TITRE Ier.- Objet
Article 1er.- Le présent règlement d'ordre intérieur est établi en application de l'article 9 du Décret.
TITRE II.- De la Présidence, de la Vice-Présidence et de la Direction d'Appui
Art. 2.- La Présidence convoque les réunions du Conseil, du Bureau, des Comités et des différents Jurys. Elle en fixe la date et le lieu et en détermine l'ordre du jour.
Le Président assure la présidence des réunions du Conseil, du Bureau, des Comités et des Jurys.
Art. 3.- Au cas où le Président est empêché, le Vice-président assure la présidence des réunions du Conseil, du Bureau et des Comités et des Jurys. Dans le cas où ce dernier est absent, un membre est désigné par le Président.
Art. 4.- La représentation du Conseil, notamment communautaire, nationale et internationale est assurée par un membre du Bureau. Le Conseil peut déléguer sa représentation dans certains domaines particuliers à un ou plusieurs de ses membres ou à la Direction d'Appui.
Dans la mesure du possible, la Présidence, la Vice-Présidence et la Direction d'Appui informent préalablement le Bureau des représentations qui doivent être assurées au nom du Conseil et des objectifs de celles-ci. Les représentations font ultérieurement l'objet d'un rapport au Bureau et au Conseil.
TITRE III.- Des réunions du Conseil
Art. 5.- Le Conseil se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins cinq fois par année civile. Le Conseil peut se réunir en visioconférence.
Art. 6.- Conformément à l'article 8 du Décret, le Conseil ne délibère valablement et ne prend ses décisions qu'en présence de la majorité de ses membres. Il prend ses décisions au consensus et à défaut, à la majorité des deux tiers sur l'ensemble des membres présent siégeant avec voix délibérative. Si le quorum de présence n'est pas atteint, la Présidence convoque une nouvelle réunion qui doit se tenir dans les quinze jours ouvrables et peut délibérer alors à la majorité absolue des membres présents siégeant avec voix délibérative. En cas de parité des voix, la voix de la Présidence est prépondérante.
En cas de vote, chaque membre effectif ou, en cas d'absence du membre effectif, le membre suppléant, dispose d'une voix. Le vote par procuration n'est pas prévu.
Lors des votes, les abstentions ne sont pas considérées comme des votes valablement émis, mais elles peuvent être justifiées à l'issue du vote et sont consignées dans le procès-verbal de la réunion.
Le vote s'effectue à main levée pour les propositions et avis du Conseil. A la demande d'au moins un cinquième des membres présents ayant voix délibérative, le vote s'effectue à bulletin secret.
Pour les questions de personnes, le vote s'effectue à bulletin secret.
Sous réserve des notes de minorité, les avis du Conseil ne comportent pas d'indications nominatives et sont rendus au nom du Conseil.
Art. 7.- Le membre effectif qui ne peut être présent informe dans les plus brefs délais la Direction d'Appui par courrier électronique ainsi que son suppléant, à l'adresse mail suivante : csem@cfwb.be.
En cas d'absence non excusée d'un membre effectif à trois réunions consécutives et après avertissement, le Conseil peut demander au Gouvernement de procéder à son remplacement.
Art. 8.- Le membre suppléant est convoqué aux réunions et peut participer aux travaux sans voix délibérative. Le membre suppléant qui ne peut être présent lors des réunions en informe dans les plus brefs délais la Direction d'appui par courrier électronique à l'adresse mail suivante : csem@cfwb.be.
En cas d'absence non excusée d'un membre suppléant à trois réunions consécutives et après avertissement, le Conseil peut demander au Gouvernement de procéder à son remplacement.
Art. 9.- Le Conseil peut se faire assister d'experts et demander à des observateurs d'assister à ses séances. Ceux-ci doivent être agréés par le Conseil ou le Bureau et n'ont pas de voix délibérative.
Art. 10.- Les avis rendus par le Conseil dans le cadre du Décret expriment de façon pondérée la synthèse des opinions émises au sein du Conseil. Le cas échéant, des notes de minorité sont intégrées dans les avis selon les modalités prévues à l'article 18 du présent règlement.
Art. 11.- A la demande du Conseil ou du ou des Ministre(s) compétent(s), les avis communiqués au(x) Ministre(s) peuvent rester confidentiels, et leur publication, le cas échéant, est subordonnée à l'accord de ces derniers.
TITRE IV.- De la convocation et de l'ordre du jour
Art. 12.- Chaque année, et au plus tard la première semaine de juillet, un calendrier des réunions du Conseil est transmis par le Bureau à l'ensemble des membres.
Art. 13.- La Présidence convoque les membres aux réunions au plus tard 7 jours ouvrables avant la séance par courrier électronique.
Art. 14.- La convocation comporte un ordre du jour détaillé établi par la Présidence, après consultation du Bureau. Dans la mesure du possible, les documents relatifs aux points à délibérer accompagnent la convocation. Lorsque des documents relatifs à un point à délibérer sont remis en séance, le Conseil peut décider d'en reporter l'examen à la séance suivante.
Chaque membre du Conseil peut demander par écrit à la Présidence l'inscription d'un point à l'ordre du jour de la prochaine réunion, pour autant que cette demande soit faite dans les 20 jours ouvrables précédant la séance du Conseil. La Présidence peut refuser l'inscription du point, mais doit motiver ce refus au* membre demandeur.
Si un cinquième des membres effectifs fait la demande d'inscription d'un point à l'ordre du jour, le point sollicité doit nécessairement y figurer.
En cas d'urgence, appréciée par le Conseil, la Présidence peut inscrire à l'ordre du jour d'autres points que ceux qui y figurent.
Art. 15.- La Présidence doit convoquer le Conseil si un cinquième des membres effectifs le demande. Cette demande motivée doit se faire par écrit à la Présidence et la réunion doit se tenir au maximum 15 jours ouvrables après sa réception.
TITRE V.- Des procès-verbaux du Conseil et de la note de minorité
Art. 16.- La Direction d'Appui établit les procès-verbaux et des rapports de synthèse des réunions du Conseil. Ces derniers peuvent être complétés par des annexes éventuelles. Ces procès-verbaux reprennent le contenu des décisions et de leur motivation.
Art. 17.- Les procès-verbaux sont adressés aux membres du Conseil dans les meilleurs délais et au plus tard 30 jours après la réunion en question. Ils sont ensuite soumis pour approbation au Conseil, à la réunion suivante.
Art. 18.- Conformément aux articles 8 et 9 du Décret, une note de minorité peut être jointe aux avis et propositions du Conseil. Une note de minorité comporte nécessairement un argumentaire faisant directement référence à des éléments tangibles contenus dans l'avis ou la proposition contestée et explicitant le désaccord sur ceux -ci.
Une note de minorité est prise en considération si l'une des deux conditions suivantes est remplie :
- si au moins un membre ayant voix délibérative déclare, au cours de la séance, l'intention de déposer une telle note, pour autant que la note de minorité soit soutenue par au moins un cinquième des membres avec voix délibérative et si elle parvient à la Direction d'Appui au plus tard dans les sept jours ouvrables qui suivent cette séance ;
- si un cinquième des membres avec voix délibérative demande que la note de minorité dont ils prendraient connaissance en séance soit prise en considération.
La Direction d'Appui annexe la note de minorité à l'avis.
TITRE VI.- Des groupes de travail
Art. 19.- Le Conseil établit l'organisation des groupes de travail permanents et ponctuels. Cette organisation peut faire l'objet d'une évaluation annuelle par le Conseil et le cas échéant, faire l'objet des changements nécessaires dans leur objet ou leur thématique.
Le Conseil peut décider de la création et de la composition d'un groupe de travail à tout moment. Les membres du Conseil peuvent siéger en tant que membres des groupes de travail.
Le Conseil détermine les missions, les programmes et les calendriers des travaux. La Présidence, la Vice-présidence et la Direction d'Appui font partie de droit de chacun des groupes de travail.
Des experts et des observateurs peuvent être invités aux séances par le Bureau ou sur la base d 'une demande formulée par le groupe de travail.
Art. 20.- Le groupe de travail permanent désigne en son sein une coordination. Celle-ci est assistée par la Direction d'Appui. La coordination, ou, à défaut, la Direction d'Appui, fait rapport au Conseil de l'évolution des travaux du groupe.
A la suite de chaque séance du groupe de travail, la Direction d'Appui rédige un rapport de synthèse qui mentionne notamment la date, l'ordre du jour, la liste des membres présents et, le cas échéant, le nom des experts et des observateurs invités ainsi que le résumé des travaux et les propositions.
Art. 21.- Le groupe de travail ponctuel est coordonné par la Direction d'Appui ou un membre désigné par le Bureau. Celui-ci fait rapport au Conseil de l'évolution des travaux du groupe.
A la suite de chaque séance du groupe de travail ponctuel, la Direction d'Appui rédige un rapport de synthèse qui mentionne notamment la date, l'ordre du jour, la liste des membres présents et, le cas échéant, le nom des experts et des observateurs invités ainsi que le résumé des travaux et les propositions.
Art. 22.- Les rapports et documents émanant des groupes de travail sont exclusivement destinés aux membres des groupes de travail et au Conseil. Ils sont communiqués à ceux-ci par l'intermédiaire de la Direction d'Appui.
Les groupes de travail ne sont pas mandatés pour exprimer un avis ou une opinion au(x) Ministre(s) ou au Gouvernement ou à tout autre tiers au nom du Conseil.
Art. 23.- A défaut de consensus, et en cas de vote, les décisions sont prises à la majorité simple des membres du groupe de travail présents. En cas de parité des voix, la voix du coordinateur est prépondérante.
TITRE VII.- Des Comités et des Jurys
Art. 24.- Des comités d'évaluation sont constitués, conformément aux articles 4, 16, 23, 25, 26, 27 du Décret.
Conformément à l'art. 8 § 3 du Décret, ces comités d'évaluation sont composés de membres désignés par le Conseil, dont la Présidence et la Vice-Présidence.
Ils ne peuvent être composés des bénéficiaires, directs ou indirects, de l'une des subventions visées au sein du Décret, y compris s'il s'agit de la Présidence ou de la Vice-Présidence.
Art. 25.- Les comités d'accompagnement sont constitués conformément aux articles 25, 26, 27 du Décret.
Ces comités d'accompagnement sont constitués de la Présidence et de la Vice-Présidence, de représentants du Conseil, de la Direction d'Appui, des centres de ressources et de l'opérateur désigné par le Gouvernement.
Art. 26.- Des jurys sont constitués par le Conseil pour évaluer les demandes de subventionnement pour les appels à projets visés aux articles 28, 29, 30 et 31 du Décret.
Les modalités de fonctionnement de ces jurys sont fixées par l'article 28 § 2 à 4 du Décret, dans le cas de l'appel à projets visé par l'art. 28 du Décret et par les art. 12, 13 et 14 de l'AGCF, pour les appels à projets visés par les articles 29, 30 et 31 du Décret.
Art. 27.- Si la Présidence ou la Vice-présidence ne siègent pas au sein des comités d'accompagnement, des comités d'évaluation ou des Jurys, le Bureau désigne une coordination au sein de la Direction d'Appui.
Art. 28.- A la suite de chaque séance d'un comité d'accompagnement, d'un comité d'évaluation ou d'un jury, la Direction d'Appui rédige un rapport de synthèse qui mentionne notamment la date, l'ordre du jour, la liste des membres présents et une synthèse des échanges et, le cas échéant, les décisions prises
La Présidence, la Vice -présidence et en leur absence, la coordination fait rapport au Conseil de l'évolution des travaux des comités et Jurys.
Art. 29.- Les rapports et les documents émanant des comités d'accompagnement, des comités d'évaluation et des Jurys sont exclusivement destinés au Bureau et au Conseil et communiqués à ceux-ci par l'intermédiaire de la Direction d'Appui.
Les comités d'accompagnement, les comités d'évaluation ou les Jurys ne sont pas mandatés pour exprimer un avis ou une opinion au(x) Ministre(s) ou à tout autre tiers au nom du Conseil.
TITRE VIII.- Des incompatibilités, des conflits d'intérêts, de la déontologie et des enjeux de diversité et d'égalité
Art. 30.- Chaque membre du Conseil est tenu à un devoir de réserve hors des réunions, singulièrement concernant des points sur des personnes physiques et morales, des données financières ou des problèmes institutionnels.
Art. 31.- Les membres collaborent en vue de la réalisation des missions confiées au Conseil (art. 2 du Décret) et se comportent entre eux avec respect. Ils remplissent leur mandat avec conscience, intégrité et transparence.
Art. 32.- Les membres sont tenus d'éviter tout conflit entre leurs intérêts personnels, privés ou professionnels, directs ou indirects et ceux du Conseil. A cette fin, ils informent complètement et préalablement le Bureau et le Conseil de tout intérêt personnel direct ou indirect qu'ils auraient dans un dossier traité susceptible de les placer dans une situation de conflit d'intérêts. Cette information préalable fait l'objet d'une mention dans le procès-verbal de la réunion du Conseil.
Après en avoir été informé, le Conseil demande aux membres, lors des séances plénières ou dans le cadre des comités d'évaluation, des comités d'accompagnement ou des jurys, de :
- s'abstenir lors des débats sur des dossiers dans lesquels ils ont des intérêts privés ou professionnels ;
- quitter la séance pendant les débats et délibérations qui concernent des dossiers dans lesquels ils ont des intérêts privés ou professionnels en dehors de leur mandat.
Art. 33.- Lorsque la Présidence, la Vice-présidence ou la Direction d'Appui se trouvent en conflit d'intérêts, elles sont tenues d'en informer le Conseil ainsi que le Bureau.
Après en avoir été informé, le Conseil peut leur demander, lors des séances plénières ou dans le cadre des comités d'évaluation, des comités d'accompagnement ou des jurys, de :
- s'abstenir lors des débats sur des dossiers dans lesquels elles ont des intérêts privés ou professionnels ;
- quitter la séance pendant les débats et délibérations qui concernent des dossiers dans lesquels elles ont des intérêts privés ou professionnels en dehors de leur mandat.
Art. 34.- La Présidence est chargée de faire respecter le règlement d'ordre intérieur et, en particulier, les règles de déontologie au sein du Conseil. Tout membre qui contreviendrait à ces dispositions sera rappelé à l'ordre par la Présidence. En cas de manquement grave, et après l'avoir entendu, le Bureau pourra inviter le membre à démissionner ou proposer la révocation de ce membre à l'instance qui l'a désigné.
Art. 35.- Conformément à l'article 5 § 3 du Décret, les membres du Conseil sont formé aux enjeux de diversité et d'égalité. Le Conseil prend également en compte les enjeux d'égalité et de diversité dans ses travaux et ses activités.
La Direction d'Appui est chargée de proposer, au minimum à chaque renouvellement d'un Conseil, un atelier de formation destiné aux membres.
Art. 36.- Toute modification au présent Règlement doit faire l'objet d'un avis du Conseil pour ensuite être approuvée par le Gouvernement.
Art. 37.- Le présent Règlement entre en vigueur à la date de son approbation par le Gouvernement
Vu pour être annexé à l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant approbation du Règlement d'Ordre Intérieur du Conseil supérieur de l'éducation aux médias.