Article 1er.§ 1er. La convocation à une réunion à distance se fait conformément aux dispositions applicables dans le cadre d'une réunion physique de l'organe.
La convocation visée à l'alinéa 1er :
1°mentionne les raisons justifiant la tenue d'une réunion à distance;
2°mentionne la dénomination commerciale de l'outil numérique utilisé aux fins de la réunion;
3°contient une brève explication technique de la manière dont le membre procède pour se connecter et participer à la réunion.
§ 2. Lors de réunions à distance les heures d'ouverture et clôture de la séance, ainsi que les éventuelles interruptions dues à des problèmes techniques, sont actées au procès-verbal de la séance.
L'outil numérique utilisé dans le cadre de réunions à distance garantit l'identification certaine du membre de l'organe pendant toute la durée de la réunion.
Le règlement d'ordre intérieur de l'organe peut comprendre d'autres modalités de fonctionnement relatives à la tenue des réunions à distance.
Lors de réunions à distance, au moment du prononcé du huis clos et à la demande du Président de séance, chaque membre s'engage, individuellement et à haute voix, au respect des conditions nécessaires au secret des débats durant tout le huis clos.
Art. 2.La participation à une réunion à distance est réalisée au moyen du matériel personnel du membre d'une autorité visée aux articles L6511-2 et L6511-3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. A défaut pour le membre de pouvoir disposer de son propre matériel, l'institution lui fournit le matériel nécessaire pour participer à la réunion soit à son domicile, soit dans les locaux du pouvoir local.
Art. 3.Les votes au scrutin secret sont adressés à la personne chargée légalement ou statutairement de veiller à la légalité du processus de décision par voie électronique.
Cette personne se charge d'anonymiser les votes dont il assure le caractère secret dans le respect du secret professionnel visé à l'article 458 du Code pénal.
Le règlement d'ordre intérieur peut prévoir d'autres modalités de vote au scrutin secret.
Art. 4.En cas d'interpellation visée aux articles L1122-14 et L2212-29 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, la commune ou la province met, au besoin, des moyens techniques à disposition de l'habitant de la commune ou de la province dont l'interpellation a été jugée recevable au sein des locaux de l'institution, afin qu'il puisse s'exprimer lors de la séance du conseil communal ou provincial.
Art. 5.La partie publique de la réunion à distance d'un organe est obligatoirement diffusée en direct sur le site internet de l'institution dont elle fait partie ou selon les modalités précisées sur celui-ci.
La diffusion est interrompue à chaque fois que le huis clos est prononcé.
Le Président de séance veille au respect du présent article.
Art. 6.Le Ministre qui a les pouvoirs locaux dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.