Texte 2024A02442
Chapitre 1er.- Missions du Conseil d'administration - Direction - Gestion financière Conseil d'administration
Article 1er.Conformément à l'article 3 de la loi du 19 avril 1963 créant un établissement public dénommé Théâtre royal de la Monnaie (ci-après " la loi du 19 avril 1963 "), l'administration du Théâtre royal de la Monnaie (ci-après " TRM ") est assurée par le Conseil d'administration (ci-après " CA ").
Les missions du CA consistent notamment à :
- approuver les projets de budget et arrêter les comptes annuels;
- approuver la stratégie et les grandes lignes de la politique de gestion du TRM définies par le/la Directeur(trice) au regard des missions de la loi de 1963 et dans le cadre du contrat de gestion signé avec l'Etat fédéral (cf. infra);
- approuver le contrat de gestion proposé par le/la Directeur(trice) et l'autorité de tutelle;
- approuver le plan de personnel proposé par le/la Directeur(trice);
- assurer le contrôle de la gestion journalière exercée par le/la Directeur(trice);
- définir et mener la procédure de recrutement du/de la Directeur(trice) et du Gestionnaire financier afin de donner un avis au ministre de tutelle sur les candidatures qui lui ont été transmises pour les mandats de Directeur et de Gestionnaire financier;
- approuver la constitution et l'objet social de toute filiale et en observer le fonctionnement.
Le/La Directeur(trice) (ci-après le/la " DG ")
Art. 2.Le/La DG est chargé(e) de :
1)diriger l'établissement sous l'autorité du CA;
2)signer les contrats et opérations financières moyennant visa du Gestionnaire financier, dans le respect des seuils prévus aux articles 5 et 6. Si le visa est refusé, le/la DG peut soumettre le dossier au CA pour décision;
3)établir le programme des représentations et arrêter les modalités d'exécution du programme;
4)établir le plan du personnel;
5)établir le contrat de gestion avec l'autorité de tutelle;
6)assurer l'équilibre financier de l'établissement avec le Gestionnaire financier;
7)établir la stratégie et les grandes lignes de la politique de gestion du TRM;
8)mettre en oeuvre l'exécution des décisions prises par le CA;
9)la gestion journalière;
10) représenter l'établissement dans les actes judiciaires et extra-judiciaires;
11) former et diriger un Comité de direction (ci-après " Comdir ") composé au minimum du/de la DG, du Gestionnaire financier, du/de la Directeur(trice) technique, du/ de la Directeur(trice) Personnel & Organisation (ci-après " D P&O "). Le ComDir peut être complété par d'autres directeurs(trices), en principe engagés pour la durée du mandat du/de la DG, dans le respect du plan de personnel (cf. infra). Le/la DG informe le CA de la composition de son ComDir.
Le/la Gestionnaire financier(ère) (ci-après le/la "GF")
Art. 3.Le/La GF est responsable avec le/la DG, vis-à-vis du CA, d'assurer l'équilibre financier de l'établissement.
Le/La GF est responsable vis-à-vis du CA de :
1)rédiger les projets de budget et établir les projets de comptes;
2)contracter des emprunts;
3)assurer la correcte exécution financière de toutes les décisions du CA;
4)assurer la gestion financière journalière.
Il/elle vise tous les contrats et toutes les opérations financières et informe le CA de la situation financière de l'établissement à chaque réunion du CA et au moins mensuellement.
Chapitre 2.- Délégations de compétences Engagement du personnel
Art. 4.§ 1er. Conformément à l'article 16, § 1er de la loi du 19 avril 1963, le personnel artistique, administratif et technique, ainsi que les collaborateurs directs du /de la DG sont engagés par le CA par contrat de travail à durée indéterminée.
Conformément à l'article 16, § 2 de la loi du 19 avril 1963, le/la DG peut être autorisé(e) par le CA à engager par contrat de travail à durée déterminée les membres des différentes catégories de personnel visées ci-avant.
§ 2. Le CA adopte un Plan du personnel sur proposition du/de la DG et sur avis favorable des Commissaires du gouvernement qui reprend les membres du personnel engagés à durée indéterminée et les collaborateurs du/de la DG et précise les entrées et sorties de service par département.
Le CA délègue au/à la DG la réalisation du Plan du personnel.
Le CA délègue également au/à la DG l'engagement du personnel artistique, administratif et technique lié aux productions ou à des situations de surcroît d'activité, dans le cadre de contrats à durée déterminée et dans les limites des budgets approuvés et moyennant visa du/de la GF.
Dans les limites des budgets approuvés et moyennant visa du/de la GF, la présente délégation vise également l'ensemble des actes qui sont liés à la gestion journalière du personnel, en ce compris les licenciements.
Une liste des personnes nouvellement engagées dans les liens d'un contrat de travail à durée indéterminée est communiquée aux administrateurs à chaque réunion du CA pour information.
Engagement de dépenses artistiques (autres que de personnel)
Art. 5.Le CA délègue, dans les limites des crédits inscrits au budget approuvé et moyennant visa du/de la GF, la conclusion par le/la DG d'engagements de dépenses artistiques jusqu'à 500.000 euros HTVA par contrat et par contrepartie. Ce montant est adapté annuellement au taux de fluctuation de l'indice moyen des prix à la consommation. En attendant la fixation définitive de cet indice, les montants sont adaptés en fonction du taux de fluctuation de l'indice moyen au cours de l'année précédente.
On entend par dépenses artistiques toutes les dépenses liées au processus de production.
Engagement de dépenses de fonctionnement (autres que de personnel) et investissements
Art. 6.Le CA délègue au/à la DG, dans les limites des crédits inscrits au budget approuvé et moyennant visa du/de la GF, l'engagement de dépenses dont la valeur est inférieure au seuil fixé à l'article 11, 3° de l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques (ci-après " AR passation "), dans le respect de la réglementation relative aux marchés publics.
Pour les engagements de dépenses d'une valeur égale ou supérieure au seuil fixé à l'article 11, 3° de l'AR passation sur la durée totale du marché, les règles suivantes s'appliquent :
a)le CA approuve, dans les limites des crédits inscrits au budget approuvé et moyennant visa du/de la GF, le lancement de marchés publics sur base d'une note reprenant une description de l'objet du marché, la valeur estimée du marché et la procédure préconisée;
b)le CA délègue au/à la DG la rédaction et la publication des documents de marchés;
c)pour la sélection de participants dans des procédures de marchés publics en deux phases et l'attribution de marchés publics, les décisions motivées de sélection et d'attribution sont communiquées au CA pour information, sauf en cas de dépassement de la valeur estimée communiquée dans la note au CA au moment du lancement. Dans ce dernier cas, les décisions motivées de sélection et d'attribution font l'objet d'une approbation du CA.
Pour l'engagement de dépenses d'une valeur égale ou supérieure au seuil fixé à l'article 11, 4° de l'AR passation sur la durée totale du marché, les règles décrites aux points a) et b) ci-dessus s'appliquent. Toutefois, pour ce qui concerne la sélection de candidats dans des procédures de marchés publics en deux phases et l'attribution de marchés publics, les décisions motivées de sélection et d'attribution font systématiquement l'objet d'une approbation du CA.
Il est référé pour le surplus à la politique d'achat en vigueur au sein du TRM.
Sous-délégations
Art. 7.Le/la DG est autorisé à déléguer aux membres du Comdir les pouvoirs qui lui sont délégués par le CA conformément aux articles précédents.
Si nécessaire, ces membres du Comdir sont autorisés à déléguer ces pouvoirs à une ou plusieurs fonctions subordonnées qu'ils désignent individuellement. En particulier, le/la GF est autorisé(e) à déléguer son pouvoir de visa financier à une personne de son équipe, dans la limite de montants à définir.
Ces " sous-délégations " sont définies dans un document notifié au CA pour approbation.
Chapitre 3.- Fonctionnement du Conseil d'administration Election du/de la Président(e) et du/de la Vice-Président(e)
Art. 8.Conformément à l'article 6 de la loi du 19 avril 1963, le CA élit en son sein, tous les deux ans un(e) président(e) et un(e) vice-président(e), par scrutin séparé et secret.
Le/La Président(e) et le/la Vice-Président(e) sont élus pour deux ans; ils sont rééligibles.
A tour de rôle, le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) appartiennent respectivement à l'une ou l'autre des communautés de langue et de culture.
Fréquence et modalités de réunion
Art. 9.Le CA se réunit sur convocation du président et du vice-président aussi souvent que les intérêts de l'établissement l'exigent.
Il doit être convoqué à la demande de 3 de ses membres.
Le CA se réunit au moins 7 fois par saison (septembre - juin).
Des réunions du CA pourront se tenir par vidéoconférence ou tout autre moyen électronique permettant une participation, sur décision du/de la Président(e) ou du/de la Vice-Président(e).
Direction
Art. 10.La direction des réunions du CA est assurée par le/la Président(e) ou, si ce(tte) dernier(ère) est dans l'impossibilité de diriger la réunion, par le/la Vice-Président(e).
Pour ces tâches, le/la Président(e) bénéficie de l'assistance administrative d'un(e) secrétaire du CA et d'un(e) juriste d'entreprise.
Invitation et ordre du jour
Art. 11.A la fin de chaque saison, est arrêté un calendrier préliminaire des réunions ordinaires du CA au cours de la saison suivante. Toute adaptation éventuelle de ce calendrier des réunions régulières planifiées est communiquée aux membres au plus tard une semaine avant la date de réunion prévue, sauf en cas d'extrême urgence après approbation du/de la Président(e).
Sont invités au CA, outre les membres :
- les Commissaires du Gouvernement et le/la Commissaire du Gouvernement du Budget nommés par le Roi conformément aux articles 150 à 157 de la loi-programme du 8 avril 2003 et à l'article 9 de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public;
et, sauf pour les points de l'ordre du jour les concernant personnellement,
- le/la DG, le/la GF, le/la D P&O;
- le/la juriste d'entreprise;
- le/la secrétaire.
Si un point à l'ordre du jour nécessite des explications d'un tiers/d'un autre membre du personnel du TRM, celui-ci est également invité par le président.
L'ordre du jour ainsi que les documents de base sont transmis aux membres du CA et aux Commissaires du gouvernement et au Commissaire du Gouvernement du Budget au minimum 5 jours ouvrables avant le jour de la tenue de la réunion. Tout membre du CA peut demander au/à la Président(e) d'inscrire un point supplémentaire à l'ordre du jour.
Tous les documents sont placés sur un support informatique à accès partagé dont le lien est communiqué aux membres du CA à leur(s) adresse(s) de messagerie électronique connue(s) (courriels). Il revient à chaque administrateur de communiquer personnellement à temps tout changement de courriel au/à la secrétaire du CA.
Les documents, délibérations et décisions du CA ne sont pas publiques : les membres et personnes qui assistent aux réunions sont soumis à une stricte discrétion.
L'ordre du jour reprend les points qui seront abordés à la réunion. Il précise s'ils le sont à titre d'information ou en vue d'une prise de décision. Les documents de base et le procès-verbal reprennent la proposition de décision du CA ou le fait qu'ils sont soumis pour information.
Quorum
Art. 12.Le CA ne peut délibérer et statuer valablement que si la majorité de ses membres est présente ou représentée.
Vote et procuration
Art. 13.§ 1er. Le CA délibère collégialement.
Seuls les administrateurs prennent part au vote.
Les points mentionnés à l'ordre du jour pour information ne font pas l'objet d'un vote.
§ 2. Toute décision du CA est prise à la majorité absolue des suffrages exprimés. Si la majorité absolue n'est pas atteinte au premier scrutin, il est procédé à un nouveau vote à la réunion suivante du CA. En cas de parité de voix au second scrutin, la voix du/de la président(e) est prépondérante.
§ 3. Tout administrateur empêché peut, au moyen d'un écrit ou d'un e-mail adressé au président et au secrétaire du CA donner mandat à un autre administrateur qu'il désigne expressément afin de se faire représenter à une réunion déterminée et y voter en ses lieu et place.
Cette procuration doit parvenir à la secrétaire du CA deux heures au plus tard avant le début de la réunion du CA. Elle doit mentionner explicitement l'administrateur mandaté.
Un administrateur ne peut détenir plus d'une procuration.
§ 4. Les décisions du CA peuvent être adoptées, sans réunion effective, à l'unanimité des voix, exprimées par écrit, dans des cas exceptionnels dûment justifiés par l'urgence et/ou l'intérêt social.
Dans semblables circonstances, la secrétaire envoie par e-mail un document comprenant les propositions de résolutions à tous les administrateurs, avec la demande de renvoyer le document daté et signé dans le délai qui s'impose.
Ce document est simultanément envoyé aux Commissaires du gouvernement pour information.
Les résolutions écrites sont censées adoptées à la date de la dernière signature.
Procès-verbaux
Art. 14.Un procès-verbal est établi pour chaque réunion du CA.
Les procès-verbaux reprennent les décisions formelles prises et la liste des points pour information.
En outre, ils résument les discussions, précisent les décisions prises et indiquent, le cas-échéant, les réserves émises en séance par les administrateurs et les Commissaires du gouvernement qui le demandent.
Les procès-verbaux sont approuvés à la réunion suivante du CA. La version approuvée est ensuite enregistrée sous un format PDF et enregistrée sous un format accessible digitalement.
Les procurations sont annexées au PV de la réunion pour laquelle elles ont été données.
Les PV sont signés par le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) pour copie à délivrer à des tiers.
Sont considérés comme annexes au PV les documents communiqués aux membres du CA avant et pendant la séance.
Rôle du/de la Président(e)
Art. 15.Le/la Président(e) du CA est chargé(e) de :
- convoquer les réunions du CA avec le/la Vice-président(e);
- établir l'ordre du jour en liaison avec le/la DG, le/la GF et le/la Vice-président(e);
- diriger les réunions du CA;
- gérer l'efficacité du CA dans tous ses aspects;
- prendre les mesures nécessaires de sorte à créer, au sein du CA, un climat de confiance qui contribue à une discussion ouverte, à des critiques constructives et au soutien des mesures prises par le CA; .
- stimuler une interaction réelle entre le CA et le/la DG et le/la GF. Le/la Président(e) entretient des relations étroites avec le/la DG et le/la GF, tout en leur apportant appui et conseils, dans le respect de la responsabilité exécutive du/de la DG et du/de la GF;
- signer le procès-verbal des réunions avec le/la Vice-président(e) pour copie à délivrer à des tiers.
Evaluation et révision du ROI
Art. 16.Tous les deux ans, le CA procède à une évaluation de son propre fonctionnement et, à cette occasion, le ROI fait éventuellement l'objet d'une révision.
Président(e) du Comité de concertation de base
Art. 17.Le/la Président(e) du CA désigne parmi les administrateurs le/la Président(e) du Comité de concertation de base (" CCB ") institué conformément à la loi du 19 décembre 1974 organisant les relations entre les autorités publiques et les syndicats des agents relevant de ces autorités et son arrêté royal d'exécution du 28 septembre 1984, et soumet cette désignation à l'approbation du CA.
Le/la Président(e) du CCB est chargé(e) de :
- convoquer les réunions du CCB;
- établir l'ordre du jour en liaison avec le/la D P&O, lequel ordre du jour est complété par les points que les représentants syndicaux souhaitent y inscrire;
- diriger les réunions du CCB;
- gérer l'efficacité du CCB dans tous ses aspects;
- prendre les mesures nécessaires de sorte à créer, au sein du CCB, un climat de confiance qui contribue à une discussion ouverte, à des critiques constructives et au soutien des mesures prises par le CCB;
- stimuler une interaction réelle entre le CCB et le Comdir;
- faire rapport des points de discussions abordés en CCB à chaque réunion du CA.
Chapitre 4.- Comités du CA Groupes de travail
Art. 18.Des groupes de travail peuvent être institués par le CA afin d'approfondir certaines problématiques techniques/thèmes spécifiques.
Ces groupes de travail sont composés d'un membre du ComDir et d'administrateurs.
Leur fonctionnement fait l'objet d'une charte de fonctionnement approuvée par le CA.
Les groupes de travail n'ont aucun pouvoir de décision. Ils visent à préparer les travaux du CA et le cas échéant, à proposer des notes pour décisions du CA.
Comité d'audit
Art. 19.Un groupe de travail, appelé Comité d'audit, est institué afin d'assister le CA dans l'exercice de ses responsabilités d'arrêter les comptes du TRM (reporting financier) et de supervision en matière de contrôle financier et comptable.
Il peut aussi assurer un rôle de relais entre le travail de la Cour des comptes, des réviseurs et le TRM.
Sont soumis au Comité d'audit en vue de préparer les décisions du CA :
- le contrôle légal des comptes annuels;
- toute question de contrôle interne ou de gestion de risque confiée par le CA ou identifiée par le Comité d'audit.
Ce comité est composé d'au moins 3 administrateurs, dont un(e) Président(e), désignés par le CA.
Le/la GF assiste à toutes les réunions.
Il peut inviter des membres du personnel, les réviseurs et les représentants de la Cour des Comptes.
Les Commissaires du gouvernement et le Commissaire du gouvernement du Budget sont invités aux réunions.
Son fonctionnement fait l'objet d'une charte de fonctionnement approuvée par le CA.
Il fait rapport oral et succinct, après chacune de ses réunions, au CA de ses travaux et, le cas échéant, de ses recommandations.
Comité de rémunération
Art. 20.Un groupe de travail, appelé Comité de rémunération, est institué pour préparer certaines décisions relative à la rémunération du DG et du GF et à la politique salariale en générale (statut pécuniaire) des membres du personnel faisant l'objet de la négociation sociale et conformément à la réglementation applicable.
Il est composé au moins de 3 administrateurs dont le/la Président(e) et le/la Vice-Président(e) du CA.
Le/la D P&O assiste à toutes les réunions.
Le/La Président(e) peut inviter d'autres membres du personnel.
Son fonctionnement fait l'objet d'une charte de fonctionnement approuvée par le CA.
Le Comité de rémunération n'a aucun pouvoir de décision. Il prépare les travaux du CA et le cas échéant, propose des notes pour décision du CA.
Les propositions de rémunération formulées par le comité de rémunération sont soumises à l'approbation du/de la GF avant d'être soumises au CA.
Commissions ad hoc
Art. 21.Des commissions ad hoc peuvent être instituées par le CA afin de rédiger des propositions de décisions relatives à des problématiques spécifiques dont la compétence relève du CA.
Ces commissions sont composées d'administrateurs et éventuellement de tiers.
Leur fonctionnement fait l'objet d'une charte de fonctionnement approuvée par le CA.
Les commissions n'ont aucun pouvoir de décision. Leurs propositions de décisions sont systématiquement soumises au CA pour approbation.
Prévention des conflits d'intérêt
Art. 22.Tout membre du CA et toute personne invitée à ses séances qui aurait un intérêt direct ou indirect opposé à celui du TRM dans une question figurant à l'ordre du jour d'un CA en fait part au (à la) Président(e) et quitte la séance jusqu'à ce que ce point ait été complètement traité et, le cas échéant, que la délibération soit achevée.
Les administrateurs ne sont pas autorisés à fournir des prestations rémunérées au profit du TRM.