Texte 2017010813
Article 1er.Il est créé un comité de gestion chargé de diriger et de suivre le fonctionnement du service administratif à comptabilité autonome " Activités sociales ", ci-après dénommé " le Service ", soumis à l'autorité du ministre dont il relève. Les membres du comité de gestion avec voix délibérative sont :
1°le Président du Comité de direction du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, qui est président du comité de gestion;
2°le directeur d'encadrement Budget et Contrôle de gestion du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;
3°le directeur d'encadrement Personnel et Organisation du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;
4°le directeur d'encadrement Technologie de l'Information et de la Communication du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;
5°un représentant du SPF Budget et Contrôle de Gestion;
6°le chef du Service.
Un secrétaire est désigné par le président.
Un représentant de chacun des syndicats accrédités auprès du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, le chef de la crèche, le chef du restaurant et l'Inspecteur des Finances accrédité auprès du Ministre des Affaires étrangères, assistent avec voix consultative aux réunions du comité de gestion.
Art. 2.Le membre visé à l'article 1er, 5° est désigné pour une période de quatre ans par le ministre qui a le Budget dans ses attributions, après concertation avec le ministre des Affaires étrangères. Le membre démissionnaire ou décédé est remplacé immédiatement. Le nouveau membre achève le mandat de son prédécesseur.
Le membre visé à l'article 1er, 6° est désigné par le ministre des Affaires étrangères parmi les membres du personnel du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement du niveau A.
Art. 3.Le comité de gestion délibère sous la présidence du président. En cas de partage des voix, la voix du président de la séance est prépondérante.
Le comité de gestion se réunit au moins quatre fois par an, compte tenu du calendrier d'approbation requis dans le cycle budgétaire. Le président convoque les membres par écrit au moins huit jours ouvrables à l'avance, et ce, d'autorité ou à la demande en mentionnant l'ordre du jour. La convocation à la demande s'effectue sur l'initiative d'un ou de plusieurs membres.
Le comité de gestion ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres est présente. Si ce quorum n'est pas atteint, le comité de gestion peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de membres présents. Pour des affaires urgentes, le comité de gestion peut aussi délibérer valablement via une procédure de décision écrite.
Les délibérations du comité de gestion sont consignées au procès-verbal, signé par le président et le secrétaire.
Art. 4.Le comité de gestion est notamment chargé :
1°de l'approbation du projet de budget, d'un éventuel ajustement du budget ainsi que du plan de personnel et d'investissement du Service;
2°de la désignation du comptable du Service et du contrôle sur celui-ci;
3°de dresser le compte annuel, le compte d'exécution du budget, les comptes de gestion, les comptes patrimoniaux de l'exercice écoulé et le rapport d'activités annuel;
4°du suivi intérimaire de la gestion opérationnelle et financière du Service;
5°de la fixation de la politique tarifaire;
6°de l'approbation du lancement de tout marché public supérieur à 5.500 euros hors T.V.A.;
7°de la surveillance de l'application des normes de sécurité et d'hygiène applicables aux domaines concernés (horeca et crèche);
8°de l'approbation de la répartition de frais entre le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement et le Service;
9°de la discussion de toutes les décisions stratégiques relatives au Service;
10°du suivi de la qualité du système de contrôle interne et des ajustements sur la base de recommandations des instances d'audit compétentes, dont la Cour des comptes.
Art. 5.Le ministre qui a les Affaires étrangères dans ses attributions et le ministre qui a le Budget dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.