TITRE Ier.- Dispositions générales
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, il est entendu par:
1°" Banque des actes notariés ": la banque de données électronique prévue par l'article 18 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat et dans laquelle une copie dématérialisée de tous les actes notariés reçus sur papier est déposée et enregistrée, appelée en abrégé NABAN;
2°" Gestionnaire de la Banque des actes notariés ": la Fédération Royale du Notariat belge qui est chargée de la gestion opérationnelle de la Banque des actes notariés en vertu de l'article 18 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat;
3°" Numéro NABAN ": le numéro de référence unique, visé à l'article 4 du présent arrêté, qui est attribué à tous les actes et copies d'actes à l'occasion de leur enregistrement dans la Banque des actes notariés;
4°" Vérification d'accès ": la procédure qui permet aux personnes ayant le droit d'accès d'accéder aux données reprises dans la Banque des actes notariés et dont les exigences techniques sont déterminées par le présent arrêté et par le gestionnaire de la Banque des actes notariés;
5°" Numéro d'identification ": le numéro d'identification attribué en application de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, ou à défaut de celui-ci, le numéro d'identification attribué en application de l'article 4 de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la Sécurité sociale ou, pour les personnes morales, le numéro d'entreprise, et, pour les notaires, le numéro d'identification sous lequel le notaire est connu auprès de la Chambre nationale des notaires conformément à l'article 91, alinéa 1er, 12° de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat .
6°" Copie dématérialisée " : la copie certifiée conforme de la minute de l'acte reçu sur support papier, sans les pièces annexées à l'acte, qui est déposée par voie électronique dans la Banque des actes notariés accompagnée d'une copie des pièces annexées à l'acte.
7°" Règlement (UE) 2016/679 " : le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
TITRE II.- Création de la Banque des actes notariés
Chapitre 1er.- Principes
Art. 2.En exécution de l'article 18 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, une Banque des actes notariés, est créée.
Les traitements de données à caractère personnel nécessaires au fonctionnement de la Banque des actes notariés se déroulent sous la responsabilité du gestionnaire de la Banque des actes notariés, qui est considéré comme étant le responsable du traitement au sens du Règlement (EU) 2016/679 en vertu de l'article 119, § 1er de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat.
Le gestionnaire de la Banque des actes notariés désigne un délégué à la protection des données qui assume sa fonction et accomplit ses missions conformément aux articles 38 et 39 du Règlement (EU) 2016/679 pour les traitements de données effectués dans le cadre de la gestion de la Banque des actes notariés.
Art. 3.Cette banque de données et l'introduction du numéro NABAN qui l'accompagne ont pour objet l'intégration, la conservation et la gestion des actes authentiques afin de simplifier les missions légales des notaires et la gestion opérationnelle de leurs dossiers et de permettre la consultation par voie électronique d'une copie dématérialisée de ces actes par les personnes et instances publiques qui sont en droit de les consulter en application de la loi.
Des métadonnées seront également conservées pour la réalisation de cet objectif et pour la consultation de la banque de données, comme stipulé au chapitre 4.
Dans les limites autorisés par le Règlement (EU) 2016/679, le gestionnaire de la Banque des actes notariés est en outre autorisé à procéder au traitement des copies dématérialisés et des données conservées dans la Banque des actes notariés à des fins statistiques et scientifiques ou afin d'améliorer la qualité de la Banque des actes notariés, des actes et du service du notaire. Ces finalités constituent des missions d'intérêt général.
Art. 4.Les personnes chargées de la gestion de la Banque des actes notariés doivent s'engager par écrit à respecter le caractère confidentiel des données à caractère personnel.
Chapitre 2.- Attribution du numéro NABAN
Art. 5.A l'occasion de leur intégration dans la Banque des actes notariés, tous les actes reçoivent un numéro de référence unique, appelé le numéro NABAN.
Les testaments, les révocations de testament et les institutions contractuelles par acte séparé, lesquels font uniquement l'objet d'une inscription sans qu'une copie dématérialisée ne soit déposée, reçoivent le numéro NABAN au plus tard au moment de leur inscription dans le registre central des testaments visé par la loi du 13 janvier 1977 portant approbation de la Convention relative à l'établissement d'un système d'inscription des testaments, faite à Bâle le 16 mai 1972 et portant introduction d'un registre central des contrats de mariage.
Art. 6.Le numéro NABAN est communiqué au notaire qui a procédé au dépôt dans la Banque des actes notariés de la copie dématérialisée.
La structure du numéro NABAN est fixée par le gestionnaire de la Banque des actes notariés et ne peut pas contenir de données qui peuvent être liées à une personne.
Chapitre 3.- Durée de conservation des copies dématérialisées de l'acte notarié dans la Banque des actes notariés
Art. 7.La conservation des copies dématérialisées des actes notariés par la Banque des actes notariés correspond au délai de conservation des actes eux-mêmes, tel que prévu par la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat. Passé ce délai, leur conservation est assurée par les archives du Royaume.
Chapitre 4.- Récolte et conservation des métadonnées de la Banque des actes notariés
Art. 8.En vue de la recherche et la consultation des copies dématérialisées et dans le cadre de la gestion journalière de la Banque des Actes notariés, les métadonnées suivantes sont récoltées au moment du dépôt dans la Banque des actes notariés, ou, pour un testament, révocation de testament ou institution contractuelle par acte séparé, au moment de l'inscription de l'acte dans la Banque des actes notariés :
1°Pour chacune des personnes physiques qui sont parties ou personnes intéressées en nom direct nommées nominativement à un acte juridique repris dans l'acte notarié et pour le de cujus s'il s'agit d'un acte d'hérédité ou d'un acte de dépôt d'un testament sous seing privé ou d'un testament international :
- les nom et prénom(s);
- le numéro d'identification;
2°Pour chacune des personnes morales qui sont parties à un acte juridique repris dans l'acte notarié:
- la dénomination;
- la forme légale;
- le numéro d'identification;
3°La date et le numéro de répertoire de l'acte;
4°La nature de l'acte;
5°Pour le notaire instrumentant et pour chaque notaire qui est intervenu dans l'acte dans l'exercice de sa fonction :
- les nom et prénom(s);
- la résidence;
- le numéro d'identification sous lequel le notaire est connu auprès de la Chambre nationale des notaires conformément à l'article 91, alinéa 1er, 12° de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat ;
- le numéro d'entreprise et la référence sous laquelle son étude est connue auprès du gestionnaire de la Banque des actes notariés à la date de l'acte ;
- la qualité en laquelle le notaire est intervenu comme teneur de plume instrumentant ou notaire intervenant au sens large.
6°Pour les immeubles faisant l'objet de l'acte :
- les données d'adresse ;
- le code INS de la division cadastrale ;
- la section cadastrale ;
- le numéro de parcelle cadastrale
Art. 9.Les données énumérées au présent chapitre sont conservées pendant toute la durée de conservation de la copie dématérialisée de l'acte à laquelle elles se rapportent.
Art. 10.Pour autant que cela est nécessaire pour l'exercice de leurs fonctions, les personnes qui sont autorisées à accéder aux copies dématérialisées des actes notariés en vertu de l'article 14, § 1 et § 3 du présent arrêté, ont également accès de manière sécurisée aux données énumérées à l'article 9 pour les mêmes actes.
Pour autant que cela est nécessaire pour l'exercice de leurs fonctions, les personnes chargées de la gestion de la Banque des actes notariés ont accès de manière sécurisée aux données énumérées au présent chapitre pour l'accomplissement de leur mission professionnelle.
Art. 11.Toute opération effectuée sur la copie dématérialisée de l'acte est tracée. Les traces sont également conservées dans la Banque des actes notariés pendant une période égale à la durée de conservation de la copie dématérialisée de l'acte.
Chapitre 5.- Accès aux copies dématérialisées et données de la Banque des actes notariés
Art. 12.Le gestionnaire de la Banque des actes notariés met les copies dématérialisées des actes et les métadonnées y afférant à disposition du requérant autorisé, pour consultation ou utilisation, dans le respect des restrictions à l'accès prévues par ou en vertu de la loi et du présent arrêté.
Art. 13.§ 1. Les notaires qui sont détenteurs ou dépositaires de la minute d'un acte, ainsi que les notaires qui exercent la fonction au sein de la même étude, ont toujours accès à la copie dématérialisée de cet acte intégré dans la Banque des actes notariés et aux métadonnées liées à cet acte.
Cet accès comprend le droit à la consultation et le droit de déposer, compléter ou rectifier des données et documents, dans l'exercice de leurs missions légales.
Dans l'exercice de leurs missions légales, le droit à la consultation est également ouvert aux notaires qui exercent la fonction au sein de l'étude des autres notaires qui sont intervenus dans l'acte dans l'exercice de leur fonction. Le droit à la consultation concerne aussi bien la consultation directe de la copie dématérialisée et des données que le droit d'en conserver une copie simple.
Lorsqu'un notaire qui est titulaire du droit d'accès est temporairement empêché d'exercer sa fonction ou lorsque sa résidence est vacante, son accès à la Banque des actes notariés est supprimé et transféré au notaire suppléant qui a été désigné conformément à l'article 64 ou 111 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat et ceci pour la durée de son mandat.
§ 2. Les accès prévus au paragraphe précédent sont sécurisés et gérés selon les modalités fixées par le gestionnaire de la Banque des actes notariés.
§ 3. Le gestionnaire de la Banque des actes notariés fixe le mode selon lequel le notaire autorise un ou plusieurs membres de son personnel à accéder à la Banque des actes notariés pour une durée déterminée.
Cet accès est activé par le gestionnaire de la Banque des actes notariés et est révoqué automatiquement lorsque le membre du personnel n'est plus en service.
Art. 14.§ 1. Les parties à un acte juridique dans un acte authentique et les personnes désignées nommément dans l'acte et intéressées en nom direct à un acte juridique dans un acte authentique ont le droit de consulter la copie dématérialisée de l'acte dans la Banque des actes notariés, soit directement moyennant la vérification d'accès, soit via le notaire qui est détenteur ou dépositaire de la minute de l'acte.
Les autres personnes qui ont droit à la communication de l'acte en vertu de l'article 23 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat disposent, de la même manière, du droit à la consultation directe de la copie dématérialisée de cet acte dans la Banque des actes notariés, pour autant que leur qualité puisse être constatée de manière automatisée, sans préjudice de leur droit de s'adresser au notaire qui est détenteur ou dépositaire de la minute de l'acte lorsque leur qualité ne peut pas être constatée de manière automatisée.
Le droit à la consultation concerne aussi bien la consultation directe de la copie dématérialisée que le droit d'en conserver une copie simple.
Avant le décès du testateur, l'inscription de testaments, révocations de testaments et institutions contractuelles par acte séparé n'est ni visible, ni accessible pour les personnes qui ont droit à la communication de l'acte.
§ 2. Les personnes physiques ont un accès sécurisé au moyen d'une carte d'identité électronique visée à l'article 6 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes des étrangers et aux documents de séjour, ou d'un moyen alternatif qui permet un niveau d'identification et d'authentification équivalent. Les modalités de gestion des accès sont déterminées par le gestionnaire de la Banque des actes notariés.
§ 3. Les personnes morales reçoivent un accès via les membres individuels de leurs organes d'administration, dont la qualité peut être vérifiée au moyen d'une source authentique et qui s'identifient au moyen d'une carte d'identité électronique visée à l'article 6 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes des étrangers et aux documents de séjour, ou d'un moyen alternatif qui permet un niveau d'identification et d'authentification équivalent. Les modalités de gestion des accès sont déterminées par le gestionnaire de la Banque des actes notariés.
Le gestionnaire de la Banque des actes notariés peut également établir une procédure pour désigner un ou plusieurs utilisateurs qui ont accès à la Banque des actes notariés au nom de la personne morale, après vérification des droits d'accès.
Ces personnes morales sont responsables pour la gestion des droits d'accès qu'ils attribuent en interne aux utilisateurs qu'ils désignent dans le cadre de la consultation effectuée par eux. Ils doivent en outre prendre les mesures de sécurité et de confidentialité nécessaires.
L'accès est activé par le gestionnaire de la Banque des actes notariés et reste valable pour la durée fixée à la fin de la procédure d'attribution, après quoi il doit être renouvelé.
Art. 15.Dans le cadre de la loi du 5 mai 2014 garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier, le droit à la consultation de la copie dématérialisée d'un acte et de toutes ou certaines des données y afférents peut être ouvert à des instances publiques qui ont le droit, par ou en vertu de la loi, de prendre connaissance de ces données et/ou de procéder à leur traitement.
Un protocole est conclu entre le gestionnaire de la Banque des Actes notariés et l'instance publique afin de détailler les mesures de protection des données qui sont prises dans ce cadre.
Le gestionnaire de la Banque des actes notariés établit en concertation avec l'instance publique concernée une procédure pour désigner un ou plusieurs utilisateurs, personnes physiques, qui ont accès à la Banque des actes notariés au nom de cette instance publique, après vérification de leur droit d'accès.
Les personnes physiques visées à l'alinéa précédent procèdent à la vérification d'accès au moyen d'une carte d'identité électronique de droit belge ou d'un moyen alternatif qui permet un niveau d'identification et d'authentification équivalent. Les modalités de gestion des accès sont déterminées par le gestionnaire de la Banque des actes notariés.
Les instances publiques qui utilisent leur droit d'accès dans le cadre de l'accomplissement de leurs missions légales, ne sont pas tenues de payer une compensation.
Art. 16.Les personnes chargées de la gestion technique de la Banque des actes notariés et qui agissent dans le cadre de leur fonction, ont à titre exceptionnel accès aux copies dématérialisées des actes et aux données y afférents, lorsque les exigences de leur mission rendent cet accès indispensable.
TITRE III.- Copie dématérialisée et données liées
Chapitre 1er.- Principes
Art. 17.La copie dématérialisée de l'acte notarié qui est reçu sur support papier, qui doit être déposée et enregistrée dans la Banque des actes notariés en vertu de l'article 18 de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, comprend :
- une expédition sous forme dématérialisée comme visée à l'article 25, alinéa 3 de la loi précitée, limitée à la copie certifiée conforme de la minute de l'acte, mais sans les pièces annexées à l'acte ;
- une copie des pièces annexées à l'acte.
Art. 18.La copie dématérialisée est établie par le biais d'un système de traitement et d'échange de données déterminé par le gestionnaire de la Banque des actes notariés, qui répond à des standards qui sont acceptés et reconnus de manière générale et qui garantissent l'inaltérabilité, la confidentialité et la conservation de l'acte.
Art. 19.La signature de la copie dématérialisée se fait par le notaire au moyen de la carte d'identité électronique visée à l'article 6 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes des étrangers et aux documents de séjour, ou au moyen d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12. du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE.
La signature au moyen de la carte d'identité électronique ou signature électronique qualifiée visée à l'alinéa précédent est assimilée dans ce contexte à la signature manuscrite et à l'empreinte du sceau du notaire.
Art. 20.Conformément à l'article 18ter, alinéa 1, 4° de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, les mentions marginales ou au pied et les autres ajouts sur ou à l'acte authentique font intégralement partie de cet acte et doivent également être déposés et conservés dans la Banque des actes notariés .
Chapitre 2.- Dépôt et inscription dans la Banque des actes notariés
Art. 21.La copie dématérialisée doit être déposée par le notaire et intégrée dans la Banque des actes notariés dans le délai prévu à l'article 18 et 18bis de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat.
Le notaire veille à ce que toutes les données nécessaires imposées en vertu du présent arrêté soient fournies lors du dépôt ou, dans le cas d'un testament, d'une révocation de testament ou d'une institution contractuelle, lors de l'inscription.
Chapitre 3.- Conservation dans la Banque des actes notariés
Art. 22.§ 1. La copie dématérialisée et ses annexes doivent être conservées d'une manière répondant aux exigences de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat et dans des conditions qui en garantissent l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la lisibilité, l'accessibilité et la traçabilité, et ce pendant tout le cycle de vie de l'information, conformément à l'article 32 du Règlement (EU) 2016/679.
§ 2. En vue des objectifs mentionnés au paragraphe précédent, le gestionnaire de la Banque des actes notariés doit :
1°prévoir au moins deux lieux où se situe physiquement la Banque des actes notariés et où sont conservées toutes les copies dématérialisées d'actes déposées à la Banque des actes notariés, de telle sorte qu'à tout moment, la continuité ainsi que la conservation et la disponibilité permanente des copies dématérialisées puissent être garanties ;
2°mettre en oeuvre tous les moyens nécessaires en vue d'empêcher toute modification des données conservées lors de la conservation, de la consultation ou du transfert, à l'exception des modifications relatives à leur support ou à leur format électronique ;
3°mettre tout en oeuvre en vue de garantir la sécurité des données transmises à la Banque des actes notariés, et en particulier d'empêcher qu'elles soient accessibles à des tiers non autorisés;
4°mettre en oeuvre tous les moyens nécessaires en vue de détecter les opérations de destruction ou d`altération, tant normales que frauduleuses, effectuées sur les données conservées et de veiller à identifier les auteurs de telles opérations, à procéder à leur datation, à conserver l'enregistrement des informations relatives à ces opérations pendant toute la durée de conservation des données, notamment en vue de permettre au gestionnaire de la banque des actes notariés de respecter l'obligation prévue dans le 3°, à collaborer avec les instances compétentes dans le cadre d'enquêtes judiciaires ou administratives ou en vue de rechercher d'éventuelles anomalies.
5°mettre en oeuvre tous les moyens nécessaires en vue de détecter les consultations non autorisées et de répondre aux demandes de la personne concernée en conservant les données d'identification de la personne qui a consulté la Banque des actes notariés, les données d'identification de la personne sur laquelle une consultation a été effectuée, le moment de la consultation et la finalité poursuivie. Les données sont conservées pendant 10 ans après le moment de la consultation. En cas de contestation, ce délai est suspendu jusqu'à épuisement de toutes les voies de recours.
6°mettre en oeuvre tous les moyens nécessaires en vue de protéger les données conservées contre toute atteinte ou détérioration, intentionnelle ou accidentelle, falsification ou vol ;
7°mettre en oeuvre tous les moyens nécessaires en vue d'empêcher tout accès non autorisé aux matériels, systèmes de communication et supports contenant les données conservées ;
8°mettre en place des procédures permettant de réagir aux incidents et de limiter leurs effets ;
9°mettre en place un système permettant de communiquer les données conservées demandées par un utilisateur sous une forme lisible ;
10°mettre en oeuvre tous les moyens nécessaires en vue de détruire définitivement les données qui - pour quelque raison que ce soit - ne peuvent plus être conservées dans la Banque des actes notariés et ce, de telle sorte que ces données ne puissent être reconstituées, ni dans leur entièreté ni en partie ;
11°mettre en place une procédure en vue de réguler le transfert des copies dématérialisées et données aux archives du Royaume.
12°maintenir des ressources financières suffisantes et/ou contracter une assurance responsabilité appropriée ;
13°disposer d'un plan actualisé d'arrêt d'activité afin d'assurer la continuité du service.
Art. 23.Les données et les documents électroniques de la Banque des actes notariés sont considérés comme étant conservés au moyen d'un service d'archivage électronique assimilé à un service d'archivage électronique qualifié au sens de l'article I. 18, 18° du Code de droit économique.
TITRE IV.- Entrée en vigueur
Art. 24.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.
Art. 25.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions, est chargé de l'exécution du présent arrêté.