16 OCTOBRE 2018. - Arrêté ministériel portant organisation interne, délégations de pouvoir et autorisations de signature au sein de la Sûreté de l'Etat en matière de passation et d'exécution de marchés publics et en matière de dépenses diverses

Chapitre 1er.- Définitions

Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par :

1°" le Ministre " : le Ministre de la Justice ;

2°" la loi marchés publics " : la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics ;

3°" la loi défense et sécurité " : la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité ;

4°" les règles générales d'exécution " : l'arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics ;

5°" les pièces comptables " : les déclarations de créance, les factures, les ordres de paiement et les avances, le cas échéant sous format électronique ;

6°" dépenses diverses " : les dépenses qui ne tombent pas sous la définition des marchés publics au sens de l'article 2, 17° de la loi marchés publics ou de l'article 3, 1°, de la loi défense et sécurité ;

7°" programme de consommation " : détail du budget administratif de la Sûreté de l'Etat, divisé en fonction de la consommation des crédits ;

8°" e-Procurement " : l'informatisation des processus et des transactions en rapport avec les marchés publics via les applications mises à disposition par le service public fédéral Stratégie et Appui (BOSA) ;

9°" signature " : signature physique ou électronique ou tout autre moyen qui authentifie l'auteur d'une action électronique de manière univoque.

Chapitre 2.- Délégations de pouvoir en matière de passation et d'exécution des marchés publics

Section 1ère.- Délégations de pouvoir ordinaires

Art. 2.Les pouvoirs déterminés à l'article 4 sont délégués aux titulaires des fonctions désignées à l'annexe 1re au présent arrêté, dans les limites des conditions et montants fixés dans cette annexe.

Les pouvoirs sont délégués aux titulaires des fonctions, dans les limites des attributions liées à la finalité de leur entité. Une autorisation préalable du Ministre n'est pas requise mais l'objet du marché public doit être repris dans le programme de consommation approuvé par le Ministre lors du budget initial et la dépense doit respecter la limite des crédits disponibles.

Pour la détermination de la délégation, le montant des marchés publics est estimé en faisant application des règles prévues à l'article 7 de l'arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques ou aux articles 25 à 28 de l'arrêté royal du 23 janvier 2012 relatif la passation des marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité, selon le cas.

Si la procédure de passation a pour but de conclure un accord-cadre, dans lequel d'autres institutions participent, qui ne sont pas placées sous l'autorité du Ministre de la Justice, pour la désignation du titulaire de fonction compétent, seule la partie à charge du budget du ministère de la Justice est prise en considération.

Aucun marché public ne peut être scindé en vue de permettre l'application du présent arrêté.

Art. 3.Sans préjudice des mesures temporaires visées à l'article 9, les pouvoirs délégués ne peuvent être subdélégués.

Pour autant que le pouvoir délégué est de même nature, tout titulaire de fonction délégué peut limiter et/ou exercer la délégation de pouvoir accordée au titulaire de fonction délégué qui lui est hiérarchiquement et/ou fonctionnellement subordonné.

Art. 4.Sans préjudice des délégations de pouvoir spéciales déterminées aux articles 5 et 6, la délégation aux titulaires des fonctions désignées dans la colonne de gauche du tableau de l'annexe 1re comporte le pouvoir :

1°de choisir la procédure de passation ;

2°d'arrêter et d'approuver les documents du marché ;

3°d'engager la procédure de passation ;

4°le cas échéant, de sélectionner les candidats ou les soumissionnaires ;

5°d'évaluer les offres et, le cas échéant, d'écarter celles considérées comme irrégulières ;

6°d'attribuer et de conclure le marché. Dans les cas visés à l'article 42, § 1er, 2°, a et 4°, b, de la loi marchés publics ou à l'article 25, 3°, a, et 4°, de la loi défense et sécurité, la totalité des montants du nouveau marché et du marché initial détermine le titulaire de fonction délégué ;

7°le cas échéant, d'approuver la(les) commande(s). Ceci est également applicable, dans les limites des conditions et montants fixés dans l'annexe 1re, pour les marchés attribués pour un montant plus élevé, si les documents du marché prévoient une ou plusieurs commandes partielles, et pour les commandes sur base d'accords-cadres attribués par une centrale de marchés ;

8°le cas échéant, de renoncer à passer le marché ou de refaire la procédure ;

9°le cas échéant, via un avenant ou non, de modifier le marché en application des articles 37 à 38/17 des règles générales d'exécution. Le titulaire de fonction délégué qui conclut un avenant, doit être mandaté pour le nouveau montant total du marché ;

10°le cas échéant, de remettre les amendes pour retard et les pénalités.

Section 2.- Délégations de pouvoir spéciales

Art. 5.§ 1er. Le chef du service d'où émanait la demande d'achat, est mandaté pour désigner le service ou le fonctionnaire dirigeant qui est chargé de la direction et du contrôle de l'exécution du marché, qui procède aux constatations d'usage pour vérifier si l'exécution est conforme aux clauses et conditions du marché ainsi qu'aux règles de l'art et qui approuve le procès-verbal de réception.

§ 2. Si, pour des raisons organisationnelles, il n'est pas souhaitable que le fonctionnaire dirigeant fasse partie du service requérant visé au paragraphe 1er, le Directeur d'Encadrement est mandaté pour désigner un fonctionnaire des Services d'Encadrement comme fonctionnaire dirigeant, pour autant que celui-ci n'exécute aucune fonction désignée dans l'annexe 1re.

Art. 6.Au Directeur d'Encadrement le pouvoir est délégué :

1°de faire adhérer la Sûreté de l'Etat en tant que participant passif à un contrat commun comme visé à l'article 1er, 1°, de l'arrêté royal du 22 décembre 2017 relatif aux marchés publics fédéraux centralisés dans le cadre de la politique fédérale d'achats ;

2°de faire coopérer la Sûreté de l'Etat avec d'autres institutions en vue de la passation de marchés publics communs ou de de participer dans les accords-cadres de l'autre ;

3°d'uniformiser la méthode de travail et d'arrêter le contenu des documents-types relatifs à la passation et l'exécution des marchés publics à réaliser pour le compte de la Sûreté de l'Etat ;

4°de coordonner l'utilisation de tous les modules d'e-Procurement ;

5°de représenter la Sûreté de l'Etat au sein des organes de concertation en matière d'établissement et d'exécution du budget.

Chapitre 3.- Autorisations de signature des pièces comptables en matière de marchés publics

Art. 7.Autorisation de signature des pièces comptables pour approbation est accordée aux titulaires des fonctions désignées dans la colonne droite du tableau en annexe 1re, dans les limites des conditions et montants fixés dans ce tableau.

Art. 8.Sans préjudice des mesures temporaires visées à l'article 9, les pouvoirs délégués ne peuvent être subdélégués.

Pour autant que le pouvoir délégué est de même nature, tout titulaire de fonction délégué peut limiter et/ou exercer la délégation de pouvoir accordée au titulaire de fonction délégué qui lui est hiérarchiquement et/ou fonctionnellement subordonné.

Chapitre 4.- Mesures en cas d'absence ou d'empêchement du titulaire de fonction délégué en matière de marchés publics

Art. 9.§ 1er. Lorsque la fonction n'a pas de titulaire, la délégation de pouvoir inhérente à la fonction est octroyée au fonctionnaire qui assume effectivement la fonction et qui est individuellement identifié par le Ministre, l'Administrateur général, l'Administrateur général adjoint ou le Directeur d'Encadrement, selon le cas.

§ 2. Lorsqu'un titulaire de fonction délégué est absent ou empêché, sa délégation de pouvoir est exercée par un titulaire de fonction délégué mentionné dans la même colonne du tableau de l'annexe 1re, qui lui est hiérarchiquement et/ou fonctionnellement supérieur.

§ 3. Lorsqu'un titulaire de fonction délégué est absent pour longue durée, sa délégation de pouvoir est exercée par le fonctionnaire qui assume temporairement la fonction et qui est individuellement identifié par le Ministre, l'Administrateur général, l'Administrateur général adjoint ou le Directeur d'Encadrement, selon le cas.

§ 4. Si la propre fonction du fonctionnaire qui assume temporairement la fonction du titulaire de fonction délégué, serait reprise dans l'autre colonne du tableau en annexe 1re, la délégation de pouvoir sera temporairement transférée à un fonctionnaire dont les pouvoirs exercés en permanence ne sont pas incompatibles avec les pouvoirs délégués.

Chapitre 5.- Autorisations de signature des pièces comptables en matière de dépenses diverses

Art. 10.Autorisation de signature pour approbation des pièces comptables en matière de dépenses diverses est accordée au Directeur d'Encadrement, sans limitation du montant.

Lorsque la fonction n'a pas de titulaire ou en cas d'une absence de longue durée, les dispositions de l'article 9, premier et troisième paragraphe, du présent arrêté sont également applicables.

Chapitre 6.- Dispositions finales

Art. 11.L'article 17/1 de l'arrêté ministériel du 11 juin 2018 relatif aux délégations de pouvoir du Ministre de la Justice à certaines autorités en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et en matière de subventions et de dépenses diverses, inséré par l'arrêté ministériel du 10 juillet 2018 modifiant, en ce qui concerne la Sûreté de l'Etat, l'arrêté ministériel du 11 juin 2018 relatif aux délégations de pouvoir du Ministre de la Justice à certaines autorités en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et en matière de subventions et de dépenses diverses, est abrogé.

Art. 12.L'annexe 1re au même arrêté ministériel, également inséré par l'arrêté ministériel du 10 juillet 2018 modifiant, en ce qui concerne la Sûreté de l'Etat, l'arrêté ministériel du 11 juin 2018 relatif aux délégations de pouvoir du Ministre de la Justice à certaines autorités en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et en matière de subventions et de dépenses diverses, est abrogé.

Art. 13.Le présent arrêté entre en vigueur le lendemain de sa publication au Moniteur belge.

Annexe.

Art. N1.Délégations de pouvoir en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services, toutes procédures confondues.

Autorisations de signature des pièces comptables en matière de marchés publics de travaux, de fournitures et de services, toutes procédures confondues.

(1) Les montants sont hors T.V.A.