Texte 2021021602
Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il convient d'entendre par :
1°" loi du 6 août 1990 " : la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités;
2°" loi du 14 juillet 1994 " : la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994;
3°" loi du 13 mars 2016 " : la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance;
4°" arrêté royal du 7 mars 1991 ": l'arrêté royal du 7 mars 1991 portant exécution de l'article 2, §§ 2 et 3, article 14, § 3, et article 19, alinéas 3 et 4, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités;
5°" Office de contrôle " : l'Office de contrôle des mutualités et des unions nationales de mutualités, visé à l'article 49, § 1er, de la loi du 6 août 1990;
6°" titulaire " : le titulaire des prestations de santé visé à l'article 2, k), de la loi du 14 juillet 1994;
7°" personne à charge " : la personne visée à l'article 2, § 3, deuxième tiret, de la loi du 6 août 1990;
8°"société mutualiste" : une société mutualiste visée à l'[1 article 43bis, § 5]1 ou à l'article 70, § 7, de la loi du 6 août 1990.
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(1AR 2022-05-15/11, art. 1, 002; En vigueur : 28-07-2022)
Chapitre 2.- Les membres de la société mutualiste
Art. 2.Par " membre d'une société mutualiste ", il faut entendre la personne qui est membre, au sens de l'article 2, 1° ou 2°, de l'arrêté royal du 7 mars 1991, d'une mutualité affiliée à ladite société mutualiste ou qui est une personne à charge d'un tel membre et qui, dans le respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires applicables, est assurée auprès de ladite société mutualiste.
Un membre, au sens de l'article 2, 3°, de l'arrêté royal du 7 mars 1991, d'une mutualité affiliée à ladite société mutualiste ne peut devenir ou redevenir un membre d'une société mutualiste, visé à l'alinéa précédent que s'il est en ordre de cotisations depuis que [1 la période subséquente, visée, selon le cas, à l'article 2quater, alinéa 3, ou à l'article 2quater, alinéa 4,]1 de l'arrêté royal du 7 mars 1991 a été entamée pour les services qui y sont visés.
En cas de retard de 6 mois dans le paiement de ces cotisations depuis que [1 la période subséquente, visée, selon le cas, à l'article 2quater, alinéa 3, ou à l'article 2quater, alinéa 4,]1 de l'arrêté royal du 7 mars 1991 a été entamée pour les services qui y sont visés, cette personne perd sa qualité de membre de la société mutualiste.
Cette période de 6 mois est suspendue :
1°pendant la période durant laquelle le membre, dont la possibilité de bénéficier d'un avantage de ces services est supprimée et qui a entamé le paiement des cotisations pour une période subséquente, est légalement empêché de payer en raison d'un règlement collectif de dettes ou d'une faillite;
2°pendant la période durant laquelle le membre, dont la possibilité de bénéficier d'un avantage de ces services est supprimée et qui a entamé le paiement des cotisations pour une période subséquente, a perdu la qualité de titulaire et à la qualité de personne à charge d'un titulaire qui n'est pas en ordre de paiement des cotisations pour les services visés à l'article 3, alinéa 1er, b) et c), de la loi du 6 août 1990.
Les alinéas 2 et 3 sont applicables également à la personne à charge d'un tel membre.
Quand la personne à charge d'un titulaire, au sens de l'article 2, 3°, de l'arrêté royal du 7 mars 1991, d'une mutualité qui est affiliée à cette société mutualiste, devient elle-même titulaire pour la première fois, cette personne est considérée, au moment de son affiliation en tant que titulaire, comme un membre visé par l'article 2, alinéa 1er, de la société mutualiste si, dans le respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires applicables, elle est assurée par la société mutualiste.
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(1AR 2022-09-25/11, art. 1, 003; En vigueur : 01-01-2022)
Art. 3.Le nombre de membres au sens de l'article 2, au 30 juin d'une année, doit être transmis à l'Office de contrôle au plus tard le 31 août de ladite année.
Chapitre 3.- Les organes de gestion d'une société mutualiste
Section 1ère.- L'assemblée générale d'une société mutualiste
Sous-section 1ère.- Le nombre de délégués des mutualités affiliées
Art. 4.L'assemblée générale de la société mutualiste est composée de personnes qui siègent dans l'assemblée générale des mutualités affiliées.
Chaque mutualité affiliée y est représentée proportionnellement au nombre de ses membres, au sens de l'article 2, 1°, ou 2°, de l'arrêté royal du 7 mars 1991 et des personnes à leur charge, qui sont également membres de la société mutualiste au sens de l'article 2 du présent arrêté au 30 juin de l'année qui précède l'élection de l'assemblée générale de la société mutualiste, à raison d'un délégué par tranche complète de 7.500 membres au sens de l'article 2, alinéa 1er, avec un minimum d'un délégué.
Si en application de l'alinéa précédent, l'assemblée générale de la société compterait moins de 25 délégués de mutualités affiliées, la tranche complète de membres visée à l'alinéa précédent est réduite à un multiple de mille membres de manière à ce que qu'il puisse y avoir 25 délégués de mutualités affiliées.
Si en application de l'alinéa 2, l'assemblée générale de la société mutualiste comptait plus de 70 délégués de mutualités affiliées, le nombre de délégués par mutualité affiliée à l'assemblée générale sera réduit proportionnellement de manière à ce qu'il y ait au maximum 70 délégués au total au sein de l'assemblée générale de la société mutualiste.
Lorsqu'une mutualité affiliée va être absorbée par une autre mutualité affiliée dans le cadre d'une fusion qui entre en vigueur le 1er janvier de l'année durant laquelle l'élection de l'assemblée générale de la mutualité absorbante va avoir lieu, les personnes affiliées auprès de la mutualité qui va être absorbée sont considérées comme étant affiliées auprès de la mutualité absorbante au 30 juin de l'année qui précède cette année, pour la détermination du nombre de représentants au sein de l'assemblée générale de la société mutualiste auprès de laquelle la mutualité absorbante est affiliée.
Sous-section 2.- Les conditions d'éligibilité
Art. 5.Pour pouvoir être élu en qualité de délégué et rester délégué à l'assemblée générale d'une société mutualiste :
1°il faut être membre de la société mutualiste au sens de l'article 2;
2°il faut être majeur ou émancipé;
3°il faut être en ordre de paiement des primes auprès de la société mutualiste;
4°il faut satisfaire à la condition de ne pas faire partie du personnel de la société mutualiste ou avoir été licencié en tant que membre du personnel de la société mutualiste pour motif grave ou pour un autre motif visé par les statuts;
5°il faut satisfaire aux éventuelles autres conditions supplémentaires qui sont reprises dans les statuts. Ces conditions ne peuvent toutefois pas être de nature à limiter de façon illégale ou excessive, en termes d'éligibilité ou d'incompatibilité, le droit d'un membre de se porter candidat ou d'être élu, ou à octroyer un pouvoir discrétionnaire au président pour l'acceptation des candidatures.
Sous-section 3.- Liste de candidats et élection des délégués des mutualités affiliées
Art. 6.Sans préjudice du droit des membres de l'assemblée générale d'une mutualité de se porter candidat à un mandat de délégué, soit de façon spontanée soit en réaction à un éventuel appel aux candidats émis par la mutualité, le conseil d'administration d'une mutualité peut présenter des candidats délégués à l'assemblée générale.
Tous les candidats sont repris sur la même liste électorale.
Les délégués sont élus par l'assemblée générale de chacune de ces mutualités.
Art. 7.Les représentants des membres et des personnes à charge à l'assemblée générale des mutualités affiliées qui souhaitent être élus délégués à l'assemblée générale d'une telle société mutualiste doivent poser leur candidature selon les modalités prévues par les statuts, au plus tard quinze jours avant la date de l'assemblée générale de la mutualité qui procédera à l'élection.
Sous-section 4.- Le vote
Art. 8.Il est procédé à un vote si le nombre de candidats au sein d'une mutualité affiliée est supérieur au nombre de mandats effectifs dont dispose cette mutualité en application de l'article 4.
Le vote est secret.
Le vote peut avoir lieu par voie électronique sur place ou à distance, pour autant qu'il soit satisfait aux conditions fixées par l'Office de contrôle.
Les candidats sont élus dans l'ordre du nombre de voix obtenues.
En cas d'égalité de voix entre plusieurs candidats pour le dernier mandat à pourvoir, le mandat est attribué selon les règles prévues dans les statuts.
Si le nombre de candidats qui satisfont aux conditions d'éligibilité au sein d'une mutualité affiliée est égal ou inférieur au nombre de mandats effectifs dont dispose cette mutualité en application de l'article 4, ces candidats sont automatiquement élus.
Art. 9.Si le nombre de mandats tel que requis par l'article 4 n'est pas ou plus atteint et s'il n'y a pas ou plus de suppléants, l'assemblée générale est malgré tout considérée comme étant composée valablement jusqu'aux prochaines élections mutualistes.
Les statuts de la société mutualiste peuvent toutefois prévoir que les mutualités, dans un tel cas, peuvent présenter des nouveaux délégués.
Sous-section 5.- L'élection de suppléants
Art. 10.Des délégués suppléants peuvent être élus dans les mêmes conditions que les délégués effectifs.
Les statuts de la société mutualiste déterminent, le cas échéant, les modalités d'élection des délégués suppléants, ainsi que les conditions dans lesquelles ils peuvent remplacer des délégués effectifs.
Sous-section 6.- Les autres personnes qui peuvent assister aux réunions de l'assemblée générale
Art. 11.L'assemblée générale d'une société mutualiste peut désigner au maximum dix conseillers à l'assemblée générale. Ceux-ci ont voix consultative.
Les personnes qui, au sein d'une société mutualiste, soit sont chargées de la responsabilité globale de la gestion journalière soit exercent une autre fonction dirigeante ou une fonction de direction, peuvent assister aux réunions de l'assemblée générale avec voix consultative.
Art. 12.Par ailleurs, l'union nationale à laquelle sont affiliées les mutualités elles-mêmes affiliées à la société mutualiste peut également désigner une personne pour la représenter à l'assemblée générale de cette société mutualiste avec voix consultative.
Section 2.- Le conseil d'administration d'une société mutualiste
Sous-section 1ère.- Le nombre d'administrateurs
Art. 13.Le conseil d'administration d'une société mutualiste est composé d'au moins dix administrateurs et au maximum d'un nombre d'administrateurs qui ne peut être supérieur à la moitié du nombre de membres de l'assemblée générale de cette société mutualiste.
Les administrateurs visés à l'article 14 ne sont pas comptabilisés à l'alinéa précédent.
Chaque mutualité affiliée doit être représentée au conseil d'administration par au moins un administrateur et toujours proportionnellement au nombre de ses membres au sens de l'article 2, au 30 juin de l'année qui précède l'élection des membres de l'assemblée générale de la société mutualiste, qui étaient également membres de ladite société mutualiste à cette date. Lorsqu'une mutualité va être absorbée par une autre mutualité dans le cadre d'une fusion qui entre en vigueur le 1er janvier de l'année durant laquelle l'élection du conseil d'administration de la mutualité absorbante va avoir lieu, les personnes affiliées auprès de la mutualité qui va être absorbée sont considérées comme des personnes affiliées auprès de la mutualité absorbante au 30 juin de l'année qui précède cette année, pour la détermination du nombre de représentants de cette mutualité au sein du conseil d'administration de la société mutualiste auprès de laquelle la mutualité absorbante est affiliée.
Le conseil d'administration d'une société mutualiste peut également compter des administrateurs qui ne représentent pas les mutualités affiliées [1 et qui ne sont pas des administrateurs visés à l'article 14]1. Le nombre de ces administrateurs ne peut pas être supérieur à 25 % du nombre total d'administrateurs.
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(1AR 2022-05-15/11, art. 2, 002; En vigueur : 28-07-2022)
Sous-section 2.- Administrateur indépendant
Art. 14.§ 1er. Si la société mutualiste n'est pas dispensée de l'obligation, prévue à l'article 48 de la loi du 13 mars 2016, de constituer un comité d'audit, le conseil d'administration doit être composé d'un nombre d'administrateurs indépendants au sens de ladite loi qui permet que le comité d'audit soit composé pour la majorité d'administrateurs indépendants.
§ 2. Même si la société mutualiste est dispensée de l'obligation visée au § 1er, le conseil d'administration d'une société mutualiste peut compter un ou plusieurs administrateurs indépendants.
Par " administrateur indépendant " au sens de l'alinéa 1er, il convient d'entendre un administrateur compétent dans le domaine de la santé et/ou financier et/ou actuariel qui satisfait aux conditions suivantes :
1. ne pas être un membre du personnel de la société mutualiste, d'une mutualité affiliée ou de l'union nationale à laquelle la société mutualiste est affiliée;
2. ne pas exercer de mandat de membre de l'assemblée générale de la société mutualiste, de l'assemblée générale d'une mutualité affiliée ou de l'union nationale à laquelle la société mutualiste est affiliée;
3. ne pas exercer de mandat d'administrateur dans une institution médico-sociale visée à l'article 20, § 3, de la loi du 6 août 1990, ou auprès d'une personne morale ou physique avec laquelle une entité visée sous 1° collabore en application de l'article 43 de cette loi et ne pas exercer de mandat d'administrateur indépendant au sens de de la loi du 13 mars 2016 dans une autre société mutualiste d'assurance;
4. ne pas être dans une des situations de conflit d'intérêts suivantes :
a)avoir obtenu un avantage important de nature patrimoniale d'une entité, d'une personne morale ou d'une personne physique visée sous 1° à 3° inclus;
b)avoir ou avoir eu une relation commerciale significative, au sens de l'article 15, 94°, de la loi du 13 mars 2016, avec une entité, une personne morale ou une personne physique visée sous 1° à 3° inclus;
c)être un conjoint, un partenaire cohabitant légal ou un parent ou allié jusqu'au 2edegré d'une personne qui se trouve dans une situation visée sous a) ou b).
§ 3. Pour pouvoir rester administrateur indépendant dans une société mutualiste, il faut continuer à satisfaire aux conditions d'éligibilité.
§ 4. Le mandat d'un administrateur indépendant peut être renouvelé à l'occasion des élections mutualistes suivantes.
Sous-section 3.- Les candidatures
Art. 15.Sans préjudice du droit des membres de l'assemblée générale d'une société mutualiste de se porter candidat à un autre mandat que celui d'administrateur indépendant, soit de façon spontanée soit en réaction à un éventuel appel aux candidats émis par la société mutualiste, le conseil d'administration d'une société mutualiste peut présenter des candidats à l'assemblée générale.
Tous les candidats sont repris sur la même liste électorale.
En outre, en ce qui concerne le mandat d'administrateur indépendant, les candidatures spontanées peuvent également être acceptées, ainsi que les candidatures introduites à la suite d'une annonce de la société mutualiste.
Sous-section 4.- L'élection
Art. 16.Le conseil d'administration d'une société mutualiste est élu par l'assemblée générale de la société mutualiste aux conditions prévues à l'article 18 de la loi du 6 août 1990, tel que rendu applicable à ces sociétés mutualistes par l'article 70, § 9, de la loi du 6 août 1990, après avoir pris connaissance de la motivation qui accompagne le cas échéant les candidatures.
Les statuts de la société mutualiste précisent les modalités pratiques relatives au dépôt des candidatures, au contrôle de leur recevabilité et à l'ordre des candidats sur les listes électorales.
Il est procédé à l'élection des administrateurs indépendants sur la base d'une liste de tous les candidats qui satisfont aux conditions prévues pour être élus en cette qualité, avant de procéder à l'élection des autres administrateurs.
Art. 17.La liste de tous les candidats qui, selon le président, satisfont aux conditions pour être élus en qualité d'administrateur, doit être transmise à l'Office de contrôle dans les plus brefs délais. Il en va de même de la liste de tous les candidats qui, selon le président, satisfont aux conditions pour être élus en qualité d'administrateur indépendant.
L'Office de contrôle dispose d'un délai de trois mois pour se prononcer sur la question de savoir si les candidats concernés disposent selon lui de l'honorabilité professionnelle nécessaire et de l'expertise adéquate pour l'exercice de cette fonction, telles que visées dans la loi du 13 mars 2016. Ce délai commence à courir à partir du moment où l'Office de contrôle dispose de tous les documents et de toutes les informations qui sont également prévus pour les administrateurs des entreprises d'assurance qui ne relèvent pas du contrôle de l'Office de contrôle.
Art. 18.Le vote est secret.
Le vote peut avoir lieu par voie électronique sur place ou à distance, pour autant qu'il soit satisfait aux conditions fixées par l'Office de contrôle.
Les administrateurs sont élus dans l'ordre du nombre de voix obtenues et en tenant compte de l'article 20, §§ 1er, et 2, de la loi du 6 août 1990 et de l'article 23 du présent arrêté.
En cas d'égalité de voix entre plusieurs candidats pour le dernier mandat à pourvoir, le mandat est attribué selon les règles prévues dans les statuts.
Sous-section 5.- L'élection d'administrateurs suppléants
Art. 19.Des administrateurs suppléants peuvent être élus dans les mêmes conditions que les administrateurs effectifs.
Les statuts de la société mutualiste déterminent, le cas échéant, les modalités d'élection des administrateurs suppléants, ainsi que les conditions dans lesquelles ils peuvent remplacer des administrateurs effectifs.
Sous-section 6.- La cooptation d'administrateurs
Art. 20.Quand la place d'un administrateur se libère avant la fin de son mandat, le conseil d'administration peut, si les statuts prévoient cette possibilité, coopter un nouvel administrateur qui satisfait aux conditions d'éligibilité et au même profil et en tenant compte de l'article 20, §§ 1er, et 2, de la loi du 6 août 1990 et de l'article 23 du présent arrêté. Les statuts fixent les modalité d'une telle cooptation.
Par "profil", il y a lieu d'entendre :
1°le fait d'être visé, selon le cas, à l'article 13, alinéa 3 ou à l'article 13, alinéa 4 ou à l'article 14, § 1er, ou à l'article 14, § 2, alinéa 2;
2°pour les administrateurs visés à l'article 13, alinéa 3, le fait de représenter la même mutualité que l'administrateur remplacé;
3°le fait de disposer, si les statuts prévoient cette exigence, de compétences similaires à celles dont disposait l'administrateur à remplacer.
Dans un cas visé à l'alinéa 1er, l'assemblée générale suivante doit procéder à l'élection de l'administrateur qui mènera à terme le mandat de l'ancien administrateur.
Si un autre administrateur que l'administrateur coopté est élu, le mandat de l'administrateur coopté prend fin à l'issue de l'assemblée générale.
Sous-section 7.- Les autres personnes qui peuvent assister aux réunions du conseil d'administration
Art. 21.Le conseil d'administration peut désigner au maximum cinq conseillers. Ceux-ci peuvent assister aux réunions du conseil d'administration avec voix consultative.
Les personnes qui, au sein de la société mutualiste, soit sont chargées de la responsabilité globale de la gestion journalière soit exercent une autre fonction dirigeante ou une fonction de direction, peuvent assister aux réunions du conseil d'administration avec voix consultative.
Art. 22.Par ailleurs, l'union nationale à laquelle sont affiliées les mutualités elles-mêmes affiliées à la société mutualiste peut également désigner une personne pour la représenter au conseil d'administration de cette société mutualiste avec voix consultative.
Sous-section 8.- Le nombre maximal de mandats qui peuvent être attribués aux personnes du même sexe
Art. 23.Les statuts de la société mutualiste fixent le nombre maximal de mandats qui peuvent être attribués aux personnes du même sexe. Les statuts ne peuvent toutefois pas prévoir que plus de 75 % des mandats peuvent être attribués aux personnes d'un même sexe.
["1 Les administrateurs vis\233s \224 l'article 14 ne sont pas comptabilis\233s pour l'application de l'alin\233a pr\233c\233dent."°
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(1AR 2022-05-15/11, art. 3, 002; En vigueur : 28-07-2022)
Chapitre 4.- Dispositions finales
Section 1ère.- La transmission de documents à l'Office de contrôle
Art. 24.Pour permettre à l'Office de contrôle d'accomplir la mission qui lui est confiée par l'article 52, alinéa 1er, 2°, de la loi du 6 août 1990, les sociétés mutualistes et, le cas échéant, les mutualités affiliées, lui envoient simultanément :
1°les publications, avis, courriers et circulaires qu'elles envoient à leurs membres;
2°les éventuelles annonces concernant les mandats à pourvoir;
3°les éventuelles brochures qu'elles mettent à la disposition de leurs membres, comportant des mentions à propos des élections concernées, de l'introduction des candidatures, des candidatures recevables, de la date du vote et du résultat du vote.
Elles avertissent en outre l'Office de contrôle sans délai de toute publication sur leur site web concernant les aspects visés par le présent arrêté.
Section 2.- Les plaintes relatives aux aspects visés par le présent arrêté
Art. 25.Conformément à l'article 52, alinéa 1er, 10°, de la loi du 6 août 1990, toute plainte relative à l'application du présent arrêté peut être soumise à l'Office de contrôle.
Les plaintes doivent être adressées, par lettre recommandée, à l'Office de contrôle dans les dix jours ouvrables suivant, selon le cas, la décision litigieuse, le déroulement contesté des élections ou la proclamation du résultat contesté des élections.
L'Office de contrôle dispose de trente jours civils pour notifier sa décision aux parties concernées.
Il se réserve le droit de convoquer ces parties pour les entendre dans leurs moyens de défense.
Les parties concernées peuvent également demander à être entendues par l'Office de contrôle.
Section 3.- Entrée en vigueur
Art. 26.L'arrêté royal du 26 août 2010 portant exécution des articles 2, § 3, alinéa 2, 14, § 3, et 19, alinéas 3 et 4, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, en ce qui concerne les sociétés mutualistes visées à l'article 43bis, § 5, et 70, § 7, de cette même loi, modifié par l'arrêté royal du 8 mai 2018, est abrogé.
Art. 27.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er septembre 2021.
Par dérogation à l'alinéa 1er :
1°l'article 3 entre en vigueur le 30 juin 2021;
2°le Chapitre III n'entre en vigueur que pour l'élection relative aux mandats concernés en vue du renouvellement, en 2022 et lors d'années postérieures, de la composition de l'assemblée générale des sociétés mutualistes, ainsi que du conseil d'administration de ces entités;
3°l'article 26 :
1°entre en vigueur le 30 juin 2021, en ce qui concerne l'article 3, de l'arrêté royal du 26 août 2010 précité;
2°n'entre en vigueur, en ce qui concerne les articles 4 à 14 inclus, de l'arrêté royal du 26 août 2010 précité, que pour l'élection relative aux mandats concernés en vue du renouvellement, en 2022 et lors d'années postérieures, de la composition de l'assemblée générale des sociétés mutualistes, ainsi que du conseil d'administration de ces entités.
Art. 28.Le Ministre qui a les Affaires sociales dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.