Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par :
1°"la loi" : la loi du 19 mars 2013 relative à la Coopération belge au Développement;
2°"organisation référente" : la fédération ou l'organisation accréditée désignée par les fédérations, qui coordonne et anime les tâches liées à un cadre stratégique commun;
3°[2 " partenaire " : une association représentative de la société civile, une institution d'intérêt public ou une autorité publique, liée par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding à une organisation accréditée;]2
4°"demande groupée" : la compilation de programmes individuels d'organisations accréditées introduits par une fédération en vertu de l'article 27, § 2, alinéa 2 de la loi;
5°"théorie de changement" : un raisonnement théorique qui explique schématiquement par quels mécanismes les résultats de développement attendus se matérialiseront et sur quelles hypothèses sous-jacentes une intervention de développement repose;
6°"output" : Biens, équipements, services ou changements qui résultent de l'intervention de coopération au développement;
7°"outcome" : l'effet direct que l'intervention veut accomplir à court ou moyen terme, au niveau des bénéficiaires directs, intermédiaires ou finaux (objectif spécifique);
8°[1 " l'impact " : la mesure dans laquelle l'intervention a produit, ou devrait produire, des effets importants et de vaste portée, positifs ou négatifs, intentionnels ou non ;]1
9°"résultat de développement" : outcome ou impact d'une intervention de coopération au développement;
10°"coûts opérationnels" : les coûts nécessaires et indispensables à l'atteinte d'un ou plusieurs résultat de l'intervention de coopération au développement. Ces coûts disparaissent dès l'arrêt ou la fin de l'intervention;
11°"coûts de gestion" : les coûts isolables liés à la gestion, à l'encadrement, à la coordination, au suivi, au contrôle, à l'évaluation ou à l'audit financier et engendrées spécifiquement par la mise en oeuvre de l'intervention de coopération au développement ou la justification de la subvention;
12°"coûts de structure" : les coûts qui sont liés à la réalisation de l'objet social de organisation subventionnée et, bien qu'ils soient influencés par la mise en oeuvre de l'intervention de coopération au développement, ne sont ni isolables ni imputables sur le budget de cette intervention;
13°"coûts d'administration" : les coûts engagés par une organisation de membres accréditée pour, au nom de ses membres, composer, formuler, introduire, coordonner, suivre, justifier et administrer le programme identifié et mis en oeuvre par ses membres non accrédités et/ou les partenaires de ses membres et dans lequel l'organisation accréditée ne joue pas de rôle opérationnel;
14°"coûts directs" : les coûts opérationnels et les coûts de gestion de l'intervention;
15°"apport propre" : partie du programme qui n'est pas couverte par une subvention de la Coopération belge au Développement;
16°"revenu complémentaire" : revenu de l'organisation accréditée généré par les activités de l'intervention de coopération au développement, la vente d'actifs acquis dans le cadre de l'intervention ou le paiement à l'organisation de toute créance générée suite l'exécution de l'intervention;
17°"rubriques budgétaires générales" :
1°pour les coûts opérationnels et les coûts d'administration : (1) investissements, (2) coûts de fonctionnement et (3) coûts de personnel,
2°pour les coûts de gestion : (1) coûts de personnel, (2) coûts d'évaluation et d'audit et (3) autres coûts;
18°[2 ...]2
["1 19\176 \" le cycle de programmation \" : le cycle quinquennal de mise en oeuvre des interventions de la coop\233ration non gouvernementale ; 20\176 \" un programme individuel \" : un programme introduit par une seule organisation accr\233dit\233e en vertu de l'article 27, \167 2 de la loi ; 21\176 \" un programme commun \" : un programme introduit par plusieurs organisations accr\233dit\233es en vertu de l'article 27, \167 2 de la loi ; 22\176 \" la ligne budg\233taire \" : une forme de ventilation des co\251ts op\233rationnels qui mentionne les montants suivants : a) les montants qui sont mis \224 disposition de partenaires sur base d'une convention de partenariat ou d'un memorandum of understanding ; b) les montants qui sont mis \224 disposition d'une organisation tierce sur base d'une convention de collaboration ; c) les montants engag\233s par un bureau local de l'organisation demandeuse ; d) les montants engag\233s au niveau du si\232ge de l'organisation demandeuse ; 23\176 \" un poste budg\233taire \" : une subdivision d'une rubrique budg\233taire g\233n\233rale. Les cat\233gories sp\233cifiques correspondant aux postes budg\233taires sont d\233crites \224 l'annexe 5;"°
["2 24\176 \" le contr\244le financier \" : le contr\244le r\233alis\233 par l'administration, ou un tiers mandat\233 \224 cet effet, portant sur les aspects financiers des programmes, notamment le contenu des rapports financiers et des \233tats financiers ou des listings de d\233penses. Il observe \233galement la r\233gularit\233 des pi\232ces justificatives, leur caract\232re correct et complet, ainsi que le respect des r\232gles de march\233s publics, dans les limites fix\233es par les cadres l\233gaux d'application ; 25\176 \" collaboration \" : relation entre deux organisations ou plus, quelle que soit leur situation g\233ographique, concourant \224 l'atteinte d'un ou plusieurs objectifs au sein d'un programme. L'organisation qui collabore avec une organisation accr\233dit\233e, et \224 qui une partie du budget est mis \224 disposition dans le cadre du programme quinquennal, lui est associ\233e par une convention de collaboration ou un memorandum of understanding."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 1, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 2, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Chapitre 2.- Conditions et procédures d'accréditation
Section 1ère.- Conditions
Sous-section 1ère.- Conditions générales
Art. 2.[1 § 1er. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 2, 5° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité.
La capacité de gestion est examinée à partir des critères suivants, regroupés en huit domaines qui sont décrits dans l'annexe 1re:
1°la gestion financière : la qualité des outils de gestion, la capacité à faire face à ses engagements financiers ;
2°la gestion stratégique : le processus d'élaboration de la stratégie, le processus de planification stratégique, le suivi et pilotage de la stratégie ;
3°l'intégrité : la formalisation d'une politique d'intégrité, la mise en oeuvre de la politique d'intégrité ;
4°la gestion axée résultats : la qualité de la politique de gestion axée résultats, la maîtrise du processus de suivi-évaluation, la capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion axée résultats ;
5°la politique des partenariats : la description de la politique de partenariat, la formalisation des partenariats ;
6°la prise en compte de thèmes transversaux : thèmes du genre et de l'environnement ;
7°la gestion des risques : la couverture de la gestion des risques de l'organisation, la maîtrise des risques ;
8°la transparence : la formalisation d'une stratégie de transparence pour de l'information accessible, d'actualité et fiable.
La capacité de gestion est déterminée par un score de gestion calculé sur base des domaines et critères repris à l'annexe 1. Le score de gestion est la moyenne arithmétique des scores de chaque domaine et critère.
§ 2. Le niveau de complexité de l'organisation est déterminé à partir des paramètres suivants, qui sont décrits dans l'annexe 2 :
1°la taille de l'organisation;
2°la dispersion géographique;
3°la dispersion thématique;
4°la diversité des partenaires;
5°la dispersion des donneurs d'ordre;
6°le volume des moyens humains.
Le score de complexité est la moyenne arithmétique des scores de chaque paramètre. Chaque paramètre est étalonné par l'administration sur base des données reprises dans les demandes d'accréditation des organisations soumissionnaires.
§ 3. Il existe une relation linéaire entre le niveau de complexité d'une organisation et sa capacité de gestion.
Une organisation démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité sur base d'un étalonnage qui est approuvé par le Ministre dans le courant du deuxième trimestre de l'année suivant l'introduction de la demande d'accréditation, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3.
§ 4. Pour le domaine de la gestion financière, la capacité à faire face à ses engagements financiers est notamment illustrée par un ratio de liquidité supérieur ou égal à 0,85 et un ratio de solvabilité supérieur à 0. Lorsque l'un de ces deux ratios n'est pas atteint, et qu'il n'est pas démontré par l'organisation que cette situation répond à une stratégie délibérée et maitrisée, alors il est considéré que les capacités de gestion financière sont insuffisantes et que l'organisation ne dispose pas d'un système performant de maîtrise de l'organisation au sens de l'article 26, § 1er, 5° de la loi.
Le ratio de liquidité est calculé sur base du rapport entre, d'une part, les créances à 1 an au plus, les placements de trésorerie et valeurs disponibles, ainsi que la régularisation d'actifs, et, d'autre part, les dettes à court terme ainsi que la régularisation du passif. Le ratio est calculé sur base d'une moyenne arithmétique des 5 exercices les plus récents au moment de la réalisation de l'examen du système de maîtrise de l'organisation.
Le ratio de solvabilité est calculé sur base du rapport entre les capitaux propres et le total du passif de l'organisation. Le ratio est calculé sur base d'une moyenne arithmétique des 5 exercices les plus récents au moment de la réalisation de l'examen du système de maîtrise de l'organisation.]1
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(1AR 2024-03-10/01, art. 3, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Sous-section 2.- L'accréditation des organisations de la société civile (OSC)
Art. 3.§ 1er. Dispose du chiffre d'affaires annuel visé à l'article 26, § 2, 3° de la loi, l'organisation qui a un chiffre d'affaires annuel d'au moins 50.000 euros.
§ 2. Dispose de ressources humaines suffisantes tel que visé à l'article 26, § 2, 4° de la loi, l'organisation comptant au moins deux équivalents temps plein prestés au minimum à mi-temps, dont au moins un équivalent temps plein est rémunéré selon le droit du travail belge et dont le surplus doit être presté conformément aux dispositions de la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires.
§ 3. [2 Dispose de l'assise sociétale démontrable en Belgique visée à l'article 26, § 2, 5° de la loi, l'organisation qui répond à au moins cinq des indicateurs suivants :
1°au cours des trois ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a établi des conventions de collaboration relatives à des enjeux internationaux et du développement avec au moins cinq institutions, autorités ou associations en Belgique, en appui à la réalisation de son plan stratégique tel que visé à l'article 5, 1° ;
2°au moment de la demande d'accréditation et depuis au moins trois ans, l'organisation est membre actif d'au moins deux réseaux nationaux spécialisés dans les thématiques relatives aux enjeux internationaux et du développement ;
3°au moment de la demande d'accréditation, ses organes de décision comprennent au moins deux organisations de la société civile accréditées au sens de l'article 26, § 2 de la loi ou organisations représentatives des travailleurs telles que reconnues par la loi du 29 mai 1952 relative au Conseil national du Travail ainsi que par la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires ;
4°au cours des cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a disposé régulièrement de personnes qui ont donné bénévolement de leur temps pour la mise en oeuvre de ses activités et la réalisation de sa mission ;
5°au cours des cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a compté régulièrement sur le concours et le soutien de personnes pour ses activités ;
6°pendant les cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a récolté des fonds en Belgique à concurrence d'au moins 14.000 euros par an en moyenne ;
7°au moment de la demande d'accréditation, l'organisation est signataire du Code éthique de l'asbl Récolte de fonds Ethique ;
8°En moyenne pendant les cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a consacré minimum 3% de ses dépenses globales en Belgique, au renforcement des connaissances, aux changements de valeurs et de comportements, et à la prise de conscience des citoyens, des institutions et autorités publiques et des entreprises sur les enjeux internationaux et du développement.
Lorsqu'une organisation est structurellement ancrée dans une organisation institutionnelle plus grande de droit belge, la démonstration de l'assise sociétale peut être opérée au niveau de cette organisation institutionnelle plus grande.]2
§ 4. [2 Est considérée autonome comme prévu à l'article 26, § 2, 6° de la loi, l'organisation dont aucun membre du conseil d'administration ou de l'organe de direction est membre de :
1°du personnel du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;
2°du personnel ou du conseil d'administration de Enabel;
3°du personnel ou du conseil d'administration de la Société belge d'investissements pour les pays en développement;
4°de la cellule stratégique du ministre.]2
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(1AR 2018-01-26/17, art. 1, 002; En vigueur : 25-02-2018)
(2AR 2024-03-10/01, art. 4, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Sous-section 3.- L'accréditation des organisations des acteurs institutionnels (AI)
Art. 4.Dispose de ressources humaines suffisantes tel que visé à l'article 26, § 3, 3° de la loi, l'organisation comptant au moins quatre équivalents temps plein rémunérés conformément aux conditions prévues par le droit du travail belge.
Section 2.- Composition de la demande d'accréditation et fourniture d'information
Art. 5.L'organisation de la société civile ou l'acteur institutionnel qui veut obtenir une accréditation présente :
1°un plan stratégique contenant les éléments suivants :
a)une description exhaustive de la structure de l'organisation, en ce compris la composition et le mode de fonctionnement de ses instances ainsi que [1 la description de la manière dont ses ressources humaines sont mobilisées dans le cadre de la mise en oeuvre du plan stratégique]1 et son organigramme, dont il ressort que sont remplies les conditions générales de l'article 26, § 1er, alinéa 2 de la loi et les conditions spécifiques de l'article 26, § 2 ou § 3 de la loi. [1 Lorsqu'une organisation est structurellement ancrée dans une organisation institutionnelle plus grande de droit belge, il peut être fait référence à des documents ou sources d'information issus de cette organisation institutionnelle plus grande]1;
b)la description de la vision et de la mission de l'organisation en matière de coopération au développement et du rôle qu'elle souhaite jouer à cet égard;
c)une description planifiée de ses objectifs à moyen (cinq ans) et à long terme (dix ans);
d)une description de la stratégie que l'organisation entend mettre en oeuvre pour réaliser ses objectifs visés au c) en dix ans;
e)un plan financier global indicatif à moyen (cinq ans) et à long terme (dix ans), dans lequel sont répertoriés clairement les ressources propres et les financements publics ou privés qui sont nécessaires à la réalisation des objectifs visés au c);
f)une énumération des pays où l'organisation souhaite être active dans les dix années suivantes et sa motivation;
g)une description indicative des partenaires de l'organisation relatifs à l'éducation au développement et dans les pays en développement, des processus d'identification et de sélection des partenaires locaux et de la gestion de ces partenariats par l'organisation;
h)une description indicative du public cible;
2°les rapports d'activités et comptes annuels de l'organisation approuvés par les organes compétents pour les cinq dernières années qui démontrent l'expérience visée à l'article 26, § 1er, alinéa 2, 1° de la loi et fournissent la preuve qu'il a été satisfait aux obligations en matière de dépôt des comptes annuels;
3°ses statuts;
["1 4\176 Tout document utile comme source d'information au cours de l'examen de la performance du syst\232me de ma\238trise de l'organisation vis\233 \224 l'article 26, \167 1er, alin\233a 2, 4\176 de la loi."°
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(1AR 2024-03-10/01, art. 5, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 6.L'organisation qui veut obtenir une accréditation de fédération présente :
1°une description exhaustive de la structure de l'organisation dont il ressort que sont remplies les conditions générales de l'article 26, § 1er, alinéa 2 de la loi et les conditions spécifiques de l'article 26, § 4 de la loi;
2°ses statuts et règlement d'ordre intérieur;
3°la liste des organisations accréditées qu'elle représente formellement.
Art. 7.L'organisation qui veut obtenir une accréditation de coupole d'OSC présente :
1°une description exhaustive de la structure de l'organisation dont il ressort que sont remplies les conditions générales de l'article 26, § 1er, alinéa 2 de la loi et les conditions spécifiques de l'article 26, § 5 de la loi;
2°ses statuts et règlement d'ordre intérieur;
3°la liste de ses membres.
Art. 8.Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique, à la demande de l'administration ou de son mandataire, les sources d'information listées à l'annexe 3.
Lorsque l'organisation qui sollicite une accréditation est issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations, les documents et les sources d'information visés à l'alinéa 1er peuvent être ceux de chaque composante dans le cas où une version intégrée n'existe pas encore.
["1 Lorsque l'organisation qui sollicite une accr\233ditation est une organisation qui est structurellement ancr\233e dans une organisation institutionnelle plus grande, les documents et les sources d'information vis\233es \224 l'alin\233a 1er peuvent \234tre ceux de cette organisation institutionnelle plus grande."°
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(1AR 2024-03-10/01, art. 6, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Section 3.- Procédure d'octroi et de retrait
Art. 9.§ 1er. [1 Une organisation peut introduire une demande d'accréditation une fois par période de 5 ans, au plus tard 24 mois avant le début du prochain cycle de programmation, par envoi recommandé auprès du ministre. L'organisation envoie également une copie de l'envoi recommandé au ministre à l'administration par voie électronique.]1
§ 2. L'administration vérifie que l'organisation a introduit tous les documents demandés.
L'administration peut demander à l'organisation de compléter son dossier.
L'organisation dispose d'un délai de quinze jours dès la demande de l'administration pour répondre à ses questions.
§ 3. [1 L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2 est organisé une fois par période de 5 ans.
Un réexamen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 10, § 1er peut être organisé à tout moment pendant la période de validité de l'accréditation.
L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation est réalisé par l'administration [2 avec l'appui d'une expertise externe]2.
L'administration et l'expert externe mandaté à cet effet basent leur avis sur les documents listés à l'annexe 3 et des vérifications sur site.]1
["2 \167 3/1. Lors de l'examen de la performance du syst\232me de ma\238trise de l'organisation vis\233 \224 l'article 2, il peut \234tre tenu compte de l'obtention par l'organisation concern\233e d'autres certificats ou labels de qualit\233, en vue d'octroyer une dispense d'une partie de l'examen, aux conditions cumulatives suivantes : 1\176 Pour chaque domaine de gestion pour lequel une dispense est sollicit\233e, il est d\233montr\233 l'existence d'une \233quivalence entre les attentes de l'examen de la performance du syst\232me de ma\238trise de l'organisation vis\233 \224 l'article 2, et celles du certificat ou label de qualit\233 que l'organisation a obtenu et souhaite valoriser ; 2\176 Lorsque la dur\233e de validit\233 du certificat ou label de qualit\233 est inf\233rieure ou \233gale \224 3 ans, celui-ci a \233t\233 obtenu depuis moins de 2 ans au moment de la demande d'accr\233ditation. Les certificats ou labels de qualit\233 qu'une organisation peut pr\233tendre valoriser dans le cadre de l'examen de la performance du syst\232me de ma\238trise de l'organisation vis\233 \224 l'article 2 appartiennent \224 la liste suivante : 1\176 certificat ECHO \" partenariat ACP \" ou \" partenariat programmatique \" pour les cycles 2021-2027 et 2028-2035 ; 2\176 certification ISO 9000 et ISO 9001 \" Management de qualit\233 \" ; 3\176 certificat \" Recognised by EFQM \", ou \233quivalent, 3 \233toiles ou plus ; 4\176 ou un autre certificat \233quivalent. Lorsqu'une dispense est octroy\233e, elle ne recouvre que le domaine de gestion pour lequel l'\233quivalence a \233t\233 d\233montr\233e. Il ne peut pas \234tre obtenu de dispense pour le domaine de la gestion financi\232re, et celui-ci doit toujours faire l'objet de l'examen vis\233 \224 l'article 2. L'organisation qui b\233n\233ficie d'une dispense d'examen pour un ou plusieurs domaines de gestion s'engage \224 mettre tout en oeuvre pour renouveler l'obtention du certificat ou du label de qualit\233 justifiant la dispense, pendant toute la dur\233e de validit\233 de l'accr\233ditation. En cas de non renouvellement du certificat ou du label de qualit\233, l'organisation s'expose \224 un r\233examen de la performance du syst\232me de ma\238trise de l'organisation tel que vis\233 \224 l'article 10, \167 1er. Le Ministre d\233termine le calendrier d'introduction des demandes de dispense, ainsi que les modalit\233s de leur motivation et de leur obtention, sur base d'une proposition formul\233e par le CCCNG conform\233ment \224 l'article 52, \167 3."°
["2 \167 3/2. Lors de l'examen de la performance du syst\232me de ma\238trise de l'organisation vis\233 \224 l'article 2, il peut \234tre tenu compte de l'obtention par l'organisation concern\233e d'une certification octroy\233e par le service Evaluation sp\233ciale conform\233ment \224 l'article 2/1, 2\176 de l'arr\234t\233 royal 25 f\233vrier 2010 portant cr\233ation d'un service Evaluation sp\233ciale de la Coop\233ration internationale dans les 8 ans pr\233c\233dant la demande d'accr\233ditation. L'organisation qui dispose de cette certification peut obtenir une dispense de l'examen du domaine de gestion ax\233e r\233sultats sous r\233serve que les conclusions de la certification soient actualis\233es \224 l'occasion d'un dialogue institutionnel tel que pr\233vu \224 l'article 11. Le cas \233ch\233ant, ce point de discussion est abord\233 dans un dialogue institutionnel prenant place dans l'ann\233e du d\233p\244t de la demande d'accr\233ditation ou au plus tard dans le premier semestre de l'ann\233e suivant le d\233p\244t de la demande d'accr\233ditation. Le Ministre d\233termine les crit\232res et modalit\233s permettant d'observer si, en dialogue institutionnel, une organisation a tenu compte des conclusions de la certification, sur base d'une proposition formul\233e par le CCCNG conform\233ment \224 l'article 52, \167 3."°
§ 4. L'administration rédige un avis au ministre, qui octroie ou refuse l'accréditation.
§ 5. La décision du ministre est communiquée à l'organisation par lettre recommandée dans un délai de deux mois suivant la date de l'avis prévu au § 4.
["2 \167 6. Lorsque plusieurs organisations de la soci\233t\233 civile fusionnent, l'organisation qui est issue de cette fusion h\233rite automatiquement de l'accr\233ditation en tant qu'organisation de la soci\233t\233 civile, \224 la condition que chacune des organisations qui fusionnent se soient vu octroyer cette accr\233ditation conform\233ment \224 l'article 9, \167 5. Lorsqu'une ou plusieurs des organisations qui fusionnent ne disposent pas d'une accr\233ditation en tant qu'organisation de la soci\233t\233 civile, l'organisation fusionn\233e s'expose \224 un r\233examen de la performance du syst\232me de ma\238trise de l'organisation tel que vis\233 \224 l'article 10, \167 1er. ; \167 7. En cas de fusion d'organisations accr\233dit\233es en tant qu'organisation de la soci\233t\233 civile en cours de programme, l'organisation issue de la fusion h\233rite des droits et obligations des organisations fusionn\233es conform\233ment \224 l'article 13:1, \167 2 Code des soci\233t\233s et des associations. Cela inclut les obligations issues de l'octroi d'une subvention pour la mise en oeuvre d'un programme. Le cas \233ch\233ant, l'arr\234t\233 de subvention fera l'objet d'une modification afin de se r\233f\233rer \224 l'organisation issue de la fusion. Par d\233rogation \224 l'article 20, \167 1er l'organisation accr\233dit\233e en tant qu'organisation de la soci\233t\233 civile qui est issue d'une fusion peut disposer de plus d'un programme si ceux-ci sont d\233j\224 en cours de mise en oeuvre au moment de la fusion, et ce jusqu'\224 la cl\244ture du cycle de programmation concern\233 par ces programmes."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 2, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 7, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 10.§ 1er. Quand il ressort de l'exécution des activités de l'organisation que l'organisation ne satisfait plus aux obligations qui lui incombent dans le cadre de la subvention de ses activités, l'organisation peut être soumise à un réexamen de la performance du système de maîtrise de l'organisation.
§ 2. L'intention du ministre de retirer l'accréditation pour une des raisons prévues à l'article 26, § 7, alinéa 2 de la loi est communiquée à l'organisation par lettre recommandée.
§ 3. L'organisation dispose d'un délai de deux mois à dater de la réception de la lettre recommandée mentionnée au deuxième paragraphe pour faire connaître ses observations sur ce retrait.
§ 4. La décision du retrait de l'accréditation est prise par le ministre sur base d'un avis de l'administration et est communiquée à l'organisation par lettre recommandée.
Section 4.- Suivi de l'accréditation
Art. 11.[1 Un dialogue institutionnel est organisé entre l'organisation accréditée et l'administration, afin de faire au minimum le suivi de l'évolution de l'organisation et de son programme en cours de mise-en-oeuvre.
Le dialogue institutionnel est organisé au moins 3 fois par cycle de programmation, ainsi qu'à la demande de l'organisation accréditée ou de l'administration, avec un maximum de 5 fois par cycle de programmation.]1
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(1AR 2021-10-07/15, art. 3, 003; En vigueur : 03-12-2021)
Chapitre 3.- Cadres stratégiques communs (CSC)
Art. 12.§ 1er. [1 Un cadre stratégique commun a une durée de validité de cinq ans à compter du 1er janvier suivant sa date d'approbation. L'entrée en vigueur des cadres stratégiques communs est le point de départ du cycle de programmation.]1
§ 2. Un CSC peut être ajusté en cours de validité sans que sa durée de validité ne soit prolongée.
["1 \167 3. Sur base motiv\233e, il peut \234tre d\233rog\233 \224 la dur\233e de validit\233 mentionn\233e dans le premier paragraphe, y compris \224 la date \224 laquelle le d\233lai prend cours, dans la d\233cision prise par le ministre telle que pr\233vue \224 l'article 14, \167 4, alin\233a 1er."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 4, 003; En vigueur : 03-12-2021)
Art. 13.[1 Chaque CSC contient les éléments suivants :
1°une analyse de contexte détaillée, focalisée sur le rôle des partenaires des organisations accréditées, l'identification des risques majeurs et avec une attention aux thèmes transversaux visés à l'article 11, § 2 de la loi ;
2°la présentation des cibles stratégiques visées par les organisations accréditées dans le pays ou dans le thème du CSC et la justification de leur pertinence au développement ;
3°par cible stratégique retenue, l'identification et la présentation des différentes approches des organisations concernées ;
4°par cible stratégique retenue, l'identification des organisations accréditées qui contribuent, si pertinent, ensemble, en synergie et en complémentarité, ainsi qu'avec leurs partenaires, à sa réalisation ;
Dans les pays partenaires, les organisations accréditées participantes explorent les synergies et les complémentarités avec la coopération gouvernementale.
Dans les pays couverts par des CSC où les organisations accréditées interviennent dans le cadre d'un financement de l'aide humanitaire belge, les organisations accréditées participantes explorent les synergies et les complémentarités avec ces interventions, en vue d'une approche nexus entre l'aide humanitaire et la coopération au développement.
5°la formulation des questions d'apprentissage qui donnent forme au processus d'apprentissage sur toute la durée du CSC ;
6°une description de la manière dont le CSC a été élaboré, et en particulier les éléments permettant de constater la participation des organisations accréditées et de leurs partenaires.
Le Ministre approuve les modalités d'élaboration des CSC sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3.]1
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(1AR 2024-03-10/01, art. 8, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 14.§ 1er. Le CSC est soumis à l'appréciation du ministre par l'organisation référente [2 avant le 15 décembre de la deuxième année qui précède son entrée en vigueur]2.
§ 2. L'administration organise un dialogue avec l'organisation référente et les organisations accréditées concernées par le CSC qui le souhaitent ou leurs représentants [2 endéans les huit semaines]2 qui suivent son dépôt.
Ce dialogue porte sur les éléments suivants :
1°la pertinence et l'impact prévu des cibles stratégiques par rapport à l'analyse prévue à l'article 13, 1° et leur cohérence par rapport aux objectifs de la coopération belge au développement visés au chapitre 2 de la loi et aux principes visés chapitre 3 de la loi;
2°la cohérence des approches visées à l'article 13, 3° et les modalités de résolution des éventuelles contradictions d'approche;
3°la pertinence et l'intensité des synergies et complémentarité entre organisations accréditées;
4°la qualité du processus de participation des partenaires [2 ...]2 et de tout autre acteur pertinent à l'élaboration du CSC;
5°[2 l'opportunité des questions d'apprentissage.]2
§ 3. Le ministre décide de l'approbation du CSC sur base de l'avis de l'administration qui porte sur :
1°La conformité du CSC aux articles 12 et 13;
2°les éléments qui ont fait l'objet du dialogue stratégique visé au § 2.
§ 4. Le ministre communique sa décision à l'organisation référente et aux fédérations au plus tard trois mois après le dépôt du CSC.
Les fédérations informent de cette décision les OSC et AI participants au CSC.
["1 Lorsqu'un ou plusieurs \233l\233ments de ce CSC sont consid\233r\233s comme faibles lors de son appr\233ciation, l'approbation du CSC est assortie d'un parcours d'am\233lioration qui est suivi lors des dialogues strat\233giques pr\233vus \224 l'article 15, \167 3, alin\233a 1er."°
§ 5. L'éventuel ajustement du CSC en cours de validité et sa motivation sont soumis par l'organisation référente à l'approbation du directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale.
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(1AR 2021-10-07/15, art. 5, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 9, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 15.§ 1er. Les fédérations fixent conjointement la liste des organisations référentes et les modalités de gouvernance du CSC; en particulier la façon dont la concertation interne est organisée, les modalités de prise de décision et de résolution des désaccords, les règles de circulation de l'information et les modalités d'implication des partenaires [2 ...]2.
§ 2. L'organisation référente anime le processus permanent d'apprentissage et de concertation entre les organisations accréditées concernées par un CSC.
§ 3. [2 L'administration organise un dialogue stratégique avec les organisations concernées par un CSC, dont la finalité est d'observer l'évolution des cibles stratégiques et de relever la plus-value des organisations accréditées dans le cadre de ce CSC. Le dialogue stratégique porte au minimum sur le suivi de l'évolution du CSC et des apprentissages collectifs tirés de son opérationnalisation au sein des programmes en cours, sur l'approche nexus entre l'aide humanitaire et la coopération au développement, le cas échéant, ainsi que sur le parcours d'amélioration tel que prévu à l'article 14, § 4, alinéa 3, le cas échéant.
Le dialogue stratégique est organisé au moins 3 années sur 5, ainsi qu'à la demande de l'organisation référente ou de l'administration, avec un maximum de 5 fois pour la durée de validité du CSC.
L'organisation accréditée qui intervient dans un pays couvert par un CSC dans le cadre d'un financement de l'aide humanitaire belge est invitée au dialogue stratégique.
Pour alimenter ce dialogue, l'administration et l'organisation référente échangent les points d'attention spécifiques qu'elles souhaitent aborder.
L'organisation référente transmet un document synthétisant toutes les informations utiles à cette fin.
L'organisation dont une partie du programme est couverte par un CSC doit participer au dialogue stratégique lié à ce CSC. Sauf cas de force majeure, cette partie du programme de l'organisation qui ne participe pas à deux dialogues stratégiques consécutifs ne s'inscrit plus dans le CSC et son budget ne contribue plus à la concentration visée à l'article 27, § 2, alinéa 3, 8° de la loi.]2
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(1AR 2021-10-07/15, art. 6, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 10, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 16.[1 Les organisations accréditées en tant que fédération prévoient dans la demande de subvention visée à l'article 26 la couverture des coûts des CSC qui sont exposés par les organisations référentes, conformément à l'article 24, 4°.
Le budget quinquennal des coûts de personnel et de fonctionnement, dédiés à l'animation et à la coordination des CSC par les organisations référentes, est plafonné à maximum 1 équivalent temps plein pour les 5 ans par CSC approuvé, conformément au mode de calcul prévu aux articles 28, § 3 et 39.
Les fédérations présentent la répartition de ces ressources entre organisations référentes dans la demande de subvention.]1
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(1AR 2021-10-07/15, art. 7, 003; En vigueur : 03-12-2021)
Art. 17.La part minimale, visée à l'article 27, § 1er, alinéa 4 de la loi, des allocations de base du budget général des dépenses destinées au financement des programmes qui contribue aux choix stratégiques des cadres stratégiques communs approuvés est fixée à 90%.
Chapitre 4.- Modalités et procédures de subvention
Section 1ère.- Programme
Art. 18.§ 1er. [1 Un programme individuel présente, au moment de la demande, un budget annuel moyen d'au moins 2.000.000 euros.
Un programme individuel qui ne concerne que l'éducation au développement présente, au moment de la demande, un budget annuel moyen d'au moins 750.000 euros.
Un programme commun présente, au moment de la demande, un budget annuel moyen d'au moins 100.000 euros.]1
§ 2. Un programme concentre son budget des coûts opérationnels à hauteur d'au moins 75 % dans la réalisation d'un ou plusieurs CSC.
§ 3. Un programme ne dépasse ni une durée de 5 ans, ni le terme de la validité du ou des CSC dans lesquels il se concentre.
§ 4. [2 Un programme est pertinent, cohérent, efficace, durable et génère un impact, tels que définis par le Comité d'Aide au Développement de l'Organisation de Coopération et de Développement Economiques. Il inclut des synergies de qualité, et tire les leçons des interventions antérieures et, le cas échéant, des apprentissages collectifs.]2
§ 5. Le programme respecte une approche orientée vers les résultats, attestée par :
1°une théorie de changement;
2°une description des outcomes au niveau des bénéficiaires directs, intermédiaires ou finaux;
3°les indicateurs qualitatifs et quantitatifs avec leurs valeurs de base et leurs valeurs cibles à trois ans et à cinq ans pour ces outcomes;
4°des indicateurs spécifiques, mesurables, réalisables et pertinents;
5°une analyse des risques;
["2 6\176 un plan d'\233valuation conforme \224 l'article 44."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 8, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 11, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 19.Les activités de formation, d'octroi de bourses et de recherche scientifique destinées à appuyer la politique de coopération au développement prévues par l'article 27, § 3 de la loi, font partie intégrante des programmes des acteurs institutionnels accrédités.
Les acteurs institutionnels concernés harmonisent leurs politiques de bourses dans une stratégie commune qui précise, par type de bourse, au moins les éléments suivants :
1°la durée de la bourse;
2°le montant de la bourse et son mode de calcul;
3°les coûts additionnels éligibles au remboursement.
Art. 20.§ 1er. [1 L'organisation accréditée introduit une seule demande de subvention de programme par cycle de programmation, soit auprès de l'administration, soit auprès de la fédération dont elle souhaite intégrer la demande groupée.]1
Cette demande de subvention est appuyée par un dossier complet comprenant la présentation du programme et du budget y relatif, démontrant qu'il répond aux conditions fixées à l'article 27, § 2, alinéa 3 de la loi et à l'article 18.
En vertu du principe de `Only once', l'information déjà transmise par ailleurs à l'administration dans les 18 mois précédent la demande ne doit plus être transmise. Dans ce cas, il est fait référence explicite dans la demande à l'endroit précis où l'information se trouve (titre du document, date de transmission, page).
La partie du programme qui contribue à un CSC approuvé hérite des caractéristiques et qualités de ce CSC et ne doit pas faire l'objet d'une justification détaillée des éléments visés à l'article 18, § 4.
La partie d'un programme qui est réalisée en synergie avec d'autres programmes est identique à tous ces programmes, à l'exception du budget y relatif qui est spécifique à chaque programme.
§ 2. [1 La demande inclut un budget précis tel que visé à l'article 27, § 2, alinéa 3, 6° de la loi, qui satisfait aux exigences suivantes :
1°les coûts opérationnels sont détaillés par outcome en précisant les lignes budgétaires et les postes budgétaires ;
2°chaque ligne budgétaire des coûts opérationnels mentionne les rubriques budgétaires générales;
3°les coûts de gestion sont globalisés au niveau du programme et mentionnent les rubriques budgétaires générales et les postes budgétaires;
4°les coûts d'administration sont globalisés au niveau du programme et détaillent les rubriques budgétaires générales;
5°le budget des coûts de structure est fixé forfaitairement à 7% des coûts directs.
Lorsqu'un programme est un programme commun, son budget permet d'identifier clairement la part qui relève de chaque demandeur.]1
§ 3. La demande motive les coûts directs proposés et les coûts d'administration.
§ 4. [2 La demande comprend également le rôle des partenaires dans le programme et la liste des partenaires connus au moment de la demande, par pays.]2
§ 5. [2 La demande comprend également la liste des organisations accréditées ou non, connues au moment de la demande, avec lesquelles une collaboration a été mise en place dans le cadre du programme.]2
["2 \167 6. Le Ministre approuve les modalit\233s d'\233laboration des programmes sur base d'une proposition formul\233e par le CCCNG conform\233ment \224 l'article 52, \167 3."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 9, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 12, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 21.[1 La fédération qui introduit une demande groupée réalise une analyse objective provisoire du respect par les programmes individuels qui le composent des critères visés à l'article 27, § 2, alinéa 3 de la loi et des dispositions des articles 18 et 20.
Cette analyse comprend :
1°une description des modalités et de la procédure d'analyse;
2°une analyse provisoire pour chaque programme individuel.]1
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(1AR 2021-10-07/15, art. 10, 003; En vigueur : 03-12-2021)
Art. 22.[1 § 1er. La demande de subvention d'un programme est introduite par envoi recommandé ou par voie électronique auprès de l'administration au plus tard le 15 juin de l'année qui précède l'année du début du cycle de programmation.
La demande groupée de subvention est introduite par envoi recommandé ou par voie électronique auprès de l'administration au plus tard le 15 septembre de l'année qui précède l'année du début du cycle de programmation.
§ 2. L'administration communique son avis provisoire sur le programme, assorti d'un budget sous réserve, au plus tard le 1er novembre de l'année qui précède l'année du début du programme à l'organisation ou aux organisations demandeuses.
Ces dernières remettent à l'administration leurs remarques avant le 21 novembre de la même année au plus tard.
L'avis définitif intègre ces remarques ou les reprend comme points de désaccord. L'administration communique son avis définitif sur le programme, assorti d'un budget sous réserve, au plus tard le 15 décembre de l'année qui précède le début du programme à l'organisation ou aux organisations demandeuses.
§ 3. Le ministre prend sa décision au plus tard le 15 février de l'année du début du programme sur base de l'avis de l'administration qui lui est transmis pour le 15 janvier suivant la réception de la demande de subvention. Cet avis est fondé sur la qualité de la proposition de programme, selon les critères stipulés à l'article 18, § 4, ainsi que sur base de sa contribution aux objectifs de la Coopération belge au Développement. Cet avis reprend également tout élément d'information pertinent susceptible d'influencer la réalisation du programme ou la bonne utilisation de la subvention.]1
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(1AR 2024-03-10/01, art. 13, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 23.§ 1er. Lorsque un programme approuvé associe plusieurs organisations accréditées conformément à l'article 27, § 2, alinéa 1erde la loi, l'arrêté de subvention prévoit une subvention pour chaque organisation associée, sur base de la répartition budgétaire présentée dans le programme. Chaque organisation est responsable de la justification financière de sa subvention.
§ 2. Lorsque le programme approuvé implique des organisations non accréditées, seules les organisations accréditées associées peuvent bénéficier d'une subvention. Seule l'organisation accréditée qui a reçu [1 la subvention]1 est responsable de sa justification.
§ 3. Chaque programme approuvé d'une demande groupée fait l'objet d'un arrêté de subvention.
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(1AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Section 2.- Tâches des coupoles et fédérations
Art. 24.Les tâches des fédérations visées à l'article 27, § 4, alinéa 1er de la loi qui peuvent faire l'objet d'une subvention sont :
1°renforcer les capacités des organisations accréditées sur le plan stratégique, méthodologique et opérationnel pour mieux rencontrer les enjeux de la coopération au développement ;
2°promouvoir la création, la gestion et la circulation des connaissances à travers l'échange d'expériences, la capitalisation et l'évaluation et à travers l'animation de groupes de travail thématiques;
3°promouvoir la coordination, la communication et la création de complémentarités et de synergies entre les organisations accréditées et les autres acteurs du développement ;
4°assurer la coordination générale des CSC et le financement de leur formulation, de leur animation et de leur suivi par les organisations référentes;
5°assurer l'interface et la circulation de l'information entre l'administration et les organisations accréditées et représenter ces dernières dans les organes de concertation;
6°assurer la coordination et l'analyse [1 provisoire]1 de la demande groupée.
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(1AR 2021-10-07/15, art. 12, 003; En vigueur : 03-12-2021)
Art. 25.Les tâches des coupoles visées à l'article 27, § 4, alinéa 1er de la loi qui peuvent faire l'objet d'une subvention sont :
1°renforcer les capacités des organisations accréditées sur le plan stratégique, méthodologique et opérationnel pour mieux rencontrer les enjeux de la coopération au développement ;
2°promouvoir la création, la gestion et la circulation des connaissances à travers l'échange d'expériences, la capitalisation et l'évaluation et à travers l'animation de groupes de travail thématiques;
3°promouvoir la coordination, la communication et la création de complémentarités et de synergies entre les organisations accréditées et les autres acteurs du développement ;
4°[1 mettre en place, coordonner et animer les plates-formes ayant un rôle de veille et de pôle d'expertise sur des thèmes appropriés et qui sont prévues par l'article 2, § 2, 3° de l'arrêté royal du 2 avril 2014 portant création d'un Conseil consultatif sur la cohérence des politiques en faveur du développement et par l'article 2, § 2, 2° de l'arrêté royal du 2 avril 2014 portant création du Conseil consultatif Genre et Développement.]1
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(1AR 2021-10-07/15, art. 13, 003; En vigueur : 03-12-2021)
Art. 26.§ 1er. Les fédérations présentent dans un dossier technique et financier commun leur demande de subvention pour les activités qu'elles vont mener les cinq années suivantes afin de remplir les tâches qui leur reviennent, les budgets y relatifs et les conventions de collaboration avec les organisations tierces qui contribuent à ces tâches.
Les coupoles présentent dans un dossier technique et financier commun leur demande de subvention pour les activités qu'elles vont mener les cinq années suivantes afin de remplir les tâches qui leur reviennent, les budgets y relatifs et les conventions de collaboration avec les organisations tierces qui contribuent à ces tâches.
Les coupoles et fédérations peuvent introduire une nouvelle demande de subvention dès la troisième année du dossier technique et financier en cours. Ce nouveau dossier de cinq années adapte les activités restantes du dossier en cours.
§ 2. La demande de subvention d'une coupole ou fédération est introduite par lettre recommandée auprès de l'administration au plus tard le 1eroctobre de l'année qui précède l'année du début des activités.
La demande suit le processus d'avis et d'approbation décrit à l'article 22, §§ 2 et 3.
L'arrêté de subvention du dossier technique et financier prévoit une subvention pour chaque fédération ou coupole associée, sur base de la répartition budgétaire présentée dans le dossier.
Chapitre 5.- Modalités de financement
Section 1ère.- Moyens
Sous-section 1ère.- Montant de la subvention
Art. 27.Le montant de la subvention est établi dans le respect du non-profit et ne peut pas procurer un excédent de recettes par rapport aux coûts de l'intervention.
Art. 28.§ 1er. Pour le programme d'une organisation de la société civile accréditée, la subvention s'élève au maximum à 80 % des coûts directs du programme et est augmentée des coûts de structure ou des coûts d'administration. L'apport propre s'élève au moins à 20 % des coûts directs du programme.
§ 2. Pour le programme d'un acteur institutionnel accrédité, la subvention couvre au maximum les coûts directs du programme, et les coûts de structure ou les coûts d'administration. Le montant d'un éventuel apport propre est déterminé par le demandeur.
§ 3. La subvention des tâches des fédérations et des coupoles est composée de deux parties :
1°un montant forfaitaire couvrant leurs coûts de personnel, de gestion, de structure ou d'administration;
2°les coûts opérationnels additionnels à 1° prévus dans le dossier technique et financier visé à l'article 26, § 1er, à l'exclusion de coûts de personnel.
Le montant visé à l'alinéa 1er, 1° est calculé sur base d'un forfait par équivalent temps plein plafonné en moyenne sur la durée de la subvention à 16 équivalents temps plein par an pour l'ensemble des fédérations et à 4 équivalents temps plein par an pour l'ensemble des coupoles.
Aucun apport propre n'est exigé.
["1 \167 4. Pour une organisation de la soci\233t\233 civile ayant obtenu son accr\233ditation pour la premi\232re fois avant le d\233marrage d'un nouveau cycle de programmation, et si elle n'est pas issue de la fusion ou du regroupement de diff\233rentes organisations pr\233alablement accr\233dit\233es, la subvention est plafonn\233e \224 1 million d'euros par an en moyenne pour ce nouveau cycle de programmation."°
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(1AR 2024-03-10/01, art. 14, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 29.§ 1er. Lorsque la subvention comprend des coûts d'administration, elle ne comprend pas de coûts de structure.
§ 2. La subvention des coûts de structure est fixée forfaitairement à 7% du budget des coûts directs. La subvention des coûts de structure n'est pas adaptée aux coûts directs réalisés, à condition que le budget du programme soit exécuté pour au moins 75%. Dans le cas contraire, les coûts de structure sont adaptés au pro rata de l'exécution effective du budget du programme.
§ 3. Les coûts d'administration sont subventionnés sur base d'un budget. Les coûts d'administration doivent être motivés.
§ 4. [2 La subvention des coûts de gestion est plafonnée au maximum à 10% du total des coûts directs du budget approuvé. Les coûts de gestion ne sont pas forfaitaires et doivent être motivés.
Lorsqu'un programme est introduit par plusieurs demandeurs, ce plafond est augmenté des coûts de coordination du programme. Le montant des coûts de coordination est équivalent au plus grand montant entre 110.000 euros par an ou le montant issu de l'application d'un pourcentage de taux des coûts de coordination (TCC), qui ne peut pas dépasser 4,5%.
TCC = 3* vNO-3
Où NO représente le nombre d'organisations accréditées qui ont introduit la demande de programme.
Lorsqu'un programme est introduit par une nouvelle organisation accréditée qui est issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations accréditées qui étaient séparées lors du précédent cycle de programmation, alors le plafond des coûts de gestion est augmenté des coûts de coordination du programme tels que calculé à l'alinéa 2, pour la durée du cycle de programmation suivant la fusion ou le regroupement.
Un montant d'au moins 1 % des coûts directs mais non compris dans le plafond normal des coûts de gestion est consacré à la mise en oeuvre du plan d'évaluation et aux coûts d'audit de l'intervention.]2
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(1AR 2021-10-07/15, art. 14, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 15, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Sous-section 2.- Apport propre et revenus complémentaires
Art. 30.§ 1er. L'apport propre est constitué à partir de sources qui proviennent exclusivement des pays de l'OCDE ou des organisations multilatérales, à l'exclusion des subventions de l'Etat Belge imputées sur le budget de la coopération au développement.
§ 2. [2 L'organisation assure la transparence sur l'origine de son apport propre auprès de l'administration. Lorsque l'apport propre trouve son origine dans des sources publiques, l'organisation informe ces bailleurs publics de la finalité de leurs financements en tant que constituant de l'apport propre d'un programme de la coopération non gouvernementale belge.]2
§ 3. L'apport propre peut comprendre au maximum 25 % de valorisation.
La valorisation est l'expression en argent de la valeur de moyens mis à disposition du programme.
["1 ..."°
§ 4. [1 Les moyens à valoriser sont engagés comme un coût direct.
Les moyens que l'organisation introduit pour valorisation doivent avoir été décrits dans la demande de subvention. Leur mode de calcul doit reposer sur une justification objective basée sur les coûts supportés en cas de fourniture commerciale de biens ou services équivalents, diminués des amortissements éventuels.
L'organisation peut introduire une demande d'adaptation de la description des moyens à valoriser et de leur mode de calcul à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. Le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale statue sur la demande dans un délai de 60 jours à partir de la réception de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'adaptation est réputée avoir été acceptée.
Si une valorisation est demandée pour des prestations de volontariat, l'organisation et la personne volontaire doivent se conformer à toutes les dispositions de la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires et ses arrêtés d'exécution.]1
§ 5. La pièce justificative de la valorisation ainsi que la motivation de son calcul sont à fournir lors du décompte du programme.
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(1AR 2021-10-07/15, art. 15, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 16, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 31.[1 § 1er. Les revenus complémentaires peuvent être distingués entre 4 catégories :
1°catégorie 1 : les revenus complémentaires constitués par les intérêts créditeurs positifs générés par les [2 subventions]2 et les revenus complémentaires qui réduisent une charge imputée au programme, tels que les récupérations de taxe ou d'assurance;
2°catégorie 2 : les revenus complémentaires générés par la vente d'actifs dont l'acquisition a été mise à charge du programme, tels que du mobilier ou un véhicule;
3°catégorie 3 : les revenus complémentaires générés par la vente de biens ou de services mis à charge du programme;
4°catégorie 4 : les revenus complémentaires générés par le partage de coûts, tels que les produits de sous-location d'un bâtiment dont la location est mise à charge du programme, sans préjudice du fait que la sous-location de toute nature à soi-même n'est, conformément à l'annexe 4, 12., pas éligible en tant que coût subventionné.
§ 2. Les revenus complémentaires du programme font l'objet de l'un ou l'autre traitement suivant :
1°soit ils sont directement déduits des coûts directs subventionnés, au prorata de la subvention;
2°soit ils sont enregistrés dans la comptabilité de l'organisation subventionnée, au prorata de la subvention, de manière traçable et ce pendant une période allant du début du programme à 5 années après la fin du programme.
§ 3. Les revenus complémentaires peuvent constituer jusqu'à 50 % de l'apport propre du programme s'ils sont prévus explicitement dans le plan de financement du programme.
L'organisation peut introduire une demande d'adaptation des revenus complémentaires prévus dans le plan de financement à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. Le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale statue sur la demande dans un délai de 60 jours à partir de la réception de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'adaptation est réputée avoir été acceptée.]1
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(1AR 2021-10-07/15, art. 16, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Section 2.- Paiement de la subvention
Art. 32.§ 1er. La subvention est payée selon les tranches annuelles prévues dans l'arrêté de subvention.
§ 2. Les tranches sont libérées aux conditions cumulatives suivantes :
1°une déclaration de créance est présentée à l'administration dès le 15 janvier de l'année concernée ou dès la réception de l'arrêté de financement;
2°l'organisation a introduit son rapport financier conformément à l'article 47 ou 48 l'année précédant la présentation de la déclaration de créance (les première et deuxième tranches ne sont pas concernées par cette condition);
3°[1 ce rapport financier présente un solde non dépensé du programme inférieur à 25 % de la dernière tranche justifiée du programme, incluant [2 la subvention]2 et, le cas échéant, l'apport-propre.]1
Pour la justification de la première tranche, le pourcentage ci-dessus est fixé à 50 %.
§ 3. Lorsque la condition 3° de l'alinéa 1er du paragraphe 2 n'est pas remplie, l'organisation subventionnée peut obtenir le paiement de la tranche à l'une des conditions suivantes :
1°[1 présenter un état de dépenses qui démontre que le solde non dépensé du programme est inférieur à 25 % de la dernière tranche versée au programme, incluant [2 la subvention]2 et, le cas échéant, l'apport-propre ;]1
2°présenter une déclaration de créance réduite de la partie du solde du programme qui dépasse le minimum à justifier prévu à la condition 3° de l'alinéa 1er du paragraphe 2. Cette réduction de créance est irrévocable et constitue une diminution volontaire du budget du programme et du montant de la subvention.
Les simples transferts de montants aux partenaires [3 ...]3 ne sont pas considérés comme dépenses pour l'état de dépenses visé au 1° de l'alinéa 1er.
["1 En derni\232re ann\233e du programme, l'organisation peut obtenir le paiement de la tranche en combinant un \233tat de d\233penses qui d\233montre le solde non d\233pens\233 du programme \224 date de son introduction, accompagn\233 d'une d\233claration de cr\233ance r\233duite de la partie du solde du programme qui d\233passe le minimum \224 justifier pr\233vu du paragraphe 2, alin\233a 1er, 3\176. Cette r\233duction de cr\233ance est irr\233vocable et constitue une diminution volontaire du budget du programme et du montant de la subvention."°
§ 4. [1 En dernière année du programme, si une déclaration de créance conforme aux §§ 2 ou 3 n'est pas présentée avant le 1er juillet, une réduction de créance conformément au § 3, alinéa 3 est obligatoire.
Cette déclaration de créance réduite peut être introduite jusqu'à 90 jours avant la fin du programme. En l'absence de déclaration de créance introduite dans ce délai, l'organisation est réputée avoir renoncé de manière irrévocable à la dernière tranche.]1
§ 5. Le délai de paiement normal d'une déclaration de créance conforme aux §§ 2 ou 3 est de deux mois. Lorsque ce délai n'est pas respecté pour la tranche de l'année de référence, la limite de solde non dépensé prévue aux paragraphe 2, alinéa 1er, 3°, paragraphe 2, alinéa 2, et paragraphe 3, alinéa 1er, 1° est augmentée de 8 % par mois entamé de délai supplémentaire.
§ 6. [1 Lorsqu'un programme est un programme commun, le respect des conditions de libération des tranches de chaque organisation est évalué au niveau de chaque organisation.]1
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(1AR 2021-10-07/15, art. 17, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
(3AR 2024-03-10/01, art. 17, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Section 3.- Dépenses
Sous-section 1ère.- Dispositions générales
Art. 33.§ 1er. Les moyens sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité.
Le principe d'économie prescrit que les moyens mis en oeuvres sont rendus disponibles dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.
Le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en oeuvre et les résultats de développement obtenus.
Le principe d'efficacité vise l'atteinte des outcomes fixés et l'obtention des résultats de développement escomptés.
Art. 34.[1 § 1er. Les moyens sont dépensés conformément au budget et au programme approuvés.
§ 2. Des demandes d'ajustements budgétaires peuvent être introduites à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme.
§ 3. L'approbation des ajustements par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale n'est exigée que lorsque les modifications proposées dépassent les limites suivantes :
1°variation admise pour le total d'un poste budgétaire ou d'une ligne budgétaire, à l'intérieur d'un outcome : libre ;
2°variation admise pour le total d'une rubrique budgétaire générale, à l'intérieur d'un outcome ou des coûts de gestion : la plus grande variation entre -30 % à +30 % et -10.000 à +10.000 ;
3°variation admise pour le total d'un outcome à l'intérieur d'un CSC : la plus grande variation entre -20 % à +20 % et -10.000 à +10.000 ;
4°variation admise pour le total d'un CSC : la plus grande variation entre -10 % à +10 % et -10.000 à +10.000 ;
5°variation admise pour un outcome non couvert par un CSC : -100 % à + 0 %.
Ces limites sont calculées sur base du budget pluriannuel initial du programme. Leur respect est vérifié par comparaison du budget pluriannuel initial avec le total des modifications.
§ 4. Toute modification budgétaire qui dépasse les limites visées au paragraphe 3, ou qui en provoque le dépassement, ou qui n'est pas prévue au paragraphe 3 doit être approuvée par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale, conformément à l'arrêté ministériel du 30 avril 2019 portant délégations de pouvoirs en matières financières au sein du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, qui statue dans un délai de 60 jours de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté.]1
["2 \167 5. Dans le cadre du contr\244le financier pr\233vu \224 l'article 49, lorsqu'il est constat\233 que l'organisation subventionn\233e a fait une erreur dans l'imputation d'une d\233pense entre rubriques budg\233taires g\233n\233rales, le montant de celle-ci peut tout de m\234me \234tre mis \224 charge de la subvention, en tout ou en partie, conform\233ment aux article 35 et 37, aux conditions cumulatives suivantes : 1\176 Il est d\233montr\233 comment l'erreur s'est produite ; 2\176 il est d\233montr\233 que la correction de cette erreur d'imputation n'entrainerait pas un d\233passement des limites fix\233es au paragraphe 3. Dans le cas contraire, le montant de la d\233pense peut \234tre mis \224 charge de la subvention jusqu'\224 concurrence des limites fix\233es au paragraphe 3. Le montant au-del\224 de ces limites ne pourra pas \234tre imput\233 sur la subvention ; 3\176 il est d\233montr\233 que des mesures de correction du syst\232me de contr\244le interne de l'organisation subventionn\233e ont \233t\233 prises pour pr\233venir la r\233p\233tition de cette erreur d'imputation."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 18, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 18, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 34/1.[1 § 1er. L'intervention est mise en oeuvre conformément au programme approuvé.
§ 2. Des demandes d'ajustements à la stratégie de l'intervention peuvent être introduites à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme.
§ 3. L'approbation des ajustements à la stratégie de l'intervention par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale n'est exigée que lorsque les modifications proposées portent sur les éléments suivants :
1°modification apportée à la formulation de l'outcome ou à la formulation d'un indicateur de l'outcome, ou à la formulation de ses valeurs cibles à trois ans et cinq ans ;
2°modification apportée à la zone d'intervention ;
3°modification apportée à la liste des partenaires, lorsque cette modification à des effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement ;
4°modification apportée à la liste des organisations avec lesquelles des collaborations ont été mises en place, qui sont associées à la réalisation du programme et qui se voient mettre à disposition une partie du budget sur base d'une convention de collaboration, lorsque cette modification à des effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement ;
5°modification significative apportée à la théorie du changement ;
6°ouverture d'un bureau local de l'organisation dans un pays où cela n'était pas prévu initialement, ou la relocalisation d'un bureau local dans un pays où il n'y en avait pas ou sans lien évident avec l'intervention.
§ 4. Toute modification qui porte sur un ou plusieurs des éléments visés au paragraphe 3 doit être approuvée par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale, qui statue dans un délai de 60 jours de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté.
§ 5. Les modifications apportées à la stratégie de l'intervention qui sont de toute autre nature ne nécessitent pas l'approbation préalable de l'administration.
Les modifications apportées à la liste des partenaires ou des organisations avec lesquelles des collaborations ont été mises en place et qui se voient mettre à disposition une partie du budget sur base d'une convention de collaboration, qui n'ont pas d'effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement, ne nécessitent pas l'approbation préalable de l'administration. Le cas échéant, ces modifications doivent seulement être notifiées à l'administration, et les conventions qui les concernent doivent être communiquées conformément à l'article 36.]1
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(1Inséré par AR 2024-03-10/01, art. 19, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Sous-section 2.- L'utilisation de la subvention
Art. 35.Une dépense peut être mise à charge de la subvention comme coût direct si et seulement si elle répond à l'ensemble des conditions cumulatives suivantes :
1°elle est documentée par une pièce justificative [4 numérisée]4 et elle est identifiable et vérifiable.
["1 Pour les allocations de logement, la pi\232ce justificative comprend le contrat de bail sign\233;"°
2°[1 elle est nécessaire à l'atteinte des outcomes ou à la gestion du programme, et est engagée conformément au budget et au programme approuvés, pendant la période d'exécution de celui-ci.]1[4 La dépense est mise à charge de la subvention pour une année donnée du programme sur base d'une pièce justificative datée de cette même année ou sur base de l'année de la période de consommation, d'exécution ou d'utilisation du service concerné]4;
3°elle satisfait aux dispositions de la réglementation fiscale, sociale et de marchés publics applicable et respecte les dispositions internes de l'organisation subventionnée.
4°elle ne fait pas l'objet d'une autre financement;
5°elle est engagée conformément à une convention de partenariat, un memorandum of understanding ou une convention de collaboration lorsqu'elle n'est pas effectuée par l'organisation à qui la subvention a été octroyée;
6°[1 elle n'est pas un [2 coût non-subventionnable]2 repris dans la liste de l'annexe 4 relative aux [3 coûts non-subventionnables]3, sauf si les trois conditions suivantes sont remplies :
a)la dépense ou la nature de coûts est nécessaire à l'atteinte des outcomes ou à la gestion du programme ;
b)il est démontré que toute intention de fraude est exclue ;
c)la dépense ou la nature de coûts a fait l'objet d'un accord explicite dans l'arrêté de subvention ou a fait l'objet d'une décision préalable favorable du Directeur général de la Direction Générale de la Coopération au Développement, pour laquelle un avis favorable de l'Inspection des Finances a été obtenu.]1
["1 En d\233rogation de l'alin\233a 1er, 2\176, les co\251ts d'audit final et d'\233valuation [4 ..."° finale du programme peuvent être réalisés au-delà de la période d'exécution du programme, sous réserve de respecter les deux conditions cumulatives suivantes :
1°la dépense est couverte par un contrat préexistant à la période d'exécution ou conclu pendant la période d'exécution du programme ;
2°la prestation liée à la dépense est finalisée et facturée avant la date limite d'introduction du rapport de justification financière prévu à l'article 47, § 1er.
Les dépenses connexes au retour en Belgique (déménagement, tickets d'avion) suite à l'expatriation pour des contrats de plus de 12 mois peuvent également être réalisés au-delà de la période d'exécution du programme sous réserve de respecter les deux conditions cumulatives visées à l'alinéa 2.
Une dépense peut être répartie et mise à charge entre plusieurs organisations aux conditions cumulatives suivantes :
1°les organisations concernées sont associées par le biais d'une convention de partenariat ou de collaboration ;
2°dans les comptabilités des organisations associées, les intitulés de la dépense concernée par la répartition sont retranscrits de manière explicite et cohérente ;
3°la pièce justificative est conservée au siège de l'organisation qui l'a endossée, accompagnée de la preuve de contribution des organisations associées, et les organisations associées conservent les pièces justificatives attestant de la contribution en faveur de l'organisation qui a effectué la dépense.]1
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(1AR 2021-10-07/15, art. 19, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
(3AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
(4AR 2024-03-10/01, art. 20, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 35/1.[1 § 1. Lorsque le rapport financier introduit par une organisation conformément à l'article 47 ou 48 présente un solde non dépensé de la tranche de la subvention, ce solde peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme, sans préjudice de l'article 32, § 3, 2°.
§ 2. Lorsque le rapport financier introduit par une organisation conformément à l'article 47 ou 48 présente un excédent de dépense par rapport au montant de la tranche de la subvention, l'excédent de dépense pourra être compensé par les tranches suivantes de la subvention, jusqu'à concurrence du montant total octroyé sur base de l'arrêté de subvention.
§ 3. Dans le cadre du contrôle financier prévu à l'article 49, lorsqu'il est constaté qu'une dépense ne répond pas aux conditions cumulatives pour être mise à charge de la subvention comme coût direct conformément à l'article 35, le montant de cette dépense est alors ajouté au solde non dépensé de la subvention pour les années suivantes du programme, qui peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme.]1
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(1Inséré par AR 2024-03-10/01, art. 21, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 36.Les conventions visées à l'article 35, alinéa 1er, 5° sont communiquées à l'administration au plus tard 30 jours après leur prise d'effet.
["1 Les conventions de partenariat ou les memorandums of understanding vis\233s \224 l'article 35, alin\233a 1er, 5\176 doivent contenir les \233l\233ments suivants : 1\176 la description de l'objectif commun ; 2\176 la description des responsabilit\233s et des engagements mutuels des deux parties, y inclus : a) les apports et r\244les de chaque partie par rapport \224 l'outcome et aux r\233sultats ; b) la r\233partition des t\226ches entre chaque partie ; c) les droits et les devoirs de chaque partie ; d) les apports du partenaire pour les activit\233s de l'organisation accr\233dit\233e en Belgique ; e) une r\233flexion et les engagements en mati\232re de st\233r\233otypes et de repr\233sentations des b\233n\233ficiaires et des partenaires, pour les communications \233ventuelles issues du partenariat ; f) la vision commune en mati\232re de renforcement mutuel des capacit\233s ; 3\176 les montants du financement et de la quote-part de la subvention octroy\233e au partenaire, ainsi qu'une mention stipulant que les relations financi\232res commencent \224 date de l'approbation du programme par le Ministre ; 4\176 les modalit\233s selon lesquelles le partenaire pr\233voit la reprise et la durabilit\233 des activit\233s initi\233es en commun, le cas \233ch\233ant ; 5\176 une disposition r\233glant le transfert des droits de propri\233t\233 des biens acquis au partenaire, au plus tard au terme du financement ; 6\176 les objectifs et les modalit\233s pratiques de l'engagement du personnel affect\233 \224 ce partenariat, pour chacune des parties ; 7\176 une disposition pr\233voyant que l'administration belge, ou un tiers mandat\233 \224 cet effet, peut \224 tout moment proc\233der \224 un contr\244le de l'utilisation de la subvention octroy\233e, tant au si\232ge de l'organisation accr\233dit\233e qu'au si\232ge du partenaire, en vertu des articles 35, 5\176 et 50 de l'arr\234t\233 royal du 11 septembre 2016 concernant la coop\233ration non gouvernementale ; 8\176 l'identification des audits locaux \233ventuellement pr\233vus ; 9\176 les dispositions n\233cessaires en mati\232re d'int\233grit\233, conform\233ment au point 5 de la charte d'int\233grit\233, telle que vis\233e \224 l'article 15/1 de la loi relative \224 la Coop\233ration Belge au d\233veloppement et \233rig\233e en r\233f\233rence nationale par l'arr\234t\233 royal du 28 f\233vrier 2023. Le cas \233ch\233ant, lorsqu'un ou plusieurs de ces \233l\233ments ne peuvent pas \234tre contenus dans les conventions de partenariat ou les memorandums of understanding, ou ne sont pas applicables, l'organisation en fournira la motivation dans le cadre de l'examen du domaine de politique des partenariats, tel que pr\233vu \224 l'article 2, 5\176."°
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(1AR 2024-03-10/01, art. 22, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 37.Une dépense peut être mise à charge de la subvention comme coût d'administration si et seulement si elle répond à l'ensemble des conditions cumulatives suivantes :
1°elle est attestée par une pièce [4 ...]4 justificative [4 numérisée]4 et elle est identifiable et vérifiable;
2°elle satisfait aux dispositions de la réglementation fiscale, sociale et de marchés publics applicable et respecte les dispositions internes de l'organisation subventionnée. [4 La dépense est mise à charge de la subvention pour une année donnée du programme sur base d'une pièce justificative datée de cette même année ou sur base de l'année de la période de consommation, d'exécution ou d'utilisation du service concerné]4;
3°elle ne fait pas l'objet d'une autre financement;
4°[1 elle n'est pas un [2 coût non-subventionnable]2 repris dans la liste de l'annexe 4 relative aux [3 coûts non-subventionnables]3, sauf si les trois conditions suivantes sont remplies :
a)la dépense ou la nature de coûts est nécessaire à l'atteinte des outcomes ou à l'administration du programme ;
b)il est démontré que toute intention de fraude est exclue ;
c)la dépense ou la nature de coûts a fait l'objet d'un accord explicite dans l'arrêté de subvention ou a fait l'objet d'une décision préalable favorable du Directeur général de la Direction Générale de la Coopération au Développement et de l'aide humanitaire, pour laquelle un avis favorable de l'Inspection des Finances a été obtenu.]1
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(1AR 2021-10-07/15, art. 22, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
(3AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
(4AR 2024-03-10/01, art. 23, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 37/1.[1 Dans le cadre du contrôle financier prévu à l'article 49, lorsqu'il est constaté qu'une dépense ne répond pas aux conditions cumulatives pour être mise à charge de la subvention comme coût d'administration conformément à l'article 37, le montant de cette dépense est alors ajouté au solde non dépensé de la subvention pour les années suivantes du programme, qui peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme.]1
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(1Inséré par AR 2024-03-10/01, art. 24, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 38.Pour un montant ne dépassant pas 15.000 euros par an et par subvention, l'organisation subventionnée peut utiliser l'option des coûts simplifiés pour la justification des coûts directs, sur base des modalités définies par le Ministre.
Art. 39.Par an, les dépenses à charge de la subvention forfaitaire visée à l'article 28, § 3 alinéa 1er, 1° ne peuvent dépasser en moyenne quatre-vingt mille euros fixés sur base de l'indice santé du mois de décembre 2006 par équivalent temps plein. Ce montant est adapté annuellement sur base de l'indice santé du mois de juillet.
Les dépenses à charge de la subvention visée à l'article 28 § 3, alinéa 1er, 2° excluent toute dépense de personnel.
Sous-section 3.- L'utilisation de l'apport propre et des revenus complémentaires
Art. 40.L'apport propre est utilisé pour les coûts directs, conformément au budget et conformément aux procédures internes de l'organisation subventionnée. Son utilisation ne fait pas l'objet des restrictions de l'annexe 4.
Art. 41.L'utilisation des revenus complémentaires au prorata de la subvention est conditionnée à l'accord préalable de l'administration, sur proposition de l'organisation subventionnée. L'administration, conformément à l'article 16 de l'arrêté royal du 5 mars 2015 portant organisation du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, se prononce dans un délai de 60 jours. Passé ce délai, la proposition d'utilisation est réputée être acceptée.
Chapitre 6.- Suivi, rapportage et justification de l'intervention
Section 1ère.- Dispositions générales
Art. 42.La justification et le contrôle de la subvention répondent aux principes d'intégrité, de transparence et d'apprentissage constitutifs d'une relation basée sur la confiance entre une administration et des organisations accréditées.
Le principe d'intégrité prévoit que l'organisation subventionnée prenne les mesures nécessaires afin d'avoir une assurance raisonnable d'absence d'irrégularités, fraudes et pratiques de corruption active ou passive [1 , ainsi que les abus,]1 et pour y remédier, le cas échéant.
Le principe de transparence prévoit que l'organisation subventionnée communique clairement et régulièrement à l'administration une image fidèle à la réalité, tant au niveau opérationnel qu'au niveau financier et mette spontanément en évidence les éventuelles déviations prévues ou imprévues.
Le principe d'apprentissage prévoit dans la perspective d'amélioration continue que les éventuelles déviations opérationnelles ou financières constatées par l'administration soient discutées avec l'organisation concernée et qu'un plan de remédiation soit adopté avant la prise d'éventuelles mesures de sanction.
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(1AR 2021-10-07/15, art. 23, 003; En vigueur : 03-12-2021)
Art. 43.Chaque organisation accréditée qui bénéficie d'une subvention justifie l'utilisation de la subvention octroyée et fait rapport sur l'atteinte des résultats de développement, ainsi que sur les dépenses effectuées à cet effet.
Art. 44.[1 § 1er. L'organisation subventionnée organise des évaluations, pour suivre ses interventions, en tirer des leçons et rendre des comptes, sur base d'un plan d'évaluation. Il peut s'agir d'évaluations externes, internes ou mixtes.
Le plan d'évaluation décrit la manière dont l'organisation subventionnée tirera des leçons et rendra des comptes. Il décrit également la manière dont les évaluations proposées se basent sur le système de suivi, d'évaluation, de redevabilité et d'apprentissage de l'organisation subventionnée. Il indique les liens et complémentarités entre suivi et évaluation, en motivant notamment le choix des outcomes à évaluer et ceux pour lesquels le suivi permettra d'apporter des informations pertinentes en explicitant les objectifs d'apprentissage et de redevabilité. Le cas échéant, il précise aussi en quoi l'évaluation peut s'inscrire dans des synergies et complémentarités, ou contribuer à un apprentissage collectif au-delà de l'organisation subventionnée, avec notamment d'autres organisations de la Coopération belge au Développement.
Il contient au minimum les éléments suivants :
1°les thèmes, secteurs, pays ou outcomes qui seront l'objet d'une évaluation ;
2°la portée de l'évaluation ;
3°les objectifs et l'approche retenus pour chaque évaluation ;
4°le timing de chaque évaluation ;
5°le budget prévu pour chaque évaluation ;
6°les critères d'évaluation sélectionnés parmi les critères déterminés par le CAD de l'OCDE.
Le Ministre approuve les modalités d'élaboration, d'appréciation et de mise en oeuvre des plans d'évaluation sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3.
§ 2. Des demandes d'ajustements du plan d'évaluation peuvent être introduits jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. L'approbation des ajustements au plan d'évaluation par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale n'est exigée que lorsque les modifications proposées portent sur les éléments énumérés au paragraphe 1er, alinéa 3, 1° à 3°. L'administration statue dans un délai de 60 jours de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté.
§ 3. Le rapport d'évaluation de l'intervention subventionnée par la coopération belge ainsi que sa réponse managériale sont rendus publics par l'organisation subventionnée, à moins que l'évaluateur ou le conseil d'administration de l'organisation ne décide de la confidentialité de tout ou partie du rapport ou de sa réponse managériale. Dans ce cas, il est rendu public par l'organisation subventionnée que tout ou certaines parties du rapport ou de sa réponse managériale sont confidentiels et les raisons qui justifient ce choix. La publication se fait au minimum par le biais du site web de l'organisation subventionnée, dans un délai de trois mois après la réception du rapport final.
L'administration peut demander d'intégrer les leçons tirées des évaluations dans les interventions qui sont en cours.
§ 4. L'organisation subventionnée transmet à l'administration les rapports d'évaluation qui concernent ses interventions, accompagnés de leur réponse managériale, dans un délai de 30 jours après l'approbation de ladite réponse par les instances de l'organisation ou dans un délai de trois mois après la réception de la version finale du rapport d'évaluation. Lorsqu'une évaluation est organisée à l'issue du programme conformément à la dérogation octroyée à l'article 35 alinéa 2, les rapports d'évaluation accompagnés de leur réponse managériale sont transmis à l'administration au plus tard le 30 juin de l'année suivant la date de fin du programme.]1
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(1AR 2024-03-10/01, art. 25, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Section 2.- Justification morale
Art. 45.§ 1er. L'organisation subventionnée rapporte à l'administration sur l'état d'avancement de son intervention pendant toute sa durée de la manière suivante :
1°par la mise à jour et la publication sur une base au moins annuelle et au plus tard le [1 30 juin]1 de chaque année, d'une fiche standardisée par outcome de l'intervention sur base du format défini par l'administration et conforme au standard de l'Initiative Internationale pour la Transparence de l'Aide (IATI) tel que décrit sur le site internet http://iatistandard.org/;
2°par la transmission à l'administration, pour le [1 30 juin]1 de chaque année, des scores de performance de l'intervention sur base du format défini par l'administration;
3°[1 par la transmission à l'administration, pour le 30 juin de chaque année, des leçons apprises, par outcome, tirées de la mise en oeuvre du programme. Le cas échéant, ces leçons apprises seront partagées avec les membres du cadre stratégique commun dans lequel prend place l'outcome concerné.]1
Lorsque le score de performance de l'intervention visé à l'alinéa 1er, 2° ou le rapport d'évaluation visé à l'alinéa 1er, 3° indique un problème dans la mise en oeuvre de l'intervention ou l'atteinte des résultats de développement, l'organisation joint à la transmission de ces derniers un rapport spécifique qui permet à l'administration d'analyser l'origine du problème et d'apprécier les mesures correctrices prises
§ 2. [1 Un rapport moral final est remis à l'administration au plus tard le 30 juin de l'année suivant la date de fin du programme. Il contient les éléments repris au paragraphe 1er et porte sur toute la durée du programme.
Il inclut la confirmation par l'organisation subventionnée que l'ensemble des rapports et des réponses managériales portant sur des évaluations organisées dans le cadre du programme sont publiées par le biais du site web de l'organisation subventionnée, et démontre que ceux-ci sont effectivement accessibles au public conformément à l'article 44, § 3.]1
§ 3. Il peut être dérogé aux délais prévus aux paragraphes 1 ou 2 dans l'arrêté ministériel de subvention.
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(1AR 2024-03-10/01, art. 26, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 46.
<Abrogé par AR 2021-10-07/15, art. 25, 003; En vigueur : 03-12-2021>
Section 3.- Justification financière
Art. 47.§ 1er. Un rapport de justification financière du programme est remis à l'administration au plus tard six mois après la fin de chaque année du programme. Ce rapport financier présente :
1°le suivi de l'exécution budgétaire du programme, pour l'année et consolidé avec les années précédentes;
2°les montants totaux à charge de la subvention des coûts opérationnels classés par outcome, des coûts de gestion, et, le cas échéant, des coûts d'administration, avec la confirmation par le [2 réviseur d'entreprise membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises]2 que ces charges correspondent à des pièces justificatives vérifiables pour le programme. [2 Cela inclut également la vérification et la confirmation que les montants totaux à charge de la subvention ne comprennent pas de coûts non-subventionnables. Ces vérifications s'effectuent sur base d'un échantillonnage de contrôle de pièces justificatives reprenant les dépenses identifiées comme les plus à risque, et, le cas échéant, les dépenses réalisées dans les pays en développement]2;
3°le cas échéant, la confirmation par le [2 réviseur d'entreprise membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises]2 que les coûts de structure repris aux comptes annuels de l'organisation s'élèvent au moins à 7 % des coûts directs du programme;
4°[2 le montant total des revenus complémentaires pour l'exercice et la confirmation de leur traitement conforme à l'article 31]2;
5°le cas échéant, le montant total des dépenses et recettes pour l'apport propre avec la confirmation par le [2 réviseur d'entreprise membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises]2 que ces dépenses et recettes correspondent à des pièces justificatives vérifiables pour le programme [2 ainsi que la confirmation du respect des règles relatives à l'origine et à la constitution de l'apport propre, conformément à l'article 30]2;
6°une copie des comptes annuels et du rapport du [2 réviseur d'entreprise membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises]2 à l'assemblée générale, et ce, dans un délai maximal de 30 jours après leur approbation par l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la fin de l'exercice comptable;
["1 7\176 le ou les listings des d\233penses correspondant aux co\251ts directs \224 charge de la subvention et, le cas \233ch\233ant, le listing des d\233penses correspondant aux co\251ts d'administration."° [2 Le listing des dépenses sera organisé par nature de dépenses, de manière cohérente avec la structuration du budget prévisionnel tel que défini à l'annexe 5;]2
["2 8\176 une copie de la lettre de mission du Commissaire aux comptes d\233sign\233 par l'organisation subventionn\233e parmi les membres de l'Institut des R\233viseurs d'Entreprises, conform\233ment \224 l'article 26, \167 1er, 4\176 de la loi ; 9\176 une copie de la lettre de mission de proc\233dures convenues norme 4400 ISRS, d\233finissant les missions convenues entre l'organisation subventionn\233e et le r\233viseur d'entreprise d\233sign\233 parmi les membres de l'Institut des R\233viseurs d'Entreprises. Elles concernent au minimum, les missions compl\233mentaires li\233es \224 l'article 47, \167 1er, 2\176 \224 5\176, la v\233rification que les d\233penses imput\233es sur la subvention n'int\232grent pas des d\233penses non subventionnables telles que d\233finies \224 l'annexe 4 ainsi que les missions suppl\233mentaires \233ventuelles r\233alis\233es \224 la demande de l'organisation subventionn\233e ; 10\176 une copie du rapport de missions de proc\233dures convenues norme ISRS 4400, suivant la structuration valid\233e par le Conseil de l'Institut des R\233viseurs d'Entreprises ; 11\176 une copie de la lettre d'affirmation que l'organisation subventionn\233e adresse au Commissaire aux comptes dans le cadre de sa mission l\233gale de v\233rification des comptes annuels de l'organisation ; 12\176 le cas \233ch\233ant, une copie de la communication \233crite du Commissaire aux Comptes que ce dernier adresse aux instances dirigeantes de l'organisation subventionn\233e concernant les \233l\233ments importants relev\233s lors de l'audit, non repris dans son rapport d'audit ou concernant les faiblesses du contr\244le interne ; 13\176 le cas \233ch\233ant, la liste des sources constituant l'apport propre pour l'ann\233e justifi\233e, conform\233ment \224 l'article 30, \167 1er, ainsi que tout \233l\233ment d\233montrant que l'organisation a assur\233 la transparence sur la finalit\233 des contributions des \233ventuels bailleurs publics qui en sont \224 l'origine, conform\233ment \224 l'article 30, \167 2."°
§ 2. Il peut être dérogé aux délais du premier paragraphe dans l'arrêté ministériel de subvention.
§ 3. [1 Lorsque le programme est un programme commun, le rapport financier est produit par chaque organisation qui a reçu une subvention.]1
["2 \167 4. Les informations pr\233sent\233es dans le rapport de justification financi\232re ne peuvent pas faire l'objet d'une correction, \224 l'exception de la r\233partition des d\233penses totales annuelles entre la subvention et l'apport propre, \224 la condition d'obtenir l'accord pr\233alable de l'administration."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 26, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 27, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 48.Le rapport de justification financière de la subvention des coupoles et fédérations comprend les éléments suivants :
1°pour la partie forfaitaire visée à l'article 28, § 3, alinéa 1er, 1°, la liste des employés à charge de la subvention en spécifiant leur fonction et leur durée totale de travail sur l'année, exprimé en équivalent temps plein;
2°pour les coûts opérationnels additionnels visés à l'article 28, § 3, alinéa 1er, 2°, les informations prévues à l'article 47, § 1, 1°, 2°, 4° et 6°.
Section 4.- Contrôle
Art. 49.§ 1er. [2 L'administration peut procéder à un contrôle financier, ou mandater un tiers à cet effet.
L'organisation donne par ailleurs accès à toutes les pièces justificatives jugées utiles par l'entité chargée du contrôle financier.]2
§ 2. [2 L'administration peut, à tout moment et de sa propre initiative, commanditer un audit ou une évaluation externe de l'utilisation de la subvention. L'organisation subventionnée facilite l'accès à toutes les ressources utiles à cet effet, soit dans le pays où se déroulent les activités subventionnées, soit au siège de l'organisation.]2
§ 3. En cas de contrôle financier ou opérationnel, l'administration transmet ses constats à l'organisation contrôlée dans un délai de 30 jours après la clôture du contrôle. Cette dernière dispose d'un délai de 30 jours pour y réagir. L'administration, conformément à l'article 16 de l'arrêté royal du 5 mars 2015 portant organisation du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, prend une décision [2 ...]2 et la communique à l'organisation [2 ...]2.
§ 4. L'administration transmet annuellement pour le 15 novembre au plus tard une synthèse des constats des contrôles au ministre. Cette synthèse est discutée au CCCNG visé à l'article 52.
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(1AR 2021-10-07/15, art. 27, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 28, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 50.[1 Les pièces justificatives des dépenses à charge de la subvention sont conservées et tenues à disposition de l'administration pendant sept ans conformément à l'article III.86 du Code de droit économique du 28 février 2013.
Le Ministre détermine la nature et la forme des pièces justificatives mentionnées à l'article 47 à conserver sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3.]1
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(1AR 2024-03-10/01, art. 29, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Section 5.- Autres obligations
Art. 51.L'organisation qui bénéficie de subventions dans le cadre du présent arrêté mentionne l'Etat belge comme bailleur de fonds ou co-bailleur dans les communications publiques, dans les relations avec les autorités des pays en développement et dans les relations avec d'autres bailleurs de fonds.
Chapitre 7.- Organes de concertation
Art. 52.§ 1er. Il est installé un Comité de Concertation de la Coopération Non-Gouvernementale (CCCNG). Le CCCNG traite de la stratégie et de la mise en oeuvre de la coopération non-gouvernementale au sein de la Coopération belge au Développement.
§ 2. Le CCCNG se réunit au moins quatre fois par an et est présidé par le Directeur de la Direction générale de la Coopération au développement et de l'Aide humanitaire.
Font partie du CCCNG :
1°six membres du personnel de la Direction générale de la Coopération au Développement et de l'Aide humanitaire ou de la cellule stratégique du ministre;
2°six membres issus des fédérations dont au moins un de chaque fédération.
§ 3. Le CCCNG formule des propositions au ministre en ce qui concerne la stratégie de la coopération non gouvernementale, et l'application et l'interprétation de la réglementation de la coopération non gouvernementale.
Il formule des avis au ministre, entre autres :
1°en matière de concentration thématique et géographique de la coopération non-gouvernementale;
2°en matière de concertation, de synergies et collaborations au sein de la coopération non gouvernementale et avec la coopération gouvernementale;
3°en matière d'efficacité et des leçons tirées des dialogues stratégiques, des évaluations, ou des rapports moraux de la coopération non-gouvernementale;
4°en matière de performance des système de maîtrise de l'organisation des organisations accréditées et des leçons tirées du contrôle des rapports financiers ou des dialogues institutionnels;
5°en matière de simplification administrative et d'application de la réglementation.
Le président fixe l'ordre du jour des réunions du CCCNG sur proposition des membres du CCCNG.
Le ministre confirme les conclusions du CCCNG par le biais de circulaires ministérielles ou communique au CCCNG son désaccord dans un délai de trois mois.
["1 \167 4."° Le CCCNG établit son règlement d'ordre intérieur et le transmet au ministre. Le CCCNG peut installer des sous-comités chargés, notamment, de préparer ou discuter les points spécifiques aux acteurs institutionnels ou aux organisations de la société civile.
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(1AR 2024-03-10/01, art. 30, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Chapitre 8.- Dispositions finales
Art. 53.[1 § 1er. Par dérogation à l'article 18, § 3, la durée du programme d'un acteur institutionnel dont le programme est calqué sur le calendrier académique et ayant débuté au 1er janvier 2017 peut être prolongé au-delà du terme de la validité du ou des CSC dans lequel il se concentre, et se terminer au plus tard 31 août 2022. Le cas échéant, la dérogation est inscrite dans l'arrêté ministériel de subvention.
§ 2. Par dérogation à l'article 28, § 1er, pour les programmes 2017-2021 et sur base motivée, le Ministre peut permettre que les dépenses mises à charge de l'apport propre d'une organisation de la société civile soient inférieures à 20% des coûts directs du programme, sans que le montant total de la subvention octroyée à cette organisation ne soit modifié.]1
["2 \167 3. Par d\233rogation aux articles 35, 1\176 et 37, 1\176, une organisation subventionn\233e peut produire une pi\232ce justificative qui n'est pas num\233ris\233e, sur base motiv\233e, avec l'accord de l'administration."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 28, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 31, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. 54.§ 1er. L'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non-gouvernementale est abrogé.
§ 2. L'arrêté royal du 2 avril 2014 régissant l'agrément et la subvention des coupoles et modifiant l'arrêté royal du 7 février 2007 régissant la subvention des fédérations des organisations non-gouvernementales est abrogé le 31 décembre 2016.
Art. 55.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge, à l'exception du chapitre 7 qui entre en vigueur le 1er janvier 2017.
Art. 56.Le ministre qui a la coopération au développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Annexe.
Art. N1.[1 Annexe 1re.- Description des domaines et critères utilisés pour l'analyse de la capacité de gestion d'une organisation
1°Gestion financière
La gestion financière vise à garantir la santé financière de l'organisation en s'assurant que sa structure financière est équilibrée, qu'elle pourra faire face à ses différents engagements financiers et qu'elle dispose d'outils de gestion adaptés à ses besoins.
Critères :
a)Qualité des outils de gestion : l'organisation produit une comptabilité fiable ;
b)Capacité de faire face à ses engagements financiers : l'organisation dispose des moyens financiers pour faire face à ses engagements à court et long terme ;
2°Gestion stratégique
La gestion stratégique d'une organisation vise à s'assurer que l'organisation élabore et met en oeuvre une stratégie efficace pour accomplir sa mission.
Critères :
a)Processus d'élaboration de la stratégie : la stratégie est conçue de manière à accomplir la mission de l'organisation ;
b)Processus de planification stratégique : la stratégie est mise en oeuvre de sorte à atteindre les objectifs de l'organisation ;
c)Suivi et pilotage de la stratégie : la stratégie est suivie, évaluée et adaptée afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.
3°Intégrité :
La gestion de l'intégrité vise à permettre à l'organisation de réduire les risques d'atteintes à l'intégrité et, si nécessaire, d'y réagir de manière appropriée.
Critères :
a)Formalisation d'une politique d'intégrité : sur base de la charte d'intégrité, telle que visée à l'article 15/1 de la loi relative à la Coopération Belge au développement et érigée en référence nationale par l'arrêté royal du 28 février 2023, l'organisation a élaboré une politique d'intégrité qui comprend un volet préventif et un volet correctif et qui tient compte des risques d'intégrité tant morale que financière ;
b)Mise en oeuvre de la politique d'intégrité : l'organisation dispose des codes, des procédures et des ressources (humaines et financières) nécessaires pour opérationnaliser la politique d'intégrité formulée.
4°Gestion axée résultats
La gestion par les résultats vise à gérer et mettre en oeuvre la stratégie en se concentrant sur les résultats souhaités (outcome) afin de s'assurer de leur atteinte.
Critères :
a)Qualité de la politique de gestion axée sur les résultats : une politique formalisée de gestion par les résultats existe et décrit les objectifs et les pratiques d'amélioration des résultats de l'organisation ;
b)Maîtrise du processus de suivi et évaluation : l'organisation a mis en place une stratégie de suivi et d'évaluation de ses actions pour en optimaliser les résultats ;
c)Capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion par les résultats : l'organisation dispose des moyens humains, techniques et financiers pour mettre en oeuvre sa politique de gestion axée sur les résultats.
5°Politique des partenariats
La politique de partenariats vise à garantir la capacité d'une organisation à entretenir des relations avec des partenaires sur base d'une confiance et d'apprentissages mutuels.
Critères :
Politique de partenariat : l'établissement, la formalisation et le maintien des partenariats sont basés sur l'égalité et l'apprentissages, ainsi que sur la définition et l'implémentation d'agenda commun ;
6°Prise en compte des thèmes transversaux
La prise en compte des thèmes transversaux vise à garantir que l'organisation dispose d'une politique visant à intégrer le genre et l'environnement en tant que thèmes transversaux, et qu'elle dispose des outils et de l'expertise nécessaires pour appliquer cette politique.
Critères :
a)Thème du genre : l'organisation dispose d'une politique en matière de genre et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre ;
b)Thème de l'environnement : l'organisation dispose d'une politique environnementale et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre.
7°Gestion des risques
La gestion des risques vise à identifier et évaluer les risques qu'encourt une organisation dans son fonctionnement interne et à mettre en oeuvre les mesures correctrices nécessaires afin d'atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente.
Critères :
a)Couverture de la gestion des risques : l'organisation a développé une approche d'identification et d'évaluation des risques auxquels elle est soumise au niveau de son fonctionnement interne ;
b)Maîtrise des risques : l'organisation a défini et met en oeuvre une politique de maîtrise des principaux risques auxquels elle est confrontée.
8°Transparence
L'application du principe de transparence contribue à créer un climat de confiance entre l'organisation et ses parties prenantes (employé.e.s, partenaires, donateurs publics et privés). L'organisation est transparente car elle publie de l'information accessible, actualisée et fiable sur ses résultats et finances.
Critères :
a)Formalisation d'une stratégie de transparence : l'organisation produit des informations fiables et les communique efficacement aux bons destinataires ;
b)Accessibilité et fiabilité de l'information : l'organisation est en mesure de démontrer l'accessibilité, l'actualité et la fiabilité des informations produites pour ses différentes parties prenantes.]1
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(1AR 2024-03-10/01, art. 32, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. N2.Annexe 2. - Base de calcul des paramètres de complexité organisationnelle
1°la taille de l'organisation :
Moyenne arithmétique du chiffre d'affaire de l'organisation pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2.
Le chiffre d'affaire visé est le total de la classe comptable 7 du compte de résultat.
2°la dispersion géographique :
Nombre total de pays dans lesquels l'organisation mène des activités de coopération au développement, en ce compris la Belgique, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2.
3°la dispersion thématique :
Nombre total de secteurs dans lesquels l'organisation a mené des activités de coopération au développement, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2.
Les secteurs visés sont les " DAC 3 digit sectors " définis dans la norme de l'International Aid Transparency Initiative sur base de la classification du Comité d'Aide au Développement de l'Organisation pour la Coopération et le Développement Economique.
4°la diversité des partenaires :
Nombre total d'organisations qui ont reçu un transfert financier de la part de l'organisation dans le cadre d'un partenariat formalisé par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2.
5°[3 la dispersion des donneurs d'ordre :
Moyenne arithmétique, pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, du ratio entre le montant total des subventions en provenance des pouvoirs publics fédéraux belges et le montant total des subventions reçues de toute autre autorité publique. Toutefois, si lors de l'introduction de leur demande d'accréditation, les organisations sont, soit non accréditées, soit ne bénéficient pas de subvention pour un programme quinquennal de l'Etat fédéral, et si, en même temps, elles ne bénéficient pas de subventions publiques supérieures à 50.000 euros en moyenne par an sur les 4 dernières années, elles seront évaluées dans la catégorie de complexité la plus basse pour ce paramètre.]3
6°[3 le volume des moyens humains :
Le ratio entre le chiffre d'affaires visé en 1° et le volume de l'emploi total de l'organisation, au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2.]3
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(1AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
(2AR 2024-03-10/01, art. 9, 004; En vigueur : 10-05-2024)
(3AR 2024-03-10/01, art. 33, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. N3.[1 Annexe 3. - Sources d'information pour l'examen du système de gestion de l'organisation
1°Pour la gestion financière :
a)rapports du commissaire aux comptes ;
b)comptes annuels et, le cas échéant, la balance des comptes généraux complets ;
c)document décrivant le système de contrôle interne de l'organisation ;
2°Pour la gestion stratégique :
a)plan stratégique tel qu'entendu à l'article 5, 1° ;
b)document qui décrit le processus de conception et de suivi de la stratégie ;
c)statuts ;
3°Pour l'intégrité :
a)un code éthique ;
b)une procédure de signalement et de traitement des plaintes, liée au point de contact confidentiel ;
c)document illustrant comment l'organisation met en oeuvre les différents points de la Charte d'intégrité ;
4°Pour la gestion axée résultats :
a)document exposant la politique de gestion axée résultat de l'organisation ;
b)document reprenant la programmation des évaluations (calendrier, planning d'évaluation, budget) ;
c)termes de référence des évaluations ;
d)réponses managériales aux rapports d'évaluation ou document qui renseigne de la prise de connaissance des conclusions et recommandations des évaluations par au moins une instance de gouvernance ;
e)preuves de formation du personnel en matière d'évaluation ;
f)échantillon d'évaluations ;
5°Pour la politique des partenariats :
a)le ou les modèles standard d'accord de partenariat ou de protocole d'accord de l'organisation ;
b)document reprenant la liste des partenaires ;
c)document décrivant la politique de partenariat de l'organisation, notamment l'implication des partenaires dans l'élaboration d'agenda commun ;
6°Pour la prise en compte des thèmes transversaux :
a)charte ou politique en matière de genre ;
b)charte ou politique en matière d'environnement ;
7°Pour la gestion des risques :
a)tableau de bord (ou outil équivalent) d'identification et de suivi des risques ;
8°Pour la transparence :
a)document qui formalise une procédure de communication de crise ;
b)document avec la description de la stratégie de transparence de l'organisation, y compris quelques exemples de ce qui a été publié et via quels canaux.]1
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(1AR 2024-03-10/01, art. 34, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. N4.Annexe 4. - Coûts non-subsidiables
Les coûts suivants ne sont pas éligibles en tant que coûts subventionnés :
1. les écritures comptables n'entraînant pas un décaissement, sauf si elles découlent d'une obligation légale à charge de l'intervention;
2. les provisions pour risques et charges, pertes, dettes ou dettes futures éventuelles;
3. les dettes et les intérêts débiteurs à moins que ces intérêts soient la conséquence directe d'un retard dans le paiement d'une déclaration de créance qui respecte les conditions de l'article 32 qui dépasse deux mois;
4. les créances douteuses, en ce compris les pertes réelles ou estimées résultant de montants à recevoir irrécupérables et d'autres réclamations ainsi que les frais juridiques liés à leur récupération
5. les pertes de change;
6. les crédits à des tiers;
7. les garanties et cautions;
8. les coûts déjà pris en charge par une autre subvention;
9. les factures établies par d'autres organisations pour des produits et services déjà subventionnés;
10. les contrats de sous-traitance ou de consultance pour des tâches essentielles de l'intervention faisant partie du " core business " de l'organisation subventionnée;
11. la sous-traitance par des contrats de service ou de consultance aux membres du personnel, aux membres du conseil d'administration ou de l'assemblée générale de l'organisation [2 subventionnée]2;
12. la sous-location de toute nature à soi-même;
13. les achats de terrains et d'immeubles sauf si ces achats sont indispensables à l'atteinte des objectifs de l'intervention et à condition que leur propriété soit transférée à un partenaire au terme du programme;
14. les coûts liés à une indemnisation en cas de sinistre découlant de la responsabilité civile de l'organisation;
15. [1 les indemnités de cessation d'emploi pour le délai de préavis non-presté, sauf si une disposition légale l'impose]1;
16. les dépenses connexes à l'expatriation (déménagement, prime d'installation, tickets d'avion pour le conjoint et les personnes à charge) pour des contrats de moins de 12 mois;
17. l'achat de boissons alcoolisées, de tabac et de leurs produits dérivés [1 ;]1
["1 18. les jetons de pr\233sence ; 19. les amortissements. 20. les allocations de logement pour les propri\233taires de leur logement."°
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(1AR 2021-10-07/15, art. 29, 003; En vigueur : 03-12-2021)
(2AR 2024-03-10/01, art. 1, 004; En vigueur : 10-05-2024)
Art. N5.[1 Annexe 5 : Format de budget des programmes de la coopération non gouvernementale]1
(Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 23-11-2021, p. 113825)
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(1Inséré par AR 2021-10-07/15, art. 30, 003; En vigueur : 03-12-2021)