Chapitre 1er.- Dispositions générales
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1°Le statut : l'arrêté du Collège de la Commission communautaire française du 13 avril 1995 portant le statut des fonctionnaires des services du Collège de la Commission communautaire française;
2°Le secrétariat : le secrétariat de la commission d'évaluation.
Art. 2.§ 1er. Les délais comprennent tous les jours de la semaine, y compris le samedi, le dimanche, les jours fériés et les jours visés à l'article 176, § 1er du statut. Par jour ouvrable, on entend tous les jours autres que le samedi, le dimanche, les jours fériés et les jours visés à l'article 176, § 1er du statut.
§ 2. Tout délai est calculé, sauf dispositions contraires :
- Quand la prise de connaissance consiste en un envoi par lettre recommandée à la poste : à partir du troisième jour ouvrable qui suit l'envoi du pli et ce jour est compris dans le délai ;
- Quand la prise de connaissance consiste en un envoi par courrier électronique ou par recommandé électronique : à partir du lendemain de l'envoi du courrier ou du recommandé électronique.
Chapitre 2.- Commission d'évaluation et secrétariat.
Art. 3.La commission d'évaluation créée par l'article 16/10 du statut a son siège dans les bureaux de la Commission communautaire française, sise rue des palais 42 à 1030 Bruxelles.
Art. 4.Le secrétariat s'assure que chaque candidat désigné pour faire partie de la commission d'évaluation signe le code de déontologie joint au présent règlement d'ordre intérieur.
Le secrétariat veille au bon déroulement des procédures d'évaluation et à leur conformité aux arrêtés en vigueur. Le secrétariat ne peut être tenu responsable des éventuelles décisions de la commission d'évaluation qui vont à l'encontre des arrêtés en vigueur.
Chapitre 3.- Saisine de la commission d'évaluation et convocation des membres
Art. 5.A l'issue de chaque période d'évaluation, le secrétariat invite le mandataire, par recommandé électronique à son adresse électronique professionnelle ou par lettre commandée à la poste, à lui envoyer le rapport d'activités visé à l'article 86/2, § 1er du statut, dans un délai de quinze jours.
Les membres de la commission d'évaluation doivent disposer, avant la tenue de l'entretien d'évaluation, du rapport d'activités que le mandataire doit faire parvenir par courrier électronique au secrétariat.
Le secrétariat confirme la réception du rapport et le transmet par courrier électronique aux membres de la commission d'évaluation au plus tard dix jours avant l'entretien d'évaluation.
Art. 6.Le secrétariat recueille l'avis ou les avis visé(s) à l'article 86/2, § 2 du statut. Le secrétariat transmet cet/ces avis aux membres de la commission au moins cinq jours avant l'entretien d'évaluation.
Art. 7.Le secrétariat convoque la commission d'évaluation par courrier électronique.
Le courrier électronique de convocation est envoyé aux membres effectifs au moins dix jours avant la séance.
Art. 8.En cas d'empêchement, les membres effectifs en informent le président et le secrétariat, et ce, sous réserve de circonstances exceptionnelles et motivées, au moins cinq jours avant la séance, de sorte qu'un suppléant puisse être désigné.
Art. 9.La documentation relative à chaque dossier est jointe en annexe au courrier électronique de convocation des membres.
Chapitre 4.- Convocation des mandataires
Art. 10.Le secrétariat convoque, au nom du président de la Commission d'évaluation, les mandataires à un entretien d'évaluation, et ce, au moins dix jours avant l'entretien, par recommandé électronique ou par lettre recommandée à la poste.
Il joint l'/les avis à la convocation, conformément à l'article 86/2 § 3 du statut, ainsi que la liste des membres de la commission d'évaluation.
Chapitre 5.- Séance et vote
Art. 11.Le président ouvre et clôt les séances. Il mène les débats et veille au bon déroulement de la séance.
Il vérifie si la composition de la commission d'évaluation est en conformité avec l'article 16/10 du statut.
Aucun membre de la commission d'évaluation ne peut siéger s'il se trouve dans une situation de nature à mettre en péril son impartialité.
En cas d'empêchement du président, ses missions sont exercées par le membre le plus âgé.
Art. 12.§ 1. La commission d'évaluation ne délibère valablement que si au moins la majorité des membres est présente.
§ 2. Les membres de la commission d'évaluation sont liés par le secret en ce qui concerne les débats et délibérations ainsi que pour toute information dont ils auraient eu connaissance dans l'exercice de leur mission.
Chaque membre de la commission d'évaluation, en ce compris le président, a voix délibérative.
La mention de l'évaluation est attribuée à la majorité des voix. En cas d'ex aequo, la voix du Président ou de celui qui exerce ses fonctions est prépondérante.
Les secrétaires rédigent le procès-verbal de la séance, tiennent une liste de présence et font signer le code de déontologie joint en annexe au présent arrêté, par les membres de la commission d'évaluation avant la première session.
Le rapport d'évaluation approuvé par la commission d'évaluation est repris dans le procès-verbal et signé par le président et les secrétaires.
Le rapport d'évaluation est communiqué par recommandé électronique ou par lettre recommandée à la poste au mandataire évalué et transmis au service de l'Administration du personnel et des carrières des services du Collège de la Commission communautaire française et au Collège, par la voie du Membre du Collège chargé de la fonction publique.
Art. 13.En cas de force majeure, l'entretien d'évaluation des mandataires peut être organisé sous format numérique. A cette fin, le mandataire recevra lors de sa convocation un lien vers la plateforme online.
L'enregistrement des épreuves sous format électronique est interdit.
Chapitre 5.- Dispositions abrogatoire et transitoire
Art. 14.L'arrêté du Collège de la Commission communautaire française du 1er mars 2012 fixant le règlement d'ordre intérieur de la Commission d'évaluation de la Commission communautaire française est abrogé.
Art. 15.L'article 6 et l'article 10 dernier alinéa du présent arrêté ne s'appliquent pas aux mandataires qui sont en fonction au moment de l'entrée en vigueur du présent arrêté tant qu'ils sont considérés comme exerçant un premier mandat de cinq ans en vertu de l'article 21 de l'arrêté 2023/867 du Collège de la Commission communautaire française du 7 septembre 2023 portant modification de diverses dispositions réglementaires relatives aux mandats.
Chapitre 6.- Disposition finale
Art. 16.Le membre du Collège chargé de la Fonction publique est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Annexe.
Art. N1.
Code de déontologie
Les membres de la commission s'engagent à :
* agir avec loyauté, intégrité, indépendance, diligence et compétence ;
* respecter la procédure et les candidats, ainsi que les valeurs des services de la Commission communautaire française ;
* garantir leur indépendance et leur impartialité, qui sont indissociables à l'exercice de leur fonction ;
* communiquer, avant le début de la procédure, toute circonstance de nature à affecter leur indépendance ou entrainer un conflit d'intérêts ou qui est susceptible d'être considéré comme telle ;
* agir en toute confidentialité, en particulier en ce qui concerne le secret des informations reçues et des délibérations ;
* faire preuve d'objectivité et de neutralité, et à garantir un traitement équitable à tous les candidats, indépendamment de toute forme de partialité ou de discrimination.
Si un membre de la commission d'évaluation déroge à ce code déontologique, il/elle ne pourra plus siéger.