Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par :
1°"La loi du 15 décembre 1980" : la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers;
2°"La loi du 11 décembre 1998" : la loi relative à la classification et aux habilitations, attestations et avis de sécurité;
3°"Le Directeur général" : le Directeur général de l'Office des étrangers ou son délégué;
4°"La B.N.G." : la Banque de données Nationale Générale visée à l'article 44/7 de la loi sur la fonction de police;
5°"L'interrogation directe de la B.N.G." : le mécanisme visé à l'article 44/11/4, § 3, de la loi sur la fonction de police;
6°"La direction qui gère les accès à la B.N.G." : la direction visée à l'article 44/11, § 1er, de la loi sur la fonction de police;
7°"La journalisation" : le mécanisme permettant le traçage des traitements de données effectués dans la B.N.G.;
8°"La Commission de la protection de la vie privée" : la Commission visée à l'article 23 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.
Art. 2.§ 1er. Le Directeur général désigne nommément les membres du personnel de l'Office des étrangers qui sont autorisés individuellement à procéder à une interrogation directe de la B.N.G. agissant dans le cadre de l'accomplissement de leurs missions légales visées aux articles 2, 2° ; 3, 5° et 7° ; 7, 3° et 5° ; 9; 9bis; 9ter, § 4; 10bis, § 2; 11, § 1er; 15; 15bis; 20; 21; 22; 25; 29; 30bis; 43; 45, § 3; 46; 52/4; 54; 55/4; 57/32; 58; 61/2; 61/3; 61/4; 61/7; 61/9; 61/27; 74/5; 74/6 et 81 de la loi du 15 décembre 1980.
§ 2. L'autorisation individuelle visée au paragraphe précédent découle de l'évaluation de la fiabilité, du milieu et des antécédents des membres du personnel.
Les modalités de cette enquête de milieu et d'antécédents sont décrites dans un protocole d'accord entre la direction qui gère les accès à la B.N.G. et le Directeur général.
§ 3. Le Directeur général ou la personne qu'il désigne tient à jour la liste des membres du personnel de l'Office des étrangers autorisés à procéder à une interrogation directe de la B.N.G. sur la base du paragraphe 1er.
Cette liste mentionne les noms, prénoms, la date de naissance, le grade et la fonction des membres du personnel de l'Office des étrangers ayant accès ainsi que le motif justifiant cet accès.
Cette liste et toute modification y apportée ultérieurement sont communiquées par le Directeur général à la direction qui gère les accès à la B.N.G. et à la Commission de la protection de la vie privée.
Art. 3.Les membres du personnel de l'Office des étrangers, désignés en application de l'article 2, § 1er, s'engagent par écrit à la confidentialité des données auxquelles ils ont accès. Cet engagement est versé dans leur dossier personnel.
Ils sont soumis au devoir de réserve dans l'exercice de leur fonction.
Art. 4.L'interrogation directe de la B.N.G. porte sur :
a)l'existence des données sur une personne visée à l'article 44/5, § 1er, alinéa 1er, 2° à 6° de la loi sur la fonction de police, à l'exception des victimes;
b)l'existence des données sur une personne visée à l'article 44/5, § 3, 1°, 2° et 4° de la loi sur la fonction de police, et consignées dans des procès-verbaux;
c)la ou les qualifications retenues par les services de police pour les faits concernant les personnes visées au point b);
d)les données nécessaires pour obtenir plus d'informations auprès de l'autorité compétente pour les personnes visées aux points a) et b);
e)les données relatives aux mesures à prendre à la demande de l'Office des étrangers pour les personnes visées aux points a) et b).
Les données visées au point b) sont limitées à celles reprises à l'article 3 de la loi du 24 juin 2013 relative aux sanctions administratives communales.
L'information pertinente peut être utilisée dans le cadre de la décision prise en application de la loi du 15 décembre 1980. Les renseignements obtenus de la B.N.G. sont complétés auprès des autorités judiciaires compétentes, à l'exception des cas de flagrant délit.
Art. 5.§ 1er. Le Directeur général désigne un conseiller en sécurité et en protection de la vie privée, qui a les missions suivantes :
a)inclure dans la politique de sécurité un volet relatif à l'interrogation directe de la B.N.G. par les membres du personnel de l'Office des étrangers visés à l'article 2, § 1er, ainsi qu'à la communication visée à l'article 7;
b)être le point de contact avec la Commission de la protection de la vie privée en ce qui concerne le traitement des données issues de la B.N.G.;
c)de communiquer au conseiller en sécurité et en protection de la vie privée désigné pour la direction qui gère les accès à la B.N.G. les incidents dont il a connaissance et qui risquent de mettre en péril l'intégrité, la fiabilité, la disponibilité de la B.N.G. ou des données reprises dans ce système d'information;
d)tenir à jour la liste des autorités publiques visées à l'article 7 et qui ont pris connaissance de données de la B.N.G.;
e)être le point de contact pour les audits de fonctionnement relatifs à l'interrogation directe de la B.N.G.
La liste visée au point d) contient également les fonctions de ces personnes ainsi que la motivation de la communication.
Les modalités des audits visés au point e) sont précisées dans le protocole d'accord visé à l'article 2, § 2.
§ 2. Le conseiller en sécurité et en protection de la vie privée ne reçoit pas d'instruction dans l'exercice de ses missions. Il rapporte directement à son autorité compétente.
L'exercice de ses missions ne peut constituer un obstacle à la carrière du conseiller. L'employeur ou l'autorité compétente ne peut rompre le contrat du conseiller, mettre fin à l'occupation statutaire du conseiller ou l'écarter de sa fonction que pour des motifs qui sont étrangers à son indépendance ou pour des motifs qui démontrent qu'il est incompétent à exercer ses missions. Il a accès à toutes les données visées par le présent arrêté royal ainsi qu'à tous les locaux pertinents.
L'autorité garantit que le conseiller puisse exercer sa fonction de façon autonome et efficace en le protégeant contre toutes influences et/ou pressions inappropriées de toute personne et de quelque manière que ce soit, directement ou indirectement, en particulier contre toutes pressions visant à obtenir des informations concernant ou pouvant concerner l'exercice de sa fonction.
§ 3. Le conseiller en sécurité et en protection de la vie privée appartient au minimum, à la classe A1.
§ 4. Le conseiller en sécurité et en protection de la vie privée définit une politique de contrôle, avec indication des moyens requis pour réaliser celle-ci, et la tient à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée.
Les données d'identification et les coordonnées du conseiller en sécurité et en protection de la vie privée, ainsi que les modifications ultérieures de ces données sont communiquées à la Commission de la protection de la vie privée.
Les avis et rapports du conseiller en sécurité et en protection de la vie privée sont tenus à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée.
Art. 6.§ 1er. Les modalités fonctionnelles et techniques de l'interrogation directe par les personnes visées à l'article 2, § 1er, sont spécifiées dans le protocole d'accord, visé à l'article 2, § 2, et soumis préalablement à l'avis de la Commission de la protection de la vie privée.
§ 2. Le Directeur général veille à ce que les stations de travail qui interrogent directement la B.N.G. soient sécurisées par des mesures adéquates et ce en tous lieux où l'interrogation est possible.
Le conseiller en sécurité et en protection de la vie privée désigné pour la direction qui gère les accès à la B.N.G. est consulté lors de l'élaboration des mesures visées à l'alinéa 1er.
Elles sont détaillées dans le protocole d'accord visé au paragraphe 1er.
§ 3. Les membres du personnel de l'Office des étrangers visés à l'article 2, § 1er, motivent chaque interrogation directe des données et informations de la B.N.G.
Art. 7.Seule est autorisée la communication de données de la B.N.G. à une autorité publique légalement habilitée à en connaître.
Art. 8.§ 1er. Les membres du personnel de l'Office des étrangers suivent une formation avant d'accéder à l'interrogation directe de la B.N.G. Celle-ci porte au moins sur le contenu de la B.N.G., les règles de gestion de l'information opérationnelle et les obligations découlant du respect de la vie privée.
Les modalités pratiques de cette formation sont déterminées dans le protocole d'accord visé à l'article 2, § 2.
§ 2. Toutes les interrogations réalisées par les membres de l'Office des étrangers visés à l'article 2, § 1er, dans la B.N.G. font l'objet d'une journalisation qui est conservée pendant 10 ans à partir de l'interrogation réalisée dans la B.N.G.
Cette journalisation effectuée par la Direction qui gère les accès à la B.N.G. est uniquement accessible :
a)pour la finalité visée à l'article 9;
b)à des fins d'audits de fonctionnement.
Art. 9.Le Directeur général ou la personne qu'il désigne ou le conseiller en sécurité et en protection de la vie privée vérifie à échéances régulières les interrogations directes des données et informations de la B.N.G. effectuées par les membres du personnel de l'Office des étrangers visés à l'article 2, § 1er.
Art. 10.§ 1er. L'identification
a)des membres de l'Office des étrangers disposant d'une interrogation directe de la B.N.G.;
b)de la personne visée à l'article 4 a) et b) sur laquelle porte l'interrogation directe;
c)du moment de l'interrogation directe;
d)de la station de travail à partir de laquelle l'interrogation directe est réalisée
est accessible aux membres des services de police qui justifient leur besoin d'en connaître dans le cadre de l'accomplissement des missions de police administrative et de police judiciaire visées aux articles 14 et 15 de la loi sur la fonction de police.
§ 2. Le conseiller en sécurité et en protection de la vie privée désigné pour la direction qui gère les accès à la B.N.G.
a)détermine la procédure relative à l'accès aux données d'identification visées au § 1er;
b)vérifie à échéances régulières la légitimité des accès visés au § 1er.
§ 3. Les données d'identification visées au § 1er sont conservées pendant 10 ans.
Art. 11.§ 1er. En cas de violation des règles relatives au respect de la vie privée ou des mesures de sécurité, outre le retrait immédiat de la possibilité d'interroger directement la B.N.G., des sanctions peuvent être prises à l'encontre du membre du personnel de l'Office des étrangers concerné. Aucune sanction ne peut être prononcée sans que l'intéressé n'ait été préalablement informé de son droit d'être entendu oralement. L'intéressé et les témoins sont entendus par l'autorité disciplinaire compétente ou par l'autorité désignée par elle. Ces sanctions lui sont infligées conformément aux règles du statut telles que prévues aux articles 77 à 81bis de l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat.
§ 2. Les agents contractuels peuvent faire l'objet d'un avertissement ou d'un licenciement prévu en application de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail.
§ 3. Lorsque, sur la base d'indices sérieux, il ressort que la personne visée à l'article 2, § 1er, risque de porter atteinte à l'ordre public, le Directeur général suspend, aussi longtemps que le risque pour l'ordre public demeure, l'autorisation d'interroger directement la B.N.G.
Art. 12.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de la signature du Protocole d'accord visé à l'article 2, § 2 et au plus tard 4 mois à partir du 1er jour du 1er mois qui suit la publication du présent arrêté.
Art. 13.Les ministres de l'Intérieur et de la Justice qui ont le fonctionnement et le personnel de la police fédérale dans leurs attributions, le Ministre qui a l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers dans ses attributions sont chargés, chacun pour ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.