Chapitre 1er.- Dispositions préliminaires
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par :
1°" Loi sur les archives " : la loi du 24 juin 1955 relative aux Archives;
2°" Ministre ", le ministre qui a les Archives de l'Etat dans ses attributions;
3°" Archives de l'Etat " : les sièges des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces;
4°" archiviste général du Royaume " : le directeur général des Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat dans les Provinces, ou son délégué;
5°" Salles de lecture " : les locaux accessibles au public d'un siège des Archives de l'Etat et destinés à la consultation des archives;
6°" Lecteur " : le visiteur qui satisfait aux conditions d'accès et qui est inscrit en cette qualité;
7°" Archives " : tous les documents qui, quels que soient leur date, leur forme matérielle, leur stade d'élaboration ou leur support, sont destinés, par leur nature, à être conservés par une autorité publique ou par une personne, une société ou une association de droit privé, dans la mesure où ces documents ont été reçus ou produits dans l'exercice de ses activités, de ses fonctions ou pour maintenir ses droits et obligations.
Sont compris dans les documents repris à l'alinéa précédent, ceux qui sont entrés dans le domaine de l'Etat belge et de ses prédécesseurs en droit par voie de cession à titre gratuit ou onéreux, incorporation, sécularisation, nationalisation, confiscation, dévolution, don ou legs.
Chapitre 2.- Accès aux salles de lecture
Art. 2.L'accès aux salles de lecture est réservé à la consultation des documents publics.
Pour l'application du présent arrêté, on entend par "documents publics" les documents d'archives qui peuvent être communiqués au public en vertu des dispositions légales en vigueur.
Art. 3.Le Ministre arrête, sur la proposition de l'archiviste général du Royaume, le règlement d'ordre intérieur des salles de lecture des Archives de l'Etat.
Ce règlement contient notamment un rappel des sanctions prévues par les articles 193, 213, 241, 242 et 527 du Code pénal en cas d'altération ou de destruction des archives.
Chapitre 3.- Limites d'accès aux documents
Art. 4.Les documents publics originaux en mauvais état ou dont la consultation comporte un risque d'atteinte à leur intégrité ou à la pérennité de leur conservation sont consultables sous forme de copie disponible aux Archives de l'Etat.
Art. 5.Les archives pour lesquelles des dispositions limitatives sont spécifiées dans le contrat de dépôt ou la déclaration de don sont consultables selon les modalités en vigueur définies dans le contrat de dépôt ou la déclaration de don.
Art. 6.Les fonds d'archives en cours d'inventaire, de microfilmage ou de numérisation sont consultables dans la mesure où leur consultation ne perturbe pas les opérations d'inventaire, de microfilmage ou de numérisation en cours.
Chapitre 4.- Conditions de reproduction d'archives
Art. 7.Les documents publics dont l'Etat est propriétaire ou dont le propriétaire a expressément autorisé la reproduction peuvent faire l'objet d'une reproduction sous forme numérique ou imprimée.
La reproduction est limitée à des archives qui ne constituent pas une partie significative d'un fonds d'archives.
Art. 8.Toute reproduction est soumise à l'autorisation du chef de service ou de son mandataire.
Toute reproduction donne lieu au versement de la redevance prévue par le tarif des prestations effectuées par les Archives de l'Etat.
Art. 9.Les Archives de l'Etat se réservent le droit de diriger vers la Bibliothèque royale de Belgique ou une autre bibliothèque publique toute demande de photocopie d'ouvrages imprimés qui sont également présents dans leurs collections.
Art. 10.Toute personne qui demande une reproduction s'engage par écrit à respecter les dispositions légales en la matière, en particulier la législation relative aux droits d'auteur.
Art. 11.La reproduction d'un document au moyen d'un appareil qui pourrait causer une dégradation du document n'est pas autorisée.
Art. 12.Pour toute reproduction et toute utilisation d'un document, la mention de sa référence est obligatoire. Celle-ci se compose de la dénomination du dépôt d'archives, de la dénomination du fonds ou de la collection et du numéro d'article.
Art. 13.Toute reproduction, totale ou partielle, d'une reproduction antérieurement autorisée par les Archives de l'Etat, toute conversion sur un autre support ou toute transformation est interdite sans une nouvelle autorisation des Archives de l'Etat.
Art. 14.Une exemption de la redevance peut être accordée pour l'usage dans des publications à caractère exclusivement scientifique ou éducatif. Les motifs éventuels de dérogation doivent être exposés par écrit à l'archiviste général du Royaume par le demandeur et accompagnés d'un avis écrit du chef de service du dépôt d'archives où les documents sont conservés.
Art. 15.L'autorisation préalable de l'archiviste général du Royaume est requise pour tout tirage aux fins d'illustration dans une publication numérique on-line (image fixe), dans un film (images animées) à diffusion unique ou pour diffusion sous forme de vidéo ou DVD, aussi pour les prises de vue ou la duplication d'un microfilm, pour la numérisation d'un microfilm, pour la saisie ou la duplication d'un fonds numérique.
Art. 16.Lors de la numérisation d'un original ou d'un microfilm, les Archives de l'Etat se réservent le droit d'en recevoir une copie numérique.
Chapitre 5.- Responsabilité
Art. 17.§ 1er. En cas de non-respect d'une disposition du présent arrêté ou du règlement d'ordre intérieur, le lecteur reçoit un avertissement écrit.
§ 2. Si le lecteur ne respecte pas l'avertissement, le responsable du siège des Archives de l'Etat concerné peut retirer, à titre provisoire, la carte d'accès de ce lecteur.
§ 3. En cas de non-respect grave ou répété du présent arrêté ou du règlement d'ordre intérieur par un lecteur, celui-ci peut se voir interdire définitivement l'accès aux salles de lecture par l'archiviste général du Royaume.
§ 4. Le lecteur peut faire appel, par écrit, des décisions visées aux §§ 1er et 2, auprès de l'archiviste général du Royaume.
§ 5. Le lecteur peut faire appel, par écrit, des décisions visées au § 3 auprès du Ministre.
§ 6. L'appel visé aux §§ 4 et 5 n'est pas suspensif. La décision définitive est notifiée à l'intéressé par pli recommandé.
§ 7. Si un lecteur commet des actes passibles de poursuites pénales, les Archives de l'Etat entreprendront les actions nécessaires auprès des autorités judiciaires.
Art. 18.Le lecteur est civilement responsable de tout dégât qu'il infligerait aux archives ou à leur conditionnement, au mobilier, à un appareil ou à tout autre équipement des Archives de l'Etat. Outre les frais administratifs, il sera tenu d'indemniser intégralement les Archives de l'Etat.
Pour toute contestation, le lecteur fera appel au responsable du siège des Archives de l'Etat concerné.
Chapitre 6.- Disposition finale
Art. 19.Notre Ministre de la Politique scientifique est chargée de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 16 septembre 2011.
ALBERT
Par le Roi :
La Ministre de la Politique scientifique,
Mme S. LARUELLE