Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1°écrit : un écrit visé à l'article 8.1, 1°, du Code civil, à l'exception des actes authentiques ;
2°plateforme : toute application informatique sécurisée fournie par le Service public fédéral Finances ou par une autre institution publique en coopération avec le Service public fédéral Finances ou tout autre organisme qui met à disposition des citoyens, des entreprises, des personnes morales et de certains tiers des services électroniques leur permettant d'échanger des messages électroniques avec le Service public fédéral Finances pour autant que l'authentification et l'identification soient effectuées en application du chapitre 4 de la loi du 18 juillet 2017 relative à l'identification électronique au moyen d'un schéma d'identification électronique visé à l'article 8., 2., du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive (CE) 1999/93, qui garantit au minimum un niveau substantiel de sécurisation au sens de l'article 8., 2., b) du Règlement précité à l'intégrité du contenu, l'horodatage ainsi qu'à la conservation du message transmis ;
3°utilisateur : une personne qui utilise, conformément aux prescriptions établies par le Service public fédéral Finances, la plateforme visée au 2°.
Chapitre 2.- Dispositions générales relatives à l'enregistrement d'écrits
Art. 2.Un écrit est présenté à l'enregistrement via la plateforme, conformément aux prescriptions y formulées.
Par dérogation à l'alinéa 1er, une personne physique qui n'est pas titulaire d'un numéro d'entreprise, peut présenter à la formalité de l'enregistrement un exemplaire papier d'un écrit.
Sous réserve de dispositions autres dans le protocole visé à l'article 3, une présentation papier est aussi autorisée en cas de force majeure ou de dysfonctionnement technique de la plateforme.
La présentation papier se fait en envoyant l'écrit via un prestataire de services postaux à l'adresse communiquée par le Service public fédéral Finances sur son site web.
Art. 3.Un utilisateur qui présente régulièrement des écrits à l'enregistrement peut conclure un protocole de coopération avec le Service public fédéral Finances.
Ce protocole règle entre autres :
1°l'identification, l'authentification et, le cas échéant, la gestion des rôles de ses collaborateurs ou membres, qui s'effectue sous la responsabilité de l'utilisateur ;
2°les alternatives en cas de force majeure ou dysfonctionnement technique de la plateforme ;
3°la manière dont la relation de l'enregistrement de l'écrit présenté ou l'avis de refus peut être consulté par l'utilisateur ou lui être envoyé.
Art. 4.Le refus d'exécuter la formalité est communiqué :
1°via la plateforme à l'utilisateur ;
2°en cas de présentation papier, via la plateforme et par voie postale au présentateur ou, si cette personne n'est pas identifiable, à la première personne qui est identifiable dans l'écrit.
Art. 5.La relation de l'enregistrement est communiquée conformément à l'article 4.
Chapitre 3.- Dispositions complémentaires relatives à l'enregistrement de contrats de bail sous signature privée et d'écrits connexes
Art. 6.Le présent chapitre s'applique :
1°aux écrits portant bail, sous-bail ou cession de bail d'immeubles ou de parties d'immeubles situés en Belgique ainsi qu'aux documents joints à ces écrits en vertu de dispositions légales, décrétales ou ordonnantielles, et présentés en même temps à l'enregistrement ;
2°aux états des lieux dressés à l'occasion d'un écrit visé sous 1°.
Toutefois, les articles 7, 10, 11, alinéas 1er et 3, 12 et 13 ne s'appliquent pas aux contrats portant constitution ou cession d'un droit d'emphytéose ou de superficie.
Art. 7.Par dérogation à l'article 6, alinéa 2, du Code des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe, les écrits visés au présent chapitre qui sont présentés de manière électronique en dehors des heures d'ouverture des bureaux, sont enregistrés à la date de leur présentation.
Art. 8.Par dérogation à l'article 2, alinéa 4, la présentation papier est faite par l'envoi de l'écrit, via un prestataire de services postaux, à l'adresse figurant sur le formulaire visé à l'article 9.
Art. 9.Le formulaire à utiliser pour la présentation papier à l'enregistrement :
1°d'un écrit portant bail, est conforme au modèle repris à l'annexe 1redu présent arrêté ;
2°d'un état des lieux présenté séparément de l'écrit visé au 1°, est conforme au modèle repris à l'annexe 2 du présent arrêté ;
3°d'un écrit portant sous-bail, cession ou résiliation d'un bail, ou d'un avenant à un contrat de bail, est conforme au modèle repris à l'annexe 3 du présent arrêté.
Art. 10.La présentation électronique d'un écrit visé dans ce chapitre est accompagnée des métadonnées suivantes :
1°l'identité des parties contractantes, à savoir :
a)pour une personne physique :
1)son nom ;
2)son premier prénom ;
3)son numéro d'identification dans le Registre national des personnes physiques ou dans les registres de la Banque Carrefour de la sécurité sociale ;
4)si une partie n'a pas de numéro d'identification visé au 3), ses domicile, date et lieu de naissance ;
b)pour une personne morale :
1)sa dénomination ;
2)son siège ;
3)sa forme juridique ;
4)son numéro d'entreprise ;
2°l'adresse du bien loué ;
3°le type d'écrit électronique transmis ;
4°la date du contrat de bail ;
5°la date de prise de cours du bail ;
6°la durée ou la date de fin du bail ;
7°le montant du loyer et sa périodicité ;
8°le montant des charges et leur périodicité ;
9°la destination du bien loué.
Art. 11.Par dérogation à l'article 5, la relation de l'enregistrement d'un écrit visé au présent chapitre, peut être consultée sur la plateforme par l'utilisateur et les parties contractantes.
Par dérogation aux articles 4, 2°, et 5, l'avis de refus ou la relation de l'enregistrement d'un écrit visé au présent chapitre et présenté sur papier, est aussi envoyé à l'adresse postale mentionnée dans le formulaire à la rubrique "données de contact", si c'est explicitement demandé dans le formulaire.
A défaut de mention explicite, seule la consultation sur la plateforme est possible.
Art. 12.La relation de l'enregistrement d'un écrit visé à l'article 9, 1° ou 3°, accompagné ou non d'annexes autres que l'état des lieux mentionne :
1°le type d'écrit ;
2°le code-barres de l'écrit ;
3°le numéro de référence de l'enregistrement ;
4°l'identité des personnes mentionnées dans le formulaire sous les rubriques "bailleurs" et "locataires", laquelle comprend :
a)pour une personne physique, ses nom, premier prénom, domicile, date et le lieu de naissance ;
b)pour une personne morale, son éventuel numéro d'entreprise, sa dénomination, sa forme juridique et son siège ;
5°le bureau et la date de l'enregistrement de l'écrit ;
6°le montant des droits et, le cas échéant, des amendes.
Art. 13.La relation de l'enregistrement d'un écrit visé à l'article 9, 2°, mentionne qu'il s'agit d'un état des lieux et comprend :
1°le code-barres de l'état des lieux ;
2°le numéro de référence de l'enregistrement ;
3°les données visées à l'article 12, 4° ;
4°le bureau et la date de l'enregistrement de l'état des lieux ;
5°le montant des droits et, le cas échéant, des amendes.
Chapitre 4.- Dispositions finales
Art. 14.L'arrêté royal du 7 décembre 2016 portant règlement de la présentation de manière dématérialisée à la formalité de l'enregistrement de contrats de bail sous seing privé est abrogé.
Art. 15.L'arrêté royal du 22 juin 2020 portant exécution des articles 2, alinéa 3, 2quater et 8, alinéa 2 du Code des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe est abrogé.
Art. 16.Le ministre qui a les Finances dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Annexe.
Art. N1.
(Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 28-02-2025, p. 32597)
Art. N2.
(Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 28-02-2025, p. 32602)
Art. N3.
(Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 28-02-2025, p. 32608)