Chapitre 1er.- Des convocations Article 1er. § 1er. Le Président convoque les membres du Comité ainsi que les personnes qui assistent aux réunions avec voix consultative, et éventuellement, d'autres personnes dont la compétence technique est requise par l'un des points inscrits à l'ordre du jour de la réunion du Conseil.
Le Comité fixe pour chaque année la date et l'heure des séances ordinaires.
§ 2. Des séances extraordinaires peuvent être convoquées lorsque le Président le juge utile ou à la demande :
1°d'au moins cinq membres effectifs du Comité ;
2°du Directeur Général et/ou du Directeur financier de la SOFICO ;
3°du Gouvernement, par la voix d'un de ses commissaires, du Ministre de tutelle ou du Gouvernement lui-même.
Les demandes de convocation doivent être adressées par écrit au Président ou introduites au cours d'une réunion du Comité. Elles déterminent les points dont l'inscription à l'ordre du jour est sollicitée.
Le Président fixe l'heure et la date de la séance extraordinaire, après consultation du Directeur général et/ou du Directeur financier de la SOFICO, endéans les quinze jours de la demande, à moins que le ou les demandeurs marquent leur accord sur une date ultérieure.
Art. 2.La convocation est adressée au moins huit jours avant la réunion, aux membres effectifs et suppléants. Elle énonce l'ordre du jour de la réunion. Les convocations sont envoyées à l'adresse notifiée par les membres au secrétariat du Comité. Elles indiquent le lieu et l'heure de la réunion ainsi que l'ordre du jour.
Le délai de huit jours peut être réduit en cas d'urgence quand la SOFICO justifie que l'absence d'avis met en péril la gestion de la société. La convocation peut être adressée par courriel dans un délai de deux jours endéans la tenue de la réunion.
Art. 3.§ 1er. L'ordre du jour est fixé par le Président en concertation avec le Directeur général et/ou le Directeur financier de la SOFICO.
A l'ouverture de la réunion, l'ordre du jour est approuvé. Il peut être modifié ou complété.
Le membre qui désire voir inscrire un point à l'ordre du jour d'une séance ordinaire doit en faire la demande par écrit au Président, à moins qu'il ne la formule en séance. Le Président fixe la date de la séance à l'ordre du jour de laquelle ce point sera inscrit.
Lorsque le Comité décide de reporter l'examen d'un point figurant à l'ordre du jour, ce point doit obligatoirement être inscrit à l'ordre du jour de la séance qui suit immédiatement.
§ 2. L'ordre du jour est accompagné, éventuellement, des documents préparatoires pour chaque point.
Le caractère confidentiel des documents de travail sera inscrit en filigrane sur l'ensemble des notes et de leurs annexes.
§ 3. Tout envoi ou toute communication écrite, notamment les demandes de convocation, convocations aux réunions, demandes d'inscription à l'ordre du jour, communications de documents, etc., peuvent se faire par voie postale et/ou par voie électronique.
§ 4. Le Comité peut décider, en cas d'urgence et de manière exceptionnelle, de recourir à une procédure de ratification électronique.
La procédure visée à l'alinéa 1er est valide pour autant que cinq membres effectifs du Comité la ratifient.
Les membres du Comité renvoient leurs remarques par écrit dans le délai fixé par le Président. En cas de désaccord ou de divergences dans les réponses des membres, le Président renvoie le point à l'ordre du jour de la prochaine séance.
Chapitre 2.- Lieu de réunion
Art. 4.Le Comité se réunit dans les locaux de la SOFICO ou en distanciel. Dans des cas exceptionnels, il peut se réunir en tout autre lieu.
Chapitre 3.- Du Vice-président
Art. 5.Il est désigné un Vice-président parmi les membres effectifs visés à l'alinéa 1er, 2° à 6° de l'article 52/3 du décret WBFIN.
Le Vice-président préside les séances en cas d'absence ou d'empêchement du Président.
Le suppléant du Président siège en tant que simple membre du Comité.
Chapitre 4.- Présence aux réunions
Art. 6.Il appartient au membre effectif empêché de demander à son membre suppléant de le remplacer.
Les convocations et documents de travail sont adressés aussi bien aux membres suppléants qu'aux membres effectifs.
Art. 7.Le Comité ne se réunit pas valablement en cas d'absence conjointe du Président et du Vice-Président.
Art. 8.Assistent avec voix consultative :
1°le Directeur général et/ou son délégué ;
2°le Directeur financier et /ou son délégué.
Art. 9.Le Comité se réunit à huis clos. Toute personne qui assiste aux réunions à quelque titre que ce soit est tenue :
1°de s'abstenir d'intervenir à titre personnel dans les délibérations ;
2°d'observer strictement la discipline des réunions ;
3°de garder le secret des délibérations.
Chapitre 5.- Présences, délibérations et votes
Art. 10.La réunion est ouverte par le Président, à condition que le Comité soit en nombre pour siéger valablement. Le Comité est en nombre pour siéger valablement, si quatre de ses membres sont présents. Si le Comité ne s'est pas trouvé en nombre, il délibère valablement à la réunion fixée par une seconde convocation, quel que soit le nombre des membres présents, sur les projets qui ont été portés deux fois de suite à l'ordre du jour.
Les procès-verbaux du Comité feront état de la liste des présences effectives à la réunion du Comité.
Dans l'hypothèse où le Comité n'a pu être valablement constitué, le Comité est à nouveau convoqué endéans les six jours ouvrables.
En cas d'urgence, il est renvoyé à la procédure visée à l'article 2. Dans ce cas et par dérogation à l'alinéa 2, le Comité est réputé valablement constitué si au moins la moitié des membres sont présents.
Art. 11.Le Président du Comité ouvre, dirige et clôt les débats, il accorde, refuse ou retire la parole.
Il assure le bon fonctionnement de la réunion, maintient l'ordre et fait observer le règlement.
Art. 12.Les points inscrits à l'ordre du jour sont examinés dans l'ordre où ils y figurent. Cet ordre peut cependant être modifié par décision du Président ou du Comité.
Art. 13.Le Directeur général ou le Directeur financier de la SOFICO, font rapport sur chacune des questions inscrites à l'ordre du jour.
Art. 14.Toute délibération relative à un des points figurant à l'ordre du jour peut être ajournée par décision du Comité sur la proposition du Président.
Art. 15.§ 1er. Les avis et propositions sont formulés à la majorité des voix des membres présents. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.
S'agissant de l'ensemble des missions du Comité, les décisions sont prises à la majorité simple des suffrages exprimés par les membres ayant voix délibérative présents. Les abstentions ne sont pas prises en compte.
§ 2. Les votes ont lieu à main levée. Le membre qui s'abstient peut motiver son abstention. Elle est actée au procès-verbal.
§ 3. Le désaccord, la réserve ou l'avis contraire émis par l'un des commissaires du Gouvernement sur l'avis rendu par le Comité sera acté dans une note annexée à cet avis.
§ 4. Le rôle d'avis des représentants de l'Inspection des Finances et du Centre stratégique d'expertise fiscale, financière et budgétaire ne remplace pas les avis fournis dans le cadre de l'exercice de leur mission pour ces organismes et s'exerce sans préjudice de ces missions.
Chapitre 6.- Secrétariat du Comité
Art. 16.Le Comité désigne, parmi les membres du personnel la SOFICO, sur proposition du Directeur général et/ou du Directeur financier, la personne chargée de son secrétariat.
Chapitre 7.- Les procès-verbaux
Art. 17.Le secrétaire établit un projet de procès-verbal. Le procès-verbal indique les noms des membres présents, des membres qui se sont fait excuser ou ont quitté les travaux en cours de réunion, ainsi que des personnes présentes avec voix consultatives et celles qui ont été entendues lors de l'examen de certains points de l'ordre du jour.
Le procès-verbal relate succinctement les débats ainsi que le résultat des votes et la motivation formelle des avis et propositions formulés.
Art. 18.Le Comité peut, en cas d'urgence, approuver en séance le procès-verbal en tout ou en partie.
Le Comité arrête le texte définitif des procès-verbaux.
Art. 19.Les procès-verbaux approuvés sont signés par le Président et le Directeur général et/ou le Directeur financier de la SOFICO. Ils sont conservés au siège de la SOFICO.
Art. 20.Les membres du Comité et les personnes qui y assistent avec voix consultative ont en tout temps le droit de consulter les procès-verbaux.
Art. 21.Les extraits des procès-verbaux sont certifiés conformes par le Directeur général et/ou le Directeur financier de la SOFICO.
Chapitre 8.- Transmission et publication des avis
Art. 22.La transmission et la publication des avis du Comité est confiée au Directeur général ou en fonction des délégations accordées.
Celles-ci se font sans attendre l'approbation du procès-verbal sauf pour les points dont le Comité a décidé d'en différer la publication jusqu'après l'approbation du procès-verbal.
Chapitre 9.- Droits et devoirs des membres du Comité
Art. 23.Les membres qui désirent obtenir ou communiquer des informations complémentaires sur les points inscrits à l'ordre du jour se mettent en rapport avec le Directeur général et/ou le Directeur financier de la SOFICO.
Art. 24.La SOFICO met à la disposition de chaque membre, en version électronique, un recueil des textes légaux, réglementaires et budgétaires.
Art. 25.La présence aux réunions est obligatoire, sans préjudice des articles 5 et 7.
Art. 26.Le membre s'engage à ne pas se laisser guider par des intérêts personnels mais à toujours décider, agir dans l'intérêt de la SOFICO et prendre ses décisions indépendamment de toutes considérations personnelles.
Art. 27.Le membre ne défendra pas publiquement, au nom de la SOFICO, des points de vue non conformes aux options stratégiques décidées par les instances de la SOFICO.
Art. 28.Le membre renoncera sans conditions aux avantages de toute nature qui lui seront offerts par des tiers en échange d'une influence lors d'une prise de décision au sein du Comité.
Art. 29.Le membre est tenu à un devoir de réserve pour toutes les informations, délibérations, votes, procès-verbaux et décisions qu'il obtient ou dont il a eu connaissance dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions.
Art. 30.Il est interdit aux membres du Comité d'être présents à la délibération sur les objets auxquels ils ont un intérêt direct, soit personnellement, soit comme chargé d'affaires, administrateur ou membre du personnel.
Vu pour être annexé à l'arrêté du Gouvernement wallon du 11 juin 2026 portant approbation du règlement d'ordre intérieur du Comité de suivi financier et budgétaire de la Société wallonne de Financement complémentaire des Infrastructures.