Texte 2014011371
Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent arrêté, on entend par :
1°loi : la loi du 21 mars 1991 portant réforme de certaines entreprises publiques économiques;
2°auditeur : l'organe compétent et indépendant chargé de vérifier les comptes visés à l'art. 144quinquies de la loi;
3°inducteur de coûts : variable permettant de modéliser la relation entre une activité et un coût;
4°activités : actions nécessaires pour délivrer des produits ou services;
5°" global sustaining " : coûts qui ne sont pas directement imputables aux produits ou services du prestataire du service universel, notamment ses frais généraux;
6°liste de référence : liste des inducteurs de coûts de l'année de référence;
7°services et produits du service universel : l'ensemble des services et produits relevant du service universel tels qu'ils sont définis à l'article 142 de la loi;
8°services et produits du service public, autres que ceux visés au 7° du présent article : l'ensemble des services offerts dans l'intérêt de la collectivité par un prestataire de services postaux sur la base d'un contrat de service public ou de gestion conclu avec l'Etat;
9°produits et services commerciaux : l'ensemble des produits et services qui ne sont pas universels ou publics.
Chapitre 2.- Documents
Art. 2.§ 1er. Le prestataire du service universel tient à jour le recueil des informations confidentielles visées dans l'annexe au présent arrêté. Chaque année, ce recueil est tenu à la disposition de l'auditeur dans les 60 jours suivant la clôture de la comptabilité générale du prestataire du service universel, par la voie électronique et par courrier postal. Le prestataire du service universel adresse, sur demande, ce recueil à l'Institut et à la Commission européenne par la voie électronique et par courrier postal.
§ 2. Le prestataire du service universel fournit d'initiative à l'Institut pour approbation avant la publication visée à l'alinéa 2 une version du document visé au § 1er, expurgé des informations comptables confidentielles qu'il contient par la voie électronique et par courrier postal.
Le prestataire du service universel publie chaque année sur son site internet un document descriptif de sa comptabilité analytique.
Ce document est une version non confidentielle du recueil visé au § 1er du présent article.
Ce document descriptif comprend au moins :
- le périmètre de la comptabilité analytique;
- un descriptif de la structure de la méthodologie d'allocation via les activités;
- les méthodes d'allocation pour les coûts directs, indirects et les frais généraux;
- les modes d'allocation des ressources, les listes des inducteurs de coûts par activité principale;
- la justification de toute modification d'un des éléments susvisés par rapport à l'année précédente.
Chapitre 3.- Contrôle des comptes séparés
Section 1ère.- Objet
Art. 3.Les éléments suivants font l'objet du contrôle de la comptabilité analytique visée aux articles 144quinquies, 144sexies et 144septies de la loi :
- la réconciliation des comptes séparés avec la comptabilité statutaire;
- l'exactitude des chiffres, y compris des données opérationnelles telles que les volumes;
- la facturation interne entre les différents services du prestataire du service universel;
- les rapports entre les coûts et les volumes;
- l'identification des règles d'allocation implicites ayant un impact significatif sur le niveau global des coûts;
- la fréquence de mise à jour des inducteurs de coûts utilisés pour l'allocation des coûts.
Section 2.- Période de référence
Art. 4.Le contrôle des comptes séparés est effectué chaque année, au plus tard six mois après la clôture de la comptabilité statutaire.
Section 3.- Caractéristiques du système de comptabilisation des coûts
Art. 5.Le système de comptabilisation des coûts et de séparation comptable utilisé par le prestataire du service universel fournit des informations financières suffisamment claires et détaillées. Ces informations permettent de vérifier le respect des règles énoncées dans la loi et le présent arrêté, par une définition et une allocation adéquate des recettes, des coûts et des volumes afférents aux diverses activités déployées par le prestataire du service universel.
Art. 6.Le système de comptabilisation des coûts du prestataire du service universel respecte les principes suivants :
1°principe de causalité : les coûts sont alloués, directement ou indirectement, aux services qui sont la cause de ces coûts. L'auditeur vérifie la pertinence de chaque poste de coûts, identifie et quantifie l'inducteur de coûts et l'utilise pour l'allocation des coûts correspondants. Des méthodologies de type Activity-Based Costing (ABC) sont utilisées;
2°principe d'objectivité : l'allocation des coûts est objective;
3°principe de cohérence : les règles de répartition sont comparables dans la mesure du possible,d'année en année. Lorsque des changements de méthodologie, de structure, d'organisation interne, de fonctionnement, ont un impact significatif, la nature et la justification de ces changements sont clairement exposées;
4°principe de transparence : le système de comptabilisation des coûts est documenté de façon détaillée et complète.
Section 4.- Qualité de l'information
Art. 7.§ 1er. Les informations utilisées par le système de comptabilisation des coûts et les informations qui en sont extraites sont :
1°pertinentes. Elles sont utiles pour le processus de décision et disponibles en temps utile;
2°fiables. Elles sont complètes, exemptes d'erreurs matérielles et de biais systématiques, et donnent une image fidèle de la réalité. Lorsque des échantillons sont utilisés pour dériver l'attribution des coûts, les méthodes d'échantillonnage reposent sur des techniques statistiques reconnues;
3°comparables. Elles permettent de mettre en évidence les tendances et les différences au fil du temps;
4°matérielles. Leur omission ou une présentation inexacte influencent raisonnablement l'interprétation des résultats ou les décisions à prendre sur base du système de comptabilisation des coûts;
5°vérifiables. Les informations peuvent être suivies et réconciliées entre elles au travers du processus d'allocation, depuis les données sources jusqu'au résultat final.
§ 2. Le prestataire du service universel conserve pendant dix ans les données nécessaires pour permettre le contrôle du système de comptabilisation des coûts.
Section 5.- Réconciliation entre la comptabilité analytique et la comptabilité générale
Art. 8.§ 1er. Le prestataire du service universel effectue une réconciliation entre les montants des coûts et des revenus repris dans sa comptabilité analytique et ceux repris dans sa comptabilité générale.
§ 2. Dans les 30 jours suivant l'approbation par l'assemblée générale de la comptabilité générale, le prestataire du service universel fournit à l'auditeur et à l'Institut le compte de résultats de l'année correspondante.
§ 3. Cette réconciliation prend concrètement la forme d'un tableau reprenant les informations suivantes :
1°le montant total des coûts et des revenus opérationnels repris dans la comptabilité générale;
2°le montant total des coûts et des revenus opérationnels repris dans la comptabilité analytique;
3°les éléments de coûts ou de revenus justifiant d'éventuelles différences avec leurs justificatifs.
§ 4. Chaque année, dans les 30 jours suivant l'approbation par l'assemblée générale de sa comptabilité générale, le prestataire du service universel fournit à l'auditeur et à l'Institut une liste de ses produits et services avec leurs coûts et revenus opérationnels respectifs provenant de la comptabilité analytique. Le total des coûts et revenus de ces produits correspond au total des coûts et des revenus repris dans le tableau de réconciliation fourni à l'auditeur et à l'Institut.
Section 6.- Lien de causalité entre les inducteurs de coûts et les activités
Art. 9.Chaque année, dans les 30 jours suivant l'approbation par l'assemblée générale de la comptabilité générale, le prestataire du service universel fournit à l'auditeur et à l'Institut la liste de référence des principaux inducteurs de coûts intervenant dans son modèle de coûts.
Art. 10.§ 1er. Chaque année, dans les 30 jours suivant l'approbation par l'assemblée générale de la comptabilité générale, le prestataire du service universel fournit à l'auditeur et à l'Institut :
1°une liste motivée des principaux changements concernant les inducteurs de coûts intervenant dans son modèle de coûts par rapport à la liste de référence;
2°la vérification du lien de causalité entre la source et la destination ainsi que le fond et la justification.
§ 2. Cette liste est établie par rapport aux documents fournis l'année précédente.
Art. 11.Chaque année, l'auditeur vérifie si les liens de causalité entre les inducteurs de coûts et les activités sont économiquement acceptables, et conformes aux principes repris à l'art 144sexies de la loi.
Section 7.- Vérification par sondage de l'exactitude des données statistiques alimentant le modèle de coûts du prestataire du service universel
Art. 12.L'auditeur peut fixer le niveau de détail des informations qu'il souhaite obtenir concernant un produit ou une gamme de produits qu'il désigne.
L'auditeur vérifie les processus d'alimentation du modèle par des données statistiques.
Section 8.- Vérification de l'exactitude de la classification des produits et services en produits ou services universels, publics ou commerciaux
Art. 13.Chaque année, le prestataire du service universel fournit à l'Institut la liste de ses produits et services ainsi que leur classification selon leur nature, en produits ou services universels, publics ou commerciaux. La classification est soumise à l'approbation de l'Institut qui la communique ensuite à l'auditeur.
Art. 14.L'auditeur vérifie le respect de la classification dans la comptabilité analytique.
Art. 15.L'auditeur vérifie si le mode d'allocation des coûts et revenus et les variations par rapport à l'année précédente sont correctement et suffisamment décrites.
Section 9.- Vérification des procédures de modification et d'introduction des données de base dans la comptabilité analytique
Art. 16.Le prestataire du service universel décrit et justifie précisément tout changement dans le modèle de coûts ainsi que la validation et le contrôle du changement.
Chaque année, le prestataire du service universel fournit à l'auditeur et à l'Institut la liste des personnes habilitées à accéder à sa comptabilité analytique ainsi que tout élément permettant à l'auditeur de vérifier le respect des procédures de modifications.
Art. 17.L'auditeur vérifie si les changements éventuels sont documentés et recensés dans un ordre chronologique.
Chapitre 3.- Le rapport de l'auditeur
Art. 18.Le rapport annuel de l'auditeur contient au moins la description documentée des vérifications opérées, le cas échéant les irrégularités constatées, ses recommandations et ses conclusions.
Le rapport de l'auditeur sert de base à la déclaration de conformité publiée par l'Institut.
Chapitre 4.- La déclaration de l'Institut
Art. 19.L'Institut adresse chaque année au prestataire du service universel une déclaration de conformité ou de non-conformité sur la base du rapport visé à l'article 18 du présent arrêté.
La décision de l'Institut contenant cette déclaration est publiée sur son site.
Chapitre 5.- Dispositions finales
Art. 20.Le ministre qui a les Services Postaux dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Annexe.
Art. N1.Le prestataire du service universel postal fournit :
- une description détaillée de la comptabilité analytique et de son fonctionnement;
- la liste des prestations du prestataire du service universel avec leurs coûts et leurs revenus respectifs (provenant de la répartition des coûts et des revenus d'exploitation entre les différents services);
- le compte de résultats détaillé;
- le bilan détaillé;
- le tableau de réconciliation entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique;
- un schéma qui reprend les éléments suivants :
* les comptes du Grand Livre;
* le détail des comptes du Grand Livre;
* les ressources : coûts et revenus issus de la comptabilité générale ou d'un système de comptabilité analytique;
* ces ressources doivent être réparties/affectées aux activités qui peuvent être de nature opérationnelle ou non (fonction de soutien ou de support);
* les activités doivent ensuite être allouées aux objets de coûts qui correspondent aux produits et services fournis par le prestataire à ses clients;
- la liste de référence des inducteurs de coûts (lors de la première année d'audit uniquement);
- la liste de référence des produits avec leur type respectif validé par l'Institut (lors de la première année d'audit uniquement);
- la liste des changements au niveau :
* du modèle et de sa structure;
* des inducteurs de coûts et des liens de causalité;
* des produits et de leur type;
* des activités;
- la composition du Global Sustaining;
- les procédures internes mises en place par le prestataire du service universel pour les traitements et les mises à jour de son modèle de comptabilité analytique.