Texte 2001010125
Chapitre 1er.- Définitions.
Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par :
- " la loi contenant organisation du notariat " : la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat [1 ...]1;
- " l'arrêté royal n° 150 du 18 mars 1935 " : l'arrêté royal n° 150 du 18 mars 1935 coordonnant les lois relatives à l'organisation et au fonctionnement de la Caisse de dépôts et consignations et y apportant des modifications en vertu de la loi du 31 juillet 1934;
- " le cédant " : le notaire titulaire ou le notaire titulaire associé qui cesse ses fonctions par l'effet de l'acceptation de sa démission, de sa destitution, de la limite d'âge ou de l'annulation de sa nomination ou les ayants droit du notaire titulaire décédé;
- " le cessionnaire " : le notaire nommé en remplacement du cédant;
["1 - \" la Chambre nationale \" : la Chambre nationale des notaires vis\233e aux articles 90 et suivants de la loi contenant organisation du notariat ; - \" le comit\233 de direction \" : le comit\233 de direction de la Chambre nationale vis\233 \224 l'article 92 de la loi contenant organisation du notariat ; - \" la chambre des notaires \" : la chambre des notaires vis\233e aux articles 76 et suivants de la loi contenant organisation du notariat ; - \" r\232glement pour l'organisation et le contr\244le de la comptabilit\233 \" : le r\232glement de la Chambre nationale du 26 octobre 2017, modifi\233 le 25 octobre 2018, le 24 janvier 2019 et le 21 avril 2022, pour l'organisation et le contr\244le de la comptabilit\233 notariale, approuv\233 par l'arr\234t\233 royal du 3 juin 2022 portant approbation du r\232glement pour l'organisation et le contr\244le de la comptabilit\233 notariale \233tabli par la Chambre nationale des notaires, et ses modifications ult\233rieures ; - \" la commission de contr\244le \" : la commission de contr\244le vis\233e aux articles 32 et suivants du r\232glement pour l'organisation et le contr\244le de la comptabilit\233 ; - \" compte rubriqu\233 \" : le compte vis\233 \224 l'article 34, \167 2, alin\233a 3, et \224 l'article 34bis de la loi contenant organisation du notariat ; - \" compte professionnel \" : les comptes d'\233tude, comptes de tiers et comptes rubriqu\233s du notaire ouverts, en vue de l'exercice de la fonction, dans un \233tablissement de cr\233dit pr\233vu dans la loi du 25 avril 2014 relative au statut et au contr\244le des \233tablissements de cr\233dit et des soci\233t\233s de bourse ou ouverts aupr\232s de la Caisse des D\233p\244ts et Consignations."°
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(1AR 2022-05-18/22, art. 1, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Chapitre 1bis.[1 - Protection des données.]1
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(1Inséré par AR 2022-05-18/22, art. 2, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 1/1.[1 § 1er. La Chambre nationale est le responsable du traitement des données au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) effectué en vertu de sa mission de contrôle visée à l'article 33, alinéas 5 à 8, de la loi contenant organisation du notariat.
Les catégories de données à caractère personnel faisant l'objet du traitement par la Chambre nationale sont :
1°les données financières relatives à la comptabilité de l'étude, qui concernent le notaire, son client et les autres personnes reprises dans la comptabilité et, en ce compris :
- les données concernant les entrées des journaux ;
- les données concernant la signalétique des journaux ;
- les données concernant le plan comptable ;
- les données concernant les exercices comptables ;
2°d'autres données financières et données d'identification relatives au client du notaire, en ce compris son nom et prénom, et, le cas échéant, son numéro de TVA, son numéro de compte en banque, qui sont codés afin de garantir leur confidentialité ;
3°d'autres données financières et données d'identification des autres personnes reprises dans la comptabilité, en ce compris leurs nom et prénom et, le cas échéant, leur numéro de TVA, leur numéro de compte en banque, qui sont codés afin de garantir leur confidentialité ;
4°les données d'identification et de contact du notaire ;
5°les données récoltées auprès des organismes listés à l'article 19/1 lorsque les catégories de données précitées ne sont pas suffisantes pour la réalisation de la finalité poursuivie.
La chambre des notaires a un droit d'accès aux catégories de données à caractère personnel visées à l'alinéa 2, nécessaires pour exercer sa mission légale, conformément à l'article 33, alinéa 7, de la loi contenant organisation du notariat.
§ 2. La Chambre nationale est le destinataire des données d'identification et de contact des experts, contenues dans la liste des experts visée à l'article 12, est le responsable du traitement des données et conserve les données aussi longtemps que les experts sont susceptibles d'être désignés conformément à l'article 14.
§ 3. L'expert qui effectue le contrôle visé à l'article 15 agit sur instructions de la Chambre nationale ou de la chambre des notaires.
L'expert est désigné par la commission de contrôle de la chambre des notaires conformément à l'article 14, alinéa 1.
La chambre des notaires est le destinaire des données d'identification et de contact des experts, contenues dans la liste des experts visée à l'article 12, et le responsable du traitement des données en vertu de la mission qui est attribuée à la chambre des notaires par l'article 76, alinéa 1er, 5°, de la loi contenant organisation du notariat et conserve les données aussi longtemps que les experts sont susceptibles d'être désignés conformément à l'article 14.
La commission de contrôle est le destinataire des données d'identification et de contact des experts, contenues dans la liste des experts visée à l'article 12 et conserve les données aussi longtemps que les experts sont susceptibles d'être désignés conformément à l'article 14.]1
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(1Inséré par AR 2022-05-18/22, art. 2, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Chapitre 2.- De la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire.
Art. 2.[1 ...]1
["1 Il est interdit \224 tout notaire"° d'ouvrir dans le cadre de l'exercice de sa profession de notaire, un compte professionnel dans un établissement de crédit qui n'aurait pas préalablement renoncé au principe de l'unicité des comptes ainsi qu'à la compensation légale et conventionnelle, et ce tant entre les comptes privés et professionnels du notaire qu'entre ses différents comptes professionnels.
["1 Cette renonciation constitue un engagement irr\233vocable, qui est \233tabli selon le mod\232le r\233dig\233 par le comit\233 de direction. Ce mod\232le est disponible sur www.notaire.be."°
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(1AR 2022-05-18/22, art. 3, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 3.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 4, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 4.L'établissement visé à l'article [1 34, § 3, de la loi contenant organisation du notariat]1 est désigné par le notaire, sauf accord de tous les ayants droit quant à la désignation d'un autre établissement.
La gestion du compte [1 rubriqué]1 incombe exclusivement au notaire.
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(1AR 2022-05-18/22, art. 5, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 5.[1 L'article 34, § 5, de la loi contenant organisation du notariat s'applique mutatis mutandis aux titres et valeurs.]1
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(1AR 2022-05-18/22, art. 6, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 6.Les titres et valeurs au porteur visés à l'article 34bis de la loi contenant organisation du notariat doivent, au plus tard à l'expiration du délai prévu à cet article, être déposés à découvert au nom du notaire et sous une rubrique distincte, pour le compte du ou des ayant(s) droit.
Le dépôt à découvert est effectué auprès d'un établissement visé à l'article [1 34, § 3, de la loi contenant organisation du notariat]1.
L'établissement est désigné par le notaire, sauf accord de tous les ayants droit quant à la désignation d'un autre établissement.
La gestion de ce dépôt à découvert incombe exclusivement au notaire.
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(1AR 2022-05-18/22, art. 7, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 7.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 8, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 8.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 9, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Chapitre 3.- Du contrôle de la comptabilité des notaires.
Section 1ère.[1 - Contrôle par des experts.]1
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(1AR 2022-05-18/22, art. 10, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 9.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 11, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 10.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 11, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 11.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 11, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 12.[1 La Chambre nationale établit la liste des experts qui peuvent être chargés du contrôle de la comptabilité.]1
La liste est envoyée [1 ...]1 à chaque commission de contrôle.
La Chambre nationale [1 ...]1 peut, à tout moment, apporter des modifications à cette liste.
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(1AR 2022-05-18/22, art. 13, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 13.e peuvent figurer sur la liste visée à l'article 12 du présent arrêté, que les experts désignés par la Chambre nationale [1 ...]1 agissant d'initiative ou sur présentations faites par une ou plusieurs commissions de contrôle, et qui sont membres :
- soit de l'Institut des réviseurs d'entreprises;
- soit [1 de l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables qui sont inscrits au registre public de l'Institut en qualité d'expert-comptable certifié conformément à l'article 4 de la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d'expert-comptable et de conseiller fiscal]1.
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(1AR 2022-05-18/22, art. 14, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 14.[1 Sans préjudice de l'article 13, la commission de contrôle concernée est compétente pour désigner dans la liste susmentionnée un expert pour effectuer un contrôle de comptabilité.
Ne peut être désigné comme expert celui qui se trouve dans des conditions susceptibles de mettre en cause son indépendance. Tout expert qui sait qu'il existe ou qu'il peut exister un motif de récusation à son encontre doit s'abstenir d'effectuer un contrôle. L'expert veille à ne pas se trouver placé, postérieurement à sa propre désignation, dans de telles conditions.
Ni l'expert, ni une personne avec laquelle l'expert a conclu un contrat de travail ou avec laquelle il se trouve, sous l'angle professionnel, dans des liens de collaboration, ne peut accomplir ou avoir accompli aucune tâche ou mission pour le notaire dont la comptabilité est contrôlée, pendant l'année civile au cours de laquelle le contrôle doit avoir lieu, ni pendant l'année civile qui précède.]1
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(1AR 2022-05-18/22, art. 15, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 15.L'expert a pour mission :
1°de contrôler la situation financière de l'étude;
2°de vérifier que les règles d'usage régissant la tenue de la comptabilité et les obligations légales et réglementaires en la matière ont été respectées;
3°de vérifier que les bilans présentés correspondent aux opérations qui figurent dans la comptabilité;
4°d'examiner, conformément à l'article 21 du présent arrêté, dans quelle mesure le fonctionnement et l'organisation de l'étude notariale influencent la situation comptable de l'étude et peuvent, dans l'avenir, influencer l'évolution de celle-ci.
["1 L'expert charg\233 du contr\244le doit avertir le pr\233sident de la Chambre nationale et le pr\233sident de la chambre des notaires concern\233e de toute absence de conformit\233 aux principes d\233finis dans le r\232glement pour l'organisation et le contr\244le de la comptabilit\233 qu'il constaterait dans un programme informatique."°
["1 ..."°
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(1AR 2022-05-18/22, art. 16, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 16.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 17, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 17.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 17, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 18.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 17, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 19.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 18, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Section 1bis.[1 - Du contrôle par la Chambre nationale.]1
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(1Inséré par AR 2022-05-18/22, art. 19, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 19/1.[1 Conformément à l'article 33, alinéa 6, de la loi contenant organisation du notariat, les informations comptables suivantes sont transmises à la demande de la Chambre nationale :
- un aperçu des opérations effectuées sur les comptes professionnels, et ce, par l'établissement de crédit visé dans la loi du 25 avril 2014 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit et des sociétés de bourse, d'une part, et par la Caisse des Dépôts et Consignations, d'autre part ;
- un aperçu des arriérés en ce qui concerne les déclarations et les paiements, et ce, par les organismes de recouvrement sociaux ;
- un aperçu des primes impayées et ce, par les compagnies qui assurent la responsabilité professionnelle des notaires ;
- un aperçu des paiements en souffrance par l'autorité compétente du chef de tous impôts et taxes dues par suite de l'activité professionnelle et notamment par l'administration fiscale régionale.]1
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(1Inséré par AR 2022-05-18/22, art. 19, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Section 2.- De l'organisation du contrôle.
§ 1er. Périodicité.
Art. 20.[1 Chaque année, selon un calendrier fixé par la commission de contrôle, la comptabilité est contrôlée en l'étude par un expert, éventuellement assisté par un membre de la commission de contrôle conformément à l'article 36 du règlement pour l'organisation et le contrôle de la comptabilité.]1
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(1AR 2022-05-18/22, art. 20, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 21.En vue de protéger les intérêts des clients du notaire et des tiers, l'expert [1 , assisté par un membre de la commission de contrôle conformément à l'article 36 du règlement pour l'organisation et le contrôle de la comptabilité,]1 examine, au moins une fois tous les trois ans, au cours du contrôle annuel, dans quelle mesure le fonctionnement et l'organisation de l'étude notariale influencent la situation comptable de l'étude et peuvent, dans l'avenir, influencer l'évolution de celle-ci. Il évalue également la concordance des pièces comptables avec cette situation.
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(1AR 2022-05-18/22, art. 21, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 22.[1 Un contrôle de la comptabilité du cédant par un expert a lieu lorsque, conformément à l'article 55, § 3, c), de la loi contenant organisation du notariat, le montant de l'indemnité de reprise d'une étude notariale doit être déterminé.]1
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(1AR 2022-05-18/22, art. 22, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 23.[1 § 1er. Un contrôle de la comptabilité du cédant par un expert a lieu dans les cas où un notaire titulaire est remplacé. Ce contrôle a lieu dans les soixante jours suivant la prestation de serment du cessionnaire ou la publication au Moniteur belge de la suppression de l'étude.
§ 2. Tout paiement fait par ou pour compte du cessionnaire et relatif à l'indemnité visée à l'article 55, § 3, c), de la loi contenant organisation du notariat, doit être effectué sur un compte spécial ouvert au nom du cédant auprès d'un établissement de crédit inscrit sur une des listes visées aux articles 14 et 312 de la loi du 25 avril 2014 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit et des sociétés de bourse. Cette indemnité restera bloquée sur ce compte.
L'établissement ne pourra débloquer totalement ou partiellement ce compte et le mettre à disposition du titulaire dudit compte que sur présentation d'une autorisation écrite de libérer les fonds en tout ou en partie, délivrée par la chambre des notaires du ressort où est située l'étude.]1
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(1AR 2022-05-18/22, art. 23, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 24.[1 Le contrôle s'effectue sur la base d'une part, de pièces et documents comptables et d'autre part, de tous les renseignements et documents supplémentaires que l'expert estime indispensables à l'exercice de sa mission, y compris la comptabilité de la société de participation et de gestion, et de toutes les sociétés liées à la société notariale.
Dans l'exécution de leurs pouvoirs, les experts veillent à ce que les moyens qu'ils utilisent soient appropriés et nécessaires pour l'exercice de leur mission.]1
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(1AR 2022-05-18/22, art. 24, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 25.[1 Lors du contrôle, l'expert remplit, dans les limites de sa mission, le formulaire de contrôle et les autres documents établis par le Comité de direction et qui lui sont remis.]1
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(1AR 2022-05-18/22, art. 25, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 26.Si l'expert constate que la situation financière ou la comptabilité d'un notaire ne satisfait pas aux obligations légales ou réglementaires, [1 ou en cas de refus ou d'absence de collaboration d'un notaire à un contrôle comptable,]1 il en avise sans délai le syndic de la chambre des notaires et le président de la commission de contrôle.
["1 ..."°
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(1AR 2022-05-18/22, art. 26, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 27.L'expert dresse, après chaque contrôle, un rapport de ses activités et constatations. Il l'envoie dans les huit jours au président de la commission de contrôle. Une copie de ce rapport est en même temps envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et, le cas échéant, aux membres de la commission de contrôle, désignés conformément à l'article [1 36 du règlement pour l'organisation et le contrôle de la comptabilité]1.
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(1AR 2022-05-18/22, art. 27, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Art. 28.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 28, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 29.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 29, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 30.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 30, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 31.Les experts [1 ...]1 sont tenus au secret professionnel [1 et au devoir de discrétion]1.
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(1AR 2022-05-18/22, art. 31, 003; En vigueur : 05-09-2022)
Chapitre 4.- Des sociétés professionnelles de notaires.
Art. 32.Toutes les dispositions qui précèdent sont applicables par analogie aux sociétés professionnelles telles que réglementées à l'article 50 de la loi contenant organisation du notariat.
Chapitre 5.- Dispositions finales.
Art. 33.
<Abrogé par AR 2022-05-18/22, art. 32, 003; En vigueur : 05-09-2022>
Art. 34.L'arrêté royal du 14 décembre 1935 relatif à l'organisation et au contrôle de la comptabilité des notaires et l'arrêté ministériel du 14 décembre 1935 établissant le modèle du questionnaire à remplir par les vérificateurs des études notariales, sont abrogés.
Art. 35.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.
Art. 36.Notre Ministre de la Justice et Notre Ministre des Finances sont, chacun en ce qui le concerne, chargés de l'exécution du présent arrêté.