Chapitre 1er.- Dispositions générales.
Article 1er.Le siège de la Commission de gestion des Biens patrimoniaux " IN " est établi dans l'Institut de la Conservation de la Nature.
Art. 2.§ 1. La Commission de gestion accomplit tous les actes du patrimoine de l'" IN ".
§ 2. L'autorisation du Ministre flamand compétent pour la conservation de la nature est requise pour l'acquisition ou l'aliénation des biens immobiliers.
§ 3. L'autorisation du Ministre flamand compétent pour la conservation de la nature est requise pour le recrutement de personnel pour une période de plus d'un an.
§ 4. La loi du 14 juillet 1976 relative aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services est applicable. Les compétences conférées au Ministre flamand sont exercées par la Commission de gestion.
§ 5. Le personnel scientifique définitif de l'Institut de la Conservation de la Nature ne peut bénéficier des moyens de la personne juridique pour le paiement des rémunérations ou indemnités.
Art. 3.Le Président de la Commission de gestion représente les Biens patrimoniaux " IN " lors des transactions.
Art. 4.La Commission de gestion désigne un comptable chargé des opérations relatives aux recettes et dépenses. Le comptable assiste aux réunions de la Commission de gestion avec voix consultative.
Art. 5.Le président peut inviter des personnes compétentes à participer avec voix consultative à la discussion d'un point inscrit à l'ordre du jour d'une réunion de la Commission de gestion.
Art. 6.Sur la proposition de la Commission de gestion le Ministre flamand ayant la conservation de la nature dans ses attributions approuve un règlement d'ordre intérieur.
Chapitre 2.- Le budget.
Art. 7.Avant le 31 octobre, la commission soumet au Ministre flamand chargé de la Conservation de la Nature la proposition de budget pour les dépenses prévues pour l'exercice suivant prenant cours le 1er janvier.
Art. 8.Le budget comporte l'estimation de toutes les valeurs actives et passives dont la fixation peut être prévue au cours de l'exercice, quel que soit l'apurement des droits. Elles appartiennent à l'année budgétaire pendant laquelle elles se sont produites juridiquement.
Les modifications des fonds de tiers dont la personne juridique est le gérant ou le dépositaire, sont mentionnées séparément. Le solde entre les dépenses et les recettes ne peut être négatif.
Art. 9.Un exemplaire approuvé du budget est renvoyé à la commission avant le 1er janvier. Si l'approbation n'a pas été transmise avant le 1er janvier, les crédits peuvent être utilisés provisoirement tels qu'ils ont été présentés. L'autorisation préalable du Ministre flamand ayant la conservation de la nature dans ses attributions est requise pour le transfert et les virements entre les différentes rubriques.
Chapitre 3.- La comptabilité.
Section 1ère.- Le comptable.
Art. 10.Le comptable est chargé de la perception des droits et du paiement des dépenses de la personne juridique.
Le directeur de l'Institut le désigne parmi les membres du personnel de l'Institut de la Conservation de la Nature. Il est responsable de la garde et du maniement des fonds et des valeurs et à moins que la commission n'en décide autrement, la gestion des produits, du matériel et de tous les autres biens faisant partie du patrimoine lui est également confiée.
Il est exempté de l'obligation de fournir caution.
Art. 11.Le comptable exerce sa fonction sous la tutelle du Président de la Commission. Il ne peut effectuer des dépenses qu'après autorisation du Président.
Section 2.- Les opérations de comptabilité.
Art. 12.Toutes les opérations de comptabilité, y compris les opérations internes et les inscriptions dans les livres auxiliaires doivent être appuyées par des pièces justificatives : la date, la somme, l'article budgétaire visé, l'objet de l'opération et un renvoi à l'inscription dans les livres auxiliaires.
Pour les achats de valeurs patrimoniales un numéro d'inventaire est mentionné et pour les produits destinés à la revente le numéro de magasin est indiqué.
Tout autre document est soumis à l'approbation du Président.
Art. 13.Les dépenses journalières et les rémunérations peuvent être payées en espèces. Moyennant l'accord du Président, une avance de caisse peut être octroyée au comptable à cet effet. Cette avance peut être renouvelée sur présentation des pièces justificatives acquittées qui sont imputées lors de la dépense.
Art. 14.Les droits sont enregistrés en tant que recettes au comptant au moment de leur inscription au crédit d'un compte auprès de la S.A. Crédit communal de Belgique.
Les autres produits sont enregistrés au moment où le comptable transmet les factures aux débiteurs de la personne juridique.
Art. 15.Les dépenses pour travaux, fournitures et services sont payées sur présentation par l'ayant droit de notes, de déclarations, de factures ou éventuellement de quittances à condition que les droits du bénéficiaire ressortent d'un autre document.
Art. 16.Les pièces comptables sont réunies en liasses dans l'ordre de l'enregistrement dans les livres journaux respectifs. Pour les fournitures et les prestations il est éventuellement joint aux factures une copie des contrats, des bons de commande, des procès-verbaux d'adjudication et de réception. A défaut d'un procès-verbal la facture doit être signée pour acquit.
Section 3.- La comptabilité.
Art. 17.Le paiement des dépenses et la perception des produits se font par l'intermédiaire de l'organisme financier mentionné à l'article 14.
Les formulaires de paiement sont signés par le Président ou son délégué ou le comptable.
Art. 18.La comptabilité comporte :
1°
a)un livre journal des droits acquis par des tiers (livre des achats);
b)un livre journal des droits acquis par la personne juridique (livre des ventes); c) un livre journal des divers opérations financiers;
2°un registre principal dans lequel toutes les opérations sont inscrites selon les règles de la comptabilité en partie double. Les inscriptions réfèrent aux postes correspondants des livres journaux;
3°un livre d'inventaire;
4°un livre de magasin.
Art. 19.Le registre principal comprend toutes les opérations nécessaires à établir un bilan de l'état de caisse.
Il ya un état pour chaque rubrique des actifs et passifs du budget; le crédit encore disponible peut être fixé à chaque instant.
Art. 20.Les bien durables acquis sont enregistrés dans le livre d'inventaire. Le numéro d'inscription se compose :
1°des deux derniers chiffres de l'année;
2°d'une numérotation continue.
Le numéro est indiqué lors de la signature pour acquit comme prévu à l'article 16.
Lors de la clôture de l'exercice la valeur attribuée aux biens enregistrés est mentionnée dans l'inventaire.
Les biens durables aliénés ou mis hors d'usage pendant l'exercice sont mentionnés avec leur produit éventuel.
Art. 21.Dans le livre de magasin tous les produits entrants ou sortants sont enregistrés par catégories en référant aux factures.
Des pertes éventuelles sont indiquées, de manière qu'il y ait concordance entre le stock et le solde des quantités mentionnées dans le livre de magasin.
Art. 22.Toutes les comptabilisations se font au jour le jour sans laisser des blancs ou des espaces libres.
Des rectifications en biffant ou en surchargeant ne sont pas autorisées.
Les inscriptions à corriger doivent être raturées de manière qu'elles soient toujours lisibles.
Les corrections sont authentifiées avec le paraphe du membre du personnel qui les a apportées.
Section 4.- Rapport, contrôle et approbation de la comptabilité.
Art. 23.Le 31 décembre de chaque année, les comptabilisations sont faites, la caisse est contrôlée et l'inventaire est clôturé. Les moyens disponibles ainsi que les droits à percevoir et les dépenses qui n'ont pas encore été liquidées, sont reportés lors de la comptabilisation à l'exercice suivante.
Art. 24.Le comptable justifie ensuite son compte auprès de la Cour des Comptes conformément à la forme et aux formalités quel le fonctionnaire comptable doit accomplir. L'administration compétente les présente au Ministre flamand ayant la conservation de la nature dans ses attributions.
Le dossier de justification comporte :
1°un procès-verbal de l'état de caisse lors de la clôture des comptabilisations;
2°des résumés détaillés qui conformément aux rubriques du budget mentionnent : a) les droits constatés lors de l'exercice ou les droits reportés des exercices précédents au profit de la personne juridique b) les recettes et les dépenses effectuées en vue de l'apurement de ces droits;
3°un relevé des modifications de l'inventaire.
Les résumés sont appuyés par des pièces justificative authentiques ou par des copies certifiées conformes.
Art. 25.Les comptabilisations sont clôturées également, mais les opérations restent enregistrées de manière que lors de la clôture de l'exercice les recettes et les dépenses indiquent le motant commun des inscriptions de l'exercice :
1°lorsque les états provisoires ou périodiques doivent être établis au cours de l'année;
2°lorsque le comptable résigne définitivement ses fonctions;
3°au cas où un découvert est constaté.
Art. 26.Dans les cas mentionnés à l'article 25, 1° et 2° une justification sera présentée à la Cour des Comptes par le comptable ou son ayant cause et, à défaut de ceux-ci, d'office par un fonctionnaire habilité à cette fin par le Ministre flamand ayant la conservation de la nature dans ses attributions. Si le compte et la justification démontrent un déficit, un rapport sera joint afin de faire connaître les circonstances dans lesquelles le déficit s'est produit.
Art. 27.A l'occasion de la reprise de la gestion, l'ayant cause déclare sur le compte, l'inventaire et le procès-verbal de l'état de caisse qu'il reprend l'actif mentionné dans ces documents; il en donne un exemplaire à son prédécesseur ou à son ayant cause.
Art. 28.Sans préjudice des compétences de l'Inspection des Finances, le fonctionnaire des services du Gouvernement flamand, chargé de l'inspection de la comptabilité vérifiera au moins une fois par an la comptabilité de la personne juridique. Dans l'exercice de ses fonctions, il est habilité à mener toute enquête et il peut se faire soumettre toutes le pièces justificatives. Il s'assure de l'état des biens gardés. Il ne peut toutefois pas s'occuper de la gestion.
Art. 29.Le fonctionnaire visé à l'article 28 qui exerce ce contrôle envoie chaque fois une copie de son rapport au Ministre flamand compétent pour la conservation de la nature, au Président de la Commission et au comptable de la personne juridique.
Les comptes et les pièces justificatives seront soumis par son entremise au Ministre flamand compétent pour la conservation de la nature.
Art. 30.Le Ministre flamand de l'Environnement, de la Conservation de la Nature et la Rénovation rurale est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Bruxelles, le 11 septembre 1991.
Le Président de l'Exécutif flamand, G. GEENS
Le Ministre flamand de l'Environnement, de la Conservation, de la Nature et de la Rénovation rurale,
T. KELCHTERMANS