Art. 2.Sauf indication contraire, lors d'un vote, un électeur peut détenir jusqu'à une procuration d'un autre électeur.
B. Elections
Art. 3.Les élections en vue de la proposition des candidats aux places vacantes de membres titulaire, associé et correspondant de l'Académie se tiennent au mois d'avril ou, si nécessaire, en mai, si le quorum fixé à l'article 6 n'est pas atteint en avril. Il en va de même de l'élection des membres honoris causa.
Art. 4.Un membre correspondant belge établi en Belgique a la possibilité de devenir associé pour autant qu'il introduise une demande écrite auprès du Secrétaire perpétuel.
Art. 5.Les présentations et discussions des candidatures ainsi que les élections doivent être mentionnées dans la lettre de convocation de la classe intéressée, avec indication précise du jour et de l'heure de la réunion.
Art. 6.Pour chaque place vacante, les candidatures sont présentées en séance à huis clos. Un équilibre harmonieux entre les différentes branches scientifiques doit être recherché.
Les candidatures sont adressées par écrit au Secrétaire perpétuel trente jours au moins avant la séance au cours de laquelle elles seront présentées; elles doivent être signées par trois membres titulaires ou titulaires honoraires (parrains) et accompagnées d'un curriculum vitae mentionnant les données suivantes : nom et prénom du candidat, lieu et date de naissance, nationalité, adresse complète, titres et diplômes, fonction et occupations, missions scientifiques, appartenance à des sociétés savantes, distinctions honorifiques et références des principales publications.
Au cours de la présentation, les parrains veilleront à souligner les titres de leur candidat à l'appui, entre autres, de ses publications dont les principales seront déposées.
La présentation des candidats, suivie du vote, ne peut avoir lieu qu'en présence d'au moins dix membres ayant droit de vote. Si le quorum n'est pas atteint en avril, la présentation des candidatures et l'élection sont reportées à la séance de mai, et ce ne sera possible que si au moins huit membres ayant droit de vote sont présents, soit sur place, soit en ligne.
Art. 7.L'élection se fait à la majorité absolue des voix émises au scrutin secret.
Les candidats élus occupent les places vacantes par ordre du nombre de voix obtenues. Si le nombre de candidats élus est supérieur au nombre de places vacantes, les dossiers des candidats surnuméraires peuvent être réintroduits l'année suivante.
En cas de parité des suffrages, le candidat le plus âgé est élu.
Art. 8.Le dépouillement du scrutin s'effectue par le président de la réunion qui est assisté de deux assesseurs choisis parmi les membres présents.
Art. 9.Nul n'est admis à prendre part à la présentation et à l'élection s'il est parent ou allié d'un candidat jusqu'au troisième degré inclusivement.
Art. 10.En sa séance d'avril, la classe procède, en comité secret, à un échange de vues sur la désignation du vice-directeur.
Art. 11.En sa séance de mai, chaque classe élit, en comité secret, parmi ses membres titulaires, un vice-directeur pour l'année suivante. Il remplace en cette qualité le directeur lorsque celui-ci est empêché. A l'expiration de ladite année, il exercera, pendant un an, les fonctions de directeur.
C. Sessions
Art. 12.Huit jours au moins avant chaque réunion, le Secrétaire perpétuel envoie les convocations par écrit. Celles-ci énoncent les points principaux inscrits à l'ordre du jour.
Art. 13.Le président de la séance veille au bon déroulement des séances. Il appelle les sujets à traiter, dirige les débats, met au vote les propositions, recueille les suffrages, prononce les résolutions et acte, avec le Secrétaire perpétuel, l'adoption des procès-verbaux par la classe.
Art. 14.Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents. Le vote s'exprime soit à main levée, soit par appel nominal, soit par bulletin secret. Ce dernier mode est obligatoire quand il est réclamé par au moins cinq membres ou quand il s'agit de personnes.
En cas de parité des suffrages, le président de la séance est habilité à trancher.
Art. 15.En l'absence du directeur et du vice-directeur, le plus ancien membre titulaire assume la présidence.
Art. 16.Aucun exposé ni discours ayant trait à un même objet ne peut durer plus d'une demi-heure sans une décision du directeur ou, en son absence, du vice-directeur de la classe.
Art. 17.Nul ne peut être interrompu quand il parle, sauf si le président de la séance interpelle un orateur qui enfreint quelque disposition du règlement ou qui s'écarte du sujet dont il est question.
Art. 18.Après la présentation d'un exposé, la classe peut inviter le conférencier à soumettre un manuscrit pour les Proceedings of the Royal Academy for Overseas Sciences. Ce texte sera évalué conformément aux règles en vigueur pour cette publication.
Art. 19.Chaque année, au cours de la séance du mois de mai, chacune des classes statue sur l'attribution des prix des concours.
Art. 20.Invitation aux séances de classe de personnes étrangères à l'Académie.
Les membres de l'Académie peuvent, conformément à la procédure mentionnée ci-dessous, proposer des candidats orateurs non membres de l'Académie pour présenter un exposé devant la classe. Les propositions seront transmises au Secrétaire perpétuel au plus tard une semaine avant la réunion du Bureau qui décidera de leur pertinence.
Le Secrétaire perpétuel et le directeur de classe ont la possibilité d'inviter des personnes étrangères à l'Académie pour assister aux séances de classe. Chaque orateur peut inviter des personnes de son choix. Il est tenu de communiquer au Secrétaire perpétuel, au moins deux semaines à l'avance, les noms et autres informations utiles concernant ces personnes.
Art. 21.Chaque année, au mois d'octobre, les trois classes de l'Académie réunies tiennent une séance plénière dont l'ordre du jour comporte nécessairement le rapport du Secrétaire perpétuel, ainsi que la proclamation des résultats des concours.
Art. 22.Les membres titulaires (honoraires), associés (honoraires) et correspondants (honoraires) ont droit à un jeton de présence pour toute séance plénière ou de classe et toute réunion de commission ou de groupe de travail auxquelles ils assistent. S'ils résident au-delà d'un rayon de 25 km autour de Bruxelles, ils peuvent, sur demande, se faire rembourser, pour chaque séance qu'ils assistent physiquement, les frais de trajet aller-retour en train en deuxième classe entre leur domicile et Bruxelles. S'ils résident à l'étranger, seul le prix du voyage sur le territoire belge leur sera remboursé.
C/bis. Fonctionnement de la commission administrative
Art. 22.La commission administrative tient au minimum deux réunions par an.
Le Secrétaire perpétuel convoque les membres de la commission, par écrit au moins cinq jours ouvrables à l'avance, d'office ou sur demande motivée d'un tiers des membres de la commission.
La convocation précise l'ordre du jour qui doit notamment comporter tout point émanant d'un membre qui est parvenu au Secrétaire perpétuel au moins dix jours ouvrables avant la réunion.
Le Secrétaire perpétuel envoie aux membres de la commission administrative, au moins trois jours ouvrables avant la date de la réunion, les documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour. En cas d'urgence, cette transmission peut être effectuée par voie électronique au plus tard la veille du jour de la réunion.
Les membres de la commission peuvent donner procuration à un autre membre de la commission pour les représenter à la réunion.
Il ne peut y avoir plus d'une procuration par membre.
Art. 22.En cas d'urgence ou de nécessité dûment motivée, il peut être procédé à une consultation écrite des membres de la commission administrative entre deux réunions ordinaires.
Les modalités de cette consultation sont arrêtées par le Secrétaire perpétuel.
Ces modalités doivent déterminer au moins les moyens de communication auxquels il peut être recouru pour consulter les membres, le contenu de la consultation écrite, les voies par lesquelles les membres peuvent faire part de leur suffrage quant à la proposition soumise et le délai endéans lequel celui-ci doit être émis.
La délibération de la commission administrative n'est valable que si la majorité de ses membres a fait parvenir son suffrage dans les formes et les délais requis.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.
Toute décision prise conformément à la procédure visée à l'alinéa 1er, devra faire l'objet d'une confirmation formelle lors de la réunion suivante de la commission administrative.
D. Publications
Art. 23.L'Académie publie :
1. Les Proceedings of the Royal Academy for Overseas Sciences ;
2. Des Mémoires ;
3. Des Actes de conférences ;
4. La Biographie belge d'Outre-Mer ;
5. La série Fontes Historiae Africanae ;
6. Les Recueils d'Etudes Historiques ;
7. Rapport de l'Académie ;
8. L'Annuaire ;
9. D'autres publications.
Toutes les publications sont consultables gratuitement en ligne, sauf l'Annuaire qui est un document réservé aux membres de l'Académie et mis gratuitement à leur disposition.
1. " Proceedings of the Royal Academy for Overseas Sciences " :
Il s'agit d'une revue de l'Académie, abrégée en " PRAOS ", qui a succédé en 2023 aux Bulletin des Séances.
Chaque numéro se compose d'au moins deux fascicules, chacun incluant une rubrique intitulée "Rapports des séances", réservée à la publication des textes des conférences scientifiques données pendant les séances, ainsi que des manuscrits originaux (articles de recherche, articles de revue, lettres à l'éditeur, critiques de livres) soumis et approuvés par le comité de rédaction sont publiés dans les rubriques respectives.
Le nombre de pages n'est pas fixe ; le nombre d'articles peut varier d'un numéro à l'autre.
2. Des Mémoires ;
Chaque Mémoire est une monographie dont la publication a été acceptée par la classe concernée après approbation par un comité de lecture.
Chaque classe possède sa série de mémoires.
Les travaux lus ou présentés à l'Académie en vue de leur impression dans la série des mémoires, sont mentionnés au procès-verbal de la séance au cours de laquelle la présentation a été faite.
3. Des Actes de conférences ;
Les exposés présentés lors de manifestations publiques peuvent être publiés par l'Académie dans la série des Actes après approbation d'un comité de lecture.
Les actes de conférences peuvent également être intégrés dans le " PRAOS ".
4. La Biographie belge d'Outre-Mer ;
La Biographie belge d'Outre-Mer est un recueil de notices biographiques consacrées à des Belges ou étrangers ayant oeuvré outre-mer et contribué à la renommée du pays.
Cette série, supervisée par la Commission de la Biographie Coloniale Belge, a été remplacée en 2009 par une nouvelle référence, le Dictionnaire Biographique des Belges d'Outre-Mer, qui est uniquement disponible en ligne.
5. La série Fontes Historiae Africanae ;
Fontes Historiae Africanae/Sources de l'histoire africaine est un projet d'édition international dont l'objet est de publier des recueils de sources, accompagnées d'un appareil critique, sur l'histoire de l'Afrique subsaharienne.
6. Les Recueils d'Etudes Historiques ;
Cette collection a pour objet la publication d'ouvrages collectifs constitués d'un ensemble de contributions originales basées sur des sources en majeure partie inédites.
7. Rapport de l'Académie ;
Annuellement l'Académie présente un rapport sur les activités de l'année académique écoulée. Le rapport de l'Académie est publié sur le site web de l'ARSOM.
8. L'Annuaire ;
L'Annuaire est une publication annuelle publiée au début de l'année académique. Il contient toutes les informations administratives (liste des membres, composition des commissions, règlements des concours et prix, questions des concours, liste des lauréats, informations concernant les séances et colloques, etc.).
9. Autres publications :
La commission administrative peut décider de publier d'autres ouvrages.
Art. 24.Pour la présentation des manuscrits, les auteurs se conformeront aux directives de l'Académie.
Art. 25.L'imprimeur ne pourra procéder à l'impression qu'après avoir obtenu l'accord du Secrétaire perpétuel.
E. Concours annuels
Pour promouvoir la recherche scientifique de qualité concernant les problématiques propres aux territoires d'outre-mer, l'Académie royale des sciences d'outre-mer organise des concours annuels.
a)Elaboration des questions et soumission des travaux :
Art. 26.Chaque classe met annuellement au concours une question sur un thème lié aux matières qui lui sont spécifiques.
En sa séance de février, chaque classe détermine le thème sur lequel portera la question et désigne deux membres chargés de la rédiger. En sa séance de mars, chaque classe arrête définitivement le texte de la question. Cette question doit être formulée de manière suffisamment large pour susciter une vraie compétition.
Art. 27.Le concours est accessible aux scientifiques du monde entier sans aucune restriction d'âge. Les membres de l'Académie ne peuvent y prendre part.
Art. 28.Chaque travail couronné par l'Académie au concours annuel est doté d'un prix en espèces dont le montant est déterminé chaque année par la commission administrative.
Art. 29.Le travail soumis au concours annuel de l'Académie doit être un manuscrit scientifique, original et récent (max. cinq ans) : une thèse de doctorat ou un travail scientifique de niveau au moins équivalent.
L'introduction d'un travail au concours annuel implique de la part du lauréat potentiel qu'il souscrive aux conditions liées à l'acceptation du prix.
Art. 30.Seront pris en considération par l'Académie les travaux rédigés en français, en néerlandais, en allemand, en anglais et en espagnol.
Art. 31.Les auteurs des travaux présentés au concours peuvent garder l'anonymat. Dans ce cas, ils joindront à leur travail un pli cacheté contenant leur nom et adresse et portant une devise clairement identifiable reproduite en tête de leur ouvrage. Ce pli sera ouvert après l'attribution du prix.
Art. 32.Les travaux présentés au concours doivent parvenir au secrétariat de l'Académie en deux exemplaires avant le premier mars de la deuxième année civile qui suit celle de la diffusion des questions : un exemplaire papier et un exemplaire électronique.
Les candidats doivent joindre à leur soumission un résumé de maximum 1200 mots ainsi qu'un curriculum vitae.
b)Evaluation des travaux soumis :
Art. 33.En leur séance de mars, les classes désignent pour chaque travail trois lecteurs chargés de les examiner et d'en faire rapport auprès du jury.
Art. 34.Pour chaque classe, un jury est constitué, composé du directeur de la classe, des trois lecteurs désignés et du Secrétaire perpétuel, qui rédige un rapport d'évaluation sur le travail soumis.
La classe peut décider d'attribuer une mention honorable. Cette distinction ne confère pas le titre de lauréat de l'Académie.
Art. 35.Les prix sont attribués par la classe au mois de mai après lecture et approbation du rapport du jury. L'auteur de l'ouvrage couronné portera le titre de " Lauréat de l'Académie royale des Sciences d'Outre-Mer ".
Art. 36.Après attribution des prix, les travaux restent au secrétariat de l'Académie à la disposition des membres.
Art. 37.Le présent règlement remplace tous les règlements antérieurs.
Approuvé, le 11 juin 2025.
La Ministre de l'Action et de la Modernisation publiques, chargée de la Politique scientifique,
V. MATZ