Article 1er.Il est alloué à la Régie des Bâtiments, ci-après dénommé le Bénéficiaire, Avenue de la Toison d'Or 87/b2,1060 Bruxelles (numéro d'entreprise 208.312.646), une subvention :
de 3.106.504,75 EUR au maximum pour couvrir les dépenses (T.V.A. excl.) liées à la réalisation du projet BE-C[C71]-I[I-705], Energy-climate measures in public buildings of the Federal state (I-7.05) dans le cadre de la Facilité pour la reprise et la résilience.
Art. 2.Le montant visé à l'article 1er sera imputé dans les limites des crédits disponibles à charge des crédits d'engagement de l'allocation de base 06.41.17.41.40.47 du Budget général des dépenses de l'année budgétaire 2024.
Un montant de 652.366,00 EUR sera imputé sur l'allocation de base 06.41.17.41.40.98 pour le montant correspondant à la T.V.A..
Art. 3.§ 1 - La subvention prévue sur les crédits de liquidation sera versée au bénéficiaire sur présentation d'une déclaration de créance moyennant la production de pièces justificatives attestant la matérialité et le montant des charges déclarées.
§ 2 - La conformité et la pleine réalisation des jalons /cibles et l'obligation de résultat, sont des obligations et conditions pour l'octroi de la subvention. En cas de réalisation inacceptable, incomplète ou non conforme, les coûts qui en résultent ne seront pas subventionnés voire récupérés le cas échéant.
§ 3 - La mise en oeuvre de mesures appropriées pour protéger les intérêts financiers de l'Union et veiller à ce que l'utilisation des fonds dans le cadre des mesures soutenues par la facilité respecte le cadre juridique belge et européen, en particulier en ce qui concerne la prévention, la détection et la correction de la fraude, de la corruption et des conflits d'intérêts comme mentionné à l'article 22 du Règlement européen (EU) 2021/241 sont des obligations et conditions pour l'octroi de la subvention.
§ 4. En cas de fraude, corruption, conflits d'intérêt et double financement portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union, la subvention sera réduite en tout ou en partie. Pour déterminer le montant du recouvrement et de la réduction, ou du montant faisant l'objet du remboursement anticipé, l'Etat respecte le principe de proportionnalité et tient compte de la gravité de la fraude, de la corruption et du conflit d'intérêts portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union, ou du manquement à une obligation. A ce titre, il sera notamment tenu compte des orientations de la Commission européenne pour la détermination des corrections financières à appliquer en cas de non-respect des règles en matière de marchés publics.
Modalités relatives à l'octroi et à l'utilisation de la subvention
Art. 4.§ 1. La subvention est destinée exclusivement à la réalisation du projet. Elle ne peut en aucun cas être utilisée pour financer d'autres activités ou événements.
§ 2. Les cibles/jalons qui sont subsidiés et prévus dans le cadre du projet doivent être atteints conformément au calendrier fixé dans l'annexe de la décision d'exécution du Conseil de l'Union européenne relative à l'approbation de l'évaluation du plan pour la reprise et la résilience pour la Belgique du 08 décembre 2023 soit au plus tard pour le 31/08/2026.
§ 3. Pour le suivi des jalons/cibles les parties s'engagent à mettre en place une gouvernance de projet avec un suivi régulier.
§ 4. Le bénéficiaire s'engage à donner suite sans délais aux questions et observations qui lui sont signifiées par l'Etat et en tout cas dans un délai maximal de 3 jours calendrier s'il s'agit d'une demande d'information de la Commission en aval d'un audit dans le cadre d'une demande de paiement.
Règlement de la subvention
Art. 5.§ 1. La subvention sera liquidée selon les modalités définies à l'article 3 du présent arrêté et ne couvrira que les dépenses effectuées durant l'année considérée. Les coûts éligibles doivent répondre aux critères généraux suivants :
a)ils doivent être effectivement encourus et supportés par le bénéficiaire ;
b)Ils doivent correspondre à des frais directs ;
c)ils doivent avoir été contractés dans le cadre du projet et être nécessaires à sa réalisation ;
d)ils doivent être identifiables et vérifiables et en particulier être enregistrés dans les comptes du bénéficiaire conformément aux normes comptables belges applicables et aux pratiques comptables habituelles du bénéficiaire ;
e)ils doivent être conformes à la législation nationale applicable en matière de fiscalité, d'emploi et de sécurité sociale ;
f)ils doivent être raisonnables, justifiés et conformes au principe de bonne gestion financière, en particulier en matière d'économie et d'efficacité.
§ 2. La demande de liquidation doit être introduite au 31 décembre 2024 et comprendre tous les documents visés au § 3.
§ 3. Est joint à la demande de liquidation :
- les justificatifs attestant que les dépenses effectuées ont un lien direct avec le projet et la réalisation des jalons/cibles tels que fixés par le plan de projet ;
- un tableau récapitulatif des factures acceptées et des preuves de paiement contenant :
* la référence du projet BE-C[C71]-I[I-705]
* Energy-climate measures in public buildings of the Federal state (I-7.05)
* les caractéristiques du paiement effectué (numéro de relevé de compte bancaire ou livre de caisse),
* le cas échéant, la clé de répartition appliquée qui détermine quelle partie de la facture ou de la preuve de paiement fait l'objet d'un subventionnement européen;
- tous les documents comptables justifiant les dépenses reprises dans le tableau ci-dessus. Tous ces documents, qui peuvent également être transmis sous forme de copies clairement lisibles, doivent être numérotés afin d'être facilement associés aux détails du tableau susmentionné. La numérotation doit impérativement reprendre la référence du projet et du jalon/cible. Le bénéficiaire s'engage à conserver les originaux pendant les périodes prévues par la loi et à les mettre à disposition à la demande de l'administration ;
Pour se conformer à l'article 22 du règlement européen 241/2021 visant la protection des intérêts financiers de l'Union :
a)une déclaration sur l'honneur attestant que les dépenses du projet ne font pas l'objet d'un double financement ;
b)les déclarations d'absence de conflit d'intérêt des personnes ayant participées aux procédures de marchés publics ;
c)l'analyse de risque ex ante pour les soumissionnaires produite par l'outil de datamining ARACHNE de la Commission européenne fournie par le Programme Management Office RRF de la Régie des Bâtiments. L'opportunité de réaliser une analyse des risques ex ante via ARACHNE pour le soumissionnaire sélectionné se base sur une auto-évaluation des risques menée par le Risk Officer de la Régie des Bâtiments et vient compléter celle-ci le cas échéant ;
d)l'analyse documentée des risques de conflits d'intérêt, fraude, corruption et double financement mentionnée au point c ;
e)Pour les contractants de la Régie des Bâtiments, le nom, prénom et date de naissance des bénéficiaires effectifs justifiés par les fiches extraites du registre UBO ;
f)pour les sous-traitants des contractants, le numéro d'entreprise, numéro de tva, raison sociale ;
- une déclaration sur l'honneur attestant que toutes les factures soumises ont effectivement été payées. Si tel n'est pas le cas, l'autorité administrative doit en être informée sans délai. Cette partie de la subvention ne sera pas versée ou devra être remboursée .
§ 4. La dernière demande de liquidation concernant les dépenses de l'année civile doit être introduite au plus tard le 31 décembre de chaque année afin que la dépense puisse être inscrite sur les crédits budgétaires correspondants à chaque exercice avant le 1er février conformément aux dispositions légales reprises dans la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat.
§ 5. Les informations personnelles (par exemple, listes de présence, conseillers ou preneurs de contacts, etc.) sont elles-mêmes conservées par le bénéficiaire et tenues à la disposition des autorités administratives et/ou des organismes de contrôle. La conservation des données personnelles se fait conformément au Règlement général sur la protection des données.
§ 6. Les liquidations ne peuvent avoir lieu que sur les crédits de ladite année et la réclamation ne peut porter que sur l'année considérée.
Après le 31 décembre de chaque année, les montants qui n'ont pas été valablement réclamés et/ou acceptés seront considérés d'office comme non dus et non récupérables à charge des crédits de l'année, à condition que l'Etat ne puisse être accusé d'aucune erreur ou retard à cet égard.
Obligations du bénéficiaire
Art. 6.§ 1. En contrepartie de la subvention, le bénéficiaire s'engage à réaliser les jalons/cibles tels que décrits dans le projet et l'obligation de résultat, à moins qu'il n'y ait des changements motivés comme décrit au § 2.
§ 2. Comme prévu au § 1, le bénéficiaire doit tenir l'Etat informé de l'état d'avancement du projet en soumettant le rapport d'avancement décrit ci-dessus et les documents du projet.
§ 3. S'il n'est pas en mesure d'exécuter une obligation, il en informe d'abord et dans les plus brefs délais les autorités administratives au moyen d'une lettre motivée; il en va de même lorsque des parties du projet doivent être modifiées. La justification fait clairement référence aux raisons et aux conséquences, y compris les résultats et les coûts, de ces nouveaux éléments.
§ 4. Un groupe de travail sous la coordination du Risk Manager évaluera la mise en oeuvre du projet, des jalons/cibles, à la lumière de l'obligation de résultat incluse dans le projet et approuvera ou non le rapport de projet.
§ 5. En cas de non-respect des engagements et obligations ainsi qu'en cas de modification du projet, l'Etat se réserve expressément le droit de réduire la subvention en conséquence après avoir entendu le bénéficiaire.
§ 6. Indépendamment de ce qui est prévu pour les contacts et le suivi entre les parties, le bénéficiaire s'engage à informer les autorités administratives des situations qui se rapportent à la réalisation du projet et qui peuvent l'affecter, telles que, entre autres : changement dans la structure et de la situation juridique et financière du bénéficiaire ou incapacité (même temporaire) de poursuivre les réalisations.
§ 7. En ce qui concerne la mise en oeuvre du présent protocole, le bénéficiaire s'engage à donner suite aux questions et observations qui lui sont signifiées par l'autorité administrative ou le groupe de travail et en tout cas dans un délai maximal de 3 jours calendrier s'il s'agit d'une demande d'information de la Commission en aval d'un audit dans le cadre d'une demande de paiement.
§ 8. Les autorités administratives sont soumises aux règles de contrôle administratif et budgétaire de divers organismes en Belgique (contrôle des engagements, Inspection des Finances, contrôle interne fédéral, Cour des comptes, Cellule d'audit fédéral pour le Plan National de Relance et de Résilience) mais également européennes (OLAF, Cour des comptes européenne) dès lors en acceptant la subvention, :
1)le bénéficiaire accorde aux autorités administratives et aux différents organismes de contrôle le droit de contrôler l'utilisation des fonds alloués conformément à la forme et aux modalités prévues par la réglementation, y compris les contrôles " sur place ".
2)le bénéficiaire s'engage à tout mettre en oeuvre pour faciliter les éventuels contrôles.
§ 9. En cas de non-respect de ses obligations, l'Etat peut, pour des raisons qu'il justifie, priver le bénéficiaire de sa subvention, le cas échéant, la réclamer ; dans ce cas, le bénéficiaire ne peut plus utiliser ou invoquer la subvention obtenue.
Rapportages européens dans le cadre de la mise en oeuvre du projet
Art. 7.§ 1. Le bénéficiaire transmet toutes les informations demandées dans les délais fixés par l'Etat concernant les différents rapportages européens, à savoir deux fois par an :
- le rapportage semestriel des jalons/cibles ;
- le rapportage lié aux demandes de paiement ;
- le total des dépenses cumulées avec un marquage vert ;
- Pour le 15 février de chaque année, l'exécution provisoire du budget du projet de l'année précédente par code économique via eBMC ;
- la collecte du ou des indicateurs de performance identifiés pour le projet. Afin de mesurer la performance du RRF, la Commission met à la disposition des Etats membres un tableau de bord avec des indicateurs de performance communs visant à fournir, de manière transparente, des informations synthétiques sur les progrès réalisés dans la mise en oeuvre du projet. A ce titre, le bénéficiaire doit s'assurer que, pendant et après la mise en oeuvre du projet, il est possible de contrôler le paramètre suivant : CI0101; CI0201; CI0202; CI0301; CI0302; CI0303
- CI01: Savings in annual primary energy consumption en Mwh/year (indicateur de stock)
- CI02: Additional operational capacity installed for renewable energy
- CI03: Alternative fuels infrastructure (refuelling/recharging points)
Obligations relative à l'absence de double financement, de conflit d'intérêt, de fraude et de corruption
Art. 8.§ 1. Conformément à l'article 22 du règlement européen 2021/241 établissant la facilité pour la reprise et la résilience, le bénéficiaire doit :
- prévoir un système de contrôle interne efficace et efficient ;
- prendre des mesures pour prévenir, détecter et corriger toute fraude, toute corruption et tout conflit d'intérêt
- prendre des mesures pour éviter le double financement.
§ 2. Conformément à l'article 22 d) i à iii) du règlement européen 2021/241, le bénéficiaire transmet en continu par l'intermédiaire d'un SharePoint partagé avec le Service public fédéral Stratégie et Appui toutes les informations nécessaires au chargement des données dans l'outil de datamining ARACHNE de la Commission conformément aux instructions qui lui auront été données.
§ 3. Le bénéficiaire analyse et documente l'analyse de risque produite par ARACHNE mensuellement sur la base des informations transmises conformément au § 3.
§ 4. Le bénéficiaire sauvegarde sur le SharePoint visé au § 2 tous les documents permettant d'assurer une piste d'audit fiable.
Obligations en matière de communication
Art. 9.§ 1. Le règlement (UE) 241/2021 prévoit en son article 34, paragraphe 2, que : " Les destinataires d'un financement de l'Union font état de l'origine des fonds et assurent la visibilité du financement de l'Union, y compris, le cas échéant, par l'apposition de l'emblème de l'Union et d'une mention adéquate relative au financement portant les mots "financé par l'Union européenne - NextGenerationEU", en particulier lorsqu'il s'agit de promouvoir les actions et leurs résultats, en fournissant des informations ciblées, cohérentes, efficaces et proportionnées à divers publics, notamment aux médias et au grand public.
§ 2. En application de 1°, le bénéficiaire est tenu de :
- mentionner le soutien du PRR lors de toute action de communication et d'information, en affichant l'emblème de l'UE et en faisant référence à l'UE et au PRR : https://ec.europa.eu/regional_policy/ en/information/logos_downloadcenter/ ;
- informer les participants aux projets de l'origine du financement PRR ;
- afficher un panneau d'affichage ou une plaque permanente pour les opérations de financement d'infrastructures et/ou de constructions financées par le PRR.
Art. 10.Le Ministre qui a la Régie des Bâtiments dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.