TITRE Ier.- Identification et localisation
Article 1er. Le siège du banc d'épreuves des armes à feu (ci-après " BE ") est établi à 4000 Liège, rue Fond des Tawes, 45. Il est inscrit à la T.V.A. sous le n° BE0206.607.129.
Art. 2.Le BE fait usage dans sa communication conjointement de la dénomination française et de la dénomination néerlandaise : " Banc d'épreuves des armes à feu - Proefbank voor vuurwapens ".
TITRE II.- Réunions du Conseil d'administration
Chapitre 1er.- Convocation
Art. 3.Le Conseil d'administration est convoqué par le président du Conseil d'administration par courriel (par e-mail) avec demande d'accusé de réception.
Sauf pour raisons urgentes et imprévues, les convocations aux réunions se font au minimum dix jours calendrier avant la date fixée pour la réunion.
La convocation mentionne la date, l'heure et le lieu de la réunion ainsi que l'ordre du jour. Elle est accompagnée des documents de travail se rapportant aux points figurant à l'ordre du jour de la réunion, dont le résumé des dossiers afférents à ces points, qui se trouvent au siège du BE.
Le Conseil d'administration se réunit au minimum tous les deux mois. Il doit être convoqué chaque fois que trois de ses membres au moins en font la demande écrite. Le président est tenu de réunir le Conseil d'administration dans les vingt-et-un jours calendrier suivant la réception de la requête. Dans ce cas, les membres qui désirent mettre un point à l'ordre du jour sont tenus de faire parvenir au président, en même temps que leur demande, une note explicative y afférente.
Les convocations, ordre du jour et documents de travail se rapportant à chaque réunion sont envoyés par courriel à l'adresse de messagerie électronique communiquée à cet effet par chacun des membres au secrétaire du Conseil d'administration. Toute modification d'adresse est communiquée au secrétaire.
Chapitre 2.- Ordre du jour
Art. 4.Le président du Conseil d'administration fixe l'ordre du jour des réunions après consultation du directeur.
Art. 5.En cas d'urgence, soit le président du Conseil d'administration, soit le directeur, soit au moins trois membres, peuvent ajouter un point à l'ordre du jour.
Le caractère d'urgence requis pour porter en cours de réunion des points supplémentaires à l'ordre du jour n'est admis que s'il a été demandé au moins deux jours ouvrables avant la date de la réunion et pour autant qu'il ait été reconnu par la majorité des membres présents. Dans ce cas, le procès-verbal mentionne explicitement cette décision ainsi que l'ordre de succession des points de l'ordre du jour fixé conformément aux dispositions de l'article 9.
Chapitre 3.- Manière selon laquelle se tiennent les réunions, ont lieu les discussions et sont prises les décisions
Art. 6.Seuls les administrateurs siègent au Conseil d'administration. Le directeur et les commissaires du gouvernement assistent au Conseil d'administration. Ces derniers ne disposent que d'une voix consultative, conformément à l'article 41.
Art. 7.Le Conseil d'administration se réunit sous la présidence de son président ou, en cas d'empêchement de celui-ci, d'un administrateur indépendant désigné par le président ou, à défaut, d'un administrateur indépendant désigné par les administrateurs présents. Il s'agit du président de séance pour la réunion concernée.
Les réunions du Conseil d'administration sont déclarées ouvertes et closes par le président de séance.
Art. 8.Le Conseil d'administration ne peut délibérer valablement que lorsque au moins la moitié plus un de ses membres sont présents ou représentés par procuration spéciale écrite et détaillée sur les objets de l'ordre du jour. Les membres ne peuvent participer aux réunions du Conseil d'administration qu'après la publication de leur nomination au Moniteur belge.
Si ce quorum n'est pas atteint, le président convoquera avec le même ordre du jour une nouvelle réunion du Conseil d'administration, qui aura lieu dans les quinze jours calendrier. Le Conseil d'administration peut alors délibérer quel que soit le nombre de membres présents.
Sauf autres dispositions légales, réglementaires ou statutaires, les décisions sont prises à la majorité simple des voix des membres présents ou représentés par procuration. Dans le cas d'égalité des voix, la voix du président est prépondérante. Dans la détermination du résultat des votes, il n'est pas tenu compte des abstentions.
Le Conseil d'administration peut décider de traiter certains points à huis clos. Dans ce cas, seules les décisions seront reprises au procès-verbal qui devra clairement indiquer que le débat s'est fait à huis clos.
Art. 9.Les points figurant à l'ordre du jour sont traités dans l'ordre déterminé à l'avance par le président, pour autant que le Conseil d'administration n'en décide pas autrement.
Lorsqu'un point est porté à l'ordre du jour d'urgence, selon la procédure déterminée à l'article 5, le Conseil d'administration détermine, sur proposition du président, le nouvel ordre de succession suivant lequel les différents points sont traités.
Art. 10.Le président de séance expose chaque point mis à l'ordre du jour. Il peut éventuellement charger le directeur de cet exposé ainsi que tout autre membre du Conseil d'administration, soit parce que le point en question a un rapport direct avec les travaux de ce membre au sein du BE, soit parce que ce point a été inscrit à l'ordre du jour à la demande de ce membre, conformément à la procédure fixée en la matière.
Art. 11.Le président de séance déclare la discussion des points et les interventions ouvertes ou closes.
Art. 12.Le président de séance participe aux discussions sans qu'il renonce à son rôle de président.
Art. 13.Sauf autres dispositions légales ou réglementaires, les votes ont lieu à main levée. Un membre peut toutefois demander le vote secret ; le Conseil d'administration décide si ceci est accepté.
Art. 14.Lorsque le Conseil d'administration est appelé par un vote à émettre un choix entre plus de deux propositions, il procède, si nécessaire, à un ou des scrutin(s) préliminaire(s), de manière à ce que le scrutin final porte sur les deux propositions ayant recueilli le plus de voix lors du ou des scrutin(s) préliminaire(s). Le Conseil d'administration arrête au préalable le mode de déroulement des scrutins en question.
Art. 15.Immédiatement après le vote, le résultat est communiqué aux membres par le président de séance et consigné au procès-verbal.
Chapitre 4.- Secrétariat, rédaction et tenue des procès-verbaux
Art. 16.Le secrétariat du Conseil d'administration est assumé sous la responsabilité du président du Conseil d'administration par une personne proposée par ce dernier et désignée par le Conseil d'administration.
En sa qualité de secrétaire la personne en question est responsable de la rédaction finale, de la traduction (français/néerlandais) et de l'envoi des documents destinés au Conseil d'administration, des relations administratives avec les membres du Conseil d'administration et de la coordination des réponses aux questions posées par les membres du Conseil d'administration.
Dans l'exercice de sa fonction, le secrétaire rend compte, au président du Conseil d'administration des actions qu'il exécute sous sa responsabilité et sur son ordre.
Art. 17.Les procès-verbaux reprennent en principe, par point repris l'ordre du jour, l'essentiel des discussions et le libellé complet des décisions.
Art. 18.Le projet de procès-verbal est soumis endéans les quatorze jours calendrier après la réunion concernée aux administrateurs.
Les membres font connaître leurs remarques à l'invitation du président et au plus tard lors de la prochaine réunion ; le Conseil d'administration décide du bien-fondé des remarques faites, après avoir entendu le secrétaire.
Lorsqu'il s'agit de remarques relatives à des interventions des membres, celles-ci seront, de préférence, remises par écrit au secrétaire au cours de la séance.
Le procès-verbal ne devient définitif qu'après son approbation lors de la réunion suivante du Conseil d'administration. En cas d'urgence, le président peut demander l'approbation des administrateurs présents à l'époque par courriel dans un délai d'au moins cinq jours ouvrables.
Art. 19.Tout membre peut demander en cours de séance ou lors de l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente que ses déclarations soient reprises.
Dans ce cas, le membre remet de préférence le texte écrit de ses déclarations au secrétaire au cours de la séance.
Art. 20.Un exemplaire du procès-verbal est signé et paraphé par le président de séance et le secrétaire, après approbation par le Conseil d'administration. Cette signature peut être électronique.
L'exemplaire est gardé au BE par le directeur dans le respect de la confidentialité.
Les procès-verbaux sont reliés annuellement.
Art. 21.Les membres du Conseil d'administration ont le droit de consulter, au lieu où ils sont conservés, les procès-verbaux des années écoulées et de l'année en cours.
Art. 22.Le secrétaire tient un registre des procès-verbaux dûment établis après chaque réunion. Tous les membres du Conseil d'administration et les Commissaires du gouvernement reçoivent copie des procès-verbaux définitifs. Le directeur reçoit copie des procès-verbaux.
Les copies ou les extraits des registres des procès-verbaux approuvés sont délivrés par le directeur lorsque ceux-ci :
- doivent être produits en justice ou autre part ;
- sont demandés par un membre ;
- peuvent être consultés par des tiers conformément à la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration (MB 30 juin 1994).
Chapitre 5.- Droits et devoirs des membres
Art. 23.L'administrateur qui a un intérêt personnel qui peut être opposé à celui du BE dans une question soumise à l'approbation du Conseil d'administration, est tenu d'en prévenir le Conseil d'administration et de faire mentionner cette déclaration au procès-verbal de la séance. Il ne peut prendre part au vote relatif à cette question.
Art. 24.Lorsqu'en cours de séance une question est traitée qui touche à l'intérêt personnel d'un des membres du Conseil d'administration, soit qu'il soit lui-même concerné, soit que l'un de ses parents ou alliés, jusque et y compris le deuxième degré soit concerné, le membre intéressé quitte la séance dès le moment où cette question est introduite.
Pour les cas non prévus au précédent alinéa de cet article, le Conseil d'administration décide par majorité simple des voix si oui ou non les intérêts personnels de l'un des membres du Conseil d'administration se trouvent concernés.
Art. 25.Les discussions menées au sein du Conseil d'administration sont confidentielles et ne peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers. La confidentialité ne s'étend toutefois pas au libellé des décisions reprises dans les procès-verbaux conformément à l'article 22.
Art. 26.En toutes circonstances les membres du Conseil d'administration doivent prendre en considération les intérêts supérieurs du BE.
Art. 27.Chaque administrateur a le droit de prendre connaissance à tout moment des dossiers du BE autres que ceux relatifs à l'activité d'officier de police judiciaire du directeur et des membres du personnel concernés, et dans la mesure strictement nécessaire à son rôle d'administrateur, à condition qu'il en informe au préalable le président du Conseil d'administration. L'administrateur prévient également le directeur afin que, le cas échéant, le dossier ou les pièces utiles soient mises à sa disposition.
Chapitre 6.- Présence de tiers
Art. 28.Le président du Conseil d'administration peut inviter en séance toute personne qu'il juge utile d'entendre, à condition qu'il en informe les membres du Conseil d'administration au moins deux jours ouvrables avant la date de la réunion et pour autant qu'il ait été accepté par la majorité des membres présents.
Les tiers sortent de séance lorsque l'examen du point qui les concerne est terminé et en tout état de cause au moment du vote.
TITRE III.- Compétences du Conseil d'administration
Chapitre 1er.- Le Conseil d'administration
Art. 29.Le Conseil d'administration délibère sur tous les actes d'administration et les dispositions qui intéressent l'avenir du BE, et notamment sur la stratégie, les activités, les budgets et les comptes annuels proposés, qu'il approuve.
Conformément aux dispositions de l'article 10 de la loi du 8 juillet 2018 portant des dispositions diverses sur le banc d'épreuves des armes à feu, les tarifs pour l'accomplissement des missions du BE sont fixés par le Conseil d'administration.
Art. 30.Le Conseil d'administration fixe la manière dont le directeur rend compte de l'accomplissement de sa mission.
Chapitre 2.- Le président du Conseil d'administration
Art. 31.Au-delà des pouvoirs conférés au directeur, le président assure la surveillance générale de la gestion du BE dans le cadre des directives et décisions prises par le Conseil d'administration.
Il formule sur base des décisions du Conseil d'administration les avis et recommandations appropriés au directeur concernant :
a)la réalisation de ses missions ;
b)les orientations de la politique générale du BE ;
c)la politique financière du BE ;
d)les propositions à faire au Conseil d'administration ;
e)les changements importants dans l'organisation.
Art. 32.Le président a le droit de faire toutes propositions utiles dans les matières qui relèvent de sa compétence. Il a également le droit, avec un autre administrateur, d'agir en justice au nom du BE.
Art. 33.Il a accès à l'ensemble des informations ou dossiers dont il estime devoir disposer pour l'exécution de ses fonctions. Il dispose des moyens administratifs et matériels nécessaires à ses fonctions.
Art. 34.En cas de vacance temporaire du poste de président, le Conseil d'administration désigne un président faisant fonction parmi ses membres indépendants. Il exerce ses fonctions jusqu'à la désignation d'un nouveau président.
Chapitre 3.- Les divisions opérationnelles
Art. 35.Conformément à l'article 1er de l'arrêté royal du 10 mars 2022 relatif au personnel du banc d'épreuves des armes à feu, le Conseil d'administration décide de la subdivision du BE en divisions opérationnelles afin de réaliser les missions telles que fixées à l'article 3 de la loi du 8 juillet 2018 portant des dispositions diverses sur le banc d'épreuves des armes à feu.
Art. 36.Le nombre, la composition, les compétences et les règles de fonctionnement de ces divisions opérationnelles font l'objet d'un règlement qui doit être approuvé par le Conseil d'administration.
TITRE IV.- Compétences du directeur
Art. 37.En application des dispositions légales, le directeur est chargé des tâches suivantes :
- sur la proposition du président, le directeur prépare les réunions du Conseil d'administration. Il prépare l'ordre du jour, veille à la préparation de tous les documents et formule des propositions au sujet des avis à prendre ;
- conformément à la législation sur les marchés publics, le directeur approuve toutes les conventions de nature financière, commerciale ou technique qui s'inscrivent dans les activités et dans les limites des budgets approuvés par le Conseil d'administration, pour autant que ces conventions n'excèdent pas le montant de 25.000 euros ;
- le directeur est responsable de la gestion complète du personnel du BE selon l'article 3 de l'arrêté royal du 10 mars 2022 relatif au personnel du banc d'épreuves des armes à feu ;
- le directeur supervise la réalisation des projets d'investissement approuvés par le Conseil d'administration dans les limites budgétaires approuvées par le Conseil d'administration.
Art. 38.Le directeur fait rapport à chaque réunion du Conseil d'administration sur les décisions prises en vertu des délégations précitées.
Art. 39.En application de l'article 9 de la loi du 8 juillet 2018 portant des dispositions diverses sur le banc d'épreuves des armes à feu, le directeur est chargé de la gestion journalière du BE.
En cette qualité, le directeur pose les actes nécessaires ou utiles à l'accomplissement de ces missions.
Celles-ci sont plus amplement définies par le Conseil d'administration.
Art. 40.En exécution de l'article 17 de la loi du 8 juillet 2018 précitée, le directeur et les membres du personnel désignés en qualité d'officiers de police judiciaire exercent leurs fonctions sous l'autorité du Procureur du Roi. Le Conseil d'administration est étranger à ces fonctions.
TITRE V.- Surveillance
Chapitre 1er.- Les commissaires du gouvernement
Art. 41.Les commissaires du gouvernement assistent avec voix consultative aux réunions du Conseil d'administration. Ils ont les pouvoirs les plus étendus pour l'accomplissement de leur mission conformément aux articles 9 et 10 de la loi du 16 mars 1954 sur le contrôle de certains organismes d'utilité publique.
Art. 42.Conformément aux dispositions de la loi susvisée, tout commissaire du gouvernement dispose d'un délai de quatre jours francs pour prendre son recours contre l'exécution de toute décision prise par le Conseil d'Administration, agissant en exécution des pouvoirs lui délégués en vertu du titre III du présent règlement d'ordre intérieur, et que le commissaire du gouvernement estime contraire à la loi, aux statuts ou à l'intérêt général. Le recours est suspensif.
Ce délai de quatre jours francs à partir du jour de la réunion à laquelle la décision a été prise pour autant que le commissaire du gouvernement y ait été régulièrement convoqué ou, dans le cas contraire, à partir du jour où il en a eu connaissance.
Art. 43.Chaque commissaire du gouvernement exerce son recours auprès du Ministre qu'il représente.
Le Ministre notifie sa décision dans un délai de huit jours francs commençant le même jour que le premier délai. La notification est faite par envoi recommandé.
Par décision du Ministre notifiée au président du Conseil d'administration du BE, le délai prévu à l'alinéa précédent peut être augmenté de dix jours francs.
Si le Ministre n'a pas notifié sa décision dans le délai qui lui est imparti, le recours est réputé rejeté et la décision devient définitive.
Chapitre 2.- Le commissaire-réviseur
Art. 44.Les opérations du BE sont surveillées par un commissaire-réviseur nommé par le Conseil d'administration. Le directeur organise à cette fin un marché public.
Art. 45.Le commissaire-réviseur a un droit illimité de surveillance et de contrôle sur toutes les opérations comptables et financières du BE. Il peut prendre connaissance sans déplacement des livres, de la correspondance, des procès-verbaux et généralement de toutes les écritures du BE.
Art. 46.Le commissaire-réviseur soumet au Conseil d'administration le résultat de sa mission avec les propositions qu'il estime appropriées et lui fait connaître le mode d'après lequel il a contrôlé les inventaires. Le commissaire-réviseur peut se faire assister, aux frais du BE par un expert en vue de procéder à la vérification des livres et des comptes conformément aux dispositions légales.
TITRE VI.- Actions et recours contre les décisions du BE (article 12 loi 8 juillet 2018 précitée)
Art. 47.Toute personne souhaitant introduire un recours contre une décision du BE doit adresser celui-ci par lettre recommandée au Directeur.
Celui-ci en informe immédiatement (dans les cinq jours ouvrables) le président du Conseil d'administration ainsi que le secrétaire. Il leur communique également le dossier ainsi que ses observations au sujet du fondement du recours et tout élément de nature à permettre au Conseil d'administration de prendre une décision.
Le Conseil d'administration entend, le cas échéant, la personne ayant introduit un recours et/ou son conseil endéans les trente jours suivant son introduction.
La décision du Conseil d'administration est communiquée par courrier recommandé à la personne ayant introduit le recours et/ou à son conseil endéans les trente jours suivant la date de son/leur audition.
La décision sur appel est susceptible d'un recours au Conseil d'Etat dans les conditions du droit commun des recours en suspension et/ou en annulation au Conseil d'Etat de Belgique.
Les décisions des officiers de police judiciaire du BE ne sont pas susceptibles de recours en appel et sont de l'autorité hiérarchique du Procureur du Roi de Liège.
TITRE VII.- Entrée en vigueur - Modification du règlement d'ordre intérieur
Art. 48.Le règlement d'ordre intérieur et ses éventuels modifications futures n'entrent définitivement en vigueur qu'à partir de leur publication au Moniteur belge.
Après approbation, il sera publié sur le site web du BE et porté à la connaissance de toute personne intéressée.