Chapitre 1er.- Définitions, champ d'application, missions, et prises en charge
Section 1ère.- Définitions
Article 1er. Au sens de l'arrêté, il y a lieu d'entendre par :
1°"le décret" : le décret du 17 juillet 2002 portant réforme de l'Office de la Naissance et de l'Enfance, en abrégé "O.N.E.";
2°"le Ministre" : le Ministre qui a l'Enfance dans ses attributions;
3°"l'Office" : l'Office de la Naissance et de l'Enfance;
4°"administration" : l'administration de la Communauté française qui a l'aide à la jeunesse dans ses attributions;
5°"Comité subrégional" : Comité subrégional de l'Office tel que visé par l'article 18 du décret;
6°"autorité mandante" : le conseiller de l'aide à la jeunesse, le directeur de l'Aide à la jeunesse ou le tribunal de la jeunesse;
7°"C.I.O.C." : Cellule d'Information, d'Orientation et de Coordination visée à l'article 2 de l'arrêté du 12 septembre 2008 relatif à la collaboration entre les autorités mandantes et l'ensemble des services du secteur de l'Aide à la jeunesse;
8°"code de qualité de l'accueil" : le code prévu par l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 décembre 2003 fixant le code de qualité de l'accueil;
9°"autorisation" : la décision de l'Office préalable au fonctionnement de tout service relevant de l'article 6, § 2, du décret, et attestant du respect des conditions prévues dans l'arrêté;
10°"agrément" : la décision de l'Office attestant du respect par le service autorisé des conditions d'agrément prévues dans l'arrêté et lui permettant de solliciter une subvention;
11°"milieu organisé par l'Office" : le milieu visé à l'article 2, § 1er, alinéa 4, 4°, du décret;
12°"service" : le service d'accueil spécialisé de la petite enfance visé parmi les institutions accueillant des enfants en dehors de leur milieu familial, mentionné à l'article 2, § 1er, alinéa 4, 5°, du décret;
13°"service autorisé" : le service qui a reçu l'autorisation de l'Office;
14°"service agréé" : le service autorisé ayant reçu l'agrément et subventionné par l'Office;
15°"capacité autorisée" : capacité de prises en charge d'enfants que le service autorisé peut accueillir simultanément;
16°"capacité agréée" : capacité de prises en charge d'enfants découlant de l'agrément et servant de référence pour le subventionnement du service;
17°"taux d'occupation" : mesure de l'occupation annuelle effective d'un service par rapport au nombre d'enfants pour lequel il a été agréé;
18°"projet d'accueil" : le projet d'accueil établi en exécution de l'article 20 du code de qualité de l'accueil;
19°"projet individualisé de guidance et d'encadrement" : projet qui précise pour chaque enfant les objectifs de son placement, les modalités et moyens pour les atteindre et les missions dévolues à chaque intervenant;
20°"parents" : les parents ou la personne investie de l'autorité parentale qui confient l'enfant au service autorisé, agréé et au milieu organisé par l'Office;
21°"fratrie" : ensemble des frères et soeurs d'une famille;
22°"pouvoir organisateur" : la personne morale de droit public ou de droit privé sans but lucratif ayant pour objet de remplir la mission visée à l'article 3 qui organise ou désire organiser un ou plusieurs services;
23°"directeur" : le directeur ou la directrice responsable du service ou du milieu organisé par l'Office;
24°"programmation" : réponse donnée aux besoins constatés dans le secteur de l'accueil spécialisé de la petite enfance en matière de localisation géographique des services, des capacités et de types de prise en charge;
25°"code de déontologie" : le code visé par l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 15 mai 1997 fixant le code de déontologie de l'Aide à la jeunesse et instituant la commission de déontologie de l'Aide à la jeunesse.
Section 2.- Champ d'application
Art. 2.L'arrêté s'applique aux services autorisés et agréés. Il s'applique aux milieux organisés par l'Office en ce qui concerne les articles 1, 3, 4, § 1er, 5, 6, 21 à 24, 28 à 30, 39, § 3, et § 4.
L'Office instaure les mesures spécifiques de contrôle interne et d'accompagnement des milieux qu'il organise; il applique à ces milieux mutatis mutandis les mêmes procédures que celles prévues pour les services, notamment celles visées aux articles 7 et 25.
Section 3.- Mission
Art. 3.§ 1er. Le service autorisé, agréé et le milieu organisé par l'Office ont pour mission de prendre en charge des enfants de 0 à 7 ans non accomplis, en situation de crise, pour une période la plus courte possible, en vue de favoriser leur réinsertion dans leur milieu de vie.
Ils organisent, à cette fin, l'hébergement des enfants dans un cadre collectif et résidentiel ainsi qu'un travail d'accompagnement de la famille.
Le service autorisé, agréé et le milieu organisé par l'Office travaillent en réseau avec tout intervenant concerné par la situation.
§ 2. Au premier jour de la première prise en charge, l'enfant est âgé de moins de six ans.
Par dérogation à l'alinéa 1er, un enfant, membre d'une fratrie, peut être pris en charge par le service autorisé, agréé ou le milieu organisé par l'Office jusqu'à l'âge de douze ans non accomplis pour autant qu'au premier jour de sa prise en charge, un de ses frères ou une de ses soeurs placés dans le même service autorisé, agréé ou dans le milieu organisé par l'Office avant l'âge de six ans, y soit toujours hébergé et qu'il n'ait pas atteint l'âge de sept ans.
§ 3. Les prises en charge d'enfants visés au § 1er et au § 2 par le service autorisé, agréé ou par le milieu organisé par l'Office sont effectuées à la demande :
1°des parents;
2°d'une autorité mandante.
§ 4. Sont considérées comme travail de réinsertion dans le milieu de vie, les activités, y compris l'hébergement temporaire extérieur, menées à cette fin à l'initiative du service autorisé, agréé ou du milieu organisé par l'Office moyennant le respect des conditions suivantes :
- l'élaboration d'un projet individualisé de guidance et d'encadrement, y compris ses modalités d'évaluation;
- l'accord des parents pour les prises en charge visées au § 3, 1°;
- l'accord de l'autorité mandante pour les prises en charge visées au § 3, 2°;
- l'implication du service autorisé, agréé ou du milieu organisé par l'Office dans le travail de réinsertion dans le milieu de vie.
Section 4.- Prises en charge
Sous-section 1ère.- Durée
Art. 4.§ 1er. L'accueil des enfants par les services autorisés, agréés ou par les milieux organisés par l'Office doit être de la durée la plus courte possible.
La durée maximale de prise en charge par chaque service autorisé, agréé ou par chaque milieu organisé par l'Office est de douze mois. Toutefois, la prise en charge d'un enfant peut être prolongée sur la base :
a)d'une demande dûment justifiée et introduite conformément à la procédure décrite au § 2 lorsqu'il s'agit d'une prise en charge visée à l'article 3, § 3, 1°;
b)d'une décision d'une autorité mandante lorsqu'il s'agit d'une prise en charge visée à l'article 3, § 3, 2°.
La prolongation de la prise en charge d'un enfant est renouvelable par période de maximum douze mois.
§ 2. Pour une prise en charge visée à l'article 3, § 3, 1°, la dérogation peut être accordée moyennant la transmission à l'Office par le service autorisé ou agréé des documents suivants, au plus tard un mois avant l'échéance de la prise en charge :
1°une demande écrite du service autorisé ou agréé, dûment datée et motivée, précisant la durée de la prolongation demandée;
2°un rapport social reprenant les éléments actualisés du suivi de l'enfant, les motifs de la demande de prolongation sur base d'un bilan du projet individualisé de guidance et d'encadrement et les raisons pour lesquelles une réinsertion dans le milieu de vie ou une solution alternative n'ont pu être concrétisées.
L'Office notifie sa décision au service autorisé ou agréé dans un délai n'excédant pas un mois. A défaut de notification dans ce délai, la demande de prolongation est considérée comme acceptée.
Sous-section 2.- Capacités
Art. 5.L'Office détermine, pour chaque service, la capacité autorisée et, s'il échet, la capacité agréée de prises en charge d'enfants visées à l'article 3, § 3, que le service doit être en mesure d'assumer simultanément.
L'Office fixe la capacité de prises en charge pour les milieux qu'il organise.
Sauf dérogation octroyée par l'Office, la capacité autorisée et la capacité agréée ne peuvent être inférieures à seize prises en charge simultanées.
Sous-section 3.- Demande de prise en charge
Art. 6.§ 1er L'Office détermine, s'il échet, un pourcentage de la capacité agréée de chaque service et de la capacité de prises en charge des milieux qu'il organise pour chacune des catégories de prises en charge visées à l'article 3, § 3. Chaque pourcentage est fixé en tenant compte des statistiques reprises au rapport annuel d'activités visé à l'article 24 sans pouvoir excéder 33 %.
Les demandes de prise en charge sont traitées par le service ou le milieu organisé par l'Office dans l'ordre chronologique de leur réception. Par dérogation, lorsque la demande de prise en charge concerne un enfant présentant un risque élevé pour sa santé physique ou psychique ou pour son intégrité, ou pour un enfant ayant un lien de parenté avec un enfant déjà pris en charge par le service ou le milieu organisé par l'Office, cette demande de prise en charge est traitée prioritairement.
Si le pourcentage de prise en charge fixé par l'Office n'est pas atteint, le service devra en fournir les raisons dans le rapport annuel d'activités visé à l'article 24.
Chaque demande de prise en charge acceptée ou refusée est transcrite immédiatement par le service autorisé, agréé ou par le milieu organisé par l'Office dans le registre des inscriptions dans l'ordre chronologique de son introduction.
La date effective du début de la prise en charge est mentionnée dans le registre.
§ 2. En cas de refus de prise en charge, la décision est motivée et notifiée aux parents ou à l'autorité mandante dans les cinq jours ouvrables de l'introduction de la demande.
Une demande de prise en charge ne peut être refusée :
1°que lorsqu'il y a absence de places disponibles agréées;
2°que lorsqu'il y a un refus des parents ou de l'autorité mandante d'adhérer au projet d'accueil ou au règlement d'ordre intérieur;
3°que si une autre demande est motivée par l'urgence;
4°ou que lorsqu'il y a la nécessité de respecter le pourcentage visé au § 1er.
§ 3. Chaque service et chaque milieu organisé par l'Office collaborent avec la C.I.O.C. afin de permettre aux autorités mandantes et à l'Office d'être informés des places agréées disponibles.
Art. 7.Si l'Office est saisi d'une plainte ou s'il constate que le refus d'inscription n'est pas ou insuffisamment motivé, il peut prendre toute mesure appropriée conformément à l'article 18.
Chapitre 2.- Autorisation
Section 1ère.- Conditions
Art. 8.Pour pouvoir remplir la mission visée à l'article 3, le service doit préalablement être autorisé par l'Office. Cette autorisation est nominative et incessible.
Art. 9.Pour être autorisé et conserver son autorisation, le service est tenu, sous réserve de l'application du code de qualité de l'accueil, de respecter les conditions suivantes :
1°le service doit rédiger un projet d'accueil;
2°le pouvoir organisateur qui désire organiser un ou plusieurs services doit remettre à chaque membre du service le projet d'accueil;
3°le service doit porter à la connaissance de l'Office toute modification à ses statuts;
4°le service se soumet à l'inspection pédagogique visée à l'article 25.
Les agents de l'Office ont accès aux locaux où s'exerce l'accueil des enfants. Ils peuvent consulter tous les documents visés dans la présente section;
5°le service rédige un règlement d'ordre intérieur précisant, notamment, les droits et obligations réciproques des parents et du service.
Ce règlement d'ordre intérieur est soumis à l'approbation de l'Office qui vérifie sa conformité avec la réglementation.
Pour les prises en charge visées à l'article 3, § 3, 1°, le règlement d'ordre intérieur est signé pour accord, au moment de l'inscription de l'enfant par les parents.
Pour les prises en charge visées à l'article 3, § 3, 2°, le service transmet le jour de la prise en charge un exemplaire du règlement d'ordre intérieur aux parents;
6°le service veille à ce que l'encadrement, ses infrastructures et ses équipements assurent aux enfants sécurité, salubrité, hygiène et espace, et soient de nature à favoriser leur bien-être et leur épanouissement, en particulier en fonction de l'âge des enfants.
Le service dispose pour chaque membre de son personnel d'un extrait du casier judiciaire modèle 2 exempt de condamnation ou de mesure d'internement pour faits de moeurs, de violence ou pour usage de produites stupéfiants et datant de moins de six mois avant l'engagement. Ce certificat doit être renouvelé tous les cinq ans, ainsi que sur simple demande de l'Office;
7°le service avertit par écrit l'Office préalablement à tout changement pouvant avoir une conséquence significative sur les conditions d'accueil;
8°le service avertit immédiatement l'Office de tout événement grave concernant la gestion du service ou le personnel.
Le service avertit l'Office de tout événement grave, tels que notamment décès, incident disciplinaire sérieux, interruption prolongée des activités du service, faute grave d'un membre du personnel, irrégularité dans la gestion du service, sinistre.
Le service avertit les parents de tout incident relatif aux prises en charge visées à l'article 3, § 3, 1,° et l'autorité mandante de tout incident relatif aux prises en charge visées à l'article 3, § 3, 2°;
9°le service avertit l'Office de toute cessation temporaire ou définitive de ses activités. Les modalités et le délai de la cessation d'activité d'un service ainsi que tout changement de pouvoir organisateur ou de lieu d'implantation font l'objet d'un accord de l'Office, après avis du comité d'accompagnement visé à l'article 21;
10°le service contracte les assurances destinées à couvrir :
a)la responsabilité civile du fait des biens ou des personnes dont il a la responsabilité en vertu des articles 1382 à 1385 du Code civil;
b)le dommage corporel causé aux enfants pris en charge;
11°le service tient le registre d'inscription visé à l'article 6, § 1er, reprenant au moins les informations suivantes :
a)les demandes datées de prises en charge;
b)les coordonnées de chaque enfant pris en charge;
c)la date de début et de fin de prise en charge;
d)le type de prise en charge;
e)le nombre et les motifs de refus de prises en charge;
f)les prises en charge ayant fait l'objet d'un travail en famille avant et/ou après l'hébergement.
12°dès la prise en charge, le service ouvre un dossier qui contient :
a)le projet individualisé de guidance et d'encadrement ainsi que les pièces relatives à l'évolution de l'enfant. Ces documents peuvent être détruits au plus tôt cinq ans après la majorité de l'enfant;
b)les rapports adressés à l'autorité mandante pour les prises en charge visées à l'article 3, § 3, 2°;
13°selon les modalités et les recommandations définies par l'Office,
a)le service soumet les enfants à une surveillance de la santé;
b)le service soumet les enfants de 0 à 7 ans non accomplis à une surveillance médicale préventive. A cette fin, il conclut, sur base du modèle préconisé par l'Office, une convention avec un médecin;
c)sauf si une consultation médicale est organisée en son sein, le service entretient un lien fonctionnel avec une consultation créée ou agréée par l'Office. Si la consultation médicale est organisée au sein du service, un local est mis à la disposition de la consultation médicale.
Dans le cadre de la surveillance médicale préventive, le carnet de l'enfant constitue un document de référence servant de liaison entre le service et les parents. A cette fin, les parents veillent si possible à ce qu'il accompagne toujours l'enfant.
Les parents fournissent si possible au médecin du service un certificat médical spécifiant l'état de santé de l'enfant et, le cas échéant, les implications éventuelles sur les aspects collectifs de la santé. Le certificat médical précise également les vaccinations déjà réalisées.
Sauf décision médicale, laquelle est sur la demande du service confirmée par le conseiller médical de la sub-région visé à l'article 18 du décret, tout enfant est vacciné selon les modalités déterminées par l'Office dans le cadre du schéma élaboré par la Communauté française. Les vaccinations sont pratiquées dans le cadre de la surveillance médicale exercée au sein du service ou par un médecin choisi par les parents. Dans ce cas, les parents fournissent au service la preuve des vaccinations. A défaut, le service effectue ces vaccinations.
14°pour chaque membre du personnel, le service fournit :
a)un formulaire d'évaluation de la santé à l'embauche du travailleur;
b)un formulaire d'évaluation annuelle de la santé pour chaque travailleur;
15°le pouvoir organisateur du service désigne un directeur. Cette désignation est portée dans le mois à la connaissance de l'Office.
Le directeur est âgé d'au moins vingt-quatre ans.
Le directeur est notamment chargé d'assurer la gestion quotidienne, le bon fonctionnement du service et de veiller à l'élaboration et à la mise en application effective du projet d'accueil;
16°les membres du personnel du service respectent le code de qualité de l'accueil et le code de déontologie;
17°le service dispose au minimum de l'encadrement visé à l'article 10;
18°les membres du personnel visé(s) à l'article 10 doivent satisfaire aux conditions de qualifications visées à l'article 11;
19°pour le service organisé sous la forme d'une association sans but lucratif, les membres du personnel ne peuvent pas faire partie du pouvoir organisateur. Le nombre de membres du pouvoir organisateur apparentés ou alliés jusqu'au 3ème degré aux membres du personnel ne peut excéder un tiers de la totalité des membres du pouvoir organisateur;
20°le service assure la formation continue de son personnel notamment par l'inscription :
a)à des modules de formation compris dans un programme de formation continue, adapté aux spécificités du service et arrêté au moins tous les trois ans par le Ministre, sur proposition de l'Office; ce programme est réalisé par l'Office en partenariat avec des établissements d'enseignement de plein exercice et/ou de promotion sociale et les opérateurs de formations agréés par le Ministre;
b)à des formations proposées par les services agréés dans le cadre du décret du 4 mars 1991 relatif à l'aide à la jeunesse;
21°le service conclut avec chaque membre du personnel un contrat de travail;
22°le service rédige annuellement un rapport d'activités conformément à l'article 24;
23°le service tient un registre des présences qu'il complète quotidiennement et qui est tenu à la disposition de l'Office. Sont assimilées à la présence des enfants dans le service :
a)les périodes d'hospitalisation des enfants;
b)les séjours en famille de l'enfant d'une durée maximale de cent vingt jours par an dont trente jours consécutifs;
c)le travail de réinsertion visé à l'article 3, § 4.
Section 2.- Normes d'encadrement
Art. 10.§ 1er. [2 Les normes d'encadrement sont fixées de la manière suivante :
1°[3 pour le service dont la capacité autorisée a été fixée par l'Office, conformément à l'article 5, à une unité de seize enfants :
a)équivalent temps plein directeur ;
b),5 équivalent temps plein personnel administratif ;
c),5 équivalent temps plein personnel psycho-médico-social;
d)équivalents temps plein personnel d'intendance ;
e)équivalents temps plein personnel d'accueil, soit au total 17 fonctions à temps plein.]3;
2°[3 pour le service dont la capacité autorisée a été fixée par l'Office, conformément à l'article 5, à vingt-quatre enfants :
a)équivalent temps plein directeur ;
b),75 équivalent temps plein personnel administratif ;
c)équivalents temps plein personnel psycho-médico-social ;
d)équivalents temps plein personnel d'intendance ;
e)équivalents temps plein personnel d'accueil,
soit au total 24,75 fonctions à temps plein.]3 ;
3°[3 pour le service dont la capacité autorisée a été fixée par l'Office, conformément à l'article 5, à trente-deux enfants :
a)équivalent temps plein directeur ;
b)équivalent temps plein personnel administratif ;
c)équivalents temps plein personnel psycho-médico-social ;
d)équivalents temps plein personnel d'intendance ;
e)équivalents temps plein personnel d'accueil,
soit au total 31 fonctions à temps plein. "]3;
4°[3 pour le service dont la capacité autorisée a été fixée par l'Office, conformément à l'article 5, à quarante enfants :
a)équivalent temps plein directeur ;
b),25 équivalent temps plein personnel administratif ;
c)équivalents temps plein personnel psycho-médico-social ;
d)équivalents temps plein personnel d'intendance ;
e),5 équivalents temps plein personnel d'accueil,
soit au total 39,75 fonctions à temps plein.]3
5°[3 pour le service dont la capacité autorisée a été fixée par l'Office, conformément à l'article 5, à quarante-huit enfants,
a)équivalent temps plein directeur ;
b),50 équivalent temps plein personnel administratif ;
c),5 équivalents temps plein personnel psycho-médico-social ;
d)équivalents temps plein personnel d'intendance ;
e),5 équivalents temps plein personnel d'accueil,
soit au total 45,5 fonctions à temps plein. ]3. "
6°[3 pour le service dont la capacité autorisée a été fixée par l'Office, conformément à l'article 5, à cinquante-six enfants :
a)équivalent temps plein directeur ;
b),75 équivalent temps plein personnel administratif ;
c),5 équivalents temps plein personnel psycho-médico-social ;
d)équivalents temps plein personnel d'intendance ;
e)équivalents temps plein personnel d'accueil,
soit au total 54,25 fonctions à temps plein]3 ;
7°[3 pour le service dont la capacité autorisée a été fixée par l'Office, conformément à l'article 5, à soixante-quatre enfants,
a)équivalent temps plein directeur ;
b)équivalents temps plein personnel administratif ;
c)équivalents temps plein personnel psycho-médico-social ;
d)équivalents temps plein personnel d'intendance ;
e)équivalents temps plein personnel d'accueil ;
f)équivalent temps plein gradué ou un licencié chargé de la coordination,
soit au total 61 fonctions à temps plein.]3]2.
§ 2. Pour les services ayant une capacité autorisée inférieure à seize enfants et qui bénéficient de la dérogation visée à l'article 5, alinéa 2, le taux d'encadrement visé au § 1er, 1°, est calculé proportionnellement à la capacité autorisée.
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(1ACF 2021-07-15/34, art. 1, 006; En vigueur : 01-07-2021)
(2ACF 2023-09-07/27, art. 1, 009; En vigueur : 01-01-2024)
(3ACF 2024-04-05/06, art. 1, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Section 3.- Qualification du personnel
Art. 11.Pour pouvoir exercer une des fonctions visées à l'article 10, les membres du personnel doivent satisfaire aux conditions de qualification suivantes :
1°Directeur :
a)un diplôme de l'enseignement supérieur pédagogique, paramédical ou social, délivré par une Haute Ecole ou un établissement de promotion sociale, à l'exception du diplôme de Bachelier bibliothécaire documentaliste, Bachelier en communication, Bachelier en écriture multimédia, du Master en communication appliquée et du Master en presse et information, ainsi que trois ans de fonctions éducatives;
b)un Master universitaire ainsi que trois ans de fonctions éducatives.
2°Personnel administratif :
a)Commis :
- un certificat du deuxième degré de l'enseignement secondaire;
b)Rédacteur :
- un certificat de l'enseignement secondaire supérieur.
3°Personnel psycho-médico-social :
a)un diplôme de Bachelier assistant social, de Bachelier assistant en psychologie ou un Master en ingénierie et actions sociales;
b)un Master universitaire dans les domaines suivants : sciences juridiques, criminologie, sciences psychologiques, et de l'éducation, sciences politiques et sociales, sciences médicales, sciences biomédicales et pharmaceutiques et sciences de la motricité tels que visés à l'article 31 du décret du 31 mars 2004 définissant l'enseignement supérieur, favorisant son intégration dans l'espace européen de l'enseignement supérieur et refinançant les universités.
c)un diplôme de Bachelier en soins infirmiers.
4°Personnel d'accueil :
a)Educateur classe 1 :
au minimum, un diplôme ou un certificat d'études du niveau de l'enseignement supérieur pédagogique, paramédical ou social, à l'exception du diplôme de bibliothécaire documentaliste, au moins de type court, de plein exercice ou de promotion sociale, un diplôme ou un certificat de fin d'études de l'enseignement supérieur pédagogique, paramédical ou social, délivré par une Haute Ecole ou un établissement de promotion sociale, à l'exception du diplôme de Bachelier bibliothécaire-documentaliste, Bachelier en communication, Bachelier en écriture multimédia, du Master en communication appliquée et du Master en presse et information, ainsi que trois ans de fonctions éducatives;
b)Educateur classe 2A :
- un diplôme ou certificat d'études de l'enseignement secondaire supérieur à orientation sociale, éducative ou paramédicale, de plein exercice ou de promotion sociale ou;
- un diplôme d'aspirant nursing;
- un certificat de qualification de puériculteur, pour autant que le membre du personnel détenteur de ce certificat s'occupe d'enfants de 0 à 6 ans.
c)Educateur classe 2B :
- un certificat d'études de l'enseignement secondaire supérieur ou assimilé avec une qualification éducative;
d)Educateur classe 3 :
- le certificat du deuxième degré de l'enseignement secondaire avec une qualification éducative;
e)Puériculteur : un certificat de qualification de puériculteur.
Chapitre 3.- Agrément
Art. 12.Pour être agréé et conserver son agrément, le service préalablement autorisé par l'Office selon les modalités de l'arrêté doit, outre le respect des conditions visées à l'article 9, répondre aux conditions complémentaires suivantes :
1°tenir une comptabilité conforme au plan comptable minimum normalisé et selon les modalités définies par le Gouvernement.
Lorsque plusieurs services agréés relèvent d'un même pouvoir organisateur, une comptabilité analytique est tenue par service agréé.
Ces dispositions ne sont pas applicables lorsque le pouvoir organisateur est un pouvoir public et qu'à ce titre, un autre plan comptable lui est imposé. Dans ce cas, la comptabilité est tenue sur une fonction budgétaire spécifique et comporte un compte de résultats pour chaque service. Les bonis éventuels cumulés sur les subventions doivent être maintenus dans les comptes du service;
2°sauf lorsque le pouvoir organisateur est un pouvoir public, le pouvoir organisateur du service doit mettre en place un système de contrôle de la comptabilité du service, tant en recettes qu'en dépenses, par un administrateur chargé de faire rapport semestriellement. Une copie de ces rapports est tenue à disposition de l'Office;
Les comptes annuels doivent en outre être vérifiés par un expert-comptable ou, si la loi l'impose, certifiés par un réviseur d'entreprises. Leurs rapports de contrôle font mention de leur numéro d'immatriculation à l'Institut des Experts-Comptables ou à l'Institut des Réviseurs d'entreprises, et portent en priorité sur :
a)l'application du plan comptable dont question au point 1;
b)l'activité financière du service;
c)les différentes rubriques du bilan et leur fondement;
d)les dépenses en frais de personnel et leur concordance avec les relevés établis en matière de sécurité sociale et de précompte professionnel;
e)le résultat de l'exercice comptable vérifié;
3°faire parvenir à l'Office, au plus tard le 30 juin, un exemplaire des comptes annuels de l'exercice écoulé et du budget de l'exercice en cours.
Pour le service dont le pouvoir organisateur est constitué en association sans but lucratif, les rapports de l'expert-comptable ou du réviseur d'entreprises ainsi qu'une copie de la délibération de l'assemblée générale qui a donné décharge aux administrateurs pour leur gestion de l'exercice écoulé sont joints.
4°communiquer à l'Office ce qu'il compte mettre en oeuvre pour rétablir l'équilibre financier lorsqu'au terme d'un exercice comptable qui se termine, le cas échéant, par une perte qui dépasse cinq pour cent de l'ensemble des produits de l'année, ou si le déficit cumulé dépasse dix pour cent des produits de l'année;
5°à défaut d'un Conseil d'entreprise ou d'un Comité de prévention et de protection des travailleurs, tenir à la disposition des membres du personnel qui pourront le consulter sur simple demande un exemplaire des comptes annuels, les informer annuellement de ces comptes et de l'utilisation de la subvention. Cette information a lieu chaque année lors d'une des réunions organisées entre la direction et les membres du personnel;
6°communiquer, dans le mois, à l'inspection comptable de l'Office, toute modification des données fournies lors de l'examen de la demande d'agrément et répondre à toute demande d'information formulée par le service de l'inspection comptable;
7°conserver les pièces justificatives comptables pendant sept ans; en cas d'action en justice, le délai précité est prolongé jusqu'à la conclusion définitive de la procédure judiciaire;
8°être ouvert à l'accueil d'enfants porteurs de handicap et, à cette fin, justifier de sa capacité à offrir à ces enfants un accueil de qualité au sens du code de qualité de l'accueil. Si le service estime ne pas pouvoir accueillir de tels enfants, il peut demander une dérogation à l'Office. La demande de dérogation est motivée et figure dans la demande d'agrément.
Chapitre 4.- Procédures d'autorisation et d'agrément
Section 1ère.- Dispositions spécifiques pour la demande d'autorisation
Art. 13.La demande d'autorisation adressée à l'Office contient les indications ou pièces suivantes :
1°un exemplaire des statuts ou du projet de statuts du pouvoir organisateur attestant que son objet ou l'un de ses objets est de remplir la mission visée à l'article 3;
2°une proposition d'un projet d'accueil visé à l'article 20 du code de qualité de l'accueil;
3°la capacité de prises en charge à autoriser;
4°le projet de contrat d'assurance visé à l'article 9, 10°, garantissant la responsabilité civile et professionnelle du service et des personnes dont il répond;
5°la description des locaux et de l'environnement permettant d'assurer aux enfants sécurité, salubrité, hygiène et espace, et de favoriser leur bien-être et leur épanouissement ainsi qu'une attestation de conformité du service régional d'incendie et une autorisation du Collège des Bourgmestre et Echevins.
Section 2.- Dispositions spécifiques pour la demande d'agrément
Art. 14.La demande d'agrément adressée à l'Office contient les indications ou pièces suivantes :
1°l'autorisation, sauf si la demande d'agrément est envoyée concomitamment avec la demande d'autorisation;
2°l'identification de l'expert-comptable ou du réviseur d'entreprises chargé de vérifier les comptes annuels;
3°la capacité autorisée de prises en charge à subventionner.
Section 3.- Dispositions communes aux procédures d'autorisation et d'agrément
Sous-section 1ère.- Demande d'autorisation ou d'agrément
Art. 15.La demande d'autorisation ou d'agrément est adressée à l'Office par lettre recommandée.
Art. 16.Sous réserve de l'application de l'article 6, § 2, du décret, l'Office accuse réception du dossier complet de demande d'autorisation dans les quinze jours à dater de la demande. Le cas échéant, il informe celui-ci que le dossier n'est pas complet et identifie le ou les document(s) manquant(s).
Dans les quinze jours de la réception des documents manquants, l'Office en accuse réception auprès du service.
Concomitamment, l'Office envoie le dossier complet pour avis au Comité d'accompagnement visé à l'article 21.
A défaut pour le Comité d'accompagnement d'avoir rendu son avis à l'Office dans les trente jours qui suivent la réception du dossier complet, l'avis est présumé favorable.
L'Office statue sur la demande d'autorisation dans les soixante jours de la réception du dossier complet et communique sa décision au service.
La procédure visée au présent article est également applicable pour la demande d'agrément et pour celle introduite concomitamment à la demande d'autorisation.
La demande d'agrément introduite en même temps que la demande d'autorisation est examinée concomitamment.
Sous-section 2.- Refus, suspension et retrait de l'autorisation ou de l'agrément
Art. 17.L'Office peut refuser l'autorisation ou l'agrément s'il constate qu'une des conditions visées dans l'arrêté n'est pas respectée.
Il en informe le service par lettre recommandée. La lettre expose les motifs du refus d'autorisation ou d'agrément et reproduit les dispositions de cet article et de l'article 19.
Le service dispose d'un délai de trente jours à dater de la réception du refus d'autorisation ou d'agrément pour remédier aux éléments visés dans celui-ci.
Si, à l'échéance de ce délai, le service ne s'est pas conformé à l'ensemble des conditions d'octroi de l'autorisation ou de l'agrément, l'Office confirme la décision de refus, après avis du comité d'accompagnement visé à l'article 21.
La décision est notifiée au service par lettre recommandée.
Art. 18.Lorsque l'Office constate, après que l'autorisation ou l'agrément ait été délivré, qu'une des conditions d'octroi de celle-ci ou de celui-ci n'est plus respectée, il peut adresser au service agréé ou autorisé une mise en demeure de se conformer à ses obligations.
Le service agréé ou autorisé dispose d'un délai de trente jours pour se conformer aux injonctions de l'Office visées à l'alinéa 1er. Si, à l'échéance de ce délai, le service autorisé ou agréé ne s'est pas conformé aux dispositions de la mise en demeure, l'Office peut suspendre ou retirer l'autorisation ou l'agrément accordé au service.
La décision de suspension ou de retrait de l'autorisation ou de l'agrément est motivée et notifiée au service par lettre recommandée.
Art. 19.Un recours motivé contre la décision de refus, de suspension ou de retrait d'autorisation ou d'agrément peut être adressé au Conseil d'administration de l'Office.
Ce recours doit être introduit par lettre recommandée dans les quinze jours de la réception de la décision visée à l'alinéa 1er.
A l'exception de la situation où la santé et le bien-être des enfants accueillis sont gravement compromis, l'introduction du recours suspend les effets de la décision visée à l'alinéa 1er.
Le Conseil d'administration de l'Office confirme par lettre recommandée au service le refus, la suspension ou le retrait d'autorisation ou d'agrément ou octroie l'autorisation ou l'agrément. Préalablement à sa décision, le Conseil d'administration de l'Office doit entendre un représentant du pouvoir organisateur ou le directeur du service afin qu'il puisse faire valoir ses droits. La personne convoquée peut être accompagnée d'une personne de son choix.
Après avoir entendu la(les) personne(s) convoquée(s), le Conseil d'administration de l'Office peut encore accorder un ultime délai pour permettre au service de se conformer à ses injonctions.
Dans ce cas, il peut soit enjoindre au service d'informer les parents des enfants accueillis de l'existence de la procédure engagée, selon les termes et modalités qu'il détermine au cas d'espèce, soit procéder lui-même à cette information.
Art. 20.La suspension ou le retrait de l'autorisation entraîne la suspension ou le retrait de l'agrément et de la subvention octroyée au service.
Chapitre 5.- Le Comité d'accompagnement
Section 1ère.- Composition
Art. 21.Il est constitué un comité d'accompagnement dont les membres effectifs et suppléants sont désignés par le Ministre.
Il est composé :
- d'un représentant de l'Administration de l'Office;
- d'un représentant de l'administration;
- d'un représentant du Ministre qui a l'Enfance dans ses attributions;
- d'un représentant du Ministre qui a l'Aide à la Jeunesse dans ses attributions;
- d'un représentant du Conseil d'administration de l'Office;
- d'un représentant de l'Union des Conseillers Directeurs de l'Aide à la jeunesse;
- d'un représentant de chaque fédération des services;
- d'un représentant des juges de la jeunesse.
Le président est désigné par le Ministre parmi les membres effectifs.
Le secrétariat est assuré par l'Office.
Section 2.- Missions
Art. 22.Le comité a un rôle d'avis notamment :
- sur toute question relevant de l'accueil spécialisé de la petite enfance;
- sur les demandes de l'Office en matière d'autorisation et d'agrément des services;
- sur la programmation des services.
Section 3.- Règlement d'ordre intérieur
Art. 23.Le comité d'accompagnement adopte un projet de règlement d'ordre intérieur et le soumet à l'approbation de l'Office et du Ministre.
Chapitre 6.- Rapport annuel d'activités
Art. 24.Chaque service autorisé, agréé et chaque milieu organisé par l'Office remet à l'Office, au plus tard pour le 30 juin, un rapport d'activités annuel couvrant l'année civile précédente.
Le service autorisé, agréé ainsi que le milieu organisé par l'Office informe les membres du personnel qu'ils peuvent consulter ce rapport sur simple demande.
Ce rapport, élaboré selon la grille normalisée définie par l'Office, précise notamment pour chaque service autorisé, agréé et pour chaque milieu organisé par l'Office :
1°les mises à jour du projet d'accueil;
2°les formations visées à l'article 9, 20°;
3°le nombre d'enfant pris en charge en distinguant les prises en charge visées à l'article 3, § 3, 1°, et 2°;
4°la date de début et de fin de prise en charge. Le cas échéant, le nombre de prises en charge ayant fait l'objet de la dérogation visée à l'article 3 en distinguant les prises en charge visées aux § 3, 1,° et 2°;
5°les motifs de la prise en charge;
6°le nombre de prises en charge ayant fait l'objet d'un travail en famille avant et/ou après l'hébergement;
7°une évaluation du travail réalisé.
Chapitre 7.- Inspection pédagogique et comptable
Section 1ère.- Inspection pédagogique
Art. 25.L'Office assure de manière coordonnée l'inspection pédagogique du service avec les agents de l'administration.
Chaque inspection fait l'objet d'un rapport communiqué au service. Le rapport mentionne, le cas échéant, les délais octroyés au service pour remédier aux remarques formulées.
Section 2.- Inspection comptable
Art. 26.Les services agréés se soumettent à l'inspection comptable de l'Office et tiennent à la disposition de celui-ci les pièces comptables justificatives.
Chapitre 8.[1 Financement ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Section 1ère.[1 Sources]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Sous-section 1ère.[1 l'Office ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 27.[1 § 1er Le service reçoit une subvention provisionnelle pour ses frais de personnel et pour ses frais de fonctionnement dont les montants sont déterminés par l'Office pour une période comprise entre la date de l'agrément et la fin des trois années civiles suivantes et ensuite, pour chaque période de trois ans. Pour les services existant à la date d'entrée en vigueur de l'arrêté, la première période de triennat commencera au 1er janvier 2025.
Les subventions provisionnelles sont liquidées à raison d'un douzième par mois.
La période triennale d'un nouveau service agréé au sein d'un pouvoir organisateur s'aligne sur la période triennale en cours pour l'ensemble des autres services agréés de ce pouvoir organisateur. La première période triennale du nouveau service agréé peut donc être raccourcie afin de s'aligner sur la période triennale des autres services agréés de ce pouvoir organisateur.
§ 2. L'Office prend en charge les subventions afférentes à la surveillance médicale préventive des enfants visés à l'article 9, 13°, b).
§ 3. Pour chaque exercice comptable, l'Office détermine les montants des subventions définitives sur la base des pièces justificatives par lesquelles le service établit les montants de ses dépenses effectives A l'exception des charges visées à l'article 38, alinéa 1er, 2° à 5°, seules les charges relatives à des frais exposés et payées pour l'exercice comptable concerné peuvent justifier l'utilisation des subventions.
§ 4. En cas de désaccord sur le montant d'une subvention, la direction du service dispose d'un délai de deux mois à partir de la notification du montant concerné pour adresser un recours motivé par courrier recommandé auprès de l'Office.
L'Office communique sa décision dans les deux mois de la réception du recours.
En l'absence de recours dans le délai visé à l'alinéa 1er, la décision de l'Office acquiert un caractère définitif, sauf s'il est établi qu'une erreur est imputable à l'Office et que la correction de cette erreur est favorable au service ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Sous-section 2.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Art. 28.[1 § 1er. Les frais d'hospitalisation inférieurs à 728,43 EUR pour une même intervention et les frais relatifs à des frais de consultation de médecins généralistes ou spécialistes sont remboursés par l'Office.
Les frais d'hospitalisation visés à l'alinéa 1er sont remboursés à concurrence du prix du séjour en chambre commune, sauf circonstances spéciales justifiant le séjour en chambre individuelle. Les frais d'accompagnement ne sont pris en charge que si leur nécessité est établie par un certificat médical.
§ 2. Sont remboursés par l'Office :
1°les soins de santé ou la fourniture de produits pharmaceutiques exceptionnels notamment par leur coût, leur fréquence et leur durée ;
2°les frais de transport en ambulance et les frais d'hospitalisation dépassant 728,43 EUR ;
3°les traitements paramédicaux et psychothérapeutiques ou les traitements non prévus par la nomenclature des soins de santé limités aux montants suivants :
a),50 EUR par séance de psychothérapie ou de psychomotricité relationnelle ;
b),66 EUR par séance de psychomotricité ;
c),05 EUR par séance chez une pédicure ou un podologue ;
4°les frais d'orthèses, d'achat de matériel fourni par les bandagistes ou les orthopédistes et de prothèses, à l'exception des lentilles ;
5°les frais pour l'achat de monture de lunettes limitée à 144,46 EUR.
§ 3. Les dépenses visées aux §§ 1er et 2 requièrent la production d'une facture ou de tout autre document probant.
Ces documents sont admissibles à concurrence des montants et selon les conditions fixées par les dispositions légales et réglementaires en matière d'assurance maladie-invalidité, sous déduction du remboursement à charge de l'organisme assureur.
§ 4. Pour pouvoir être admissibles, les dépenses visées au § 2 doivent avoir été autorisées préalablement par l'Office sauf en cas d'hospitalisation en urgence. L'Office notifie au service sa décision quant à l'admissibilité ou non de ces dépenses.
L'admissibilité de ces dépenses requiert la prise en charge de l'enfant dans le service agréé.
La demande d'admissibilité de ces dépenses comporte le certificat médical et les informations nécessaires quant au montant prévu des frais, au nombre et au coût des séances de soins, à la période, la durée et le début des prestations ainsi qu'à l'identité professionnelle du thérapeute.
S'il échet, le certificat mentionne le caractère indispensable du transport en ambulance.
§ 5. Les dépenses visées aux §§ 1er et 2 ne sont pas admissibles :
1°si une personne physique ou morale est tenue légalement, conventionnellement ou en vertu d'une décision judiciaire au paiement ou au remboursement de ces frais ;
2°si les frais exposés résultent d'un fait couvert par un contrat d'assurance ; en cas de franchise, les montants non couverts par celle-ci peuvent être pris en charge ;
3°si les frais exposés résultent d'une faute volontaire d'un membre du personnel du service.
§ 6. Au cas où une personne physique ou morale peut être tenue, même partiellement, au remboursement des frais visés aux §§ 1er et 2 ou lorsque des subsides couvrants ceux-ci peuvent être obtenus auprès d'autres personnes morales de droit public, la demande d'admissibilité relative à ces dépenses indique les démarches effectuées en vue d'obtenir ce remboursement. Le résultat des démarches est communiqué à l'Office.]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 7, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Sous-section 2.[1 Pouvoir public ou organisme public ]1
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(1Inséré par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Sous-section 3.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 2, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Art. 29.[1 . § 1er. Lorsqu'un pouvoir public ou un organisme public autre que l'autorité mandante confie un enfant à un service autorisé, agréé ou à un milieu organisé par l'Office, il intervient à concurrence du taux journalier de 176,45 EUR indexable, comprenant les frais d'entretien de l'enfant.
§ 2. Les montants versés par un pouvoir public ou un organisme public sont déduits du montant des subventions octroyées par l'Office lorsque la prise en charge est réalisée dans la capacité agréée.
§ 3. Lorsqu'un pouvoir public ou un organisme public autre que l'autorité mandante confie un enfant à un service autorisé ou agréé, il supporte les frais médicaux exceptionnels, paramédicaux, psychothérapeutiques, d'orthèses, d'achat de matériel fourni par les bandagistes ou les orthopédistes et de prothèses. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Sous-section 3.[1 Les parents]1
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(1Inséré par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Sous-section 4.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Art. 30.[1 Pour toutes les prises en charge visées à l'article 3, § 3, 1°, le service agréé ou le milieu organisé par l'Office demande aux parents une participation financière par journée d'hébergement, sauf lorsqu'un pouvoir public ou un organisme public autre qu'une autorité mandante ou l'Office prend en charge la totalité des frais d'entretien.
La participation financière par journée d'hébergement est fixée conformément aux dispositions du chapitre II du Titre IV de l'arrêté du 02 mai 2019 du Gouvernement de la Communauté française fixant le régime d'autorisation et de subvention des crèches, des services d'accueil d'enfants et des (co) accueillant(e)s d'enfants indépendant(e)s. ". ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Section 2.[1 Modalités d'octroi des subventions octroyées par l'Office ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 31.[1 § 1er. Les subventions visées à l'article 27 sont octroyées au service agréé pour autant que le taux d'occupation soit en moyenne supérieur ou égal à 90 % de la capacité agréée sur les trois années de la période triennale. A défaut, le montant des subventions triennales peut être diminué au prorata de la différence entre le pourcentage du taux d'occupation réalisé et 90 % de la capacité agréée.
§ 2. Le service agréé ayant un taux d'occupation inférieur à 90 % transmet les éléments de justification à l'Office et au Comité d'accompagnement qui les examine. Après avoir reçu l'avis du Comité d'accompagnement visé à l'article 21, l'Office peut diminuer les subventions du service à due concurrence. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Section 3.[1 Subvention pour frais de personnel ]1
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(1Inséré par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 32.[1 § 1er Le montant de la subvention provisionnelle pour frais de personnel est déterminé sur la base de la masse salariale globale, à savoir le total des rémunérations brutes calculé sur la base des éléments suivants :
1°les normes d'encadrement telles que visées à l'article 10 ;
2°les échelles barémiques de la Commission paritaire 319.02 selon les fonctions visées à l'article 10, à savoir :
- personnel de Direction : barème de Licencié Directeur ;
- personnel administratif : barème de Rédacteur ;
- personnel psycho-médico-social : barème de Bachelier ;
- personnel d'intendance : barème de personnel technique ;
- personnel d'accueil : barème Educateur classe 2A ;
- personnel de coordination : barème de Licencié Directeur ;
3°les normes de calcul de l'ancienneté pécuniaire fixée à l'article 35 ;
4°l'évolution de l'ancienneté moyenne du personnel correspondant aux normes au cadre subventionné du service, cette évolution ne pouvant excéder, pour chaque triennat, trois ans à la hausse.
§ 2. Le montant obtenu en application du paragraphe 1er est majoré d'un pourcentage de 61,89% pour couvrir les charges patronales légales et autres avantages complémentaires légaux.
§ 3. L'Office déduit de ses subventions, selon les modalités qu'il détermine, l'équivalent des aides à l'emploi régionales dont le service bénéficie pour son personnel faisant partie des normes d'encadrement visées à l'article 10.
Le personnel sous statut Maribel social ne peut faire partie des normes d'encadrement subventionnées par l'Office. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 33.[1 Au plus tard le 31 janvier qui précède la fin du triennat, la direction du service transmet à l'Office, selon les modalités que celui-ci détermine, les données utiles à la détermination du montant de la subvention provisionnelle pour les frais de personnel pour le triennat suivant.
Avant le début du triennat, sous réserve qu'il dispose de toutes les informations nécessaires au calcul, l'Office procède au calcul de la subvention provisionnelle pour le triennat suivant et en informe le service dans les meilleurs délais.
Les membres du personnel pris en considération pour le calcul de la subvention provisionnelle sont les titulaires des emplois répondant aux normes d'encadrement visées à l'article 10 inscrits au registre du personnel le 31 décembre de la seconde année du triennat précédant celui pour lequel la subvention est calculée.
Est titulaire d'un emploi répondant aux normes et fonctions de l'article 10 la personne engagée pour occuper cet emploi même si elle est temporairement absente.
La subvention provisionnelle est établie sur la base de l'ancienneté du personnel acquise le 1er juillet de la seconde année du triennat pour lequel la subvention est calculée.
Lorsqu'un emploi du cadre subventionné est vacant, il est subventionné sur la base de l'échelle barémique correspondant à une ancienneté de 5 ans. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 34.[1 En cas de modification du nombre de prises en charges subventionnées, la subvention provisionnelle pour frais de personnel allouée au service est adaptée à partie de la date d'entrée en vigueur de cette modification. ]1.
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 4, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Section 3.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Art. 35.[1 Pour le calcul de la subvention provisionnelle pour frais de personnel, l'ancienneté pécuniaire est déterminée conformément aux normes suivantes :
1°sauf pour le personnel administratif et d'intendance visé à l'article 10, l'ancienneté équivaut aux prestations antérieures effectives ou légalement assimilées, effectuées chez un employeur agréé ou reconnu par u pouvoir public dans le cadre d'activités principalement destinées aux enfants et aux jeunes ;
2°pour le personnel administratif et d'intendance visé à l'article 10, l'ancienneté équivaut à l'ensemble des prestations antérieures effectives chez tout employeur dans une fonction équivalente ;
3°la totalité de l'ancienneté est maintenue à tout membre du personnel en cas de promotion à un autre grade, de changement de fonction ou de service, sauf lorsque le membre du personnel accède à une fonction autre qu'administrative ou d'intendance après avoir exercé une telle fonction ;
4°les mois civils dont les jours ouvrables ne sont pas complètement couverts par les prestations déterminées en fonction d'un ou plusieurs contrats de travail ne sont pas pris en considération ;
5°il est compté un mois d'ancienneté pécuniaire par mois complet de prestations, quel que soit le régime horaire presté ;
6°les périodes de crédits-temps à temps plein sont, à concurrence de maximum un an, assimilées à une période de travail effectif pour le calcul de l'ancienneté ;
7°les périodes de congés sans solde sont, à concurrence de maximum quinze jours par an, assimilées à une période de travail effectif pour le calcul de l'ancienneté ;
8°l'attestation de l'employeur précédent précisant la fonction occupée, la période exacte des prestations et l'horaire hebdomadaire presté constitue le document requis en vue de prouver la réalité des prestations invoquées.]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 36.[1 Pour la justification des frais de personnel, les dépenses relatives à l'ensemble des fonctions reprises à l'article 10 sont admissibles, en ce compris celles relatives au personnel surnuméraire aux normes, pour autant que le personnel justifie d'une qualification visée à l'article 11.
Ces dépenses admissibles sont les suivantes :
1°le paiement des rémunérations et avantages calculés suivant les échelles barémiques déterminées sur la base des réglementations et des conventions collectives de travail applicables dans le cadre de la sous-commission paritaire relative aux établissements et services d'éducation et d'hébergement de la Communauté française, de la Région wallonne et de la Communauté germanophone, en ce compris l'ancienneté pécuniaire calculée sur la base des normes de l'article 35 ;
2°le paiement des charges patronales légales et obligatoires afférentes aux rémunérations ainsi que le paiement de l'assurance-loi ;
3°le paiement des charges de pécules de vacances simples et doubles, afférentes à l'année précédant l'exercice comptable concerné ; en cas de cessation définitive des activités du service, les charges de pécules afférentes à l'année de cessation sont prises en considération pour le calcul de la subvention définitive de l'année de cessation ;
4°l'octroi d'avantages complémentaires en vertu des conventions collectives de travail de la sous-commission paritaire précitée ;
5°lorsque le pouvoir organisateur est une personne morale de droit public, les rémunérations et avantages complémentaires prévus par le régime général applicable à l'ensemble du personnel sous statut de l'entité ;
6°le paiement des charges de préavis, prestés ou non, à concurrence de la durée prévue dans le cadre de la sous-commission paritaire précitée ou par le statut du pouvoir organisateur lorsqu'il s'agit d'une personne morale de droit public, sauf en cas de cessation définitive des activités du service due à la faute du pouvoir organisateur ou de la direction :
a)lorsque la durée du préavis est prolongée par la juridiction compétente, consécutivement à un recours du membre du personnel, l'Office décide si tout ou partie des coûts supplémentaires décidés par la juridiction précitée sont pris en considération ;
b)lorsqu'il est donné pour cause de cessation définitive des activités du service, le préavis n'est pris en considération que s'il est presté jusqu'à la fin des activités ;
c)en cas de retrait de l'agrément par l'Office, la subvention définitive est adaptée pour couvrir le paiement des préavis supportés par le service après la fin de l'agrément, à condition que l'utilisation conforme de la subvention définitive soit garantie et après déduction des montants indus, le cas échéant ; dans le cas où une utilisation non conforme de la subvention est constatée, le montant payé pour couvrir le paiement des préavis peut être récupéré sur les fonds propres ;
7°le paiement des prestations administratives et comptables visées aux 10°, 11°, 12° et 14° de l'article 38, dans les limites fixées par ces dispositions, si ces prestations ne sont pas reprises pour justifier la subvention pour frais de fonctionnement ;
8°le paiement de l'indemnité de prépension ;
9°les charges de personnel afférentes aux emplois occupés dans le cadre des programmes fédéraux et régionaux d'aide à l'emploi ;
10°les prestations de travailleurs intérimaires ;
11°la partie des rémunérations et charges relatives aux membres du personnel hors cadre agréé, le cas échéant déduction faite d'un autre financement. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 7, 010; En vigueur : 01-01-2023)
Section 4.[1 La subvention pour frais de fonctionnement ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 37.[1 Le service agréé reçoit de l'Office la subvention visée à l'article 27 pour frais de fonctionnement d'un montant de 8.293,07 EUR indexable par prise en charge subventionnée.
En cas d'augmentation ou de diminution de la capacité agréée en cours de triennat, la subvention visée à l'alinéa 1er est adaptée à la date de la modification. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 38.[1 Les dépenses qui permettent de justifier la subvention pour frais de fonctionnement sont les suivantes :
1°les frais d'occupation des immeubles, notamment les loyers dont les baux sont enregistrés et payés à des tiers, les charges locatives payées à des tiers, les frais de sécurité incendie, les frais de déménagement et les frais de surveillance ;
2°lorsque le pouvoir organisateur est propriétaire des immeubles qu'il occupe ou bénéficie d'un droit réel d'au moins 27 ans, la dotation aux amortissements sur immobilisations corporelles afférente à ces immeubles, dont le taux d'amortissement est fixé à 3,33 % ;
3°lorsque le pouvoir organisateur dispose d'un bail d'une durée au moins équivalente à la durée des amortissements, la dotation aux amortissements sur immobilisations corporelles afférente aux gros travaux, dont le taux d'amortissement est fixé à 10 ou 6,66 % ;
4°la dotation aux amortissements sur immobilisations corporelles afférente aux mobiliers, matériels et autres équipements, dont le taux d'amortissement est fixé à 20 % pour la matériel fixe et roulant, pour le mobilier et le matériel de bureau et à 33,33 % pour les matériels informatiques ;
5°la dotation aux amortissements sur immobilisations incorporelles afférente aux brevets et licences informatiques, dont le taux d'amortissement est fixé à 33,33 % ;
6°les frais d'entretien des locaux et de leur contenu, en ce compris les frais liés aux petits travaux d'entretien, ainsi que les frais de buanderie, literie et de lingerie ;
7°les frais d'eau, d'énergie et de combustibles ;
8°les frais d'administration exposés dans le cadre des obligations réglementaires applicables, à l'exception des amendes, intérêts de retard, majorations et frais de rappel sauf dérogation accordée par l'Office ;
9°les frais d'assurances non relatives au personnel, notamment les assurances incendie, vol, responsabilité civile, véhicules, matériel de bureau et informatique, défense en justice ;
10°les honoraires et frais d'avocats, d'experts et d'huissiers de justice, exposés pour la défense en justice des membres du personnel et du pouvoir organisateur, dans le cadre de procédures les opposant aux bénéficiaires du service ;
11°les honoraires de vérification ou de certification des comptes annuels, découlant de l'application de l'article 12,2° ;
12°les honoraires afférents à des tâches administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement du service ou au respect des conditions d'agrément ;
13°les montants payés aux agences locales pour l'emploi et aux entreprises de travail intérimaire pour des tâches ponctuelles qui ne relèvent pas des tâches des membres du personnel du cadre agréé ;
14°les frais de secrétariat social, à savoir les frais liés au calcul des salaires, aux formalités liées au paiement des salaires et à accomplir dans le cadre de la législation sociale et fiscale, au soutien logistique et juridique ;
15°les cotisations payées aux organisations représentatives des services, à concurrence d'un montant maximum de 187,75 euros par pouvoir organisateur, par an et par équivalent temps plein pris en considération pour le calcul des subventions provisionnelles du service ;
16°les frais de formation continue et de supervision du personnel du service, correspondant, pour ce qui concerne la formation continue, soit à des formations de spécialisation en rapport avec la fonction occupée et le niveau de celle-ci, soit à des participations à des colloques, conférences, congrès, séminaires et journées d'études et ce, à concurrence de maximum 20 % de la subvention annuelle pour frais de fonctionnement ;
17°les frais de déplacements de service et de missions du personnel, des superviseurs et formateurs, en Belgique ou dans les pays limitrophes, sur la base du montant par kilomètre applicable aux membres du personnel des Services du Gouvernement de la Communauté française. Les frais de déplacement à l'étranger sont subordonnés à l'accord de l'Office. Cet accord peut être annuel, de principe, et concerner un ensemble de dépenses ;
18°les frais d'annonces, de publicités et de documentation, dont ceux liés à l'accueil des jeunes et de leurs proches ;
19°les frais liés à l'utilisation des véhicules, y inclus l'assurance omnium missions et, s'il échet, le surcoût afférent à l'assurance responsabilité civile véhicule lorsqu'il y a usage professionnel;
20°les frais d'évacuation des déchets ;
21°les frais de matériel destiné aux activités psycho-sociales et éducatives ;
22°les frais bancaires et les charges d'emprunt nécessaires au bon fonctionnement du service, dans le cadre de son agrément ;
23°les taxes et impôts directs et indirects liés à l'activité du service dans le cadre de son agrément ;
24°les frais de représentation, à concurrence de maximum 1529,93 euros par service ;
25°les frais d'interprétariat qui ne sont pas pris en charge par un autre pouvoir subsidiant.
Les facturations internes portant sur des frais d'administration visés à l'alinéa 1er, 8°, sont acceptées, lorsque le pouvoir organisateur est une personne morale de droit public, à concurrence de maximum un équivalent temps plein de directeur avec cinq ans d'ancienneté prévu par les normes d'effectif applicables au service et non occupé.
Les facturations internes portant sur des honoraires afférents à des tâches administratives et comptables visés à l'alinéa 1er, 12°, sont acceptées à concurrence au maximum d'un montant annuel :
1°de 18.359,10 euros pour un cadre agréé de moins de 16 équivalents temps plein ;
2°de 30,598,50 euros pour un cadré agréé d'au moins 16 équivalents temps plein.
Les facturations internes portant sur des frais de secrétariat social visés à l'alinéa 1er, 14°, sont acceptées sans taxe sur la valeur ajoutée. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 38/1.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Section 5.[1 La subvention définitive ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 39.[1 § 1er. La subvention définitive est déterminée par l'Office à l'issue du triennat après analyse de la justification des frais de personnel et des frais de fonctionnement.
§ 2. Si le montant cumulé des frais admissibles de personnel et des frais admissibles de fonctionnement est inférieur au montant de la subvention cumulée pour les frais de personnel et les frais de fonctionnement, l'Office procède à la récupération des montants non justifiés par déduction sur les avances du prochain triennat.
Lorsque l'Office récupère les montants indus, la direction du service peut solliciter la révision du montant ou les délais de récupération par courrier recommandé dans un délai de deux mois suivant la notification de la décision de l'Office.
En cas de refus, l'Office motive sa décision.
La récupération des montants indus est suspendue jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision de l'ONE relative à ce recours.
La direction informe les représentants des travailleurs de la notification de l'Office relative à la récupération des montants indus dans le mois de sa réception.
§ 3. En aucun cas, les subventions allouées ne peuvent être incluses dans les fonds propres du service.
§ 4. Les moyens financiers que le service obtient, sur la base des missions pour lesquelles le service est agréé, autrement que par les subventions visées par le présent arrêté ou par une autre réglementation, sont utilisés pour la mise en oeuvre de ses missions.
La destination des moyens financiers visés à l'alinéa 1er est vérifiée par l'Office.
§ 5. En cas de financement par un autre pouvoir subsidiant, une même charge ne peut justifier l'utilisation de plusieurs subventions.
§ 6. En cas de cessation d'activité d'un service, l'éventuelle récupération des montants non justifiés se fait immédiatement par demande de remboursement. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Section 6.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 14, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Art. 39/1.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Section 7.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Art. 39/2.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Chapitre 9.
<Abrogé par ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025>
Section 6.[1 Indexation]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 40.[1 La subvention pour frais de personnel visée à l'article 32 est indexée conformément à la loi du 1er mars 1977 organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses du secteur public, telle que modifiée.
Le montant de cette subvention est lié à l'indice-pivot 125,60 correspondant à la base 100 en 2013.
§ 2. La subvention pour frais de fonctionnement visée à l'article 37, et les montants indexables visés à l'article 38 sont indexés annuellement conformément à la loi du 2 août 1971 organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation des traitements, salaires, pensions, allocations et subventions à charge du Trésor public, de certaines prestations sociales, des limites de rémunération à prendre en considération pour le calcul de certaines cotisations de sécurité sociale des travailleurs, ainsi que des obligations imposées en matière sociale aux travailleurs indépendants, telle que modifiée.
Le montant de cette subvention est lié à l'indice-pivot 125,60 correspondant à la base 100 en 2013.
§ 3. Les montants visés à l'article 28 sont majorés de 2 % lors de chaque nouvelle indexation intervenant après le 1er janvier 2024. Les dates des indexations sont déterminées en application de la loi du 2 août 1971 organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation des traitements, salaires, pensions, allocations et subventions à charge du Trésor public, de certaines prestations sociales, des limites de rémunération à prendre en considération pour le calcul de certaines cotisations de sécurité sociale des travailleurs, ainsi que des obligations imposées en matière sociale aux travailleurs indépendants, telle que modifiée ;
§ 4. Les montant visés à l'article 29 sont indexés conformément à la loi du 2 août 1971 organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation des traitements, salaires, pensions, allocations et subventions à charge du Trésor public, de certaines prestations sociales, des limites de rémunération à prendre en considération pour le calcul de certaines cotisations de sécurité sociale des travailleurs, ainsi que des obligations imposées en matière sociale aux travailleurs indépendants, telle que modifiée.
Ces montants sont liés à l'indice-pivot 125,60 correspondant à la base 100 en 2013. ]1
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(1ACF 2024-04-05/06, art. 3, 010; En vigueur : 01-01-2025)
Art. 41.Les services en activité, conformément à l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 janvier 2002 portant réglementation générale et fixant les modalités de subventionnement des services d'accueil spécialisé de la petite enfance agréés par l'Office, tel que modifié, sont tenus d'introduire une demande d'autorisation et d'agrément conformément aux dispositions de l'arrêté endéans les six mois de l'entrée en vigueur de celui-ci.
Ils sont réputés autorisés et agréés pour leur capacité actuelle jusqu'à la décision relative à leur demande d'autorisation et d'agrément prise conformément aux dispositions du présent arrêté.
Art. 42.Les membres du personnel qui, au 1er juillet 2008, exerçaient une fonction visée à l'article 10, sont considérés comme remplissant les conditions de qualification inhérentes à leur fonction visées à l'article 11.
Art. 43.L'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 17 janvier 2002 portant réglementation générale et fixant les modalités de subventionnement des services d'accueil spécialisé de la petite enfance agréés par l'Office, tel que modifié, est abrogé.
Art. 44.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2009.
Art. 45.La Ministre ayant l'Enfance dans ses attributions est chargée de l'exécution du présent arrêté.