Article 1er.Le comptable justiciable prend les mesures suivantes pour la perception des recettes :
1°les recettes sont imputées ou réconciliées par le comptable justiciable dans la bonne période comptable dans un délai de cinq jours à compter de la fin de la période comptable concernée : les recettes sont imputées dans la même période comptable que la date de valeur de l'extrait de compte de la recette ;
2°au moins une fois par mois, le comptable justiciable vérifie si les recettes ont été correctement réconciliées et s'il n'y a aucun poste indûment ouvert au nom du débiteur. Le comptable justiciable crée un rapport de gestion des débiteurs dans Fedcom afin de rendre compte des droits constatés liquidés d'une période donnée.
Art. 2.Le comptable justiciable adopte les mesures suivantes pour la gestion et le recouvrement des droits constatés :
1°le comptable justiciable vérifie au moins une fois par mois les droits constatés échus ;
2°il établit un rappel de paiement en temps utile. Un premier rappel de paiement est rédigé dans Fedcom à partir du moment où la créance est échue. Il contrôle au moins une fois par mois les créances en souffrance dans la gestion des débiteurs. S'il apparait que le client n'a toujours pas payé deux semaines après le premier rappel, un deuxième rappel lui est envoyé.
Si, deux semaines après l'envoi du deuxième rappel, le paiement n'a toujours pas été reçu, un troisième et dernier rappel de paiement est envoyé par courrier recommandé ;
3°si, après trois rappels, le client n'a pas payé ou n'a pas réagi, le dossier de recouvrement est transféré à l'Administration générale de la Perception et du Recouvrement du SPF Finances ;
4°s'il s'avère que le débiteur est insolvable ou fait l'objet d'une procédure d'insolvabilité, le comptable justiciable transmet un dossier de recouvrement complet au service juridique du département pour avis. En cas de faillite du débiteur, le service juridique introduit les créances ouvertes sur la plateforme juridique Regsol.
Le service juridique procède à un examen approfondi des possibilités de recouvrement. Lorsque le service juridique constate que les droits sont irrécouvrables, ils sont définitivement annulés ou mis en surséance indéfinie après accord de l'ordonnateur des recettes concerné ;
5°si la créance est contestée sur le fond, le dossier est transmis au service juridique, qui analyse le dossier. Si la créance est considérée comme recouvrable par le service juridique, une mise en demeure est envoyée, après quoi un avocat est désigné pour entamer une procédure de paiement au nom du département ;
6°lorsque le droit constaté doit être annulé sur la base d'une loi qui prévoit la remise du droit établi, l'ordonnateur motive cette annulation en se référant explicitement à la modification ou à l'annulation de la disposition législative concernée. Cela vaut également lorsque l'annulation d'une créance résulte d'une disposition dans le projet pour l'approbation des comptes annuels par le Parlement.
Art. 3.Le comptable justiciable informe périodiquement l'ordonnateur concerné du recouvrement des créances ouvertes pour son compte de recettes. Le Service d'encadrement Budget et Contrôle de gestion du département favorise le suivi en vérifiant semestriellement auprès du comptable justiciable les dernières actions de recouvrement entreprises pour les créances en souffrance depuis plus de six mois.
Art. 4.Si le montant réceptionné n'est pas destiné au service du comptable justiciable, celui-ci le signale à la cellule comptable centrale du Service d'encadrement Budget et Contrôle de gestion afin de vérifier si les montants sont destinés à un autre comptable justiciable du département. S'il apparait que la somme n'était pas destinée au département, l'indu est reversé à l'auteur du paiement.
Art. 5.Le fonctionnaire de surveillance s'assure que le comptable justiciable dépose le compte de gestion dans les délais impartis.
Outre les documents visés à l'article 26, alinéa 4, de l'arrêté royal du 12 aout 2024 portant exécution de l'article 37 de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral et modifiant l'arrêté royal du 31 juillet 2017 portant exécution des articles 20, § 2, alinéa 2, 78, alinéa 1er, 80, alinéa 2, 86, alinéa 1er, 87, § 2/1, 89, alinéa 1er, et 96, alinéa 1er de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral, les documents suivants sont annexés aux comptes annuels envoyés au fonctionnaire de surveillance pour vérification :
1°les pièces justificatives des droits constatés négatifs comptabilisés dans cet exercice ;
2°les dépenses sur base de caisse (les remboursements aux clients).
Le compte de gestion est soumis au fonctionnaire de surveillance avant le 20 février de l'année en cours.
Les comptes de gestion sont collectés auprès du Service d'encadrement Budget et Contrôle de gestion et sont transmis à la Cour des Comptes.
Art. 6.La procédure à suivre en cas de déficit d'un compte se décompose en deux parties au niveau du département : la constatation matérielle du déficit et l'établissement d'un compte spécial de déficit.
Lorsque l'administration constate un déficit dans la gestion d'un comptable justiciable, le fonctionnaire de surveillance établit un procès-verbal à ce sujet dans les trente jours. En l'absence de procès-verbal, le comptable justiciable peut encore régulariser la situation en prenant immédiatement les mesures nécessaires pour apurer le déficit. Le procès-verbal est remis au chef du département auquel appartient le comptable justiciable.
Si le procès-verbal a formellement constaté le déficit, le comptable justiciable établit son compte du 1er janvier au jour de la constatation du déficit. Pour des raisons d'uniformité, le modèle du compte de gestion est utilisé. En cas de déficit involontaire, ce compte est établi par le comptable justiciable. En cas de déficit volontaire (délit de fraude), le compte est établi d'office par le fonctionnaire de surveillance. Ce compte mentionne clairement :
1°le montant du solde injustifié ;
2°le procès-verbal faisant état du déficit.
Art. 7.Le fonctionnaire de surveillance est toujours un supérieur hiérarchique du comptable justiciable.
Le fonctionnaire de surveillance :
1°est le conseiller du comptable justiciable si celui-ci a des questions ou rencontre des difficultés dans l'exercice de ses fonctions de comptable justiciable, comme lors de la perception de certains droits constatés ;
2°est responsable du contrôle systématique du bon suivi et de la perception en temps utile des créances par le comptable justiciable, en particulier en ce qui concerne la prévention des prescriptions et la prévention et la détection de la fraude ;
3°assure la signature formelle du compte de gestion du comptable justiciable. Il en ressort aussi la mise en oeuvre de la supervision ;
4°veille au dépôt en temps utile du compte de gestion par le comptable justiciable. Si le comptable justiciable ne rend pas le compte dans le délai fixé, le compte est établi d'office par le fonctionnaire de surveillance, sans préjudice de sanctions éventuelles ;
5°rédige un procès-verbal du " compte de fin de gestion " du solde du compte et de toute position de trésorerie lors de la transmission et de la remise-reprise du compte par un nouveau comptable justiciable. En cas de décès du comptable justiciable, le procès-verbal est signé par le fonctionnaire de surveillance ;
6°est chargé de constater les manquements dans la gestion par le comptable justiciable.