Texte 2020043130
Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur établi par le Conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes adapté et annexé au présent arrêté, est approuvé.
Art. 2.Le présent arrêté produit ses effets le 2 juillet 2020.
Art. 3.La ministre qui a l'Egalité des chances dans ses attributions est chargée de l'exécution du présent arrêté.
Règlement d'ordre d'intérieur du Conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes
Article 1.
§ 1. Les travaux du Conseil d'administration, ci-après dénommé `le Conseil', de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes, ci-après dénommé `l'Institut', sont menés par le/la président/e.
§ 2. En cas d'absence du/de la président/e, la présidence est assumée par le/la vice-président/e. Si le/la vice-président/e est également absent/e ou empêché/e, la présidence est assumée par le membre effectif présent le plus âgé.
Article 2.
§ 1. Le Conseil se réunit au moins huit fois par an sur convocation de son/sa président/e. Il se réunit également à la demande d'au moins trois membres effectifs du Conseil.
Si l'initiative émane de trois membres au moins, ceux-ci en font une demande écrite à la président/e en décrivant et justifiant le/s thème/s proposé/s pour la réunion.
§ 2. Sauf en cas d'urgence, les convocations sont envoyées par le secrétariat du Conseil au moins cinq jours calendrier avant la réunion, le jour de l'envoi et le jour de la réunion non compris.
§ 3. Le Conseil d'administration est convoqué par e-mail par le/la président/e du Conseil. Sauf en cas d'urgence ou d'imprévus, la convocation est envoyée sept jours calendrier avant la date fixée pour la réunion. Les convocations indiquent le lieu, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Sauf en cas d'urgence, les documents préparatoires à la réunion sont joints à la convocation.
Article 3.
§ 1. L'ordre du jour du Conseil est fixé par le/la président/e sur proposition de la direction.
§ 2. L'ordre du jour comprend, au moins :
1°l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente ;
2°tout point proposé par un membre au moins et introduit au moins 10 jours calendrier avant la réunion au cours de laquelle ce/s membre/s souhaite/nt le voir traité ;
3°d'office, tout point proposé par le/la Ministre ayant la politique d'égalité des femmes et des hommes dans ses compétences ou le commissaire du gouvernement.
§ 3. Le Conseil peut, en outre, décider sur demande de deux tiers des membres présents d'ajouter à l'ordre du jour un point qui n'y figure pas.
§ 4. Le Conseil adopte avant le 1er mai les comptes de l'exercice précédent et établit le budget pour l'exercice à venir pour le 1er novembre.
§ 5. Le Conseil approuve le rapport annuel préparé par la direction de l'Institut et le transmet au/à la Ministre/secrétaire d'Etat compétent/e.
§ 6. Le Conseil débat annuellement de la politique générale de l'Institut dont il assure le suivi.
Article 4. Le Conseil peut, pour des points déterminés, inviter des personnes compétentes dont la présence ou l'avis est souhaité.
Article 5. Le Conseil prend ses décisions à main levée. Il est toutefois procédé au vote secret :
1°à la demande du/de la président/e ou d'au moins deux tiers des membres présents ;
2°lorsque des décisions sont prises à l'égard de personnes, notamment de membres du personnel de l'Institut.
Article 5bis
Les décisions sont prises à la majorité des voix émises par les membres présents ou représentés.
Les abstentions et les votes nuls ne sont pas considérés comme vote.
Au cas où ni le membre effectif ni son suppléant ne peuvent être présents, les membres, ayant une voix délibérative, peuvent se faire représenter, via une procuration, par un autre membre ayant voix délibérative. Personne ne peut être porteur de plus d'une procuration.
En cas de partage des voix, la voix du (de la) président/e ou du (de la) vice-président/e qui le (la) remplace est prépondérante.
Afin de parvenir à une délibération valable, une présence d'au moins six membres avec voie délibérative est néanmoins nécessaire.
Si le Conseil d'administration n'atteint pas ce nombre, une nouvelle réunion, convoquée dans le mois, pourra délibérer et voter valablement sur le même objet, quel que soit le nombre de membres présents.
Lorsque, suite à des circonstances exceptionnelles, la réunion ne peut avoir lieu, les membres du Conseil sont consultés par le biais d'une procédure écrite (par mail) et par le biais d'une conférence vidéo. Les administrateurs réagissent par écrit (par mail) par rapport aux points de décision.
Article 6.
§ 1. Le secrétariat du Conseil est assuré par des membres du personnel de l'Institut désignés à cet effet par le Conseil d'administration sur proposition de la direction de l'Institut.
§ 2. Le secrétariat établit le procès-verbal de la réunion signé par le/la président/e.
Le procès-verbal contient une synthèse des discussions et la formulation des décisions.
Le projet de procès-verbal est envoyé aux membres et au commissaire du gouvernement. Il est soumis au Conseil pour approbation au cours de la réunion suivante.
Une copie du procès-verbal est envoyée au/à la Ministre/secrétaire d'Etat ayant la politique d'égalité des femmes et des hommes dans ses compétences.
Article 7. Les membres du Conseil et tous ceux qui participent aux réunions du Conseil sont tenus à la discrétion vis-à-vis des informations relatives aux personnes physiques et morales, tant de droit public que privé, dont ils ont eu connaissance au cours de ces réunions. Les administrateurs reçoivent les documents/informations à titre confidentiel. Les documents/informations ne seront pas diffusé-e-s en dehors du Conseil sans l'approbation expresse du président/de la présidente.
Vu pour être annexé à Notre arrêté du 17 septembre 2020 relatif à l'approbation du règlement d'ordre intérieur du Conseil d'administration de l'Institut pour l'égalité des femmes et des hommes.
PHILIPPE
Par le Roi :
La Ministre de l'Egalité des Chances,
N. MUYLLE