Chapitre 1er.- CONDITIONS GENERALES POUR LE REMBOURSEMENT DE FRAIS
Article 1er - Champ d'application
§ 1er - Cet arrêté est applicable aux agents des institutions mentionnées à l'article 2, 2°, du décret du 25 mai 2009 relatif au règlement budgétaire de la Communauté germanophone.
§ 2 - Par dérogation au premier paragraphe, le présent arrêté ne s'applique pas :
1°aux services à gestion séparée de l'enseignement communautaire, à l'exception du service à gestion séparée "Service et logistique dans l'enseignement communautaire";
2°à la haute école autonome;
3°au centre pour le développement sain des enfants et des jeunes.
Par dérogation au premier paragraphe, le présent arrêté ne s'applique pas :
1°aux frais de transport des membres du personnel conformément à l'arrêté du Gouvernement du 30 novembre 2000 concernant l'intervention de la Communauté germanophone et de certains organismes d'intérêt public dans les frais de transport des membres du personnel;
2°à l'indemnité kilométrique pour l'utilisation de la bicyclette sur le chemin du travail conformément à l'arrêté du Gouvernement du 20 décembre 2000 relatif à l'indemnité kilométrique allouée aux membres du personnel du Ministère et de certains organismes d'intérêt public de la Communauté germanophone pour l'utilisation de la bicyclette sur le chemin du travail;
3°aux jetons de présence et indemnités de déplacement au sein d'organismes et de conseils d'administration conformément à l'arrêté du Gouvernement du 12 juillet 2001 portant harmonisation des jetons de présence et des indemnités de déplacement au sein d'organismes et de conseils d'administration de la Communauté germanophone [1 sauf dispositions contraires]1.
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(1ACG 2015-09-03/18, art. 1, 002; En vigueur : 01-07-2015)
Art. 2.- Définitions
Pour l'application du présent arrêté, l'on entend par :
1°organisme : toutes les institutions au sens de l'article 1er;
2°frais : toutes les charges financières supportées par l'agent dans l'intérêt ou pour ordre de l'organisme lors de l'exécution d'une mission;
3°lieu de travail habituel : le lieu de travail habituel des agents des institutions, tel que fixé par le conseil de direction du Ministère de la Communauté germanophone en ce qui concerne les services de l'administration générale et les services à gestion séparée et par le directeur délégué intéressé en ce qui concerne les organismes d'intérêt public;
4°ministre : le ministre compétent en matière de Finances.
Art. 3.- Principe du remboursement des frais
Des frais ne peuvent être remboursés que dans les cas régis par le présent arrêté.
Le ministre peut déterminer les cas dans lesquels le présent arrêté ne s'applique pas en raison de règlements spécifiques en matière de frais.
Art. 4.- Vérifiabilité des frais
§ 1er - Le remboursement des frais n'intervient que sur présentation de l'original d'un justificatif comptable acquitté.
Sont notamment considérés comme "original" d'un justificatif comptable acquitté :
1°une facture acquittée;
2°une facture accompagnée de la preuve du paiement, en particulier d'un extrait de compte;
3°un titre de transport public oblitéré;
4°un reçu pour des fournitures ou services prestés mentionnant au moins :
a)l'identité et l'adresse du fournisseur ou du prestataire;
b)le numéro de reçu;
c)la date de la fourniture ou de la prestation;
d)l'objet de la fourniture ou de la prestation;
e)le montant, TVA comprise;
5°une souche TVA.
Les preuves de paiement à elles seules ne sont pas considérées comme "original" d'un justificatif comptable acquitté.
§ 2 - Par dérogation au § 1er, le remboursement des frais peut s'opérer de manière forfaitaire, conformément aux conditions déterminées au chapitre 2.
Art. 5.[1 - Suppression de la distance kilométrique minimale
La distance kilométrique est supprimée pour les agents repris dans l'annexe 1re.]1
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(1AM 2015-07-30/05, art. 1, 003; En vigueur : 01-07-2015)
CHAPTIRE 2.- Conditions particulières pour le remboursement des frais
Section 1ère.- Remboursement de frais engendrés par des déplacements de service
Sous-section 1ère.- Dispositions générales
Art. 6.[1 - Distances kilométriques forfaitaires pour certains parcours
Les distances kilométriques forfaitaires pour certains parcours sont fixées dans l'annexe 2.]1
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(1AM 2015-07-30/05, art. 1, 003; En vigueur : 01-07-2015)
Art. 7.- Moyen de transport approprié
§ 1er - Le moyen de transport qui, en raison du coût ou de la durée, est le plus approprié sera utilisé pour tout déplacement de service.
Sans préjudice du § 3, il faudra en principe utiliser les transports publics ou les véhicules de service de l'institution pour les déplacements de service.
§ 2 - Il peut être dérogé au § 1er si, d'une part, aucun véhicule de service n'est disponible ou que l'usage d'un tel véhicule allonge de manière substantielle la durée du trajet et que, d'autre part, le recours aux transports publics n'est pas raisonnable ou que l'intérêt du service l'exige.
§ 3 - Un véhicule de fonction est mis à disposition des membres du conseil de direction du Ministère de la Communauté germanophone ainsi que des directeurs délégués des organismes d'intérêt public pour leurs déplacements de service et privés. L'utilisation à des fins privées est considérée, d'un point de vue fiscal, comme un avantage en espèces.
Le Ministre peut :
1°fixer les modalités relatives à l'acquisition et l'utilisation des véhicules de fonction;
2°déterminer les cas dans lesquels, par dérogation au premier alinéa, un véhicule de fonction est également mis à la disposition des autres agents.
Sous-section 2.- Transports publics
Art. 8.- Recours aux transports publics
Les déplacements effectués en transports publics donnent droit à un remboursement des frais effectivement engagés, mais exclusivement sur la base des tarifs officiels.
Le ministre peut prescrire l'utilisation de certaines formules tarifaires.
Sous-section 3.- Véhicules de service des institutions
Art. 9.- Recours aux véhicules de service des institutions ou aux véhicules de fonction
Les déplacements effectués avec un véhicule de service d'une institution ou avec un véhicule de fonction ne donnent pas droit à une indemnité kilométrique conformément à l'article 12.
Art. 10.- Livret de courses
Un livret de courses est tenu pour chacun des véhicules de service d'une institution.
Sous-section 4.- Véhicules privés des agents
Art. 11.- Recours aux véhicules privés des agents
Les déplacements de service effectués avec le véhicule privé d'un agent donnent droit à une indemnité kilométrique conformément à l'article 12, dans la mesure où les conditions énoncées à l'article 7, § 2, sont respectées.
Si les conditions énoncées à l'article 7, § 2, ne sont pas respectées, le remboursement des frais s'opère sur la base des tarifs officiels des transports publics.
Si un véhicule de fonction est mis à disposition d'une personne, les déplacements de service effectués avec un véhicule privé ne donnent pas droit à une indemnité kilométrique conformément à l'article 12.
Art. 12.- Indemnité kilométrique
Le remboursement des frais encourus pour des déplacements de service effectués avec le véhicule privé des agents s'opère sous la forme d'une indemnité kilométrique forfaitaire de [1 0,3412 euros]1 par kilomètre parcouru.
L'indemnité kilométrique couvre tous les frais liés à l'utilisation du véhicule, à l'exclusion d'éventuels péages et redevances de stationnement et de l'assurance omnium pour déplacements de service, telle que mentionnée à l'article 13.
["1 Le montant de l'indemnit\233 kilom\233trique est adapt\233 annuellement conform\233ment aux modalit\233s pr\233vues pour les frais de d\233placement des agents des services publics f\233d\233raux."°
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(1ACG 2015-09-03/18, art. 2, 002; En vigueur : 01-07-2015)
Art. 13.- Assurance omnium
Afin de couvrir les risques auxquels s'exposent les agents qui utilisent leur véhicule privé pour des déplacements de service, les institutions prennent en charge le coût de l'assurance omnium proportionnellement à l'utilisation du véhicule privé à des fins de service.
Le ministre détermine les modalités d'assurance et la manière de les calculer.
Art. 14.- Parcours minimal
Une indemnité kilométrique conformément à l'article 12 n'est accordée qu'à partir d'un parcours total de 5 kilomètres par déplacement de service.
Par dérogation au premier alinéa, le ministre peut supprimer la distance kilométrique minimale pour certains agents.
Art. 15.- Calcul du parcours
Le parcours est calculé en se basant sur la distance en kilomètres du trajet le plus rapide entre le centre de la localité de départ et le centre de la localité d'arrivée.
Par dérogation au premier alinéa, le ministre peut fixer une distance kilométrique forfaitaire pour certains parcours.
["1 ..."°
Par dérogation à l'alinéa 3 et sous réserve de régimes de travail spécifiques applicables à certains agents, un déplacement de service effectué le weekend, un jour férié légal ou un jour y assimilé commence et se termine à la résidence effective de l'agent.
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(1ACG 2022-09-15/12, art. 41, 004; En vigueur : 01-10-2022)
Section 2.- Remboursement des frais lors de séjours avec hébergement
Art. 16.- Séjours de plusieurs jours avec hébergement
Lorsque l'agent loge en dehors du lieu de travail habituel à l'occasion de séjours de plusieurs jours motivés par des raisons de service, les frais de séjour encourus donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans la présente section.
Le remboursement des frais s'effectue sous la forme d'un remboursement des dépenses justifiables.
Art. 17.- Distance minimale
Un remboursement des frais conformément à l'article 16 n'est accordé que pour des séjours à une distance d'au moins 25 kilomètres du lieu de travail habituel de l'agent.
Section 3.- Remboursement des frais de réception
Art. 18.- Remboursement des frais de réception
Les frais de réception engendrés par des repas de travail donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans la présente section.
Art. 19.- Remboursement des frais de restaurant
Le remboursement des frais encourus pour des repas de travail s'effectue sous la forme d'un remboursement des dépenses justifiables.
Outre les pièces justificatives originales, les informations suivantes seront jointes au décompte introduit par l'agent :
1°nom et localisation du restaurant;
2°date du repas de travail;
3°nombre de personnes présentes;
4°justification.
Section 4.- Remboursement de frais divers
Art. 20.- Remboursement de frais de téléphonie et autres moyens de communication
§ 1er - Les frais de téléphonie ou autres moyens de communication supportés pour des raisons de service donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans le présent article.
Le remboursement des frais s'effectue sous la forme d'un remboursement des dépenses justifiables.
§ 2 - Par dérogation au § 1er, les agents qui disposent ù à charge de l'institution ù d'un abonnement forfaitaire de téléphonie fixe ou mobile n'ont, en règle générale, pas droit à un remboursement distinct de frais de téléphonie ou d'autres moyens de communication.
Les exceptions au premier alinéa seront subordonnées à l'autorisation préalable du supérieur hiérarchique de l'agent.
Art. 21.- Remboursement de cotisations à des unions professionnelles
Les frais engendrés par l'affiliation d'un agent à une union ou organisation professionnelle donnent lieu à un remboursement conformément aux règles fixées dans le présent article.
Les cotisations ne peuvent être prises en charge que lorsqu'il est démontré que l'institution a intérêt à ce que l'agent s'affilie.
Chapitre 3.- Procédure de remboursement des frais
Art. 22.- Introduction du décompte des frais
La période de décompte correspond soit au mois civil soit au trimestre.
En tout cas, le décompte sera introduit le mois qui suit la période de décompte à laquelle il se rapporte.
Par dérogation au deuxième alinéa, le délai pour l'introduction des décomptes peut être prolongé en cas de force majeure, et ce, par le secrétaire général du Ministère de la Communauté germanophone en ce qui concerne les services de l'administration générale et les services à gestion séparée et par le directeur délégué intéressé en ce qui concerne les organismes d'intérêt public.
Si un remboursement des frais a été effectué pour une période déterminée, cette période est considérée comme close pour l'agent. Des décomptes tardifs qui se rapportent à la période close ou à une période précédente ne sont pas pris en considération.
Art. 23.- Formulaires
Les formulaires à utiliser pour le remboursement de frais aux agents sont fixés comme suit dans les institutions :
1°par le secrétaire général du Ministère de la Communauté germanophone en ce qui concerne les services de l'administration générale et les services à gestion séparée;
2°par le directeur délégué intéressé en ce qui concerne les organismes d'intérêt public.
CHAPTIRE 4.- Dispositions finales
Art. 24.- Disposition abrogatoire
Sont abrogés :
1°l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des services publics fédéraux;
2°l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours;
3°l'arrêté royal du 26 mars 1965 portant réglementation générale des indemnités, allocations et primes quelconques accordées au personnel des services publics fédéraux;
4°l'arrêté du Gouvernement du 16 mars 2001 portant réglementation générale en matière de frais de parcours pour le personnel du Ministère de la Communauté germanophone ainsi que pour le personnel des organismes d'intérêt public de la Communauté germanophone.
Art. 25.- Disposition transitoire
Pendant une période de trois mois à dater de l'entrée en vigueur du présent arrêté, les frais encourus avant celle-ci peuvent être remboursés conformément aux règles alors applicables.
Les frais qui sont encourus avant l'entrée en vigueur du présent arrêté, mais dont la demande de remboursement est introduite après la période mentionnée au premier alinéa, ne sont pas pris en considération.
Art. 26.- Entrée en vigueur
Le présent arrêté entre en vigueur le 1er juillet 2015.
Art. 27.- Exécution
Le Ministre compétent en matière de Finances est chargé de l'exécution du présent arrêté.