Chapitre 1er.- La collaboration avec une entité liée
Article 1er. § 1er. Par " entité liée " à une mutualité ou à une union nationale, au sens de l'article 43, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, il faut entendre toute entité avec laquelle il existe un lien qui est soit de nature organisationnelle, soit de nature financière et organisationnelle, soit de nature patrimoniale.
Les conditions qui permettent de déterminer la nature du lien entre une mutualité ou une union nationale et un tiers, définies ci-après au paragraphe 2, doivent être remplies tout au long de l'année concernée par la collaboration.
Les conditions qui permettent de déterminer la nature du lien entre une mutualité ou une union nationale et un tiers, définies ci-après aux paragraphes 3 et 4, doivent être remplies au 31 décembre de l'année concernée par la collaboration.
§ 2. Pour l'application du présent arrêté, il existe un lien de nature organisationnelle entre, d'une part, une mutualité ou une union nationale et d'autre part, une autre entité avec laquelle il y a une collaboration au sens de l'article 43 de la loi précitée du 6 août 1990, lorsque :
1°) soit au moins cinquante pourcent de mandats avec droit de vote au sein de l'organe d'administration de cette autre entité sont occupés par des personnes qui sont soit chargées de la gestion journalière ou de la représentation en ce qui concerne cette gestion journalière, au sens de l'article 23, § 4, de la loi précitée du 6 août 1990, soit occupent une autre fonction dirigeante ou une fonction de direction au sens de l'article 20, § 3, alinéa 2, de la même loi du 6 août 1990, soit exercent un mandat avec droit de vote au sein du conseil d'administration dans une ou plusieurs entité(s) suivante(s) :
- une union nationale ;
- une ou plusieurs mutualité(s) affiliée(s) à une même union nationale ;
- une ou plusieurs société(s) mutualiste(s) affiliée(s) à une même union nationale ;
- une ou plusieurs autre(s) entité(s) liée(s) avec la(les)quelle(s) la mutualité ou l'union nationale concernée collabore au sens de l'article 43 de la loi précitée du 6 août 1990 ;
2°) soit au moins cinquante pourcent de mandats avec droit de vote au sein du conseil d'administration de la mutualité ou de l'union nationale sont occupés par des membres de l'organe d'administration de cette autre entité.
§ 3. Pour l'application du présent arrêté, il existe un lien de nature financière et organisationnelle entre, d'une part, une mutualité ou une union nationale et d'autre part, une autre entité avec laquelle il y a une collaboration au sens de l'article 43 de la loi précitée du 6 août 1990, lorsque les deux conditions suivantes sont réunies :
1°) au moins une personne avec droit de vote au sein de l'organe d'administration de cette autre entité exerce un mandat avec droit de vote au sein du conseil d'administration dans une ou plusieurs entité(s) suivante(s) :
- une union nationale ;
- une ou plusieurs mutualité(s) affiliée(s) à une même union nationale ;
- une ou plusieurs société(s) mutualiste(s) affiliée(s) à une même union nationale ;
- une ou plusieurs autre(s) entité(s) liée(s) avec la(les)quelle(s) la mutualité ou l'union nationale concernée collabore au sens de l'article 43 de la loi précitée du 6 août 1990.
2°) au moins vingt pourcent des produits d'exploitation de cette autre entité proviennent d'une ou plusieurs des entités suivantes :
- une union nationale ;
- une ou plusieurs autres mutualité(s) affiliée(s) à une même union nationale ;
- une ou plusieurs société(s) mutualiste(s) affiliée(s) à une même union nationale ;
- une ou plusieurs autre(s) entité(s) liée(s) avec la(les)quelle(s) la mutualité ou l'union nationale concernée collabore au sens de l'article 43 de la loi précitée du 6 août 1990.
Les produits d'exploitation visés à l'alinéa précédent correspondent à la somme des produits repris aux rubriques 71, 72, 73 et 74 des comptes annuels.
§ 4. Pour l'application du présent arrêté, il existe un lien de nature patrimoniale entre d'une part une mutualité ou une union nationale et d'autre part une autre entité avec laquelle il y a une collaboration au sens de l'article 43 de ladite loi du 6 août 1990, dans les cas visés par les deux alinéas ci-dessous .
Dans les cas où cette autre entité est une association ou une fondation, un lien patrimonial existe lorsqu'au moins cinquante pourcent des fonds de cette association ou fondation, comme prévu au code 10 des comptes annuels pour les associations et fondations, ont été ou sont apportés par une ou plusieurs des entités suivantes :
- une union nationale ;
- une ou plusieurs mutualité(s) affiliée(s) à la même union nationale ;
- une ou plusieurs société(s) mutualiste(s) affiliée(s) à une même union nationale ;
- une ou plusieurs autre(s) entité(s) liée(s) avec la(les)quelle(s) la mutualité ou l'union nationale concernée collabore au sens de l'article 43 de la loi précitée du 6 août 1990.
Dans les autres cas que ceux visés à l'alinéa précédent, un lien patrimonial existe lorsqu'au moins cinquante pourcent du capital de cette autre entité avec laquelle il y a une collaboration est détenu par une ou plusieurs des entités suivantes :
- une union nationale ;
- une ou plusieurs mutualité(s) affiliée(s) à la même union nationale ;
- une ou plusieurs société(s) mutualiste(s) affiliée(s) à une même union nationale ;
- une ou plusieurs autre(s) entité(s) liée(s) avec la(les)quelle(s) la mutualité ou l'union nationale concernée collabore au sens de l'article 43 de la loi précitée du 6 août 1990.
§ 5. Les entités créées sous la forme d'une société mutualiste visée par la loi précitée du 6 août 1990, ne constituent pas des entités liées au sens du présent arrêté.
Art. 2.En ce qui concerne les entités liées, le système de contrôle interne et d'audit interne dont doit disposer une union nationale en application de l'article 31 de la loi précitée du 6 août 1990, porte sur l'ensemble ou une partie des activités de ces entités, selon la nature des liens tels que définis à l'article 1er.
Lorsqu'il s'agit d'une entité liée visée au paragraphe 2 ou au paragraphe 4 de l'article 1er, le système de contrôle interne et d'audit interne de l'union nationale porte sur l'ensemble des activités de cette entité.
Lorsqu'il s'agit d'une entité liée visée au paragraphe 3 de l'article 1er, le système de contrôle interne et d'audit interne de l'union nationale porte sur les activités qui constituent une utilisation des fonds apportés à cette entité.
Art. 3.Pour pouvoir avoir une collaboration, au sens de l'article 43 de la loi du 6 août 1990, avec une mutualité ou une union nationale, toute entité liée avec un lien de nature organisationnelle ou de nature patrimoniale, tels que visés aux §§ 2 et 4 de l'article 1er, désigne un ou plusieurs commissaires conformément aux dispositions du Titre 4 du Livre 3 du Code des sociétés et des associations.
Art. 4.§ 1er. Lorsque la collaboration consiste en une mise à disposition de biens ou de prestations par une entité liée et que les règles en matière de marchés publics ne s'appliquent pas, la décision de l'assemblée générale de la mutualité ou de l'union nationale relative à l'approbation de cette mise à disposition, doit être précédée d'une proposition motivée de la part du conseil d'administration de cette mutualité ou de cette union nationale.
La proposition motivée du conseil d'administration de la mutualité ou de l'union nationale vise à démontrer que la collaboration avec l'entité liée sera conclue à des conditions acceptables. Pour ce faire, le conseil d'administration informe l'assemblée générale de la mutualité ou de l'union nationale des conditions de collaboration et des raisons pour lesquelles il a été choisi de collaborer avec ce partenaire en particulier.
§ 2. Toute mise à disposition par une entité liée d'un bien ou d'une prestation à une mutualité ou une union nationale doit faire l'objet d'un contrat écrit dans lequel sont clairement repris l'objet, les conditions, les modalités financières, ainsi que la durée de la collaboration concernée.
Lorsqu'il s'agit d'une mise à disposition d'un bien immobilier par une entité liée, les modalités financières concernent non seulement le prix du loyer mais également une définition claire du montant des charges et de leur répartition. En outre, le contrat concerné doit faire l'objet d'un enregistrement.
§ 3. Par dérogation aux paragraphes précédents, pour les collaborations conclues avant l'entrée en vigueur du présent arrêté :
- le conseil d'administration de la mutualité ou de l'union nationale évalue l'opportunité de la poursuite de la collaboration et transmet son analyse motivée à l'assemblée générale au plus tard lors de l'approbation des comptes annuels de l'assurance complémentaire de l'exercice 2023. Une collaboration dont les conditions ne seraient pas acceptables, selon l'évaluation, devra être modifiée dans les meilleurs délais ;
- toute collaboration doit faire l'objet d'un contrat écrit pour le 30 juin 2024 au plus tard.
Art. 5.§ 1er. En ce qui concerne les règles spécifiques en matière de gestion et de rapportage, l'entité liée fait, au moins une fois par an, rapport à la mutualité ou à l'union nationale sur l'exécution de la collaboration et la manière dont ont été affectés les moyens financiers alloués par la mutualité ou l'union nationale. Dans son rapport, l'entité communiquera toute information dont a besoin la mutualité ou l'union nationale pour permettre à cette entité mutualiste de rédiger son propre rapport en vertu des articles 7, 8 et 9.
Ce rapport doit être transmis par l'entité liée dans les trente jours civils suivant la date de l'assemblée générale amenée à approuver les comptes annuels de l'entité liée relatifs à l'exercice concerné par le reporting et au plus tard pour le 31 juillet de l'année au cours de laquelle ce reporting doit avoir lieu.
Lorsque la collaboration a lieu avec une mutualité, une copie du rapport visé à l'alinéa 1er est communiquée à l'union nationale à laquelle cette mutualité est affiliée et ce, dans le même délai que celui déjà prévu par l'alinéa 2.
S'il s'agit d'une entité liée visée aux §§ 2 ou 4 de l'article 1er, l'entité liée confie à son commissaire une mission complémentaire visant à faire rapport de la conformité, de l'exactitude et de l'exhaustivité du rapport visé à l'alinéa 1er. Ce rapport spécial du commissaire est transmis par l'entité liée à la mutualité ou l'union nationale en même temps que le rapport de l'entité liée visé à l'alinéa 1er.
§ 2. Les entités liées qui ne sont pas tenues de déposer leurs comptes annuels auprès de la Banque nationale de Belgique communiquent dès leur approbation leurs comptes annuels à la mutualité ou l'union nationale. Si l'entité liée a désigné un commissaire, soit d'initiative, soit en vertu de l'article 3, elle transmet également le rapport du commissaire sur les comptes annuels.
Art. 6.Lorsque les actes définis à l'alinéa 4 sont envisagés entre un tiers et une entité liée avec un lien de nature organisationnelle ou de nature patrimoniale, tels que visés aux §§ 2 et 4 de l'article 1er, et sont relatifs à un bien immobilier, l'entité liée en informe le conseil d'administration de l'union nationale avant la conclusion de l'acte et dans un délai utile pour permettre à l'union nationale de pouvoir émettre ses observations.
Cette notification de l'entité liée contient l'ensemble des éléments de nature à permettre à l'union nationale d'apprécier l'opération immobilière envisagée et contient au minimum un rapport d'évaluation de la valeur du bien immobilier ou du droit réel concerné, réalisé par une personne indépendante qualifiée.
Le cas échéant, l'union nationale transmet ses observations écrites au conseil d'administration de l'entité liée et au conseil d'administration de la mutualité concernée.
Les actes concernés sont les suivants : l'acquisition, la vente, l'affectation hypothécaire, le bail emphytéotique, l'octroi de sûretés et l'exercice d'autres droits réels.
Chapitre 2.- Des données minimales et informations spécifiques que doit contenir le rapport sur la collaboration avec les tiers
Section 1ère.- Données minimales que doit contenir le rapport du conseil d'administration à l'assemblée générale sur la collaboration avec les tiers en fonction de la forme de la collaboration
Art. 7.Le rapport du conseil d'administration à l'assemblée générale sur la collaboration avec les tiers comprend un inventaire des collaborations avec les tiers, ainsi que des informations relatives à chacun de ces tiers collaborant.
L'inventaire des collaborations avec les tiers comprend au moins les données suivantes :
- une liste de tous les tiers avec qui la mutualité ou l'union nationale collabore ;
- pour chacun de ces tiers, leur dénomination et leur numéro d'entreprise ;
- pour chacun de ces tiers, s'il est oui ou non une " entité liée " ;
- pour chacun de ces tiers, l'identité du (ou des) commissaire(s) éventuellement désigné(s) et, le cas échéant, de la personne morale qu'il(s) représente(nt).
En outre, le rapport contient une rubrique détaillée pour chacun des tiers collaborant, qui comprend au moins les données suivantes :
- la dénomination du tiers ;
- la date de début, la durée et, le cas échéant, la date de fin de la collaboration ;
- l'objectif de la collaboration ;
- si le tiers concerné est oui ou non une structure socio-sanitaire au sens de l'article 1er, 5°, de l'arrêté royal du 12 mai 2011 portant exécution de l'article 67, alinéa 6, de la loi du 26 avril 2010 portant des dispositions diverses en matière de l'organisation de l'assurance maladie complémentaire (I) ;
- si la collaboration concernée consiste oui ou non en un financement d'une ou plusieurs actions collectives au sens de l'article 1er, 5°, de l'arrêté royal du 12 mai 2011 précité. Dans l'affirmative, le détail des actions concernées ;
- le montant global des transferts financiers enregistrés reçus du tiers au cours de l'exercice avec, pour chaque type de transfert, la mention de l'objectif de ceux-ci ;
- le montant global des transferts financiers enregistrés effectués en faveur du tiers au cours de l'exercice (en indiquant s'il s'agit d'un montant fixe, d'un montant par membre ou d'un remboursement de prestations fournies), ainsi que le montant pour l'exercice précédent ;
- le détail de l'affectation des moyens précités par le tiers au cours de l'exercice ;
- le montant des créances ouvertes sur le tiers à la fin de l'exercice, ventilé entre les créances à plus d'un an et la partie qui vient à échéance dans l'année ;
- le montant des dettes ouvertes envers le tiers à la fin de l'exercice, ventilé entre les dettes à plus d'un an et la partie qui vient à échéance dans l'année ;
- la nature et le montant du solde sur le compte courant vis-à-vis du tiers ;
- le détail des prêts octroyés au tiers qui ne sont pas totalement remboursés par le tiers à la fin de l'exercice et au minimum les informations suivantes : montant initial, durée, taux d'intérêt, montant résiduel, réduction de valeur éventuelle ;
- s'il y a eu, oui ou non, des remises de dettes en faveur du tiers au cours de l'exercice et de l'exercice précédent. Dans l'affirmative, le détail de celles-ci est repris en indiquant à chaque fois le montant et la raison de la remise de dettes ;
- le détail des droits et obligations hors bilan de la mutualité ou de l'union nationale vis-à-vis du tiers.
S'il existe plusieurs formes de collaboration avec un même tiers, la rubrique détaillée visée à l'alinéa précédent est complétée pour chaque forme de collaboration.
Section 2.- Des informations spécifiques à mentionner lorsque la collaboration a lieu avec une entité liée
Art. 8.Lorsqu'une mutualité ou une union nationale collabore avec une entité liée, le rapport du conseil d'administration à l'assemblée générale sur la collaboration avec les tiers contient une rubrique spécifique qui comprend, pour chacune de ces entités liées, au moins les données suivantes:
- la nature du ou des lien(s) entre ce tiers et la mutualité ou l'union nationale au sens de l'article 1er ;
- l'identité des administrateurs de la mutualité ou de l'union nationale qui exercent également une fonction au sein de l'entité liée ;
- l'identité des personnes en charge de la responsabilité globale de la gestion journalière ou de la gestion journalière de l'union nationale/de la mutualité ou de la représentation en ce qui concerne cette gestion journalière de l'union nationale/de la mutualité ou qui y exercent une autre fonction dirigeante ou une fonction de direction, et qui exercent également une fonction au sein de l'entité liée ;
- pour les personnes visées par les deux tirets précédents, une précision de la fonction d'administrateur ou de la fonction dirigeante qu'ils exercent au sein de l'entité liée ;
- si l'entité liée a désigné un ou plusieurs commissaire(s), la nature de l'attestation du/des commissaire(s) sur les comptes annuels pour l'année comptable qui fait l'objet du reporting ;
- le type de bien mis à la disposition de la mutualité ou de l'union nationale par le tiers. A ce propos, il doit également être indiqué s'il s'agit d'une mise à disposition d'un bien à titre gratuit ou moyennant le paiement d'un loyer et, le cas échéant, à combien s'élève le montant total du loyer payé pour l'exercice concerné ;
- le type de la prestation en faveur de la mutualité ou de l'union nationale. A ce propos, il doit également être indiqué s'il s'agit d'une mise à disposition à titre gratuit ou moyennant le paiement d'un prix et, le cas échéant, à combien s'élève le montant total du prix des prestations payé pour l'exercice ;
- si le tiers reverse à son tour une partie ou la totalité des moyens reçus de la mutualité ou de l'union nationale à d'autres tiers. Si tel est le cas, un détail de ces autres tiers est repris en précisant leur dénomination et leur numéro d'entreprise, ainsi que le montant par tiers et la destination qui lui est donnée par chacun de ces tiers ;
- le détail des actes concernant un bien immobilier d'une entité liée notifiés en application de l'article 6, ainsi que, le cas échéant, les observations émises par l'union nationale;
- tous autres éléments concernant le tiers qui peuvent être importants pour la mutualité ou l'union nationale, ou ses membres.
Section 3.- Des informations spécifiques à mentionner lorsque la collaboration concerne la mise à disposition de bien à un tiers
Art. 9.Lorsqu'une mutualité ou une union nationale met un bien à la disposition d'une entité avec laquelle elle collabore, le rapport du conseil d'administration à l'assemblée générale sur la collaboration avec les tiers comprend pour chaque bien concerné les données suivantes :
- la nature du bien et, lorsqu'il s'agit d'un immeuble, son emplacement ;
- s'il s'agit d'une mise à disposition d'un bien à titre gratuit ou moyennant le paiement d'un loyer ;
- lorsqu'il s'agit d'un bien loué par le tiers, le montant du loyer du mois de décembre ainsi que le montant total des loyers payés pour l'exercice concerné.
Chapitre 3.- Des collaborations avec des tiers qui ne relèvent pas de la compétence de l'assemblée générale
Art. 10.L'assemblée générale d'une mutualité ou d'une union nationale n'est pas compétente pour les collaborations avec des tiers lorsque les conditions suivantes sont remplies cumulativement :
- la collaboration n'a pas pour objet une transaction qui inclut un droit réel sur un immeuble ;
- la collaboration a pour objet la mise à disposition de biens ou de services et les règles en matière de marchés publics sont appliquées.
Chapitre 4.- Dispositions abrogatoires et finales
Art. 11.L'arrêté royal du 2 août 2002 portant exécution de l'article 43, § 4, alinéa 2, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, est abrogé.
L'arrêté royal du 5 novembre 2002 portant exécution de l'article 43, § 2, alinéa 2, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, est abrogé.
Art. 12.Les entités liées qui doivent désigner un commissaire en application de l'article 3 et qui n'ont pas confié à un ou plusieurs commissaires le contrôle des comptes annuels de l'année lors de laquelle le présent arrêté entre en vigueur procèdent à la désignation du commissaire au plus tard pour le contrôle des comptes annuels de l'année qui suit l'entrée en vigueur du présent arrêté.
Art. 13.§ 1er. Par dérogation aux dispositions de l'article 5, § 1er, alinéa 2, le rapport à effectuer par l'entité liée concernant les collaborations pour l'année 2022 est transmis à l'entité mutualiste concernée dans les trente jours civils suivant la date de la première assemblée générale amenée à approuver les comptes annuels de l'entité liée qui aura lieu après l'entrée en vigueur du présent arrêté et au plus tard pour le 31 juillet 2024.
Par dérogation aux dispositions de l'article 5 § 1er, alinéas 3 et 4, le délai prévu à l'alinéa précédent s'applique également, en ce qui concerne les collaborations pour l'année 2022, au délai de transmission d'une copie du rapport de l'entité liée à l'union nationale, ainsi qu'au délai prévu pour la communication du rapport spécial du commissaire.
§ 2. Le rapport du conseil d'administration de la mutualité ou de l'union nationale concernant la collaboration avec les tiers pour l'année 2022 est transmis à l'assemblée générale au plus tard le 31 décembre 2024.
Art. 14.Les articles 5, 7, 8 et 9 du présent arrêté entrent en vigueur à partir de l'exercice comptable 2022.
Art. 15.Le Ministre qui a les Affaires sociales dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.