Article 1er.Champ d'application.
Le présent arrêté règle, en vertu de l'article 138 de la Constitution, des matières visées aux articles 127, § 1er, et 128, § 1er, de celle-ci.
Art. 2.Définitions.
Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1°" le décret du 21 novembre 2024 " : le décret du 21 novembre 2024 relatif, pour les matières réglées en vertu de l'article 138 de la Constitution, à la simplification administrative et aux communications par voie électronique entre les usagers et les autorités publiques wallonnes ;
2°" l'autorité publique " : les autorités visées à l'article 2, alinéa 1er, 1°, du décret du 21 novembre 2024 ;
3°" le Règlement eIDAS " : Règlement UE n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la Directive 1999/93/CE ;
4°" la signature électronique " : la signature électronique définie à l'article 3.10 du Règlement eIDAS ;
5°" la signature électronique qualifiée " : une signature électronique qualifiée définie à l'article 3.12 du Règlement eIDAS ;
6°" le cachet électronique " : un cachet électronique défini à l'article 3.25 du Règlement eIDAS ;
7°" le cachet électronique qualifié " : un cachet électronique qualifié définie à l'article 3.27 du Règlement eIDAS ;
8°" le formulaire " : tout document, quel que soit le support, utilisé dans le cadre d'une procédure administrative et permettant à un usager interne ou externe d'adresser des demandes à une autorité publique ou d'échanger des informations avec celle-ci ;
9°" le Portail " : le portail numérique du Service public de Wallonie visé à l'article 10 du décret du 21 novembre 2024.
Art. 3.Formulaire électronique.
Un formulaire complété, validé et transmis par voie électronique, avec ses éventuelles annexes, conformément aux indications qui y figurent, a la même valeur qu'un formulaire papier portant le même intitulé, complété, signé et transmis, avec ses éventuelles annexes, à l'autorité publique concernée, conformément aux dispositions décrétales et réglementaires.
Moyennant le respect des autres modalités d'envoi prévues pour chaque formulaire électronique, un formulaire peut être valablement envoyé par voie électronique, et ce malgré l'exigence d'envoi postal à une adresse déterminée.
Art. 4.Exigence de l'écrit.
L'exigence d'écrit, de support papier ou de support durable est satisfaite par tout instrument tel que défini à l'article I.1, alinéa 1er, 15°, du Code de droit économique.
Art. 5.Signature et cachet électronique.
§ 1er. Dès qu'une signature est requise, toute signature électronique utilisée par l'usager est acceptée par l'autorité publique dès le moment où elle garantit au minimum l'identification de l'auteur ainsi que l'adhésion au contenu de l'acte.
Si la procédure nécessite une signature électronique qualifiée, cette exigence doit être spécifiée dans une base légale, décrétale ou réglementaire.
Si l'autorité publique veut imposer une signature électronique avancée, telle que visée à l'article 3.11 du Règlement eIDAS, elle doit communiquer cette information à l'usager, conformément à l'article 4, § 3, du décret du 21 novembre 2024.
§ 2. Dès que le cachet ou le sceau de la personne morale est requis, tout cachet électronique utilisé par l'usager est accepté par l'autorité publique dès le moment où il garantit au minimum l'authenticité et l'intégrité des documents.
Si la procédure nécessite un cachet électronique qualifiée, cette exigence doit être spécifiée dans une base légale, décrétale ou réglementaire.
La signature électronique qualifiée du représentant autorisé de la personne morale est également acceptée, sauf si l'autorité publique a explicitement rejeté cette possibilité.
Si l'autorité publique veut imposer un cachet électronique avancé, tel que visé à l'article 3.26 du Règlement eIDAS, elle doit communiquer cette information à l'usager, conformément à l'article 4, § 3, du décret du 21 novembre 2024.
§ 3. Tout envoi, transmission ou réception de dossier, document, formulaire et de pièces qui s'y rattachent, réalisés via le Portail, est considéré comme étant signé au moyen d'une signature électronique qualifiée.
Sauf disposition contraire, tout envoi, transmission ou réception de dossier, document, formulaire et de pièces qui s'y rattachent, réalisés via un espace de partage sécurisé visé à l'article 7 du présent arrêté, est considéré comme étant signé au moyen d'une signature électronique qualifiée.
Art. 6.Copie et annexe.
§ 1er. L'usager est autorisé à remettre une copie de la pièce originale, ainsi que des différents justificatifs qui accompagnent un formulaire par voie électronique. L'usager est présumé être en possession de la pièce originale. Il fournit celle-ci au format papier à l'autorité publique sur simple demande.
§ 2. L'exigence d'envoi en plusieurs exemplaires est satisfaite dès que les documents ont été transmis par voie électronique moyennant le respect des modalités d'envoi prévues pour la communication du document par l'autorité publique. Le procédé utilisé permet la conservation des informations figurant dans le document dans le respect des fonctions d'intégrité et de pérennité, tout en permettant à chacune des parties d'y avoir accès et de les reproduire à l'identique.
§ 3. Sauf disposition contraire, lorsque l'usager et l'autorité publique ont déjà échangé des pièces du dossier par voie électronique et que celles-ci restent accessibles à chaque partie, il peut être dérogé à l'obligation de communiquer ultérieurement une copie de ces mêmes pièces, notamment dans le cadre de recours.
Art. 7.Recommandé électronique.
L'exigence d'un envoi recommandé est satisfaite :
1°par tout procédé de recommandé électronique qui respecte les conditions établies par les articles 4 et 7 de la loi du 27 février 2019 relative à l'échange électronique de messages par le biais de l'eBox ;
2°par toute communication réalisée via le Portail ;
3°par un service d'envoi recommandé électronique qualifié conforme au Règlement eIDAS et au livre XII, titre 2, et ses annexes, du Code de droit économique.
Art. 8.Date certaine de l'envoi ou de la réception.
§ 1er. Toute autorité publique peut mettre à disposition de l'usager un espace électronique de communication et de partage de document sécurisé.
§ 2. La connexion à cet espace de partage sécurisé doit requérir l'utilisation de schémas d'identification électronique assurant la fiabilité de l'identité revendiquée ou prétendue de l'usager, avec un niveau de garantie élevé au sens de l'article 8, 2., c), du Règlement eIDAS.
§ 3. La notion d'envoi ou de réception des pièces échangées est réputée être accomplie par le dépôt des documents sur cet espace pour autant que :
1°l'usager reçoive préalablement une information précise relative aux conséquences juridiques de l'utilisation de cet espace de partage et donne son consentement ;
2°l'usager soit notifié par mail du dépôt de documents par l'autorité publique ;
3°un système d'horodatage électronique permette de donner date certaine à ce dépôt.
Les notifications relatives au dépôt visé à l'alinéa 1er ont la même valeur qu'un accusé de réception ou récépissé, y compris lorsque la législation impose l'intervention d'un service de distribution ou d'un service de courrier.
Art. 9.Mention manuscrite.
L'exigence de la mention " lu et approuvé " ou de toute autre mention manuscrite qui permet d'attirer l'attention de celui qui s'oblige, en authentifiant l'origine de la marque manuscrite et en préservant l'intégrité de l'information, est satisfaite par tout procédé proposé par l'autorité publique garantissant que l'attention de celui qui s'oblige a été attirée avec la même efficacité sur la portée de son engagement.
Art. 10.Le Service visé à l'article 10, § 2, du décret du 21 novembre 2024 est le Service public de Wallonie Digital.
Art. 11.L'arrêté du Gouvernement wallon du 12 juin 2014 relatif, pour les matières visées à l'article 138 de la Constitution, aux communications par voie électronique et à l'échange électronique de messages par le biais de l'eBox entre les usagers et les autorités publiques wallonnes est abrogé.
Art. 12.Le présent arrêté produit ses effets le 1er juin 2025.
Art. 13.Le Ministre qui a la simplification administrative dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.