Article 1er.Les séances ont lieu au siège du Service des soins de santé de l'Institut national d'assurance maladie-invalidité ou au lieu communiqué dans la convocation, et/ou à distance au moyen d'un logiciel adapté.
Elles ne sont pas publiques. Toutes les personnes qui assistent aux séances sont tenues de respecter le caractère confidentiel des documents traités ainsi que des délibérations.
Les membres et autres personnes qui participent sont tenus à une obligation de discrétion pour toutes les informations, délibérations, votes, procès-verbaux et décisions dont ils ont eu connaissance. Les membres transmettront uniquement les informations nécessaires pour rendre compte de leurs missions auprès de l'organisation et des affiliés que celle-ci représente, en s'assurant que cette transmission présente les garanties nécessaires au devoir de discrétion.
Art. 2.Les membres effectifs et les membres suppléants, désignés par leur organisation et dont les coordonnées sont communiquées au Secrétariat de la Commission, sont convoqués aux séances.
Un membre habilité à siéger, peut avec l'accord du Président, se faire assister par un expert qu'il désigne : le nombre de ces experts ne peut toutefois sans l'accord de la Commission dépasser cinq pour chacun des groupes représentés. La notion de groupe s'appliquant séparément à l'ensemble des représentants des établissements hospitaliers et à l'ensemble des représentants des organismes assureurs.
D'autre part, la Commission peut, pour l'examen de problèmes techniques particuliers, inviter en séance des membres du personnel de l'INAMI ou toute personne qu'elle juge capable de jouer un rôle important en la matière.
De la convocation
Art. 3.La Commission de conventions se réunit sur convocation du Président, soit à son initiative, soit à la requête du Ministre des Affaires sociales, soit à la requête du Comité de l'assurance soins de santé, soit à la demande de trois membres au moins, formulée par écrit ou par voie électronique, adressée au secrétariat et mentionnant l'objet de la réunion ; dans tous les cas, la convocation mentionne l'ordre du jour de la séance. Le Président peut déléguer son pouvoir de convocation à un fonctionnaire de l'INAMI désigné par lui.
Art. 4.Les membres sont convoqués par écrit ou par voie électronique, par soit le Président, soit le Secrétaire, soit le Secrétariat.
Les convocations sont envoyées au moins cinq jours ouvrables avant la date de la séance.
Art. 5.Le siège de la Commission est valablement constitué lorsqu'il réunit au moins cinq membres de chaque groupe.
De l'ordre du jour
Art. 6.L'ordre du jour des séances est fixé par le Président et est communiqué sur la convocation.
Seuls les points repris à cet ordre du jour sont discutés.
Les notes relatives aux points à l'ordre du jour sont transmises aux membres au plus tard trois jours ouvrables avant la date de la séance. Dans le cas contraire, l'approbation est reportée à la première séance suivante sauf si la Commission en décide autrement à la majorité absolue dans chacun des deux groupes.
La Commission peut décider, dans les conditions de la majorité simple dans chacun des deux groupes, de mettre en discussion un point non repris à l'ordre du jour. Dans ce dernier cas, le vote décisif ne peut intervenir qu'au cours de la première séance suivante, sauf si la Commission en décide autrement à la majorité absolue dans chacun des deux groupes.
Des votes
Art. 7.Seuls les membres effectifs et les membres suppléants qui les remplacent ont voix délibérative. Les votes ont lieu à main levée. Ils ont lieu au scrutin secret lorsqu'au moins trois membres présents et participant au vote le demandent.
Art. 8.Les décisions sont prises à la majorité simple des membres participant au vote dans chacun des deux groupes, compte non tenu des abstentions. Toutefois, la conclusion finale de la convention nationale n'est acquise que si le vote réunit six voix au moins dans chacun des deux groupes, les abstentions n'étant pas admises.
Dans le cas où, au moment d'un vote, les membres ne sont pas présents en nombre égal dans chacun des deux groupes, le ou les plus jeunes membres de la partie en surnombre sont tenus de s'abstenir pour rétablir la parité.
Du secrétariat et des procès-verbaux
Art. 9.Un Secrétaire est désigné par le Fonctionnaire dirigeant du Service des soins de santé.
Le Secrétariat est chargé de l'organisation logistique des réunions, de l'envoi des convocations par voie électronique, de la mise à disposition de tous les documents, de tout point concernant l'organisation pratique de la réunion et de la rédaction des procès-verbaux des séances : ceux-ci sont adressés aux membres effectifs et aux membres suppléants en français et en néerlandais, dès que possible et en principe avant la tenue de la séance qui suit celle concernée par le procès-verbal.
Art. 10.Les procès-verbaux relatifs à une séance sont soumis pour approbation à la séance suivante, pour autant qu'ils aient été adressés aux membres au moins trois jours ouvrables avant la date de cette réunion. Dans le cas contraire, l'approbation est reportée à la première séance suivante. Les procès-verbaux sont signés par le Président et par le Secrétaire.
De la consultation par voie électronique
Art. 11.Le Président est autorisé à procéder à la consultation des membres par voie électronique. Cette consultation est assurée par le Secrétariat de la Commission. Le délai dans lequel une réponse est demandée est fixé par le Président et ne peut être inférieur à cinq jours ouvrables (les samedis, dimanches et jours fériés de l'Administration fédérale ne sont pas considérés comme jours ouvrables). Lorsque trois membres au moins ayant voix délibérative, informent le Président dans ce délai de cinq jours ouvrables qu'ils refusent la consultation écrite, le point concerné est inscrit à l'ordre du jour de la prochaine séance de la Commission. En cas de consultation écrite, une absence de réaction d'une organisation représentative des établissements hospitaliers ou des organismes assureurs à l'attention du Secrétariat est considérée comme un accord avec la proposition de décision.
Art. 12.A la demande d'une majorité simple dans un seul des deux groupes, la modification du règlement d'ordre intérieur peut être inscrite à l'ordre du jour d'une séance.