Texte 2023046353
Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er. Aux fins de l'application du présent arrêté et des mesures prises pour son exécution, on entend par :
1°" la loi du 8 décembre 2022 " : la loi du 8 décembre 2022 relative aux canaux de signalement et à la protection des auteurs de signalement d'atteintes à l'intégrité dans les organismes du secteur public fédéral et au sein de la police intégrée ;
2°" organismes du secteur public fédéral ": les organismes du secteurs publics fédéral visés à l'article 6, 1°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
3°" autorités administratives fédérales " : les autorités administratives fédérales visées à l'article 14, § 1er, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 à l'exception de la police intégrée ;
4°" organes stratégiques " : les organes prévus par l'arrêté royal du 19 juillet 2001 relatif à l'installation des organes stratégiques des services publics fédéraux et relatif aux membres du personnel des services publics fédéraux désignés pour faire partie du cabinet d'un membre d'un Gouvernement ou d'un Collège d'une Communauté ou d'une Région ;
5°" Audit fédéral " : le Service fédéral d'audit interne créé par l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne ;
6°" IFDH " : l'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains créé par loi du 12 mai 2019 portant création d'un Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains ;
7°" informations sur des atteintes à l'intégrité ": les informations sur des atteintes à l'intégrité visées à l'article 6, 9°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
8°" signalement ou signaler " : la communication orale ou écrite d'informations sur des atteintes à l'intégrité telle que visée à l'article 6, 10°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
9°" signalement interne ": le signalement interne visé à l'article 6, 12°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
10°" canal de signalement interne ": la personne ou le service chargé de recevoir et d'effectuer le suivi d'un signalement interne ;
11°" auteur de signalement ": l'auteur de signalement visé à l'article 6, 15°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
12°" contexte professionnel ": le contexte professionnel visé à l'article 6, 17°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
13°" le membre du personnel " : le membre du personnel visé à l'article 6, 19°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
14°" le plus haut dirigeant " : la personne visée à l'article 6, 20°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
15°représailles : les représailles visées à l'article 6, 21°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
16°" suivi ": le suivi visé à l'article 6, 22°, de la loi du 8 décembre 2022 ;
17°" retour d'informations ": le retour d'informations visé à l'article 6, 23°, de la loi du 8 décembre 2022.
Chapitre 2.- Canal de signalement interne, éléments de procédures et de suivi
Section 1ère.- Principes généraux
Art. 2.Conformément à l'article 10, § 1er, alinéa 1er, de la loi du 8 décembre 2022, tout organisme du secteur public fédéral dispose d'un canal de signalement interne auprès duquel un auteur de signalement peut effectuer un signalement interne.
Art. 3.Le canal de signalement interne est, selon le cas :
1°géré en interne, au sein de l'organisme du secteur public fédéral même, par une personne ou un service désigné à cet effet ;
2°géré en externe,
a)soit par un tiers,
b)soit par l'Audit fédéral,
auquel l'organisme du secteur public federal a confié les tâches dévolues au canal de signalement interne.
En vue de la coordination de leurs activités et, le cas échéant d'échanges d'informations, le plus haut responsable de l'organisme du secteur public fédéral informe par écrit l'Audit fédéral, le médiateur fédéral ainsi que le ministre qui a la fonction publique dans ses attributions du choix effectué en application de l'alinéa 1er.
Art. 4.Pour le partenariat permanent entre l'Audit fédéral et les organismes du secteur public fédéral tel que défini à l'article 11 de la loi du 8 décembre 2022, les éléments de procédures de signalement interne et de suivi sont ceux définis dans le présent chapitre.
Art. 5.§ 1er. Chaque organisme du secteur public fédéral fournit annuellement des informations sur l'exécution de la loi du 8 décembre 2022 et du présent arrêté au sein de chaque organisme du secteur public fédéral au Service public fédéral Stratégie et Appui, qui fournit annuellement un rapport au ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions, qui informe à son tour les organisations syndicales représentatives.
Ce rapport comprend au moins :
1°le nombre de signalements reçus ;
2°le nombre de signalements déclarés recevables ;
3°le nombre de signalements ayant fait l'objet d'une enquête ;
4°un aperçu du nombre d'atteintes à l'intégrité constatées ;
5°une description des problèmes identifiés dans l'application de la loi du 8 décembre 2022 et du présent arrêté.
§ 2. Le ministre chargé de la fonction publique peut préciser et développer les conditions de fond et de forme du rapportage.
§ 3. Pour les organismes du secteur public fédéral membres du partenariat permanent visé à l'article 4 du présent arrêté, l'Audit fédéral établit un rapport conjoint.
Les organismes du secteur public fédéral qui ne font pas partie du partenariat permanent établissent un rapport individuel.
Art. 6.Toute personne exerçant des tâches d'un canal de signalement interne applique les principes généraux de bonne administration et agit avec intégrité, objectivité, confidentialité et professionnalisme.
Un membre du personnel qui exerce des tâches d'un canal de signalement interne ne peut exercer aucune autre fonction qui donne lieu ou peut donner lieu à un conflit d'intérêts.
Le membre du personnel qui a la responsabilité de l'exécution des tâches d'un canal de signalement interne a le plus haut dirigeant de l'organisme du secteur public fédéral comme évaluateur.
Un membre du personnel d'un canal de signalement interne dispose des compétences techniques et génériques requises pour accomplir les tâches d'un canal de signalement interne.
Section 2.- Signalement interne, accusé de réception et recevabilité
Art. 7.L'usage des différentes formes écrites et orales d'un signalement interne tel que décrit à l'article 12, alinéa 1er, 1°, de la loi du 8 décembre 2022, est garanti à tout auteur de signalement.
Le canal de signalement interne accuse réception du signalement par écrit dans un délai de sept jours à compter de la réception du signalement, sauf demande contraire expresse de l'auteur de signalement ou à moins que le canal de signalement interne ait des motifs raisonnables de croire qu'accuser réception du signalement compromettrait la protection de l'identité de l'auteur de signalement.
Art. 8.Le canal de signalement interne apprécie la recevabilité du signalement interne.
Le signalement contient au moins les informations suivantes :
1°le nom et les coordonnées de l'auteur de signalement, sauf si l'auteur de signalement opte pour un signalement anonyme ;
2°la date à laquelle le signalement est effectué ;
3°la nature de la relation de travail entre l'auteur de signalement et l'organisme du secteur public fédéral ;
4°le nom de l'organisme du secteur public fédéral concerné par l'atteinte à l'intégrité ;
5°la description de l'atteinte à l'intégrité ;
6°la date ou la période à laquelle l'atteinte à l'intégrité a eu lieu, a lieu ou est très susceptible de se produire.
L'auteur de signalement inclut toutes les informations auxquelles il a accès et qui peuvent contribuer à l'évaluation de la présomption raisonnable de l'atteinte à l'intégrité.
Sans préjudice des alinéas 2 et 3, le signalement interne est recevable dans la mesure où :
1°il est fondé sur une présomption raisonnable qu'une atteinte à l'intégrité s'est produite, est en train de se produire ou est très susceptible de se produire au sein d'un organisme du secteur public fédéral ;
2°il tombe dans le champ d'application matériel et personnel défini aux articles 2 à 5 de la loi du 8 décembre 2022.
Art. 9.§ 1er. Au plus tard quinze jours ouvrables après la date de réception du signalement, le canal de signalement interne communique à l'auteur de signalement, par écrit, si le signalement est recevable sauf demande contraire expresse de l'auteur de signalement ou à moins que le canal de signalement interne ait des motifs raisonnables de croire qu'accuser réception du signalement compromettrait la protection de l'identité de l'auteur de signalement.
Si le signalement est irrecevable, la communication visée à l'alinéa 1er est le cas échéant accompagnée de recommandations pertinentes.
§ 2. Le canal de signalement interne saisi qui n'est pas compétent transmet, dans un délai raisonnable et de manière sécurisée, le signalement reçu au canal de signalement interne compétent s'il peut être déterminé sur la base des informations disponibles et en informe sans délai l'auteur de signalement.
Si le signalement interne est recevable et qu'un ou plusieurs autres canaux de signalement internes sont également compétents, les informations du signalement leur sont transmises, dans un délai raisonnable et de manière sécurisée.
§ 3. En cas de signalements internes répétés ne contenant aucune nouvelle information significative par rapport à un signalement antérieur clôturé, le canal de signalement interne peut décider de la clôture immédiate de la procédure de signalement. L'auteur de signalement en est informé par écrit avec les motifs de sa décision.
Section 3.- Le suivi du signalement interne
Art. 10.La personne ou le service désigné pour assurer le suivi peut, lorsque le canal de signalement interne est géré en interne, être un tiers ou l'Audit fédéral tel que visé à l'article 3, paragraphe 1, alinéa 1er, 2°.
Art. 11.Dans la mise en oeuvre du suivi :
1°les principes généraux de bonne administration sont appliqués et les droits de la défense sont respectés ;
2°tout acte et toute décision sont dûment et consciencieusement documentés et justifiés.
Art. 12.Le retour d'informations visé à l'article 12, alinéa 1er, 5°, de la loi du 8 décembre 2022, est fourni par écrit à l'auteur de signalement au plus tard trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement interne ou, à défaut d'accusé de réception envoyé à l'auteur de signalement, trois mois à compter de l'expiration de la période de sept jours suivant le signalement.
Un retour d'informations est garanti à l'auteur de signalement tous les trois mois suivant le premier retour d'informations.
Art. 13.Tout organisme du secteur public fédéral visé à l'article 1er de l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne, informe l'Audit fédéral de tout signalement interne déclaré recevable, sauf lorsqu'il est fait application de l'article 3, alinéa 1er, 2°, b), du présent arrêté.
Chapitre 3.- Archivage des signalements, finalité et contenu
Art. 14.Le canal de signalement gère l'archivage de tout dossier de signalement qu'il a eu à connaître.
L'archivage est réalisé à des fins informatives, démocratiques, juridiques, économiques et historiques.
Un dossier de signalement archivé contient au moins des documents et des informations sur :
- la réception et le contenu d'un signalement ;
- l'accusé de réception d'un signalement ;
- l'enregistrement d'un signalement ;
- l'enquête sur un signalement ;
- le retour d'informations.
Chapitre 4.- Modalités de la consultation publique définie à l'article 76 de la loi du 8 décembre 2022
Art. 15.La consultation publique organisée dans le courant de l'année 2025 conformément à l'article 76 de la loi du 8 décembre 2022 vise à impliquer de manière transparente et directe les personnes physiques, les entreprises et les institutions dans l'amélioration de la qualité et de l'exécutabilité de la loi du 8 décembre 2022.
La consultation publique est organisée de préférence par voie numérique.
Les noms des personnes physiques participants à la consultation publique sont traités conformément à la législation en matière de protection des données personnelles.
La consultation publique est élaborée par le Service public fédéral Stratégie et Appui en collaboration avec l'Audit fédéral et les canaux de signalement externe.
A l'issue du processus de consultation, le Service public fédéral Stratégie et Appui publie un rapport de la consultation publique sur le site internet.
Chapitre 5.- Dispositions transitoires et finales
Art. 16.Les ministres sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.