Texte 2023044347
Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1°politique fédérale d'achats : l'ensemble des mesures, obligations, et processus ayant pour objectifs d'accroitre l'efficacité de la centralisation des achats fédéraux communs, d'augmenter le taux de participation des petites et moyennes entreprises et de promouvoir leur durabilité;
2°contrats communs : les marchés à passer ou passés dans le cadre de la politique fédérale d'achats par un participant actif ou passif qui agit comme centrale d'achat au bénéfice d'autres participants actifs et passifs ayant au préalable transmis une décision de participation définitive;
3°a) participants actifs : les pouvoirs adjudicateurs suivants, qui participent obligatoirement à la politique fédérale d'achats, et qui à cet égard peuvent être désignés pour passer un contrat commun:
O les services publics fédéraux;
O les services publics de programmation;
O la police fédérale;
O le Ministère de la Défense.
b)participants passifs: les pouvoirs adjudicateurs qui peuvent librement participer à un contrat commun et être désignés pour passer un contrat commun, qui font partie ou dépendent de l'Etat fédéral selon les modalités décrites dans l'article 2, 1°, c) de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, pour autant qu'ils appartiennent aux catégories suivantes:
i)la Chambre, le Sénat et les services dont le budget est approuvé par la Commission de la Comptabilité de la Chambre des représentants;
ii) les services administratifs à comptabilité autonome, mentionnés dans l'article 2, 2° de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral;
iii) les organismes administratifs publics à gestion ministérielle, mentionnée dans l'article 2, 3°, a) de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral;
iv) les organismes administratifs publics à gestion autonome et les entités assimilées aux organismes administratifs publics, mentionnés dans l'article 2, 3°, b) de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral ainsi que les autres entités, à condition que ces organismes et entités soient énumérés à l'annexe 1redu présent arrêté;
v)les institutions publiques de sécurité sociale visées à l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale.
4°plus hauts responsables administratifs : le président du comité de direction d'un service public fédéral, le président d'un service public de programmation, le commissaire général de la police fédérale et le chef de la Défense;
5°réseau de concertation stratégique des achats fédéraux (CSAF): structure de coordination et de décision des participants actifs;
6°réseau de concertation tactique et opérationnelle des achats fédéraux (CTOAF) : la structure de mise en oeuvre d'un contrat commun;
7°centre de services Procurement : ensemble de services d'appui fonctionnels inter-domaines au sein du Service public fédéral Stratégie et Appui;
8°besoins communs : les fournitures et/ou services qui:
a)soit relèvent d'un ou plusieurs domaines d'achats transversaux visés à l'annexe 2 du présent arrêté;
b)soit relèvent d'un ou plusieurs domaines d'achats non transversaux visés à l'annexe 3 du présent arrêté.
9°besoins spécifiques : les fournitures et/ou services qui ne relèvent pas des domaines d'achats visés aux annexe 2 et 3 du présent arrêté et qui de par leur nature n'ont pas vocation à être récurrents ni standardisés et pour lesquels il existe un besoin de la part d'au moins un participant actif et d'un ou plusieurs participants actifs ou passifs;
10°déclaration d'intention: acte par lequel un participant passif déclare son intention de participer à un contrat commun à passer;
11°participation définitive: acte par lequel un participant actif ou passif confirme sa décision de participation à un contrat commun de manière définitive.
Chapitre 2.- Champ d'application
Art. 2.Les dispositions du présent arrêté s'appliquent exclusivement aux marchés publics de fournitures et de services relevant du champ d'application du titre 2 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics.
Cependant, sont exclus du champ d'application du présent arrêté:
1°les marchés publics qualifiés de stratégiques ou de confidentiels par le pouvoir adjudicateur concerné ainsi que les marchés déclarés secrets ou dont l'exécution doit s'accompagner de mesures particulières de sécurité, conformément à des dispositions législatives, réglementaires ou administratives en vigueur, ou lorsque la protection des intérêts essentiels du pays l'exige;
2°les marchés publics dont les spécificités justifient leur passation sur un territoire étranger par des représentations diplomatiques et consulaires;
3°les marchés publics passés dans le cadre de la coopération au développement;
4°les marchés publics qui relèvent du domaine de l'IT, qui ne sont pas énumérés dans les domaines d'achats repris dans les annexes 2 et 3 du présent arrêté et pour lesquels il existe une structure de gestion et de coordination spécifique pour les marchés publics centralisés;
5°les marchés publics passés suite à l'obtention de subsides.
Chapitre 3.- Acteurs de la politique fédérale d'achats
Art. 3.§ 1. Le centre de services Procurement est tenu d'assurer la coordination ainsi que le suivi de la mise en oeuvre de la politique fédérale d'achats.
Le centre de services Procurement est également responsable de la passation des contrats communs qui découlent des domaines d'achats repris à l'annexe 2 du présent arrêté et pour lesquels le Service public fédéral Stratégie et Appui a été désigné comme centrale d'achat.
Il apporte également l'appui administratif, juridique et opérationnel nécessaire dans le cadre de la passation et de l'exécution des contrats communs qui découlent des domaines d'achats repris à l'annexe 3 du présent arrêté.
§ 2. Le centre de services Procurement assure le rôle de coordination et d'appui dans les domaines suivants :
1°la gestion de la connaissance relative aux marchés publics, c'est-à-dire la collecte d'informations concernant les volumes, les prix, les contrats et les acteurs économiques;
2°les aspects juridiques relatifs aux marchés publics;
3°la captation, la planification et le soutien de la définition des besoins pour les contrats communs;
4°la gestion des outils et applications nécessaires à l'exécution de la politique fédérale d'achats;
5°la préparation, la coordination et la gestion du secrétariat du réseau de concertation stratégique des achats fédéraux;
6°le suivi et le contrôle des procédures engagées;
7°l'enregistrement des contrats communs et le suivi des statistiques de commandes.
Art. 4.§ 1. Le CSAF est composé des coordinateurs stratégiques des participants actifs.
Chaque coordinateur stratégique est habilité à prendre, au sein du CSAF, des décisions au nom et pour le compte du participant actif qui l'a désigné. Il supervise la mise en oeuvre de la politique fédérale d'achats et la gestion des contrats communs au sein du participant actif concerné.
§ 2. Le CSAF invite les participants passifs à déléguer respectivement un observateur, sur base volontaire, pouvant être présents aux réunions du CSAF.
§ 3. Les participants actifs informent le centre de services Procurement de l'identité du coordinateur stratégique désigné par eux ainsi que son suppléant dans les trente jours suivant l'entrée en vigueur du présent arrêté et lors de chaque remplacement.
Le centre de services Procurement invite les participants passifs à communiquer l'identité des observateurs désignés par eux ainsi que leur remplaçant.
Le centre de services Procurement actualise la liste et les coordonnées des différents coordinateurs stratégiques et observateurs, et met celle-ci à la disposition des participants actifs et passifs par le biais du site internet du Service public fédéral Stratégie et Appui.
§ 4. Par l'intermédiaire du centre de services Procurement, une proposition visant à passer un contrat commun pour un domaine d'achats repris dans l'annexe 3 du présent arrêté ou un besoin spécifique peut être soumise au CSAF :
1°par le centre de services Procurement;
2°par un participant actif par l'intermédiaire de son coordinateur stratégique;
3°par un participant passif par l'intermédiaire de son observateur.
§ 5. Le CSAF décide pour quelles propositions visées au paragraphe précédent des contrats communs doivent être réalisés. Pour ce faire, le CSAF évaluera chaque proposition au regard des objectifs et des indicateurs fixés dans le cadre de la politique fédérale d'achats.
Il supervise la passation et l'exécution des contrats communs conformément à la politique fédérale d'achats.
§ 6. Les décisions du CSAF sont prises par consensus entre les coordinateurs stratégiques présents.
A défaut de consensus sur des décisions à prendre par les coordinateurs stratégiques présents, la décision est prise par les plus hauts responsables administratifs ou, en l'absence de consensus entre ceux-ci, par le Conseil des ministres. Le ministre compétent pour le centre de services Procurement, soumet le dossier avec les décisions à prendre au Conseil des ministres.
§ 7. Le centre de services Procurement propose le règlement d'ordre intérieur, qui est approuvé par le CSAF.
Chapitre 4.- Principes applicables à la passation des contrats communs
Art. 5.Le CSAF gère les domaines d'achats repris dans les annexes 2 et 3. Sur proposition du CSAF, le ministre de la Fonction Publique peut réviser les domaines d'achats figurant aux annexes 2 et 3 du présent arrêté en fonction des objectifs de la politique fédérale d'achats. Les annexes 2 et 3 du présent arrêté sont mises à disposition par voie électronique dans leur version la plus récente sur le site internet du Service public fédéral Stratégie et Appui.
Art. 6.Chaque participant actif est tenu:
1°de mettre en place une gestion centrale des achats permettant de mettre en oeuvre la politique fédérale d'achats et la gestion des contrats communs conformément au présent arrêté. Ces processus internes doivent assurer la centralisation, l'enregistrement, l'approbation et le suivi des besoins au sein du pouvoir adjudicateur concerné;
2°d'établir une planification indicative pluriannuelle des besoins communs revue annuellement qui comprend au minimum les éléments suivants:
a)l'estimation des besoins communs en termes de quantités, ou le cas échéant, en valeur maximale;
b)l'estimation de l'impact budgétaire des besoins communs.
Art. 7.§ 1er. Chaque participant actif transmet annuellement la planification pluriannuelle visée à l'article 6, 2° au centre de services Procurement, conformément aux accords ou modalités conclus au sein du CSAF.
§ 2. Le centre de services Procurement peut consulter le système d'information comptable de l'Etat fédéral et les modules de la plateforme e-Procurement pour suivre et analyser l'exécution des marchés publics conclus.
§ 3. En application de l'article 13 §§ 2 et 4 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, les membres concernés du centre de services Procurement ne partagent pas avec des tiers des données qui ont été fournies à titre confidentiel ou qui concernent des données à caractère personnel dont ils ont connaissance dans le cadre de ce suivi ou de cette analyse. Cette obligation de confidentialité continuera d'exister après la cessation de leur fonction ou de leur contrat.
§ 4. Les coordinateurs stratégiques, les coordinateurs opérationnels, ainsi que tous observateurs ou experts impliqués dans la procédure de passation d'un contrat commun sont tenus à la même obligation de confidentialité mentionnée au paragraphe précédent.
Art. 8.Les coordinateurs stratégiques et le centre de services Procurement proposent la politique fédérale d'achats. Cette proposition sera validée par les plus hauts responsables administratifs, et approuvée par le Conseil des ministres.
Chapitre 5.- Transfert de compétence
Art. 9.Afin d'empêcher la conclusion d'accords-cadres parallèles, les participants actifs ne peuvent pas, en dehors du cadre de la politique fédérale d'achats, agir en tant que centrale d'achat au bénéfice des participants actifs et passifs pour des fournitures et services relevant des domaines d'achats des annexes 2 et 3.
Art. 10.§ 1. Pour la passation des contrats communs pour les besoins communs relatifs aux domaine d'achats énumérés à l'annexe 2 du présent arrêté, le Service public fédéral Stratégie et Appui, par l'entremise du centre de services Procurement, agira prioritairement en tant que centrale d'achat.
La passation de ces contrats communs nécessite une décision préalable du CSAF. Lorsque le CSAF a donné son accord pour la lancement, le centre de services Procurement assure la passation de ces contrats communs.
§ 2. Pour la passation des contrats communs pour les besoins communs relatifs aux domaines d'achats énumérés à l'annexe 3, tous les participants actifs, y compris le Service public fédéral Stratégie et Appui, et les participants passifs peuvent agir en tant que centrale d'achat.
La passation de ces contrats communs nécessite une décision préalable du CSAF.
Un participant passif ne peut être désigné comme centrale d'achat que s'il a volontairement proposé de le faire.
§ 3. Un participant actif qui ne souhaite pas participer à un contrat commun qui relève de l'annexe 2 ou 3 du présent arrêté, doit communiquer les motifs de cette décision au centre de services Procurement dans le délai de la participation définitive.
§ 4. Pour les besoins spécifiques, pour lesquels le CSAF a décidé de réaliser un contrat commun conformément à l'article 4, § 5, le centre de services Procurement ne peut pas être désigné comme centrale d'achat, sauf décision contraire du ministre de la Fonction publique ou du Conseil des ministres.
Chapitre 6.- La centrale d'achat sur désignation du CSAF
Art. 11.§ 1. Pour la passation des contrats communs pour les besoins communs relatifs aux domaines d'achats énumérés à l'annexe 3 du présent arrêté ou pour les besoins spécifiques, le CSAF désigne le participant actif ou, le cas échéant, passif qui, en tant que centrale d'achat, gérera le contrat commun en fonction des missions règlementaires, légales ou statutaires, de l'expertise et de la capacité disponible. Cette désignation est soumise à l'approbation du pouvoir adjudicateur concerné.
§ 2. En l'absence d'une décision de réaliser un contrat commun, et moyennant une information préalable au CSAF, les participants actifs peuvent conclure des marchés publics individuels qui relèvent des domaines d'achats énumérés dans l'annexe 3 du présent arrêté dans l'attente d'une décision de réaliser un contrat commun. Toutefois, ces mêmes participants sont tenus de prévoir des modalités de résiliation anticipée dans les documents du marché concerné lorsque que ce marché individuel implique des prestations continues ou répétitives qui se prolongent dans le temps.
Art. 12.Le centre de services Procurement informe les participants actifs et passifs des contrats communs dont la passation est envisagée. Il communique également un planning indicatif de la procédure de passation.
Art. 13.§ 1. Pour les contrats communs à passer, le CSAF peut organiser un CTOAF, qui sera composé des coordinateurs opérationnels désignés par les participants actifs et passifs.
§ 2. Le CTOAF centralise, intègre et standardise les besoins de ses membres. Le CTOAF fournit à la centrale d'achat l'expertise technique pour la rédaction des spécifications techniques, avec, si nécessaire, le soutien du centre de services Procurement.
Art. 14.Pour chaque contrat commun auquel un participant passif souhaite participer, celui-ci fournit au centre de services Procurement une déclaration d'intention. Cette déclaration d'intention précise, le cas échéant, si le participant passif souhaite participer aux travaux du CTOAF.
Cette déclaration d'intention ainsi que l'éventuelle demande de participation au CTOAF, est à introduire endéans les délais prévus par le CSAF.
Art. 15.Le participant actif ou, le cas échéant, passif, agissant en tant que centrale d'achat, assure la passation du contrat commun, prépare une proposition relative aux documents du marché et, le cas échéant, la soumet au CTOAF pour validation.
Chapitre 7.- Modalités de la participation
Art. 16.Au plus tard avant le début de la procédure de passation du contrat commun, les participants actifs et les participants passifs ayant introduit une déclaration d'intention, fournissent une décision de participation définitive signée au centre de services Procurement comprenant l'estimation annuelle, le cas échéant, exprimée en quantités et/ou valeur estimée ou maximale ou le budget de celle-ci. A cette fin, une proposition de participation définitive est mise à disposition par le centre de services Procurement.
Chapitre 8.- Conséquences de la participation
Art. 17.Après la communication de sa décision de participation définitive, et pour autant que les modalités de fonctionnement du participant soient mises en péril par l'exécution du contrat commun, le participant peut retirer sa participation définitive et conclure son propre marché.
Toutefois, un participant actif est tenu de soumettre les motifs de son retrait à l'avis de l'inspecteur des finances accrédité auprès du participant concerné.
Les participants actifs et passifs informent la centrale d'achat en charge du contrat commun ainsi que le centre de services Procurement de la décision de retrait ainsi que les motifs de celle-ci. Le centre de services Procurement en informe le CSAF.
Art. 18.Les participants actifs et passifs qui ont transmis leur participation définitive pourront conclure un marché temporaire dans l'attente de la passation du contrat commun lorsqu'un besoin urgent portant sur des fournitures ou services qui font l'objet du contrat commun concerné se manifeste auprès de ces participants. Ce marché temporaire comprendra nécessairement une faculté de résiliation lorsque qu'il implique des prestations continues ou répétitives qui se prolongent dans le temps.
Chapitre 9.- Passation
Art. 19.Conformément aux articles 14 et 47, § 3 de la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, les participants actifs et passifs sont tenus d'utiliser les moyens de communication électroniques développés par le Service public fédéral Stratégie et Appui, notamment pour l'avis de marché du contrat commun, la réception des offres ainsi que les commandes passées sur le contrat commun conclu.
Art. 20.Sans préjudice des articles 13 et 15, les participants actifs et passifs ne sont en principe pas impliqués dans le choix de la procédure de passation, la préparation des documents du marché, la sélection qualitative, l'évaluation des offres, l'attribution et la conclusion du marché public. Seule la centrale d'achat chargée de la passation du contrat commun est compétente pour la procédure de passation. Toutefois, sous réserve de l'accord de la centrale d'achat, d'autres participants actifs ou passifs peuvent participer à la procédure de passation du contrat commun sous sa direction.
Art. 21.La centrale d'achat informe le centre de services Procurement des décisions prises dans le cadre de la procédure de passation. La centrale d'achat transmet également au centre de services Procurement tous les documents relatifs au contrat commun après sa conclusion. Ces documents sont également mis à disposition via les moyens de communication électroniques développés par le Service public fédéral Stratégie et Appui.
Art. 22.Lorsque la centrale d'achat envisage la passation partielle ou la non-passation du contrat commun, elle présentera cette intention au CSAF. La centrale d'achat concernée élaborera, en concertation avec le CSAF, un plan d'approche afin de répondre le plus efficacement possible aux besoins des participants au contrat commun.
Chapitre 10.- Contrôle
Art. 23.Le centre de services Procurement définit chaque année des indicateurs et des objectifs chiffrés permettant de déterminer dans quelle mesure les objectifs du présent arrêté sont atteints. Ceux-ci sont intégrés dans la politique fédérale d'achats, telle que visée à l'article 8.
En outre, le centre de services Procurement assure le suivi de l'utilisation des contrats communs.
Art. 24.Le centre de services Procurement effectue le suivi continu des indicateurs visés à l'article 23 et présente les résultats dans la note de politique fédérale d'achats. Le CSAF est informé une fois par an de ces résultats.
Chapitre 11.- Litiges
Art. 25.Le participant qui agit en tant que centrale d'achat este en justice dans le cadre des litiges survenant durant la passation.
Sauf disposition contraire dans les documents du marché, chaque participant este en justice dans le cadre des litiges survenus pendant l'exécution des marchés qu'il a passés dans le cadre du contrat commun.
Sauf disposition contraire dans les documents du marché, chaque participant est responsable, en ce qui le concerne, de l'exécution du contrat commun.
En cas d'incident durant l'exécution, le participant concerné en informe la centrale d'achat ayant conclu le contrat commun.
Chaque participant ayant conclu un contrat commun en tant que centrale d'achat informe régulièrement le centre de services Procurement des incidents survenus durant l'exécution de ce contrat commun.
Chapitre 12.- Dispositions abrogatoire et finale
Art. 26.L'arrêté royal du 22 décembre 2017 relatif aux marchés publics fédéraux centralisés dans le cadre de la politique fédérale d'achats est abrogé.
Art. 27.Le ministre de la Fonction publique et le secrétaire d'Etat au Budget sont, chacun en ce qui le concerne, chargés de l'exécution du présent arrêté.
Annexe.
Art. N1.
(Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 12-09-2023, p. 75896)