Texte 2014011315
Chapitre 1er.- Définitions
Article 1er. Pour l'application du présent règlement, il convient d'entendre par :
1°la loi : la loi du 17 janvier 2003 relative au statut du régulateur des secteurs des postes et des télécommunications belges;
2°membre : l'un quelconque des quatre membres du Conseil de l'Institut visés à l'article 17 de la loi;
3°membre ordinaire : l'un quelconque des membres du Conseil de l'Institut visés à l'article 17 de la loi, à l'exception du Président du Conseil;
4°secrétaire : le secrétaire du Conseil ou son suppléant;
5°jours ouvrables : chaque jour, à l'exception des samedis, dimanches et jours fériés légaux .
Chapitre 2.- Règles de fonctionnement
Section 1ère.- Organisation interne
Art. 2.Le Conseil répartit les fonctions de direction des services entre les membres ordinaires et, le cas échéant, le président.
En cas d'absence d'un membre, ses tâches de direction de services sont exercées par un ou plusieurs membres désignés à cette fin par le Conseil.
Section 2.- Présidence de séance
Art. 3.Le président du Conseil assure la présidence des séances. Il ouvre et clôt les réunions. Il dirige les débats.
Art. 4.En cas d'absence du président du Conseil, la présidence de séance est assurée par le membre désigné par le Conseil ou, à défaut, par le membre le plus âgé.
Section 3.- Réunions et ordre du jour
Art. 5.§ 1er. Le Conseil se réunit au siège de l'Institut.
§ 2. Les réunions du Conseil ne sont pas publiques. Le Conseil peut toutefois autoriser des membres du personnel ou des experts externes à participer à tout ou partie d'une réunion.
§ 3. Le Conseil tient des séances ordinaires au moins une fois par mois.
Le secrétaire convoque les membres deux jours ouvrables avant la séance, avant midi.
§ 4. En cas d'urgence, le secrétaire convoque le Conseil en séance extraordinaire à la requête d'un ou plusieurs membres.
La convocation a lieu un jour ouvrable avant la séance, avant midi. Elle indique la motivation de l'urgence.
En cas d'absolue nécessité et à la demande du ou des membres qui requièrent une séance extraordinaire, celle-ci peut être fixée par le secrétaire le jour même de la convocation. Cette dernière indique la motivation de l'absolue nécessité.
Art. 6.§ 1er. L'ordre du jour de la réunion est communiqué par le secrétaire aux membres avec la convocation.
§ 2. L'ordre du jour d'une séance ordinaire reprend les points proposés par les membres au plus tard la veille de la convocation avant midi.
L'ordre du jour d'une séance extraordinaire reprend le ou les points proposés par le ou les membres qui requièrent une séance extraordinaire, au moment de la requête.
§ 3. Chaque point proposé par un membre est accompagné de toutes les informations et pièces nécessaires à son examen par le Conseil.
Section 4.- Quorum de présence
Art. 7.§ 1er. Sans préjudice de l'article 8, le Conseil peut valablement décider si au moins trois de ses membres sont présents.
§ 2. Est réputé présent le membre physiquement présent ou qui est en liaison avec le lieu où se tient la réunion du Conseil grâce à un système de télécommunication vocale permettant une communication en temps réel avec les autres membres du Conseil.
§ 3. Les membres présents sont tenus d'exprimer leur voix.
§ 4. Un membre qui vote contre un projet de décision peut motiver son opposition. S'il le souhaite, ses motifs sont actés au procès-verbal.
Section 5.- Vote électronique
Art. 8.§ 1er. Le Conseil peut valablement décider par voie électronique.
A cette fin, une proposition de décision par voie électronique est adressée par un membre au secrétaire, qui la transmet immédiatement par courrier électronique aux autres membres.
§ 2. Une proposition de décision par voie électronique contient toutes les informations et pièces utiles à l'examen de la décision proposée.
Elle précise le délai dans lequel la décision doit être prise. Ce délai ne peut être inférieur à 12 heures ni supérieur à 4 jours.
§ 3. Tout au long du délai visé au paragraphe 2, chaque membre peut s'opposer à la procédure de vote par courrier électronique et demander que la proposition de décision soit reportée à la prochaine séance du Conseil. Il avertit, par courrier électronique, le secrétaire et les autres membres. La proposition de décision est alors automatiquement incluse à l'ordre du jour de ladite séance.
§ 4. La décision ne peut être valablement adoptée que si trois membres au moins participent au vote.
§ 5. La décision adoptée conformément au paragraphe 4 ne devient définitive qu'en l'absence d'opposition d'un membre à la procédure de vote par courrier électronique, exprimée sur la base du paragraphe 3.
Section 6.- Procès-verbaux et correspondance
Art. 9.§ 1er. Le Conseil désigne au sein du personnel de l'Institut un secrétaire et un secrétaire suppléant chargés d'assurer la gestion journalière du Conseil, de préparer les réunions et d'y assister, d'acter les délibérations, de rédiger et de conserver les procès-verbaux des réunions et de veiller à la transmission des avis et décisions du Conseil aux autorités compétentes.
§ 2. Le Conseil peut décider, lorsque les circonstances le justifient et pour le ou les points de l'ordre du jour qu'il détermine, du retrait de la séance du secrétaire. Dans ce cas, un membre est désigné par le Conseil afin d'assurer la rédaction du procès-verbal pour cette partie de la réunion.
Art. 10.§ 1er. Le procès-verbal des réunions est rédigé de façon synthétique. Il reprend le nom des présents, les points à l'ordre du jour, un résumé des débats, les décisions et, le cas échéant, les opinions divergentes.
Les procès-verbaux sont approuvés séance tenante ou à la prochaine séance du Conseil.
Les procès-verbaux mentionnent explicitement s'il s'agit d'une version provisoire devant être approuvée ou s'il s'agit d'une version définitive ayant été approuvée.
§ 2. Sauf décision expresse du Conseil, toute décision du Conseil est immédiatement exécutoire, même si le procès-verbal qui consigne la décision n'a pas encore été formellement approuvé.
§ 3. Après approbation, le procès-verbal est signé par le président de séance et le secrétaire, qui paraphent chaque page. L'original est conservé au siège de l'Institut.
Art. 11.Toute la correspondance de l'Institut est mise à disposition des membres.
Art. 12.Toute correspondance sortante de l'Institut doit être signée par au moins un membre, sauf le cas d'une délégation à un membre du personnel de l'Institut telle que prévue à l'article 16 de la loi.
Chaque membre signe les courriers préparés par les services dont il assume la direction.
Chaque membre peut déléguer à un autre membre le soin de signer les courriers émanant des services dont il assume la direction pour une période déterminée et pour autant qu'il ait notifié par courrier électronique cette délégation de signature au secrétaire et aux autres membres.
Chapitre 3.- Publicité des décisions et avis
Art. 13.Les décisions et avis sont notifiés aux personnes directement et personnellement concernées dans les quinze jours ouvrables à compter du jour où la décision ou l'avis est complet.
Art. 14.Sans préjudice de l'article 23, paragraphe 3, de la loi et pour autant que leur publicité présente un caractère d'utilité publique, les avis et décisions sont publiés dans les 20 jours ouvrables à compter du jour où la décision est complète, sur le site internet de l'Institut, à l'adresse www.ibpt.be
Chapitre 4.- Dispositions finales
Art. 15.Le ministre qui a les Télécommunications dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.