Texte 2024003353
Article 1er.Dans l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale, les modifications suivantes sont apportées :
1°dans les articles 23, § 2 et 32, § 2, alinéa 1er, 3° et § 3, alinéa 1er, 1°, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, de la version francophone, les mots " le subside " sont chaque fois remplacés par les mots " la subvention " ;
2°dans l'article 31, § 1, 1°, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, et dans l'annexe 2 de la version francophone, le mot " subsides " est chaque fois remplacé par le mot " subventions " ;
3°dans les articles 35, alinéa 1er, 6° et 37, 4°, remplacés par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, de la version francophone du même arrêté les mots " coût non-subsidiable " sont chaque fois remplacés par les mots " coût non-subventionnable " ;
4°dans les articles 35, alinéa 1er, 6, 37, 4°, remplacés par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, et dans l'annexe 4 de la version francophone, les mots " coûts non-subsidiables " sont chaque fois remplacés par les mots " coûts non-subventionnables " ;
5°dans l'annexe 2 de la version francophone, les mots " subsides reçus " sont chaque fois remplacés par les mots " subventions reçues " ;
6°dans l'annexe 4 de la version francophone, le mot " subsidiée " est remplacé par le mot " subventionnée ".
Art. 2.Dans l'article 1er du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
a)le 3° est remplacé par ce qui suit :
" 3° " partenaire " : une association représentative de la société civile, une institution d'intérêt public ou une autorité publique, liée par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding à une organisation accréditée. " ;
b)le 18° est supprimé ;
c)l'article est complété par les 24° et 25° rédigés comme suit :
" 24° " le contrôle financier " : le contrôle réalisé par l'administration, ou un tiers mandaté à cet effet, portant sur les aspects financiers des programmes, notamment le contenu des rapports financiers et des états financiers ou des listings de dépenses. Il observe également la régularité des pièces justificatives, leur caractère correct et complet, ainsi que le respect des règles de marchés publics, dans les limites fixées par les cadres légaux d'application ;
25°" collaboration " : relation entre deux organisations ou plus, quelle que soit leur situation géographique, concourant à l'atteinte d'un ou plusieurs objectifs au sein d'un programme. L'organisation qui collabore avec une organisation accréditée, et à qui une partie du budget est mis à disposition dans le cadre du programme quinquennal, lui est associée par une convention de collaboration ou un memorandum of understanding. ".
Art. 3.L'article 2 du même arrêté, est remplacé par ce qui suit :
" Art. 2. § 1er. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 2, 5° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité.
La capacité de gestion est examinée à partir des critères suivants, regroupés en huit domaines qui sont décrits dans l'annexe 1re:
1°la gestion financière : la qualité des outils de gestion, la capacité à faire face à ses engagements financiers ;
2°la gestion stratégique : le processus d'élaboration de la stratégie, le processus de planification stratégique, le suivi et pilotage de la stratégie ;
3°l'intégrité : la formalisation d'une politique d'intégrité, la mise en oeuvre de la politique d'intégrité ;
4°la gestion axée résultats : la qualité de la politique de gestion axée résultats, la maîtrise du processus de suivi-évaluation, la capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion axée résultats ;
5°la politique des partenariats : la description de la politique de partenariat, la formalisation des partenariats ;
6°la prise en compte de thèmes transversaux : thèmes du genre et de l'environnement ;
7°la gestion des risques : la couverture de la gestion des risques de l'organisation, la maîtrise des risques ;
8°la transparence : la formalisation d'une stratégie de transparence pour de l'information accessible, d'actualité et fiable.
La capacité de gestion est déterminée par un score de gestion calculé sur base des domaines et critères repris à l'annexe 1. Le score de gestion est la moyenne arithmétique des scores de chaque domaine et critère.
§ 2. Le niveau de complexité de l'organisation est déterminé à partir des paramètres suivants, qui sont décrits dans l'annexe 2 :
1°la taille de l'organisation;
2°la dispersion géographique;
3°la dispersion thématique;
4°la diversité des partenaires;
5°la dispersion des donneurs d'ordre;
6°le volume des moyens humains.
Le score de complexité est la moyenne arithmétique des scores de chaque paramètre. Chaque paramètre est étalonné par l'administration sur base des données reprises dans les demandes d'accréditation des organisations soumissionnaires.
§ 3. Il existe une relation linéaire entre le niveau de complexité d'une organisation et sa capacité de gestion.
Une organisation démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité sur base d'un étalonnage qui est approuvé par le Ministre dans le courant du deuxième trimestre de l'année suivant l'introduction de la demande d'accréditation, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3.
§ 4. Pour le domaine de la gestion financière, la capacité à faire face à ses engagements financiers est notamment illustrée par un ratio de liquidité supérieur ou égal à 0,85 et un ratio de solvabilité supérieur à 0. Lorsque l'un de ces deux ratios n'est pas atteint, et qu'il n'est pas démontré par l'organisation que cette situation répond à une stratégie délibérée et maitrisée, alors il est considéré que les capacités de gestion financière sont insuffisantes et que l'organisation ne dispose pas d'un système performant de maîtrise de l'organisation au sens de l'article 26, § 1er, 5° de la loi.
Le ratio de liquidité est calculé sur base du rapport entre, d'une part, les créances à 1 an au plus, les placements de trésorerie et valeurs disponibles, ainsi que la régularisation d'actifs, et, d'autre part, les dettes à court terme ainsi que la régularisation du passif. Le ratio est calculé sur base d'une moyenne arithmétique des 5 exercices les plus récents au moment de la réalisation de l'examen du système de maîtrise de l'organisation.
Le ratio de solvabilité est calculé sur base du rapport entre les capitaux propres et le total du passif de l'organisation. Le ratio est calculé sur base d'une moyenne arithmétique des 5 exercices les plus récents au moment de la réalisation de l'examen du système de maîtrise de l'organisation. ".
Art. 4.Dans l'article 3 du même arrêté, les paragraphes 3 et 4 sont remplacés par ce qui suit :
" § 3. Dispose de l'assise sociétale démontrable en Belgique visée à l'article 26, § 2, 5° de la loi, l'organisation qui répond à au moins cinq des indicateurs suivants :
1°au cours des trois ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a établi des conventions de collaboration relatives à des enjeux internationaux et du développement avec au moins cinq institutions, autorités ou associations en Belgique, en appui à la réalisation de son plan stratégique tel que visé à l'article 5, 1° ;
2°au moment de la demande d'accréditation et depuis au moins trois ans, l'organisation est membre actif d'au moins deux réseaux nationaux spécialisés dans les thématiques relatives aux enjeux internationaux et du développement ;
3°au moment de la demande d'accréditation, ses organes de décision comprennent au moins deux organisations de la société civile accréditées au sens de l'article 26, § 2 de la loi ou organisations représentatives des travailleurs telles que reconnues par la loi du 29 mai 1952 relative au Conseil national du Travail ainsi que par la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires ;
4°au cours des cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a disposé régulièrement de personnes qui ont donné bénévolement de leur temps pour la mise en oeuvre de ses activités et la réalisation de sa mission ;
5°au cours des cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a compté régulièrement sur le concours et le soutien de personnes pour ses activités ;
6°pendant les cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a récolté des fonds en Belgique à concurrence d'au moins 14.000 euros par an en moyenne ;
7°au moment de la demande d'accréditation, l'organisation est signataire du Code éthique de l'asbl Récolte de fonds Ethique ;
8°En moyenne pendant les cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a consacré minimum 3% de ses dépenses globales en Belgique, au renforcement des connaissances, aux changements de valeurs et de comportements, et à la prise de conscience des citoyens, des institutions et autorités publiques et des entreprises sur les enjeux internationaux et du développement.
Lorsqu'une organisation est structurellement ancrée dans une organisation institutionnelle plus grande de droit belge, la démonstration de l'assise sociétale peut être opérée au niveau de cette organisation institutionnelle plus grande.
§ 4. Est considérée autonome comme prévu à l'article 26, § 2, 6° de la loi, l'organisation dont aucun membre du conseil d'administration ou de l'organe de direction est membre de :
1°du personnel du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;
2°du personnel ou du conseil d'administration de Enabel;
3°du personnel ou du conseil d'administration de la Société belge d'investissements pour les pays en développement;
4°de la cellule stratégique du ministre. "
Art. 5.Dans l'article 5 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
a)au 1°, a), les mots " sa politique de ressources humaines " sont remplacés par les mots " la description de la manière dont ses ressources humaines sont mobilisées dans le cadre de la mise en oeuvre du plan stratégique " ;
b)le 1°, a) est complété par la phrase suivante :
" Lorsqu'une organisation est structurellement ancrée dans une organisation institutionnelle plus grande de droit belge, il peut être fait référence à des documents ou sources d'information issus de cette organisation institutionnelle plus grande. " ;
c)l'article est complété par le 4° rédigé comme suit :
" 4° Tout document utile comme source d'information au cours de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 2, 4° de la loi. ".
Art. 6.L'article 8 du même arrêté est complété par un nouvel alinéa rédigé comme suit :
" Lorsque l'organisation qui sollicite une accréditation est une organisation qui est structurellement ancrée dans une organisation institutionnelle plus grande, les documents et les sources d'information visées à l'alinéa 1er peuvent être ceux de cette organisation institutionnelle plus grande. ".
Art. 7.Dans l'article 9 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
a)dans le paragraphe 3, alinéa 3, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, les mots " sur base d'une expertise externe. " sont remplacés par les mots " avec l'appui d'une expertise externe. " ;
b)sont insérés les paragraphes 3/1 et 3/2 rédigés comme suit :
" § 3/1. Lors de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, il peut être tenu compte de l'obtention par l'organisation concernée d'autres certificats ou labels de qualité, en vue d'octroyer une dispense d'une partie de l'examen, aux conditions cumulatives suivantes :
1°Pour chaque domaine de gestion pour lequel une dispense est sollicitée, il est démontré l'existence d'une équivalence entre les attentes de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, et celles du certificat ou label de qualité que l'organisation a obtenu et souhaite valoriser ;
2°Lorsque la durée de validité du certificat ou label de qualité est inférieure ou égale à 3 ans, celui-ci a été obtenu depuis moins de 2 ans au moment de la demande d'accréditation.
Les certificats ou labels de qualité qu'une organisation peut prétendre valoriser dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2 appartiennent à la liste suivante :
1°certificat ECHO " partenariat ACP " ou " partenariat programmatique " pour les cycles 2021-2027 et 2028-2035 ;
2°certification ISO 9000 et ISO 9001 " Management de qualité " ;
3°certificat " Recognised by EFQM ", ou équivalent, 3 étoiles ou plus ;
4°ou un autre certificat équivalent.
Lorsqu'une dispense est octroyée, elle ne recouvre que le domaine de gestion pour lequel l'équivalence a été démontrée.
Il ne peut pas être obtenu de dispense pour le domaine de la gestion financière, et celui-ci doit toujours faire l'objet de l'examen visé à l'article 2.
L'organisation qui bénéficie d'une dispense d'examen pour un ou plusieurs domaines de gestion s'engage à mettre tout en oeuvre pour renouveler l'obtention du certificat ou du label de qualité justifiant la dispense, pendant toute la durée de validité de l'accréditation. En cas de non renouvellement du certificat ou du label de qualité, l'organisation s'expose à un réexamen de la performance du système de maîtrise de l'organisation tel que visé à l'article 10, § 1er.
Le Ministre détermine le calendrier d'introduction des demandes de dispense, ainsi que les modalités de leur motivation et de leur obtention, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3.
§ 3/2. Lors de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, il peut être tenu compte de l'obtention par l'organisation concernée d'une certification octroyée par le service Evaluation spéciale conformément à l'article 2/1, 2° de l'arrêté royal 25 février 2010 portant création d'un service Evaluation spéciale de la Coopération internationale dans les 8 ans précédant la demande d'accréditation.
L'organisation qui dispose de cette certification peut obtenir une dispense de l'examen du domaine de gestion axée résultats sous réserve que les conclusions de la certification soient actualisées à l'occasion d'un dialogue institutionnel tel que prévu à l'article 11. Le cas échéant, ce point de discussion est abordé dans un dialogue institutionnel prenant place dans l'année du dépôt de la demande d'accréditation ou au plus tard dans le premier semestre de l'année suivant le dépôt de la demande d'accréditation.
Le Ministre détermine les critères et modalités permettant d'observer si, en dialogue institutionnel, une organisation a tenu compte des conclusions de la certification, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. " ;
c)l'article est complété par les paragraphes 6 et 7, rédigé comme suit :
" § 6. Lorsque plusieurs organisations de la société civile fusionnent, l'organisation qui est issue de cette fusion hérite automatiquement de l'accréditation en tant qu'organisation de la société civile, à la condition que chacune des organisations qui fusionnent se soient vu octroyer cette accréditation conformément à l'article 9, § 5. Lorsqu'une ou plusieurs des organisations qui fusionnent ne disposent pas d'une accréditation en tant qu'organisation de la société civile, l'organisation fusionnée s'expose à un réexamen de la performance du système de maîtrise de l'organisation tel que visé à l'article 10, § 1er. ;
§ 7. En cas de fusion d'organisations accréditées en tant qu'organisation de la société civile en cours de programme, l'organisation issue de la fusion hérite des droits et obligations des organisations fusionnées conformément à l'article 13:1, § 2 Code des sociétés et des associations. Cela inclut les obligations issues de l'octroi d'une subvention pour la mise en oeuvre d'un programme. Le cas échéant, l'arrêté de subvention fera l'objet d'une modification afin de se référer à l'organisation issue de la fusion.
Par dérogation à l'article 20, § 1er l'organisation accréditée en tant qu'organisation de la société civile qui est issue d'une fusion peut disposer de plus d'un programme si ceux-ci sont déjà en cours de mise en oeuvre au moment de la fusion, et ce jusqu'à la clôture du cycle de programmation concerné par ces programmes. ".
Art. 8.L'article 13 du même arrêté est remplacé par ce qui suit :
" Art. 13. Chaque CSC contient les éléments suivants :
1°une analyse de contexte détaillée, focalisée sur le rôle des partenaires des organisations accréditées, l'identification des risques majeurs et avec une attention aux thèmes transversaux visés à l'article 11, § 2 de la loi ;
2°la présentation des cibles stratégiques visées par les organisations accréditées dans le pays ou dans le thème du CSC et la justification de leur pertinence au développement ;
3°par cible stratégique retenue, l'identification et la présentation des différentes approches des organisations concernées ;
4°par cible stratégique retenue, l'identification des organisations accréditées qui contribuent, si pertinent, ensemble, en synergie et en complémentarité, ainsi qu'avec leurs partenaires, à sa réalisation ;
Dans les pays partenaires, les organisations accréditées participantes explorent les synergies et les complémentarités avec la coopération gouvernementale.
Dans les pays couverts par des CSC où les organisations accréditées interviennent dans le cadre d'un financement de l'aide humanitaire belge, les organisations accréditées participantes explorent les synergies et les complémentarités avec ces interventions, en vue d'une approche nexus entre l'aide humanitaire et la coopération au développement.
5°la formulation des questions d'apprentissage qui donnent forme au processus d'apprentissage sur toute la durée du CSC ;
6°une description de la manière dont le CSC a été élaboré, et en particulier les éléments permettant de constater la participation des organisations accréditées et de leurs partenaires.
Le Ministre approuve les modalités d'élaboration des CSC sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. ".
Art. 9.Dans l'article 14 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
1°au paragraphe 1, les mots " avant le 1er mars de l'année qui précède son entrée en vigueur " sont remplacés par les mots " avant le 15 décembre de la deuxième année qui précède son entrée en vigueur " ;
2°au paragraphe 2, les mots " endéans les six semaines " sont remplacés par les mots " endéans les huit semaines " ;
3°au paragraphe 2, 4°, le mot " locaux " est supprimé.
4°au paragraphe 2, le 5° est remplacé par ce qui suit " 5° l'opportunité des questions d'apprentissage. ".
Art. 10.Dans l'article 15 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
1°au paragraphe 1er, le mot " locaux " est supprimé ;
2°Le paragraphe 3, modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est remplacé par ce qui suit :
" § 3. L'administration organise un dialogue stratégique avec les organisations concernées par un CSC, dont la finalité est d'observer l'évolution des cibles stratégiques et de relever la plus-value des organisations accréditées dans le cadre de ce CSC. Le dialogue stratégique porte au minimum sur le suivi de l'évolution du CSC et des apprentissages collectifs tirés de son opérationnalisation au sein des programmes en cours, sur l'approche nexus entre l'aide humanitaire et la coopération au développement, le cas échéant, ainsi que sur le parcours d'amélioration tel que prévu à l'article 14, § 4, alinéa 3, le cas échéant.
Le dialogue stratégique est organisé au moins 3 années sur 5, ainsi qu'à la demande de l'organisation référente ou de l'administration, avec un maximum de 5 fois pour la durée de validité du CSC.
L'organisation accréditée qui intervient dans un pays couvert par un CSC dans le cadre d'un financement de l'aide humanitaire belge est invitée au dialogue stratégique.
Pour alimenter ce dialogue, l'administration et l'organisation référente échangent les points d'attention spécifiques qu'elles souhaitent aborder.
L'organisation référente transmet un document synthétisant toutes les informations utiles à cette fin.
L'organisation dont une partie du programme est couverte par un CSC doit participer au dialogue stratégique lié à ce CSC. Sauf cas de force majeure, cette partie du programme de l'organisation qui ne participe pas à deux dialogues stratégiques consécutifs ne s'inscrit plus dans le CSC et son budget ne contribue plus à la concentration visée à l'article 27, § 2, alinéa 3, 8° de la loi. ".
Art. 11.Dans l'article 18 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
1°le paragraphe 4, modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est remplacé par ce qui suit :
" § 4. Un programme est pertinent, cohérent, efficace, durable et génère un impact, tels que définis par le Comité d'Aide au Développement de l'Organisation de Coopération et de Développement Economiques. Il inclut des synergies de qualité, et tire les leçons des interventions antérieures et, le cas échéant, des apprentissages collectifs. " ;
2°le paragraphe 5 est complété par le 6° rédigé comme suit :
" 6° un plan d'évaluation conforme à l'article 44. ".
Art. 12.Dans l'article 20 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
1°les paragraphes 4 et 5 sont remplacés par ce qui suit :
" § 4. La demande comprend également le rôle des partenaires dans le programme et la liste des partenaires connus au moment de la demande, par pays.
§ 5. La demande comprend également la liste des organisations accréditées ou non, connues au moment de la demande, avec lesquelles une collaboration a été mise en place dans le cadre du programme. ".
2°L'article est complété par le paragraphe 6 rédigé comme suit :
" § 6. Le Ministre approuve les modalités d'élaboration des programmes sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. ".
Art. 13.L'article 22 du même arrêté est remplacé par ce qui suit :
" Art. 22. § 1er. La demande de subvention d'un programme est introduite par envoi recommandé ou par voie électronique auprès de l'administration au plus tard le 15 juin de l'année qui précède l'année du début du cycle de programmation.
La demande groupée de subvention est introduite par envoi recommandé ou par voie électronique auprès de l'administration au plus tard le 15 septembre de l'année qui précède l'année du début du cycle de programmation.
§ 2. L'administration communique son avis provisoire sur le programme, assorti d'un budget sous réserve, au plus tard le 1er novembre de l'année qui précède l'année du début du programme à l'organisation ou aux organisations demandeuses.
Ces dernières remettent à l'administration leurs remarques avant le 21 novembre de la même année au plus tard.
L'avis définitif intègre ces remarques ou les reprend comme points de désaccord. L'administration communique son avis définitif sur le programme, assorti d'un budget sous réserve, au plus tard le 15 décembre de l'année qui précède le début du programme à l'organisation ou aux organisations demandeuses.
§ 3. Le ministre prend sa décision au plus tard le 15 février de l'année du début du programme sur base de l'avis de l'administration qui lui est transmis pour le 15 janvier suivant la réception de la demande de subvention. Cet avis est fondé sur la qualité de la proposition de programme, selon les critères stipulés à l'article 18, § 4, ainsi que sur base de sa contribution aux objectifs de la Coopération belge au Développement. Cet avis reprend également tout élément d'information pertinent susceptible d'influencer la réalisation du programme ou la bonne utilisation de la subvention. ".
Art. 14.L'article 28 du même arrêté est complété par le paragraphe 4 rédigé comme suit :
" § 4. Pour une organisation de la société civile ayant obtenu son accréditation pour la première fois avant le démarrage d'un nouveau cycle de programmation, et si elle n'est pas issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations préalablement accréditées, la subvention est plafonnée à 1 million d'euros par an en moyenne pour ce nouveau cycle de programmation. ".
Art. 15.Dans l'article 29, le paragraphe 4, modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est remplacé par ce qui suit :
" § 4. La subvention des coûts de gestion est plafonnée au maximum à 10% du total des coûts directs du budget approuvé. Les coûts de gestion ne sont pas forfaitaires et doivent être motivés.
Lorsqu'un programme est introduit par plusieurs demandeurs, ce plafond est augmenté des coûts de coordination du programme. Le montant des coûts de coordination est équivalent au plus grand montant entre 110.000 euros par an ou le montant issu de l'application d'un pourcentage de taux des coûts de coordination (TCC), qui ne peut pas dépasser 4,5%.
TCC = 3* vNO-3
Où NO représente le nombre d'organisations accréditées qui ont introduit la demande de programme.
Lorsqu'un programme est introduit par une nouvelle organisation accréditée qui est issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations accréditées qui étaient séparées lors du précédent cycle de programmation, alors le plafond des coûts de gestion est augmenté des coûts de coordination du programme tels que calculé à l'alinéa 2, pour la durée du cycle de programmation suivant la fusion ou le regroupement.
Un montant d'au moins 1 % des coûts directs mais non compris dans le plafond normal des coûts de gestion est consacré à la mise en oeuvre du plan d'évaluation et aux coûts d'audit de l'intervention. ".
Art. 16.Dans l'article 30 du même arrêté, le paragraphe 2 abrogé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est rétabli dans la rédaction suivante :
" § 2. L'organisation assure la transparence sur l'origine de son apport propre auprès de l'administration. Lorsque l'apport propre trouve son origine dans des sources publiques, l'organisation informe ces bailleurs publics de la finalité de leurs financements en tant que constituant de l'apport propre d'un programme de la coopération non gouvernementale belge. ".
Art. 17.Dans l'article 32, § 3, alinéa 2 du même arrêté, le mot " locaux " est supprimé.
Art. 18.L'article 34 du même arrêté est complété par le paragraphe 5 rédigé comme suit :
" § 5. Dans le cadre du contrôle financier prévu à l'article 49, lorsqu'il est constaté que l'organisation subventionnée a fait une erreur dans l'imputation d'une dépense entre rubriques budgétaires générales, le montant de celle-ci peut tout de même être mis à charge de la subvention, en tout ou en partie, conformément aux article 35 et 37, aux conditions cumulatives suivantes :
1°Il est démontré comment l'erreur s'est produite ;
2°il est démontré que la correction de cette erreur d'imputation n'entrainerait pas un dépassement des limites fixées au paragraphe 3. Dans le cas contraire, le montant de la dépense peut être mis à charge de la subvention jusqu'à concurrence des limites fixées au paragraphe 3. Le montant au-delà de ces limites ne pourra pas être imputé sur la subvention ;
3°il est démontré que des mesures de correction du système de contrôle interne de l'organisation subventionnée ont été prises pour prévenir la répétition de cette erreur d'imputation. ".
Art. 19.Dans le chapitre 5, section 3, sous-section 1re du même arrêté, il est inséré un article 34/1 rédigé comme suit :
" Art. 34/1. § 1er. L'intervention est mise en oeuvre conformément au programme approuvé.
§ 2. Des demandes d'ajustements à la stratégie de l'intervention peuvent être introduites à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme.
§ 3. L'approbation des ajustements à la stratégie de l'intervention par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale n'est exigée que lorsque les modifications proposées portent sur les éléments suivants :
1°modification apportée à la formulation de l'outcome ou à la formulation d'un indicateur de l'outcome, ou à la formulation de ses valeurs cibles à trois ans et cinq ans ;
2°modification apportée à la zone d'intervention ;
3°modification apportée à la liste des partenaires, lorsque cette modification à des effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement ;
4°modification apportée à la liste des organisations avec lesquelles des collaborations ont été mises en place, qui sont associées à la réalisation du programme et qui se voient mettre à disposition une partie du budget sur base d'une convention de collaboration, lorsque cette modification à des effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement ;
5°modification significative apportée à la théorie du changement ;
6°ouverture d'un bureau local de l'organisation dans un pays où cela n'était pas prévu initialement, ou la relocalisation d'un bureau local dans un pays où il n'y en avait pas ou sans lien évident avec l'intervention.
§ 4. Toute modification qui porte sur un ou plusieurs des éléments visés au paragraphe 3 doit être approuvée par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale, qui statue dans un délai de 60 jours de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté.
§ 5. Les modifications apportées à la stratégie de l'intervention qui sont de toute autre nature ne nécessitent pas l'approbation préalable de l'administration.
Les modifications apportées à la liste des partenaires ou des organisations avec lesquelles des collaborations ont été mises en place et qui se voient mettre à disposition une partie du budget sur base d'une convention de collaboration, qui n'ont pas d'effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement, ne nécessitent pas l'approbation préalable de l'administration. Le cas échéant, ces modifications doivent seulement être notifiées à l'administration, et les conventions qui les concernent doivent être communiquées conformément à l'article 36. ".
Art. 20.Dans l'article 35 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
a)à l'alinéa 1er, au 1°, modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, le mot " numérisée " est inséré entre les mots " pièce justificative " et les mots " et elle est identifiable " ;
b)à l'alinéa 1er, le 2°, remplacé par l`arrêté royal du 7 octobre 2021, est complété par la phrase suivante :
" La dépense est mise à charge de la subvention pour une année donnée du programme sur base d'une pièce justificative datée de cette même année ou sur base de l'année de la période de consommation, d'exécution ou d'utilisation du service concerné. " ;
c)à l'alinéa 2, inséré par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, le mot " externe " est supprimé.
Art. 21.Dans le même arrêté, il est inséré un article 35/1 rédigé comme suit :
" Art. 35/1. § 1. Lorsque le rapport financier introduit par une organisation conformément à l'article 47 ou 48 présente un solde non dépensé de la tranche de la subvention, ce solde peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme, sans préjudice de l'article 32, § 3, 2°.
§ 2. Lorsque le rapport financier introduit par une organisation conformément à l'article 47 ou 48 présente un excédent de dépense par rapport au montant de la tranche de la subvention, l'excédent de dépense pourra être compensé par les tranches suivantes de la subvention, jusqu'à concurrence du montant total octroyé sur base de l'arrêté de subvention.
§ 3. Dans le cadre du contrôle financier prévu à l'article 49, lorsqu'il est constaté qu'une dépense ne répond pas aux conditions cumulatives pour être mise à charge de la subvention comme coût direct conformément à l'article 35, le montant de cette dépense est alors ajouté au solde non dépensé de la subvention pour les années suivantes du programme, qui peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme. ".
Art. 22.L'article 36 du même arrêté est complété par l'alinéa 2 rédigé comme suit :
" Les conventions de partenariat ou les memorandums of understanding visés à l'article 35, alinéa 1er, 5° doivent contenir les éléments suivants :
1°la description de l'objectif commun ;
2°la description des responsabilités et des engagements mutuels des deux parties, y inclus :
a)les apports et rôles de chaque partie par rapport à l'outcome et aux résultats ;
b)la répartition des tâches entre chaque partie ;
c)les droits et les devoirs de chaque partie ;
d)les apports du partenaire pour les activités de l'organisation accréditée en Belgique ;
e)une réflexion et les engagements en matière de stéréotypes et de représentations des bénéficiaires et des partenaires, pour les communications éventuelles issues du partenariat ;
f)la vision commune en matière de renforcement mutuel des capacités ;
3°les montants du financement et de la quote-part de la subvention octroyée au partenaire, ainsi qu'une mention stipulant que les relations financières commencent à date de l'approbation du programme par le Ministre ;
4°les modalités selon lesquelles le partenaire prévoit la reprise et la durabilité des activités initiées en commun, le cas échéant ;
5°une disposition réglant le transfert des droits de propriété des biens acquis au partenaire, au plus tard au terme du financement ;
6°les objectifs et les modalités pratiques de l'engagement du personnel affecté à ce partenariat, pour chacune des parties ;
7°une disposition prévoyant que l'administration belge, ou un tiers mandaté à cet effet, peut à tout moment procéder à un contrôle de l'utilisation de la subvention octroyée, tant au siège de l'organisation accréditée qu'au siège du partenaire, en vertu des articles 35, 5° et 50 de l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale ;
8°l'identification des audits locaux éventuellement prévus ;
9°les dispositions nécessaires en matière d'intégrité, conformément au point 5 de la charte d'intégrité, telle que visée à l'article 15/1 de la loi relative à la Coopération Belge au développement et érigée en référence nationale par l'arrêté royal du 28 février 2023.
Le cas échéant, lorsqu'un ou plusieurs de ces éléments ne peuvent pas être contenus dans les conventions de partenariat ou les memorandums of understanding, ou ne sont pas applicables, l'organisation en fournira la motivation dans le cadre de l'examen du domaine de politique des partenariats, tel que prévu à l'article 2, 5°. "
Art. 23.Dans l'article 37 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
a)au 1° le mot " comptable " est supprimé ;
b)au 1° le mot " numérisée " est inséré entre les mots " pièce justificative " et les mots " et elle est identifiable ".
c)le 2°, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est complété par la phrase suivante :
" La dépense est mise à charge de la subvention pour une année donnée du programme sur base d'une pièce justificative datée de cette même année ou sur base de l'année de la période de consommation, d'exécution ou d'utilisation du service concerné. ".
Art. 24.Dans le même arrêté, il est inséré un article 37/1 rédigé comme suit :
" Art. 37/1. Dans le cadre du contrôle financier prévu à l'article 49, lorsqu'il est constaté qu'une dépense ne répond pas aux conditions cumulatives pour être mise à charge de la subvention comme coût d'administration conformément à l'article 37, le montant de cette dépense est alors ajouté au solde non dépensé de la subvention pour les années suivantes du programme, qui peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme. ".
Art. 25.L'article 44 du même arrêté est remplacé par ce qui suit :
" Art. 44. § 1er. L'organisation subventionnée organise des évaluations, pour suivre ses interventions, en tirer des leçons et rendre des comptes, sur base d'un plan d'évaluation. Il peut s'agir d'évaluations externes, internes ou mixtes.
Le plan d'évaluation décrit la manière dont l'organisation subventionnée tirera des leçons et rendra des comptes. Il décrit également la manière dont les évaluations proposées se basent sur le système de suivi, d'évaluation, de redevabilité et d'apprentissage de l'organisation subventionnée. Il indique les liens et complémentarités entre suivi et évaluation, en motivant notamment le choix des outcomes à évaluer et ceux pour lesquels le suivi permettra d'apporter des informations pertinentes en explicitant les objectifs d'apprentissage et de redevabilité. Le cas échéant, il précise aussi en quoi l'évaluation peut s'inscrire dans des synergies et complémentarités, ou contribuer à un apprentissage collectif au-delà de l'organisation subventionnée, avec notamment d'autres organisations de la Coopération belge au Développement.
Il contient au minimum les éléments suivants :
1°les thèmes, secteurs, pays ou outcomes qui seront l'objet d'une évaluation ;
2°la portée de l'évaluation ;
3°les objectifs et l'approche retenus pour chaque évaluation ;
4°le timing de chaque évaluation ;
5°le budget prévu pour chaque évaluation ;
6°les critères d'évaluation sélectionnés parmi les critères déterminés par le CAD de l'OCDE.
Le Ministre approuve les modalités d'élaboration, d'appréciation et de mise en oeuvre des plans d'évaluation sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3.
§ 2. Des demandes d'ajustements du plan d'évaluation peuvent être introduits jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. L'approbation des ajustements au plan d'évaluation par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale n'est exigée que lorsque les modifications proposées portent sur les éléments énumérés au paragraphe 1er, alinéa 3, 1° à 3°. L'administration statue dans un délai de 60 jours de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté.
§ 3. Le rapport d'évaluation de l'intervention subventionnée par la coopération belge ainsi que sa réponse managériale sont rendus publics par l'organisation subventionnée, à moins que l'évaluateur ou le conseil d'administration de l'organisation ne décide de la confidentialité de tout ou partie du rapport ou de sa réponse managériale. Dans ce cas, il est rendu public par l'organisation subventionnée que tout ou certaines parties du rapport ou de sa réponse managériale sont confidentiels et les raisons qui justifient ce choix. La publication se fait au minimum par le biais du site web de l'organisation subventionnée, dans un délai de trois mois après la réception du rapport final.
L'administration peut demander d'intégrer les leçons tirées des évaluations dans les interventions qui sont en cours.
§ 4. L'organisation subventionnée transmet à l'administration les rapports d'évaluation qui concernent ses interventions, accompagnés de leur réponse managériale, dans un délai de 30 jours après l'approbation de ladite réponse par les instances de l'organisation ou dans un délai de trois mois après la réception de la version finale du rapport d'évaluation. Lorsqu'une évaluation est organisée à l'issue du programme conformément à la dérogation octroyée à l'article 35 alinéa 2, les rapports d'évaluation accompagnés de leur réponse managériale sont transmis à l'administration au plus tard le 30 juin de l'année suivant la date de fin du programme. ".
Art. 26.Dans l'article 45 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
a)dans le paragraphe 1er, alinéa 1er, 1° et 2° les mots " 30 avril " sont chaque fois remplacés par les mots " 30 juin " ;
b)au paragraphe 1er, alinéa 1er, le 3° est remplacé par ce qui suit :
" 3° par la transmission à l'administration, pour le 30 juin de chaque année, des leçons apprises, par outcome, tirées de la mise en oeuvre du programme. Le cas échéant, ces leçons apprises seront partagées avec les membres du cadre stratégique commun dans lequel prend place l'outcome concerné. " ;
c)le paragraphe 2 est remplacé par ce qui suit :
" § 2. Un rapport moral final est remis à l'administration au plus tard le 30 juin de l'année suivant la date de fin du programme. Il contient les éléments repris au paragraphe 1er et porte sur toute la durée du programme.
Il inclut la confirmation par l'organisation subventionnée que l'ensemble des rapports et des réponses managériales portant sur des évaluations organisées dans le cadre du programme sont publiées par le biais du site web de l'organisation subventionnée, et démontre que ceux-ci sont effectivement accessibles au public conformément à l'article 44, § 3. ".
Art. 27.Dans l'article 47 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
a)au paragraphe 1er, le 2° est complété comme suit :
" Cela inclut également la vérification et la confirmation que les montants totaux à charge de la subvention ne comprennent pas de coûts non-subventionnables. Ces vérifications s'effectuent sur base d'un échantillonnage de contrôle de pièces justificatives reprenant les dépenses identifiées comme les plus à risque, et, le cas échéant, les dépenses réalisées dans les pays en développement ; " ;
b)au paragraphe 1er, le 4° est remplacé par ce qui suit :
" 4° le montant total des revenus complémentaires pour l'exercice et la confirmation de leur traitement conforme à l'article 31 ; " ;
c)au paragraphe 1er, le 5° est complété par les mots :
" ainsi que la confirmation du respect des règles relatives à l'origine et à la constitution de l'apport propre, conformément à l'article 30 ; " ;
d)au paragraphe 1er, le 7°, inséré par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est complété comme suit :
" Le listing des dépenses sera organisé par nature de dépenses, de manière cohérente avec la structuration du budget prévisionnel tel que défini à l'annexe 5. " ;
e)au paragraphe 1er, les mots " Commissaire aux comptes " sont chaque fois remplacés par les mots " réviseur d'entreprise membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises. " ;
f)le paragraphe 1er est complété par les 8° à 13° rédigés comme suit :
" 8° une copie de la lettre de mission du Commissaire aux comptes désigné par l'organisation subventionnée parmi les membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises, conformément à l'article 26, § 1er, 4° de la loi ;
9°une copie de la lettre de mission de procédures convenues norme 4400 ISRS, définissant les missions convenues entre l'organisation subventionnée et le réviseur d'entreprise désigné parmi les membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises. Elles concernent au minimum, les missions complémentaires liées à l'article 47, § 1er, 2° à 5°, la vérification que les dépenses imputées sur la subvention n'intègrent pas des dépenses non subventionnables telles que définies à l'annexe 4 ainsi que les missions supplémentaires éventuelles réalisées à la demande de l'organisation subventionnée ;
10°une copie du rapport de missions de procédures convenues norme ISRS 4400, suivant la structuration validée par le Conseil de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises ;
11°une copie de la lettre d'affirmation que l'organisation subventionnée adresse au Commissaire aux comptes dans le cadre de sa mission légale de vérification des comptes annuels de l'organisation ;
12°le cas échéant, une copie de la communication écrite du Commissaire aux Comptes que ce dernier adresse aux instances dirigeantes de l'organisation subventionnée concernant les éléments importants relevés lors de l'audit, non repris dans son rapport d'audit ou concernant les faiblesses du contrôle interne ;
13°le cas échéant, la liste des sources constituant l'apport propre pour l'année justifiée, conformément à l'article 30, § 1er, ainsi que tout élément démontrant que l'organisation a assuré la transparence sur la finalité des contributions des éventuels bailleurs publics qui en sont à l'origine, conformément à l'article 30, § 2. " ;
g)l'article est complété par le paragraphe 4 rédigé comme suit :
" § 4. Les informations présentées dans le rapport de justification financière ne peuvent pas faire l'objet d'une correction, à l'exception de la répartition des dépenses totales annuelles entre la subvention et l'apport propre, à la condition d'obtenir l'accord préalable de l'administration. ".
Art. 28.Dans l'article 49 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
1°le paragraphe 1er, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est remplacé par ce qui suit :
" § 1er. L'administration peut procéder à un contrôle financier, ou mandater un tiers à cet effet.
L'organisation donne par ailleurs accès à toutes les pièces justificatives jugées utiles par l'entité chargée du contrôle financier. " ;
2°le paragraphe 2 est remplacé par ce qui suit :
" § 2. L'administration peut, à tout moment et de sa propre initiative, commanditer un audit ou une évaluation externe de l'utilisation de la subvention. L'organisation subventionnée facilite l'accès à toutes les ressources utiles à cet effet, soit dans le pays où se déroulent les activités subventionnées, soit au siège de l'organisation. " ;
3°au paragraphe 3, les mots " finale " et " dans un délai de 30 jours après sa réaction " sont supprimés. ".
Art. 29.L'article 50 du même arrêté est remplacé par ce qui suit :
" Art. 50. Les pièces justificatives des dépenses à charge de la subvention sont conservées et tenues à disposition de l'administration pendant sept ans conformément à l'article III.86 du Code de droit économique du 28 février 2013.
Le Ministre détermine la nature et la forme des pièces justificatives mentionnées à l'article 47 à conserver sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. ".
Art. 30.Dans l'article 52, § 4 du même arrêté, les mots " § 3 " sont remplacés par les mots " § 4 ".
Art. 31.L'article 53 du même arrêté, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est complété par le paragraphe 3 rédigé comme suit :
" § 3. Par dérogation aux articles 35, 1° et 37, 1°, une organisation subventionnée peut produire une pièce justificative qui n'est pas numérisée, sur base motivée, avec l'accord de l'administration. ".
Art. 32.Dans le même arrêté, l'annexe 1re est remplacée par l'annexe 1re jointe au présent arrêté.
Art. 33.Dans l'annexe 2 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :
a)le 5° est remplacé par ce qui suit :
" 5° la dispersion des donneurs d'ordre :
Moyenne arithmétique, pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, du ratio entre le montant total des subventions en provenance des pouvoirs publics fédéraux belges et le montant total des subventions reçues de toute autre autorité publique. Toutefois, si lors de l'introduction de leur demande d'accréditation, les organisations sont, soit non accréditées, soit ne bénéficient pas de subvention pour un programme quinquennal de l'Etat fédéral, et si, en même temps, elles ne bénéficient pas de subventions publiques supérieures à 50.000 euros en moyenne par an sur les 4 dernières années, elles seront évaluées dans la catégorie de complexité la plus basse pour ce paramètre. " ;
b)le 6° est remplacé par ce qui suit :
" 6° le volume des moyens humains :
Le ratio entre le chiffre d'affaires visé en 1° et le volume de l'emploi total de l'organisation, au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2. ".
Art. 34.Dans le même arrêté, l'annexe 3 est remplacée par l'annexe 2 jointe au présent arrêté.
Art. 35.Le ministre qui a la Coopération au Développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Annexe.
Art. N1.
Annexe 1re- Description des domaines et critères utilisés pour l'analyse de la capacité de gestion d'une organisation
1°Gestion financière
La gestion financière vise à garantir la santé financière de l'organisation en s'assurant que sa structure financière est équilibrée, qu'elle pourra faire face à ses différents engagements financiers et qu'elle dispose d'outils de gestion adaptés à ses besoins.
Critères :
a)Qualité des outils de gestion : l'organisation produit une comptabilité fiable ;
b)Capacité de faire face à ses engagements financiers : l'organisation dispose des moyens financiers pour faire face à ses engagements à court et long terme ;
2°Gestion stratégique
La gestion stratégique d'une organisation vise à s'assurer que l'organisation élabore et met en oeuvre une stratégie efficace pour accomplir sa mission.
Critères :
a)Processus d'élaboration de la stratégie : la stratégie est conçue de manière à accomplir la mission de l'organisation ;
b)Processus de planification stratégique : la stratégie est mise en oeuvre de sorte à atteindre les objectifs de l'organisation ;
c)Suivi et pilotage de la stratégie : la stratégie est suivie, évaluée et adaptée afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.
3°Intégrité :
La gestion de l'intégrité vise à permettre à l'organisation de réduire les risques d'atteintes à l'intégrité et, si nécessaire, d'y réagir de manière appropriée.
Critères :
a)Formalisation d'une politique d'intégrité : sur base de la charte d'intégrité, telle que visée à l'article 15/1 de la loi relative à la Coopération Belge au développement et érigée en référence nationale par l'arrêté royal du 28 février 2023, l'organisation a élaboré une politique d'intégrité qui comprend un volet préventif et un volet correctif et qui tient compte des risques d'intégrité tant morale que financière ;
b)Mise en oeuvre de la politique d'intégrité : l'organisation dispose des codes, des procédures et des ressources (humaines et financières) nécessaires pour opérationnaliser la politique d'intégrité formulée.
4°Gestion axée résultats
La gestion par les résultats vise à gérer et mettre en oeuvre la stratégie en se concentrant sur les résultats souhaités (outcome) afin de s'assurer de leur atteinte.
Critères :
a)Qualité de la politique de gestion axée sur les résultats : une politique formalisée de gestion par les résultats existe et décrit les objectifs et les pratiques d'amélioration des résultats de l'organisation ;
b)Maîtrise du processus de suivi et évaluation : l'organisation a mis en place une stratégie de suivi et d'évaluation de ses actions pour en optimaliser les résultats ;
c)Capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion par les résultats : l'organisation dispose des moyens humains, techniques et financiers pour mettre en oeuvre sa politique de gestion axée sur les résultats.
5°Politique des partenariats
La politique de partenariats vise à garantir la capacité d'une organisation à entretenir des relations avec des partenaires sur base d'une confiance et d'apprentissages mutuels.
Critères :
Politique de partenariat : l'établissement, la formalisation et le maintien des partenariats sont basés sur l'égalité et l'apprentissages, ainsi que sur la définition et l'implémentation d'agenda commun ;
6°Prise en compte des thèmes transversaux
La prise en compte des thèmes transversaux vise à garantir que l'organisation dispose d'une politique visant à intégrer le genre et l'environnement en tant que thèmes transversaux, et qu'elle dispose des outils et de l'expertise nécessaires pour appliquer cette politique.
Critères :
a)Thème du genre : l'organisation dispose d'une politique en matière de genre et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre ;
b)Thème de l'environnement : l'organisation dispose d'une politique environnementale et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre.
7°Gestion des risques
La gestion des risques vise à identifier et évaluer les risques qu'encourt une organisation dans son fonctionnement interne et à mettre en oeuvre les mesures correctrices nécessaires afin d'atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente.
Critères :
a)Couverture de la gestion des risques : l'organisation a développé une approche d'identification et d'évaluation des risques auxquels elle est soumise au niveau de son fonctionnement interne ;
b)Maîtrise des risques : l'organisation a défini et met en oeuvre une politique de maîtrise des principaux risques auxquels elle est confrontée.
8°Transparence
L'application du principe de transparence contribue à créer un climat de confiance entre l'organisation et ses parties prenantes (employé.e.s, partenaires, donateurs publics et privés). L'organisation est transparente car elle publie de l'information accessible, actualisée et fiable sur ses résultats et finances.
Critères :
a)Formalisation d'une stratégie de transparence : l'organisation produit des informations fiables et les communique efficacement aux bons destinataires ;
b)Accessibilité et fiabilité de l'information : l'organisation est en mesure de démontrer l'accessibilité, l'actualité et la fiabilité des informations produites pour ses différentes parties prenantes. ".
Art. N2.}Annexe 2 à l'arrêté royal du 10 mars 2024 modifiant l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale
Art. N3.Annexe 3. - Sources d'information pour l'examen du système de gestion de l'organisation
1°Pour la gestion financière :
a)rapports du commissaire aux comptes ;
b)comptes annuels et, le cas échéant, la balance des comptes généraux complets ;
c)document décrivant le système de contrôle interne de l'organisation ;
2°Pour la gestion stratégique :
a)plan stratégique tel qu'entendu à l'article 5, 1° ;
b)document qui décrit le processus de conception et de suivi de la stratégie ;
c)statuts ;
3°Pour l'intégrité :
a)un code éthique ;
b)une procédure de signalement et de traitement des plaintes, liée au point de contact confidentiel ;
c)document illustrant comment l'organisation met en oeuvre les différents points de la Charte d'intégrité ;
4°Pour la gestion axée résultats :
a)document exposant la politique de gestion axée résultat de l'organisation ;
b)document reprenant la programmation des évaluations (calendrier, planning d'évaluation, budget) ;
c)termes de référence des évaluations ;
d)réponses managériales aux rapports d'évaluation ou document qui renseigne de la prise de connaissance des conclusions et recommandations des évaluations par au moins une instance de gouvernance ;
e)preuves de formation du personnel en matière d'évaluation ;
f)échantillon d'évaluations ;
5°Pour la politique des partenariats :
a)le ou les modèles standard d'accord de partenariat ou de protocole d'accord de l'organisation ;
b)document reprenant la liste des partenaires ;
c)document décrivant la politique de partenariat de l'organisation, notamment l'implication des partenaires dans l'élaboration d'agenda commun ;
6°Pour la prise en compte des thèmes transversaux :
a)charte ou politique en matière de genre ;
b)charte ou politique en matière d'environnement ;
7°Pour la gestion des risques :
a)tableau de bord (ou outil équivalent) d'identification et de suivi des risques ;
8°Pour la transparence :
a)document qui formalise une procédure de communication de crise ;
b)document avec la description de la stratégie de transparence de l'organisation, y compris quelques exemples de ce qui a été publié et via quels canaux. ".