Chapitre 1er.- Accès aux informations.
Article 1er.<AR 2002-07-07/44, art. 2, 002; En vigueur : 27-09-2002 La Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente du département de l'Enseignement du Ministère de la Communauté flamande sont autorisées à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 6° inclus, 8° et 9°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques pour la création d'une banque de données centrale des parcours scolaires.
L'accès aux informations visé à l'alinéa 1er est uniquement autorisé pour l'accomplissement des objectifs suivants et dans les limites fixées à l'alinéa 3 :
1°le contrôle des inscriptions dans une école et le contrôle de la fréquentation scolaire régulière;
2°le suivi du parcours scolaire et estudiantin de l'élève ou de l'étudiant;
3°la rationalisation des actuelles consultations de données.
L'accès aux informations visé à l'alinéa 1er est réservé :
1°au chef de division de la Division du Budget et de la Gestion des Données et aux Directeurs généraux de l'Administration de l'Enseignement fondamental, de l'Administration de l'Enseignement secondaire, de l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et de l'Administration de la Formation permanente;
2°aux agents que les fonctionnaires visés sous 1° désignent à cet effet au sein de leurs services, nommément et par écrit, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs compétences respectives.
Art. 2.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.
Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er :
1°les personne physiques auxquelles se rapportent ces informations, de même que leurs représentants légaux;
2°les autorités publiques et les organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2. <AR 2002-07-07/44, art. 3, 002; En vigueur : 27-09-2002>
Chapitre 2.- Utilisation du numéro d'identification.
Art. 3.Les fonctionnaires de la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement visés à l'article 1er, alinéa 3, sont autorisés à utiliser le numéro d'identification des personnes physiques. <AR 2002-07-07/44, art. 4, 002; En vigueur : 27-09-2002>
Les directions scolaires sont autorisées à utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques, toutefois uniquement en ce qui concerne les personnes inscrites dans leur école et sans qu'elles puissent demander le numéro même au Registre national.
Le numéro d'identification peut être communiqué aux directions scolaires par les personnes concernées mêmes, par les personnes qui exercent la puissance parentale ou qui ont en droit ou en fait la garde du mineur, ou par la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement. <AR 2002-07-07/44, art. 4, 002; En vigueur : 27-09-2002>
L'autorisation d'utilisation du numéro d'identification par la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement et par les directions scolaires est limitée à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2. <AR 2002-07-07/44, art. 4, 002; En vigueur : 27-09-2002>
L'utilisation du numéro d'identification par les directions scolaires est uniquement autorisée dans le cadre de l'échange de données relatives aux personnes inscrites dans l'école avec la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement, pour l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2. <AR 2002-07-07/44, art. 4, 002; En vigueur : 27-09-2002>
Art. 4.Le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par les services concernés afin d'accomplir les tâches visées à l'article 1er, alinéa 2.
En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2, avec :
- le titulaire du numéro ou son représentant légal;
- les autorités publiques et les organismes qui, en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983, ont eux-mêmes obtenu l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.
Chapitre 3.- (De la confidentialité et la sécurité des traitements). <AR 2002-07-07/44, art. 5, 002; En vigueur : 27-09-2002>
Art. 4bis.<Inséré par AR 2002-07-07/44, art. 6; En vigueur : 27-09-2002> L'autorisation octroyée à l'article 1er, alinéa 1er, et à l'article 3, alinéa 1er, est subordonnée à la désignation d'un préposé à la protection des données. En vue d'assurer la sécurité des informations traitées ou échangées, le préposé à la protection des données est au moins chargé des tâches suivantes :
1°l'établissement et la mise en application d'un plan de sécurité technique qui assure tant l'intégrité du matériel que celle des fichiers.
A cette fin, il lui appartient notamment de mettre en oeuvre les mesures techniques et d'organisation appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte la transmission de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite;
2°le contrôle de l'accès par logins et mots de passe et par logging des opérations;
3°le cryptage des flux d'informations entrantes et sortantes;
4°la conduite d'une politique appropriée de proportionnalité de collecte des données et de reprise de tiers et l'archivage et l'effacement des données qui ne sont plus nécessaires.
Art. 5.La liste des fonctionnaires désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3, avec la mention de leur grade et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.
Art. 6.Notre Ministre de la Justice et Notre Ministre de l'Intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Châteauneuf-de-Grasse, le 5 septembre 1994.
ALBERT
Par le Roi :
Le Ministre de la Justice,
M. WATHELET
Le Ministre de l'Intérieur,
L. TOBBACK