le Ministre règle les conflits de compétence éventuels.
Art. 17.En matière de dépenses diverses, l'autorisation de signature des pièces comptables pour approbation est accordée aux titulaires des fonctions visées ci-après, dans les limites des conditions et des montants indiqués :
1°Prêts et interventions à fonds perdus relatifs à l'activité du Service social :
- Au président du comité de direction : pour un montant inférieur ou égal à 3.000 euros TVAC;
2°Indemnisation et frais de Justice pour lesquels la responsabilité de l'Etat n'est pas contestée :
- Au président du comité de direction : pour un montant inférieur ou égal à 7.500 € TVAC;
3°Proposition de fixation de la rente à soumettre à la victime en cas matière d'accident du travail :
- Au président du comité de direction : illimité;
4°Notes de frais et honoraires d'huissiers, d'avocats et d'experts :
- Au conseiller du Service Contentieux et avis juridique : pour un montant inférieur ou égal à 30.000 euros;
5°Remboursement de traitements, d'indemnités et d'allocations diverses pour les membres du personnel détaché d'autres entités:
- Au directeur du Service d'encadrement P&O : illimité;
6°Tous types :
Au directeur du Service d'encadrement Budget et Contrôle de gestion : illimité.
Chapitre 5bis.[1 - Dispositions applicables à la Sûreté de l'Etat]1
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(1Inséré par AM 2018-07-10/02, art. 1, 002; En vigueur : 19-07-2018)
Art. 17/1.
<Abrogé par AM 2018-10-16/01, art. 11, 003; En vigueur : 25-10-2018>
Chapitre 6.- Dispositions finales
Art. 18.L'arrêté ministériel du 25 octobre 2013 portant organisation interne, délégations de pouvoir et autorisations de signature au sein du Service Public Fédéral Justice en matière de passation et d'exécution de marchés publics de travaux, de fournitures et de services, en matière de subventions et en matière de dépenses diverses est abrogé.
Art. 19.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.
Annexe.
Art. N1.
<Abrogé par AM 2018-10-16/01, art. 12, 003; En vigueur : 25-10-2018>