Chapitre 1er.- Définitions et champ d'application
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1°" décret du 20 décembre 2011 " : le décret du 20 décembre 2011 portant organisation du budget et de la comptabilité des Services du Gouvernement de la Communauté française;
2°" arrêté du 13 décembre 2012 " : l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant diverses mesures relatives à l'exécution du budget et aux comptabilités budgétaire et générale;
3°" arrêté du 28 novembre 2013 " : l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant organisation des contrôle et audit internes budgétaires et comptables ainsi que du contrôle administratif et budgétaire;
4°" membre du personnel " : toute personne occupant un emploi, à quelque titre que ce soit, au sein des services du Gouvernement de la Communauté française;
5°" comptable " : le membre du personnel qui, sur instruction de l'ordonnateur, est chargé des écritures budgétaires et comptables;
6°" caissier " : établissement de crédit désigné en application de l'arrêté royal du 6 août 1990 fixant les modalités d'organisation de la trésorerie des Communautés, des Régions et de la Commission communautaire commune;
7°" direction des comptes " : service de la Direction générale du Budget et des Finances du Ministère de la Communauté française chargé de la surveillance des entités visées à l'article 2;
8°" comité de direction " : organe administratif repris à l'article 12 de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 22 juillet 1996 portant statut des agents des services du Gouvernement de la Communauté française.
Art. 2.Les dispositions du présent arrêté sont applicables aux services administratifs à comptabilité autonome visés à l'article 68 du décret du 20 décembre 2011, pour autant que les règles organiques du service concerné, arrêtées conformément à l'article 68 du décret du 20 décembre 2011, n'y dérogent pas.
Par dérogation à l'alinéa 1er, le présent arrêté ne s'applique pas aux services visés :
1°à l'article 83 de la loi de redressement du 31 juillet 1984;
2°à l'article 56, § 2, du décret du 5 août 1995 fixant l'organisation générale de l'enseignement supérieur en hautes écoles;
3°à l'article 13, alinéa 3, du décret du 20 décembre 2001 fixant les règles spécifiques à l'Enseignement supérieur artistique organisé en Ecoles supérieures des Arts (organisation, financement, encadrement, statut des personnels, droits et devoirs des étudiants).
Chapitre 2.- Dispositions relatives au budget
Art. 3.Conformément aux dispositions de l'article 4 du décret du 20 décembre 2011, chaque service établit annuellement un budget conformément aux directives du Ministre du Budget.
Conformément aux dispositions des articles 4 et 68, 1°, du décret du 20 décembre 2011, l'année budgétaire débute le 1er janvier et se termine le 31 décembre qui suit.
Art. 4.Conformément des articles 4, § 1er, et 68, 2°, du décret du 20 décembre 2011, l'ensemble des recettes du service couvre l'ensemble de ses dépenses.
Par dérogation à l'alinéa 1er, les services qui gèrent des fonds européens affectent le cas échéant leurs recettes par projet.
Art. 5.Le budget des recettes contient au moins :
1°les dotations inscrites au budget de la Communauté française;
2°l'estimation des moyens qui résultent des opérations internes visées à l'article 68, 7°, du décret du 20 décembre 2011;
3°l'estimation des droits qui seront constatés au profit du service au cours de l'année budgétaire;
4°l'estimation des recettes à percevoir au comptant, le cas échéant.
Pour les services qui gèrent des fonds européens ou des fonds alloués en application d'un accord de coopération approuvé par décret, le budget des recettes contient également :
1°les fonds alloués par l'Union européenne;
2°les contributions à charge des autres parties à l'accord de coopération.
Art. 6.Le budget des dépenses est subdivisé en programmes et en articles de base.
Si le service supporte ses frais de fonctionnement, ceux-ci sont ventilés en articles de base dans un programme fonctionnel au sens de l'article 8, § 1er, alinéa 3, du décret du 20 décembre 2011.
Art. 7.Chaque article de base est composé de crédits d'engagement et de crédits de liquidation fixés conformément à l'article 7, 1°, du décret du 20 décembre 2011.
Art. 8.Le projet de budget de chaque service est transmis au Ministre fonctionnel et au Ministre du Budget, en vue d'être joint au budget des dépenses de la Communauté française conformément à l'article 69 du décret du 20 décembre 2011.
L'approbation du budget du service est acquise par la sanction du décret contenant le budget des dépenses de la Communauté française.
Chapitre 3.- Dispositions relatives à l'exécution du budget
Section 1ère.- Dispositions générales
Art. 9.Chaque service tient une comptabilité budgétaire permettant un suivi permanent des autorisations budgétaires accordées par le Parlement et de l'exécution du budget. Elle est intégrée à la comptabilité générale visée au chapitre IV.
Art. 10.Les article 16, § 1er, 28, § 1er, et 28, § 2, 4°, du décret du 20 décembre 2011 et les articles 25 et 26 de l'arrêté du 13 décembre 2012 sont applicables aux services visés à l'article 2.
Section 2.- Des recettes budgétaires
Art. 11.L'article 19, § 1er, du décret du 20 décembre 2011 est applicable aux services visés à l'article 2.
Les droits constatés imputés dans la comptabilité budgétaire sont simultanément communiqués à un receveur en vue de leur recouvrement conformément au chapitre V.
Section 3.- De l'engagement des dépenses
Art. 12.Les articles 21 à 24 du décret du 20 décembre 2011 sont applicables aux services visés à l'article 2.
La date d'imputation est déterminée par la date d'attribution du numéro d'engagement visé à l'article 13.
Art. 13.Chaque engagement se voit attribuer un numéro de référence séquentiel millésimé.
Le système comptable enregistre de façon ininterrompue durant une même année les numéros d'engagement attribués.
Art. 14.Le numéro d'engagement est attribué par dépense considérée individuellement.
Par dérogation, il peut couvrir plusieurs dépenses lorsque soit :
1°leur nature le justifie;
2°leur nature est identique et leurs bénéficiaires sont énumérés dans un même document;
3°l'identité des bénéficiaires ne peut pas être déterminée avec exactitude;
4°le montant individuel de chaque dépense ne peut pas être déterminé avec exactitude;
5°l'identité des bénéficiaires et le montant individuel de chaque dépense ne peuvent pas être déterminés avec exactitude.
Art. 15.Les données nécessaires à l'engagement comportent au moins :
1°l'objet de la dépense à engager;
2°la date de l'acte et celle de son approbation par l'ordonnateur;
3°le cas échéant, les coordonnées du bénéficiaire;
4°le montant de la dépense présumée;
5°l'année, le programme et l'article de base du budget des dépenses sur lesquels s'impute la dépense.
Art. 16.Tout engagement à charge des crédits ou des fonds européens d'une année déterminée est effectué au plus tard le 31 décembre de cette même année.
Section 4.- De la liquidation des dépenses
Art. 17.Sont imputés à charge des crédits de liquidation, les sommes qui sont liquidées au cours de l'année budgétaire du fait de droits constatés découlant d'obligations préalablement engagées à charge de l'exercice en cours ou reportées des exercices précédents.
Art. 18.Au moment de la liquidation, l'ordonnateur s'assure notamment :
1°de l'engagement préalable de la dépense;
2°que l'engagement juridique est conforme à l'engagement budgétaire;
3°que les droits constatés se rattachent correctement à l'année budgétaire;
4°de la disponibilité du crédit de liquidation;
5°de la régularité des pièces justificatives;
6°de l'exactitude des données nécessaires au paiement;
7°de l'absence de contentieux au sens de l'article 21, §§ 1 à 5, de l'arrêté du 13 décembre 2012.
Pour que la condition visée à l'alinéa 1er, 3°, soit remplie, la pièce justificative doit être datée du 31 décembre au plus tard et avoir été validée par l'ordonnateur avant le 1er février de l'année qui suit.
Si, en application de l'alinéa 1er, 7°, l'ordonnateur constate l'existence d'un contentieux, l'article 21, § 3 du décret du 20 décembre 2011 est d'application.
Art. 19.Le cas échéant, l'ordonnateur donne instruction au comptable de majorer ou de réduire l'engagement, ou de procéder à un engagement régulateur.
Si le crédit d'engagement est insuffisant, il procède à une nouvelle répartition des crédits au sein du programme concerné.
En cas d'insuffisance des crédits du programme, il sollicite une nouvelle répartition entre les programmes conformément à l'article 21.
Art. 20.La validation de la liquidation est datée et reliée dans la comptabilité au numéro d'engagement dont elle vient apurer les obligations.
Section 5.- De la nouvelle répartition des crédits en cours d'année
Art. 21.§ 1er. Toute demande de nouvelle répartition des crédits entre programmes est soumise par l'ordonnateur à l'approbation de l'Inspection des Finances.
Le premier alinéa ne s'applique toutefois pas aux dépenses à imputer sur des fonds européens.
En cas d'avis défavorable de l'Inspection des Finances, la demande de répartition pourra être soumise à l'approbation du Ministre ordonnateur.
§ 2. Les demandes de nouvelle répartition des crédits sont motivées.
Elles peuvent uniquement être introduites durant l'exercice en cours et doivent être approuvées au plus tard le 31 décembre.
Elles doivent être préalables à l'utilisation des crédits, excepté lorsqu'elles concernent des crédits de liquidation non limitatifs.
Section 6.- De la trésorerie
Art. 22.Le trésorier du service est chargé de la perception des recettes et du paiement des dépenses et de la garde des fonds si une caisse existe.
Art. 23.Le trésorier dispose d'un compte financier ouvert auprès du caissier à son nom et avec indication du service dont il relève.
Le trésorier qui gère des fonds européens peut disposer de plusieurs comptes financiers selon les nécessités de sa gestion.
L'ouverture ou la fermeture des comptes s'opèrent uniquement à l'intervention de la Direction des comptes du Ministère de la Communauté française.
Chapitre 4.- Dispositions relatives à la comptabilité générale
Section 1ère.- De la tenue des comptes et de leur reddition
Art. 24.Les articles 30 à 36 du décret du 20 décembre 2011 et les articles 30 à 32 de l'arrêté du 13 décembre 2012 sont applicables aux services visés à l'article 2.
Toutefois, par dérogation à l'article 30 du décret, et à défaut de disposer d'un plan comptable spécifique arrêté en vertu des dispositions organiques du service concerné, les services visés à l'article 2 tiennent leur comptabilité générale en suivant soit :
1°le plan comptable arrêté conformément à l'article 5 de la loi de dispositions générales;
2°le plan comptable minimum normalisé annexé à l'arrêté royal du 12 septembre 1983 déterminant la teneur et la présentation d'un plan comptable minimum normalisé pour autant que ce plan comporte un lien avec le plan comptable visé au 1° au moyen d'un tableau de correspondance, univoque et permanent pour tous les comptes utilisés.
Art. 25.Le compte de chaque service comprend :
1°un compte annuel composé :
a)du bilan;
b)du compte de résultat établi sur base des charges et produits;
c)de la situation des flux de trésorerie;
2°un compte d'exécution du budget.
Art. 26.Préalablement à l'établissement du bilan et du compte de résultat, une balance reprend tous les comptes de la comptabilité générale avec pour chacun d'eux :
1°l'identification du compte et son libellé;
2°le total des débets;
3°le total des crédits;
4°le solde.
Art. 27.Le système comptable du service produit en outre des rapports intermédiaires dans les cas suivants :
1°au moins une fois par an et lorsque le Ministre du budget en fait la demande, pour répondre aux besoins d'information du Gouvernement;
2°d'office, pour satisfaire à la production des statistiques exigées par les autorités européennes selon le calendrier imposé par ces mêmes autorités.
Section 2.- Des pièces justificatives et de leur conservation
Art. 28.Les articles 33 à 37 de l'arrêté du 13 décembre 2012, à l'exception de l'article 34, § 2, sont applicables aux services visés à l'article 2.
Chapitre 5.- Dispositions relatives au recouvrement des créances
Art. 29.Le receveur du service est chargé du recouvrement des droits constatés par l'ordonnateur.
Les articles 53 à 56 du décret du 20 décembre 2011 et 38 à 41 de l'arrêté du 13 décembre 2012 sont d'application.
Chapitre 6.- Dispositions relatives à l'octroi de subventions et de prix
Art. 30.Les articles 57 à 65 du décret du 20 décembre 2011 sont applicables aux services visés à l'article 2.
Chapitre 7.- Dispositions relatives à la gestion des biens désaffectés
Art. 31.Chaque année, les services visés à l'article 2 établissent un relevé des biens meubles qui :
1°relèvent du domaine privé du service concerné;
2°sont susceptibles d'être aliénés;
3°ont perdu leur destination première;
4°ne sont plus susceptibles de remploi.
L'inventaire et le bilan visés à l'article 68, 13° et 14°, du décret sont mis à jour pour faire apparaitre la désaffectation des biens visés à l'alinéa 1er.
Art. 32.Les biens désaffectés visés à l'article 31 doivent être aliénés à titre onéreux.
Par dérogation, l'ordonnateur du service est autorisé à les céder à titre gratuit à des associations à finalité sociale ou humanitaire lorsque l'aliénation à titre onéreux conduirait à une dépense excessive par rapport au produit financier espéré.
Art. 33.L'ordonnateur du service est autorisé à mettre au rebut les biens meubles désaffectés qui ne sont plus en état d'être cédés ni d'être réemployés par quiconque.
Dans la mesure du possible, il veille à la valorisation et au recyclage des déchets.
Art. 34.Pour l'application des articles 32 et 33, l'ordonnateur se conforme aux directives du Ministre du Budget.
Chapitre 8.- Contrôle des services administratifs à comptabilité autonome
Section 1ère.- Du contrôle interne
Art. 35.Le Ministre du Budget ou son délégué désigne, sur proposition du service concerné, les receveurs, comptables et trésoriers des services visés à l'article 2.
Le Ministre qui a dans ses attributions la tutelle sur le service concerné dispose de la qualité d'ordonnateur primaire.
La fonction d'ordonnateur délégué est exercée par les membres du personnel désignés à cet effet par le Gouvernement.
Art. 36.Les fonctions d'ordonnateur, de receveur, de comptable et de trésorier doivent être exercées par des membres du personnel distincts.
Toutefois, lorsqu'il n'est pas fonctionnellement possible de séparer les fonctions de receveur et de comptable, elles peuvent être exercées par un même membre du personnel.
Lorsque qu'il n'est pas fonctionnellement possible de séparer les fonctions de comptable et de trésorier, elles peuvent être exercées par un même membre du personnel à condition que la gestion et le contrôle des données financières des créanciers du service soient exercés par une cellule extérieure indépendante du dit service.
Cette dérogation à l'alinéa premier doit être soumise au ministre du budget après l'avis du comité de direction.
Art. 37.L'acte de désignation aux fonctions visées à l'article 35 mentionne la date à partir de laquelle le membre du personnel entre en fonction. Une copie de cet acte est communiquée à la Cour des comptes.
Art. 38.La Direction des comptes du Ministère de la Communauté française veille à ce que chaque receveur et trésorier des services visés à l'article 2 transmette ses comptes de manière à pouvoir satisfaire aux exigences de l'article 39 du décret du 20 décembre 2011.
A cet effet, le Ministre du Budget fixe par circulaire la date ultime de remise des comptes.
Art. 39.L'article 40 du décret du 20 décembre 2011 est applicable aux services visés à l'article 2.
Section 2.- De l'audit interne budgétaire et comptable
Art. 40.En application de l'article 70 du décret du 20 décembre 2011, la Direction de l'Audit du Ministère de la Communauté française est chargée d'évaluer le fonctionnement et le système de contrôle interne des services visés à l'article 2.
Les articles 27 et 28 de l'arrêté du 28 novembre 2013 sont d'application.
Section 3.- Du contrôle administratif et budgétaire
Art. 41.Les articles 29 à 50 de l'arrêté du 28 novembre 2013 sont applicables aux services visés à l'article 2.
Section 4.- Du contrôle externe
Art. 42.Les articles 39, 50 et 51 du décret du 20 décembre 2011 sont applicables aux services visés à l'article 2.
Chapitre 8.- Dispositions finales et transitoires
Art. 43.§ 1er. Le présent arrêté entre en vigueur au 1er janvier 2017.
§ 2. Par dérogation au paragraphe 1er le présent arrêté entre en vigueur :
1°au 1er janvier 2019 pour les services visés aux articles 5, § 1er, et 7 § 1er, du décret du 5 février 1990 relatif aux bâtiments scolaires de l'enseignement non universitaire organisé ou subventionné par la Communauté française;
2°au 1er janvier 2018 :
a)pour l'Agence Fonds Social Européen visée à l'article 2 du décret du 5 mai 1999 portant approbation de l'accord de coopération relatif à la coordination et à la gestion des aides octroyées par la Commission européenne dans le domaine des ressources humaines et à la création de l'Agence Fonds Social Européen, conclu à Bruxelles le 2 septembre 1998 entre le Gouvernement wallon, le Gouvernement de la Communauté française et la Commission communautaire française de la Région de Bruxelles-Capitale;
b)pour l'Agence francophone pour l'éducation et la formation tout au long de la vie visée à l'article 2 du décret du 2 juillet 2007 portant assentiment à l'accord de coopération relatif à la mise en oeuvre et à la gestion du programme d'action communautaire intégré d'éducation et de formation tout au long de la vie, et à la création de l'Agence francophone pour l'éducation et la formation tout au long de la vie conclu entre la Communauté française, la Région wallonne et la Commission communautaire française de la Région de Bruxelles-Capitale.
Art. 44.Le membre du gouvernement qui a le budget et les finances dans ses attributions est chargé de l'application du présent arrêté.