Texte 2018032493
Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er. Dans le présent arrêté, on entend par :
1°la loi : la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, telle que modifiée en dernier lieu le 25 décembre 2017 ;
2°la Chambre nationale : la Chambre nationale des notaires visée à l'article 90 et suivants de la loi ;
3°la chambre des notaires: la chambre des notaires visée à l'article 76 et suivants de la loi;
4°le notaire: la personne physique qui exerce la fonction de notaire en tant que titulaire, associé ou suppléant ;
5°la liste : la source authentique des candidats-notaires, notaires titulaires, associés et suppléants visée à l'article 91, alinéa 1er 12° de la loi ;
6°le numéro d'identification : le numéro d'identification attribué en application de l'article 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques ou, à défaut de celui-ci, en application de l'article 4 de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale ;
7°le numéro d'identification interne : le numéro attribué aux notaires et aux candidats-notaires utilisé comme identifiant au sein de la profession ;
8°la donnée publique : la donnée de la liste disponible pour toute personne ;
9°la donnée non publique : la donnée de la liste disponible pour les instances autorisées en vertu des articles6, § 3, 7, § 2, 11, § 1er et 14;
10°la pièce justificative : la pièce nécessaire pour s'assurer de la qualité professionnelle de la personne qui figure dans la liste et notamment : l'arrêté royal de démission visé à l'article 2 de la loi ; l'arrêté royal de nomination des candidats-notaires visé à l'article 35, § 1er de la loi ; le certificat de stage visé à l'article 36, § 4 de la loi ; l'arrêté royal de nomination visé à l'article 45 de la loi ; la prestation de serment visée à l'article 47 de la loi ; l'arrêté ministériel d'approbation et l'arrêté ministériel d'affectation visé à l'article 52, § 2 de la loi ; les publications de la création ou de l'extension d'une association entre notaires titulaires et les publications de fin de l'affectation et de fin de l'association, visées à l'article 52, § 4 de la loi ; l'ordonnance de désignation visée à l'article 64, §§ 2 et 3 de la loi ; la décision d'une peine de suspension, de destitution, de radiation ou de perte du titre honorifique visée à l'article 97 de la loi et la décision de suspension préventive visée à l'article 112, §§ 1er et 2 de la loi ; l'arrêté royal accordant le titre de notaire honoraire visé à l'article 1er de l'arrêté royal du 27 avril 1908 relatif aux notaires honoraires ;
11°le log : la trace électronique relatant l'historique des accès à la liste.
Chapitre 2.- Données qui figurent dans la liste
Section 1ère.- Données d'identification de la personne physique
Art. 2.Les données suivantes sont publiques :
1°le nom du notaire ;
2°les deux premiers prénoms du notaire ;
3°le sexe du notaire .
Les données visées à l'alinéa 1er sont directement accessibles.
Art. 3.§ 1er. Les données suivantes concernant les personnes reprises dans la liste sont non publiques :
1°les autres prénoms du notaire ;
2°la date et le lieu de naissance ;
3°la date de décès ;
4°le numéro d'identification ;
5°le numéro d'identification interne ;
6°le rôle linguistique du notaire ;
7°les nom et prénoms, le rôle linguistique et le sexe du candidat-notaire.
§ 2. Les données visées au § 1er sont nécessaires pour s'assurer de l'identité exacte des notaires et des candidats-notaires qui figurent dans la liste.
Art. 4.La qualité des données visée à l'article 2, 1° et 2° et à l'article 3, § 1er, 1°, 2°, 3°, 4° et 7° pour les nom et prénoms des candidats-notaires est assurée par la consultation du registre national des personnes physiques ou, à défaut, de la Banque-carrefour de la sécurité sociale, conformément à l'article 91, § 1er, alinéa 2 de la loi.
Section 2.- Données relatives à la qualité professionnelle de la personne physique
Art. 5.Les données suivantes sont publiques :
1°le statut du notaire ;
2°les dates de début et de fin de la fonction de notaire ;
3°les dates de début et de fin d'une période d'interruption de la fonction de notaire ;
4°la liste chronologique des notaires ayant la garde des minutes provenant d'un ou de plusieurs notaires ;
5°le statut de notaire honoraire ;
6°la date de l'arrêté royal de démission visé à l'article 2 de la loi et la date de sa publication au Moniteur belge ;
7°la date de l'arrêté royal de nomination visé à l'article 45 de la loi, la date de sa publication au Moniteur belge et la résidence du notaire ;
8°la date de l'arrêté ministériel d'approbation et de l'arrêté ministériel d'affectation visé à l'article 52, § 2 de la loi et la date de sa publication au Moniteur belge ;
9°la date des publications au Moniteur belge de la fin d'affectation et de la fin d'association, visées à l'article 52, § 4 de la loi ;
10°la date de l'arrêté royal accordant le titre de notaire honoraire visé à l'article 1er de l'arrêté royal du 27 avril 1908 relatif aux notaires honoraires et la date de sa publication au Moniteur belge.
Les données visées à l'alinéa 1er, 1°, 2°, 3°, 4° et 5° sont directement accessibles.
Art. 6.1er. Les données suivantes sont non publiques :
1°le statut de candidat-notaire ;
2°la date de l'arrêté royal de nomination des candidats-notaires visé à l'article 35, § 1er de la loi et la date de sa publication au Moniteur belge ;
3°la date de l'obtention du certificat de stage visé à l'article 36, § 4 de la loi ;
4°la date de la prestation de serment visée à l'article 47 de la loi ;
5°la date de la publication au Moniteur belge de la création ou de l'extension d'une association entre notaires titulaires visée à l'article 52, § 4 de la loi ;
6°la date de l'ordonnance de désignation visée à l'article 64, §§ 2 et 3 de la loi ;
7°la date de la décision d'une peine de suspension, de destitution, de radiation ou de perte du titre honorifique visée à l'article 97 de la loi et la date de la décision de suspension préventive visée à l'article 112, §§ 1er et 2 de la loi ;
8°les dates de début et de fin des fonctions visées par le règlement du Service Public Fédéral Justice relatif aux distinctions honorifiques pour notaires.
§ 2. Les données du paragraphe 1er sont nécessaires pour s'assurer de la qualité professionnelle des notaires et des candidats-notaires qui figurent dans la liste.
§ 3. Le Service public fédéral Justice dispose d'un droit en lecture aux données du paragraphe 1er, 8° afin d`assurer la remise de distinctions honorifiques pour notaires.
Art. 7.§ 1er. Les données des articles 5 et 6 proviennent des publications du Moniteur belge et des pièces justificatives communiquées à la Chambre nationale par le Service public fédéral Justice dans le cadre de ses missions découlant de la loi du 10 novembre 1795 qui comprend le notariat dans les attributions du ministère de la justice et par la chambre des notaires en vertu de l'article 77 de la loi.
Les pièces justificatives sont non publiques et sont conservées électroniquement dans la liste avec les données des personnes physiques qu'elles concernent aux fins exclusives :
1°d'assurer la vérification de l'exactitude des données de la source authentique par la Chambre nationale ;
2°d'accomplir les missions légales spécifiques de la Chambre nationale.
§ 2. La chambre des notaires dispose d'un droit en lecture des données des membres et des anciens membres de leur compagnie visés à l'article 68 de la loi.
Section 3.- Données relatives à l'étude et données de contact
Art. 8.Les données suivantes sont publiques :
1°l'adresse de l'étude ;
2°les données de contact de l'étude ;
3°le numéro du notaire ou des sociétés visées à l'article 50 de la loi figurant dans la Banque-carrefour des entreprises de l'étude ;
4°les numéros d'identification attribués aux études notariales, autres que le numéro visé au 3°, qui sont récoltés pour des raisons de gestion interne.
Les données visées à l'alinéa 1er, 1°, 2° et 3° sont directement accessibles.
Art. 9.§ 1er. Les données suivantes sont non-publiques : les données de contact privées du candidat-notaire qui sont récoltées afin que les candidats-notaires puissent être contactés à l'occasion des demandes d'association telle que visée à l'article 50, § 2, de la loi et dans le cadre de l'arrêté ministériel du 30 juillet 2001 relatif à la communication de l'indemnité de reprise d'une étude notariale.
§ 2. Les données visées au paragraphe 1er, sont détruites dès le moment où la personne physique devient notaire ou perd son statut de candidat-notaire.
Section 4.- Données antérieures à la création de la liste
Art. 10.Les données suivantes, antérieures à l'établissement de la liste, sont intégrées en son sein :
1°les données communiquées à la Chambre nationale sur base de l'article 77 de la loi ;
2°les données reprises dans les arrêtés royaux de nomination, les arrêtés ministériels d'affectation, les ordonnances de désignation et de prestations de serment, visés aux articles 45, 52, § 2, 64, §§ 2 et 3, et 47 de la loi, communiquées à la Chambre nationale par le Service Public Fédéral Justice dont le notariat rentre dans les attributions en vertu de l'article unique de la loi du 10 novembre 1795.
Chapitre 3.- Mesures de protection des données
Art. 11.§ 1er. Nonobstant les droits d'accès spécifiques et limités aux données non publiques octroyés à d'autres instances et pour d'autres finalités en vertu des articles 6, § 3, 7, § 2 et 14, les données non publiques ne sont accessibles que par la Chambre nationale :
1°en lecture et en écriture pour assurer la gestion de la liste, ou
2°en lecture pour assurer la vérification de la qualité des données qui y figurent, ou
3°en lecture pour accomplir les missions légales spécifiques de la Chambre nationale, ou
4°en lecture pour informer le Fonds notarial, visé à l'article 117 de la loi, du caractère conventionnel ou non conventionnel d'une suppléance, afin de déterminer la contribution due conformément à l'article 8, § 4 du Règlement d'ordre intérieur du Fonds notarial du 11 avril 2000.
§ . 2. Les instances autorisées en vertu des articles 6, § 3, 7, § 2, 11, § 1er et 14 désignent nominativement les membres de leur personnel autorisés à accéder aux données non publiques en vertu du paragraphe 1er. Ceux-ci s'engagent par écrit à respecter le caractère confidentiel des données non publiques.
Art. 12.§ 1er. Les consultations en lecture opérées par les instances autorisées en vertu des articles 6, § 3, 7, § 2, 11, § 1er et 14 sur les données non publiques et sur les données publiques qui ne sont pas directement accessibles, sont loguées.
§ 2. Les logs contiennent les données d'identification de la personne qui consulte les données, les données d'identification de la personne au sujet de laquelle la consultation a été demandée, le moment de la consultation ainsi que la finalité de celle-ci.
§ 3. Les logs sont conservés pendant dix ans.
Ce délai est suspendu en cas d'action judiciaire ou administrative jusqu'à ce que les voies de recours soient épuisées.
Chapitre 4.- Accès aux données
Art. 13.L'accès aux données peut avoir lieu :
1°sur base du nom du notaire et/ou de l'étude et/ou sur base de la commune de l'étude, ou
2°pour les applications de l'e-gouvernement, dans l'hypothèse où le demandeur est autorisé à l'utiliser conformément aux dispositions de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques et où il est disponible, sur base du numéro d'identification, ou
3°pour les applications de l'e-gouvernement, dans l'hypothèse où le demandeur relève du notariat et avec l'accord de la Chambre nationale, sur base du numéro d'identification interne.
Art. 14.Dans le cadre de l'accomplissement de ses missions légales et d'intérêt général, la Fédération Royale du Notariat belge bénéficie d'un droit en lecture aux données non publiques visées à l'article 3, § 1er, 1° à 3°, 5° et 7° et à l'article 6, § 1er, 1° à 6° et 8°.
A cette fin, la Fédération Royale du Notariat belge dispose d'un accès sur base numéro d'identification interne.
Chapitre 5.- Entrée en vigueur et disposition d'exécution
Art. 15.Entrent en vigueur le dixième jour après la publication du présent arrêté au Moniteur belge :
1°L'article 189, v) à vii), l'article 195 et l'article 196 de la loi du 6 juillet 2017 portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice ;
2°le présent arrêté.
Art. 16.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.