Texte 2021021500
Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, il convient d'entendre par :
1°" loi du 6 août 1990 " : la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités ;
2°" loi du 14 juillet 1994 " : la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994 ;
3°" loi du 13 mars 2016 " : la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance ;
4°" arrêté royal du 7 mars 1991 ": l'arrêté royal du 7 mars 1991 portant exécution de l'article 2, §§ 2 et 3, article 14, § 3, et article 19, alinéas 3 et 4, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités;
5°" Office de contrôle " : l'Office de contrôle des mutualités et des unions nationales de mutualités, visé à l'article 49, § 1er, de la loi du 6 août 1990 ;
6°" titulaire " : le titulaire des prestations de santé visé à l'article 2, k), de la loi du 14 juillet 1994;
7°" personne à charge " : la personne visée à l'article 2, § 3, deuxième tiret, de la loi du 6 août 1990;
8°"société mutualiste" : la société mutualiste visée à l'article 70, § 6, de la loi du 6 août 1990.
Chapitre 2.- Les membres de la société mutualiste
Art. 2.Par " membre de la société mutualiste ", il faut entendre :
1°la personne qui est membre, au sens de l'article 2, 1° ou 2°, de l'arrêté royal du 7 mars 1991, d'une mutualité qui constitue une section de cette société mutualiste ou qui est une personne à charge d'un tel membre et qui, dans le respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires applicables, est assurée par ladite société mutualiste ;
2°la personne qui n'est pas visée sous 1° et qui, dans le respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires applicables, est assurée par ladite société mutualiste.
Un membre, au sens de l'article 2, 3°, de l'arrêté royal du 7 mars 1991, d'une mutualité qui constitue une section de cette société mutualiste ne peut devenir ou redevenir un membre de cette société mutualiste que s'il est en ordre de cotisations depuis que [1 la période subséquente, visée, selon le cas, à l'article 2quater, alinéa 3, ou à l'article 2quater, alinéa 4,]1 de l'arrêté royal du 7 mars 1991 a été entamée pour les services qui y sont visés.
En cas de retard de 6 mois dans le paiement de ces cotisations depuis que [1 la période subséquente, visée, selon le cas, à l'article 2quater, alinéa 3, ou à l'article 2quater, alinéa 4,]1 de l'arrêté royal du 7 mars 1991 a été entamée pour les services qui y sont visés, cette personne perd sa qualité de membre de la société mutualiste.
Cette période de 6 mois est suspendue :
1°pendant la période durant laquelle le membre, dont la possibilité de bénéficier d'un avantage de ces services est supprimée et qui a entamé le paiement des cotisations pour une période subséquente, est légalement empêché de payer en raison d'un règlement collectif de dettes ou d'une faillite;
2°pendant la période durant laquelle le membre, dont la possibilité de bénéficier d'un avantage de ces services est supprimée et qui a entamé le paiement des cotisations pour une période subséquente, a perdu la qualité de titulaire et à la qualité de personne à charge d'un titulaire qui n'est pas en ordre de paiement des cotisations pour les services visés à l'article 3, alinéa 1er, b) et c), de la loi du 6 août 1990.
Les alinéas 2 et 3 sont applicables également à la personne à charge d'un tel membre.
Quand la personne à charge d'un titulaire, au sens de l'article 2, 3°, de l'arrêté royal du 7 mars 1991, d'une mutualité qui constitue une section de cette société mutualiste, devient elle-même titulaire pour la première fois, cette personne est considérée, au moment de son affiliation en tant que titulaire, comme un membre visé par l'article 2, alinéa 1er, de la société mutualiste si, dans le respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires applicables, elle est assurée par la société mutualiste.
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(1AR 2022-09-25/10, art. 1, 003; En vigueur : 01-01-2022)
Art. 3.Le nombre de membres au sens de l'article 2, au 30 juin d'une année, doit être transmis à l'Office de contrôle au plus tard le 31 août de ladite année.
Chapitre 3.- Les organes de la société mutualiste
Section 1ère.- L'assemblée générale
Sous-section 1ère.- Le nombre de représentants de la société mutualiste à l'assemblée générale
Art. 4.Le nombre de représentants est fixé comme suit :
1°si la société mutualiste compte moins de 75.000 membres au sens de l'article 2:
un représentant par tranche complète de 1.000 de ces membres, avec un minimum de 15 représentants ;
2°si la société mutualiste compte entre 75.000 et 505.000 membres au sens de l'article 2:
75 représentants pour la première tranche de 75.000 de ces membres et un représentant par tranche complète de 10.000 de ces membres au-delà du nombre de 75.000 ;
3°° si la société mutualiste compte au moins 505.000 membres au sens de l'article 2:
118 représentants, nombre augmenté d'au moins un représentant par tranche complète de 20.000 de ces membres au-delà du nombre de 505.000 avec un maximum de 250 représentants.
Les statuts peuvent toutefois prévoir un nombre de représentants inférieur à celui visé à l'alinéa 1er, sans toutefois porter préjudice au nombre minimal de 15 représentants.
Art. 5.Les membres qui sont pris en considération pour déterminer le nombre de représentants au sein de l'assemblée générale de la société mutualiste sont les membres de la société mutualiste au sens de l'article 2 au 30 juin de l'année qui précède l'année durant laquelle l'élection de l'assemblée générale va avoir lieu.
Sous-section 2.- Les conditions d'éligibilité
Art. 6.Pour pouvoir être élu en qualité de représentant et rester représentant de l'assemblée générale de la société mutualiste :
1°il faut être membre de la société mutualiste au sens de l'article 2 ;
2°il faut être majeur ou émancipé;
3°il faut être en ordre de paiement des primes auprès de la société mutualiste ;
4°il faut satisfaire à la condition de ne pas faire partie du personnel de la société mutualiste ou avoir été licencié en tant que membre du personnel de la société mutualiste pour faute grave ou pour un autre motif visé par les statuts ;
5°il faut satisfaire aux éventuelles autres conditions supplémentaires qui sont reprises dans les statuts. Ces conditions ne peuvent toutefois pas être de nature à limiter de façon illégale ou excessive, en termes d'éligibilité ou d'incompatibilité, le droit d'un membre de se porter candidat ou d'être élu, ou à octroyer un pouvoir discrétionnaire au président pour l'acceptation des candidatures.
Sous-section 3.- Les différentes étapes de la procédure d'élection et les délais à respecter
Art. 7.Une annexe est jointe en annexe au présent arrêté. Cette annexe mentionne les différentes étapes de la procédure d'élection et les délais à respecter à cet égard :
Sous-section 4.- Le vote
Art. 8.Les statuts de la société mutualiste précisent les modalités pratiques selon lesquelles s'effectue le vote.
Une personne qui dispose du droit de vote peut donner procuration à une autre personne disposant du droit de vote en vue de voter.
Le vote peut être organisé par circonscription électorale. Ces circonscriptions correspondent le cas échéant aux sections de la société mutualiste.
Le vote peut avoir lieu par voie électronique sur place ou à distance, pour autant qu'il soit satisfait aux conditions fixées par l'Office de contrôle.
Art. 9.Le vote est secret.
Les représentants sont élus dans l'ordre du nombre de voix obtenues.
En cas d'égalité de voix entre plusieurs candidats pour le dernier mandat à pourvoir, le mandat est attribué selon les règles prévues dans les statuts.
Art. 10.Si les statuts ne prévoient pas de circonscriptions électorales pour le vote :
1°il est procédé à un vote si le nombre de candidats est supérieur au nombre de mandats effectifs à pourvoir ;
2°les candidats qui satisfont aux conditions d'éligibilité sont automatiquement élus si le nombre de candidats est égal ou inférieur au nombre de mandats effectifs à pourvoir.
Art. 11.Si les statuts prévoient des circonscriptions électorales pour le vote :
1°il est procédé à un vote dans une circonscription électorale si le nombre de candidats pour cette circonscription est supérieur au nombre de mandats effectifs à pourvoir pour cette circonscription ;
2°les candidats d'une circonscription électorale qui satisfont aux conditions d'éligibilité sont automatiquement élus si le nombre de candidats pour cette circonscription électorale est égal ou inférieur au nombre de mandats effectifs à pourvoir pour cette circonscription électorale.
Art. 12.Si le nombre de mandats tel que requis à l'article 4 n'est pas ou plus atteint et qu'il n'y a pas ou plus de suppléants, l'assemblée générale est malgré tout considérée comme étant composée valablement jusqu'aux prochaines élections mutualistes.
Sous-section 5.- L'élection de suppléants
Art. 13.Si, en application de l'article 10, 1°, ou de l'article 11, 1°, il est procédé à un vote, les candidats qui satisfont aux conditions d'éligibilité et qui ne sont pas élus en tant que représentants effectifs, sont élus comme suppléants.
La liste des suppléants est établie en fonction du nombre de voix que ces personnes ont obtenues lors des élections mutualistes.
Les statuts de la société mutualiste précisent les conditions dans lesquelles ils peuvent être amenés à remplacer des représentants effectifs qui ne siègent plus.
Sous-section 6.- Les autres personnes qui peuvent assister aux réunions de l'assemblée générale
Art. 14.L'assemblée générale de la société mutualiste peut désigner au maximum cinq conseillers à l'assemblée générale. Ceux-ci ont voix consultative.
Art. 15.Les personnes qui, au sein de la société mutualiste, soit sont chargées de la responsabilité globale de la gestion journalière soit exercent une autre fonction dirigeante ou une fonction de direction, peuvent assister aux réunions de l'assemblée générale avec voix consultative.
Section 2.- Le conseil d'administration
Sous-section 1ère.- Le nombre d'administrateurs
Art. 16.Le conseil d'administration de la société mutualiste est composé d'au moins dix administrateurs et au maximum d'un nombre d'administrateurs qui ne peut être supérieur à la moitié du nombre de représentants à l'assemblée générale de cette société mutualiste.
Les administrateurs visés à l'article 17 ne sont pas comptabilisés à l'alinéa précédent.
Lorsqu'une mutualité qui constitue une section de la société mutualiste va être absorbée par une autre mutualité qui en constitue également une section dans le cadre d'une fusion qui entre en vigueur le 1er janvier de l'année durant laquelle l'élection de l'assemblée générale de la société mutualiste va avoir lieu, les personnes affiliées auprès de la mutualité qui va être absorbée sont considérées comme des personnes affiliées auprès de la mutualité absorbante au 30 juin de l'année qui précède cette année, pour la détermination du nombre de représentants de cette mutualité au sein du conseil d'administration de la société mutualiste.
Le conseil d'administration d'une société mutualiste peut également compter des administrateurs qui ne représentent pas les mutualités qui en constituent des sections [1 et qui ne sont pas des administrateurs visés à l'article 17]1. Le nombre de ces administrateurs ne peut pas être supérieur à 25 % du nombre total d'administrateurs.
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(1AR 2022-05-15/10, art. 1, 002; En vigueur : 28-07-2022)
Sous-section 2.- Administrateur indépendant
Art. 17.§ 1er. Si la société mutualiste n'est pas dispensée de l'obligation, prévue à l'article 48 de la loi du 13 mars 2016, de constituer un comité d'audit, le conseil d'administration doit être composé d'un nombre d'administrateurs indépendants au sens de ladite loi, qui permet que le comité d'audit soit composé pour la majorité d'administrateurs indépendants.
§ 2. Même si la société mutualiste est dispensée de l'obligation visée au § 1er, le conseil d'administration d'une société mutualiste peut compter un ou plusieurs administrateurs indépendants.
Par " administrateur indépendant " au sens de l'alinéa 1er, il convient d'entendre un administrateur compétent dans le domaine de la santé et/ou financier et/ou actuariel qui satisfait aux conditions suivantes :
1. ne pas être un membre du personnel de la société mutualiste ou d'une mutualité qui en constitue une section ;
2. ne pas exercer de mandat de membre de l'assemblée générale de la société mutualiste ou de l'assemblée générale d'une mutualité qui en constitue une section;
3. ne pas exercer de mandat d'administrateur dans une institution médico-sociale visée à l'article 20, § 3, de la loi du 6 août 1990, ou auprès d'une personne morale ou physique avec laquelle une entité visée sous 1° collabore en application de l'article 43 de cette loi et ne pas exercer de mandat d'administrateur indépendant au sens de la loi du 13 mars 2016, dans une autre société mutualiste d'assurance visée à l'article 43bis, § 5, ou à l'article 70, § 7, de la loi du 6 août 1990;
4. ne pas être dans une des situations de conflit d'intérêts suivantes :
a)avoir obtenu un avantage important de nature patrimoniale d'une entité, d'une personne morale ou d'une personne physique visée sous 1° à 3° inclus ;
b)avoir ou avoir eu une relation commerciale significative, au sens de l'article 15, 94°, de la loi du 13 mars 2016, avec une entité, une personne morale ou une personne physique visée sous 1° à 3° inclus ;
c)être un conjoint, un partenaire cohabitant légal ou un parent ou allié jusqu'au 2e degré d'une personne qui se trouve dans une situation visée sous a) ou b).
§ 3. Pour pouvoir rester administrateur indépendant dans une société mutualiste, il faut continuer à satisfaire aux conditions d'éligibilité.
§ 4. Le mandat d'un administrateur indépendant peut être renouvelé à l'occasion des élections mutualistes suivantes.
Sous-section 3.- Les candidatures
Art. 18.Sans préjudice du droit des membres de l'assemblée générale de la société mutualiste de se porter candidat à un autre mandat que celui d'administrateur indépendant, soit de façon spontanée soit en réaction à un éventuel appel aux candidats émis par la société mutualiste, le conseil d'administration de la société mutualiste peut présenter des candidats à l'assemblée générale.
Tous les candidats sont repris sur la même liste électorale.
En outre, en ce qui concerne le mandat d'administrateur indépendant, les candidatures spontanées peuvent également être acceptées, ainsi que les candidatures introduites à la suite d'une annonce de la société mutualiste.
Sous-section 4.- L'élection
Art. 19.Le conseil d'administration de la société mutualiste est élu par l'assemblée générale de la société mutualiste aux conditions prévues à l'article 18 de la loi du 6 août 1990, tel que rendu applicable à la société mutualiste par l'article 70, § 9, de la loi du 6 août 1990, après avoir pris connaissance de la motivation qui accompagne le cas échéant les candidatures.
Les statuts de la société mutualiste précisent les modalités pratiques relatives au dépôt des candidatures, au contrôle de leur recevabilité et à l'ordre des candidats sur les listes électorales.
Il est procédé à l'élection des administrateurs indépendants sur la base d'une liste de tous les candidats qui satisfont aux conditions prévues pour être élus en cette qualité, avant de procéder à l'élection des autres administrateurs.
Art. 20.La liste de tous les candidats qui, selon le président, satisfont aux conditions pour être élus en qualité d'administrateur, doit être transmise à l'Office de contrôle dans les plus brefs délais. Il en va de même de la liste de tous les candidats qui, selon le président, satisfont aux conditions pour être élus en qualité d'administrateur indépendant.
L'Office de contrôle dispose d'un délai de trois mois pour se prononcer sur la question de savoir si les candidats concernés disposent selon lui de l'honorabilité professionnelle nécessaire et de l'expertise adéquate à l'exercice de cette fonction, telles que visées dans la loi du 13 mars 2016. Ce délai commence à courir à partir du moment où l'Office de contrôle dispose de tous les documents et de toutes les informations qui sont également prévus pour les administrateurs des entreprises d'assurance qui ne relèvent pas du contrôle de l'Office de contrôle.
Art. 21.Le vote est secret.
Le vote peut être organisé par circonscription électorale.
Le vote peut avoir lieu par voie électronique sur place ou à distance, pour autant qu'il soit satisfait aux conditions fixées par l'Office de contrôle.
Les administrateurs sont élus dans l'ordre du nombre de voix obtenues et en tenant compte de l'article 20, §§ 1er, et 2, de la loi du 6 août 1990 et de l'article 25 du présent arrêté.
En cas d'égalité de voix entre plusieurs candidats pour le dernier mandat à pourvoir, le mandat est attribué selon les règles prévues dans les statuts.
Sous-section 5.- L'élection d'administrateurs suppléants
Art. 22.Des administrateurs suppléants peuvent être élus sous les mêmes conditions.
Les statuts de la société mutualiste déterminent les modalités d'élection des administrateurs suppléants, ainsi que les conditions dans lesquelles ils peuvent remplacer les administrateurs effectifs.
Sous-section 6.- La cooptation d'administrateurs
Art. 23.Quand la place d'un administrateur se libère avant la fin de son mandat, le conseil d'administration peut, si les statuts prévoient cette possibilité, coopter un nouvel administrateur qui satisfait aux conditions d'éligibilité et au même profil et en tenant compte de l'article 20, §§ 1er, et 2, de la loi du 6 août 1990 et de l'article 25 du présent arrêté. Les statuts fixent les modalités d'une telle cooptation.
Par "profil", il y a lieu d'entendre :
1°le fait d'être visé, selon le cas, à l'article 16, alinéa 1er, ou à l'article 16, alinéa 4 ou à l'article 17, § 1er ou à l'article 17, § 2, alinéa 2;
2°pour les administrateurs visés à l'article 16, alinéa 1er, le fait de représenter la même mutualité que l'administrateur remplacé;
3°le fait de disposer, si les statuts prévoient cette exigence, de compétences similaires à celles dont disposait l'administrateur à remplacer.
Dans un cas visé à l'alinéa 1er, l'assemblée générale suivante doit procéder à l'élection de l'administrateur qui achèvera le mandat de l'ancien administrateur.
Si un autre administrateur que l'administrateur coopté est élu, le mandat de l'administrateur coopté prend fin à l'issue de l'assemblée générale.
Sous-section 7.- Les autres personnes qui peuvent assister aux réunions du conseil d'administration
Art. 24.Le conseil d'administration de la société mutualiste peut désigner au maximum cinq conseillers. Ceux-ci peuvent assister aux réunions du conseil d'administration avec voix consultative.
Les personnes qui, au sein de la société mutualiste, soit sont chargées de la responsabilité globale de la gestion journalière soit exercent une autre fonction dirigeante ou une fonction de direction, peuvent assister aux réunions du conseil d'administration avec voix consultative.
Sous-section 8.- Le nombre maximal de mandats qui peuvent être attribués aux personnes du même sexe
Art. 25.Les statuts de la société mutualiste fixent le nombre maximal de mandats qui peuvent être attribués aux personnes du même sexe. Les statuts ne peuvent toutefois pas prévoir que plus de 75 % des mandats peuvent être attribués aux personnes d'un même sexe.
["1 Les administrateurs vis\233s \224 l'article 17 ne sont pas comptabilis\233s pour l'application de l'alin\233a pr\233c\233dent."°
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(1AR 2022-05-15/10, art. 2, 002; En vigueur : 28-07-2022)
Chapitre 4.- Dispositions finales
Section 1ère.- La transmission de documents à l'Office de contrôle
Art. 26.Pour permettre à l'Office de contrôle d'accomplir la mission qui lui est confiée par l'article 52, alinéa 1er, 2°, de la loi du 6 août 1990, la société mutualiste lui envoie simultanément :
1°les publications, avis, courriers et circulaires qu'elle envoie à ses membres ;
2°les éventuelles annonces concernant les mandats à pourvoir ;
3°les éventuelles brochures qu'elle met à la disposition de ses membres, comportant des mentions à propos des élections concernées, de l'introduction des candidatures, des candidatures recevables, de la date du vote et du résultat du vote.
Elle avertit en outre l'Office de contrôle sans délai de toute publication sur son site web concernant les aspects visés par le présent arrêté.
Section 2.- Les plaintes relatives aux aspects visés par le présent arrêté
Art. 27.Conformément à l'article 52, alinéa 1er, 10°, de la loi du 6 août 1990, toute plainte relative à l'application du présent arrêté peut être soumise à l'Office de contrôle.
Les plaintes doivent être adressées, par lettre recommandée, à l'Office de contrôle dans les dix jours ouvrables suivant, selon le cas, la décision litigieuse, le déroulement contesté des élections ou la proclamation du résultat contesté des élections.
L'Office de contrôle dispose de trente jours civils pour notifier sa décision aux parties concernées.
Il se réserve le droit de convoquer ces parties pour les entendre dans leurs moyens de défense.
Les parties concernées peuvent également demander à être entendues par l'Office de contrôle.
Chapitre 5.- Entrée en vigueur
Art. 28.L'arrêté royal du 26 août 2010 portant exécution des articles 2, § 3, alinéa 2, 14, § 3, et 19, alinéas 3 et 4, de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités, en ce qui concerne les sociétés mutualistes visées à l'article 70, §§ 6 et 8, de cette même loi, modifié par l'arrêté royal du 8 mai 2018, est abrogé.
Art. 29.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er septembre 2021.
Par dérogation à l'alinéa 1er:
1°l'article 3 entre en vigueur le 30 juin 2021;
2°le Chapitre III n'entre en vigueur que pour l'élection relative aux mandats concernés en vue du renouvellement, en 2022 et lors d'années postérieures, de la composition de l'assemblée générale de la société mutualiste, ainsi que du conseil d'administration de ces entités;
3°l'article 28 :
1°entre en vigueur le 30 juin 2021, en ce qui concerne l'article 3 de l'arrêté royal du 26 août 2010 précité;
2°n'entre en vigueur, en ce qui concerne les articles 4 à 21 inclus, de l'arrêté royal du 26 août 2010 précité, que pour l'élection relative aux mandats concernés en vue du renouvellement, en 2022 et lors d'années postérieures, de la composition de l'assemblée générale des sociétés mutualistes, ainsi que du conseil d'administration de ces entités.
Art. 30.Le Ministre qui a les Affaires sociales dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Annexe.
Art. N1.
(Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 20-08-2021, p. 90134)