18 OCTOBRE 2013. - Arrêté du Gouvernement flamand portant création de l'agence autonomisée interne " Audit Vlaanderen " (Audit Flandre) et modifiant divers arrêtés(NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 27-11-2013 et mise à jour au 12-10-2020)

Chapitre 1er.- Dénomination, objet et missions de l'agence

Article 1er. Dans le présent arrêté, on entend par l'agence : l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Audit Vlaanderen " (Audit Flandre), visée à l'article 2.

Art. 2.Au sein du [2 Ministère flamand de la Chancellerie, de la Gouvernance publique, des Affaires étrangères et de la Justice]2, il est créé une agence autonomisée interne sans personnalité juridique qui porte le nom " Audit Vlaanderen " (Audit Flandre).

L'agence fait partie du [2 domaine politique Chancellerie, Gouvernance publique, Affaires étrangères et Justice]2.

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(1AGF 2015-03-13/03, art. 34, 002; En vigueur : 01-04-2015)

(2AGF 2020-09-11/13, art. 47, 004; En vigueur : 01-09-2020)

Art. 3.L'agence a pour mission d'être un partenaire indépendant, objectif et qualifié des entités, visées à l'article 4, lors de la maîtrise des risques financiers, légaux et organisationnels, afin de créer une valeur ajoutée lors du développement d'une organisation efficace, effective, éthique et qualitative.

Art. 4.L'agence peut effectuer des audits au sein des administrations et entités suivantes :

1°les communes;

2°les régies communales autonomes;

3°les centres publics d'aide sociale;

4°les associations, visées au titre VIII, chapitre Ier, du décret du 19 décembre 2008 relatif à l'organisation des centres publics d'aide sociale, à l'exception des organisations qui gèrent un hôpital;

5°les provinces;

6°les régies provinciales autonomes;

7°les départements des autorités flamandes;

8°les agences autonomisées internes des autorités flamandes;

9°les agences autonomisées externes de droit public des autorités flamandes;

10°les propres patrimoines avec personnalité morale qui sont liés aux entités, visées aux points 7° à 9° inclus;

11°les organismes publics flamands de la catégorie A, visés à la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public.

Lorsque l'agence effectue un audit auprès des entités, visées à l'alinéa premier, 1° à 6° inclus, il est effectué sous forme d'un audit externe. Lorsque l'agence effectue un audit auprès des entités, visées à l'alinéa premier, 7° à 11° inclus, il s'agit d'un audit interne.

Art. 5.L'agence a pour mission :

1°d'évaluer, en ce qui concerne les entités, visées à l'article 4, le système de contrôle interne et de vérifier s'il est adéquat, de formuler des recommandations visant à l'améliorer, et d'effectuer des audits financiers, des audits de conformité et des audits opérationnels à cet effet et d'en rapporter. Les audits portent plus particulièrement sur l'évaluation :

a)de la réalisation des objectifs;

b)du respect de la législation et des procédures;

c)de la disponibilité d'informations financières et de gestion fiables;

d)de l'utilisation efficace et économique de ressources;

e)de la protection de l'actif;

f)de la prévention de fraude.

2°d'effectuer, d'initiative ou sur la demande de tiers, des audits légaux auprès des entités, visées à l'article 4, et d'en rapporter;

3°d'effectuer, à la demande du Ministre-Président ou à la demande du Gouvernement flamand, des audits légaux auprès d'un cabinet d'un membre du Gouvernement flamand. En ce qui concerne une telle enquête, " Audit Vlaanderen " (Audit Flandre) rapportera uniquement au donneur d'ordre, à la Cour des Comptes et au président du comité d'audit de l'administration flamande.

Art. 6.La concrétisation de la manière dont l'agence accomplit ses tâches, avec des objectifs stratégiques et opérationnels, est réglée dans le contrat de gestion, visé à l'article 15.

Art. 7.Une charte d'audit est rédigée, qui est soumise à l'approbation des comités d'audit. La charte d'audit clarifie les aspects en ce qui concerne les objectifs, les tâches, la place dans l'organisation et le fonctionnement de la fonction d'audit, y compris le rapport aux entités où un audit a été effectué.

Pour l'audit auprès des administrations, visées à l'article 4, alinéa premier, 1° à 6° inclus, il est au moins fait un rapport aux organes suivants :

1°le conseil communal lors d'un audit de la commune;

2°le conseil d'administration lors d'un audit de la régie communale autonome;

3°le Conseil de l'Aide sociale lors d'un audit du Centre public d'Aide sociale;

4°l'assemblée générale et le conseil d'administration lors d'un audit de l'association, visée au titre VIII, chapitre Ier, du décret du 19 décembre 2008 portant organisation des centres publics d'aide sociale;

5°le conseil provincial lors d'un audit de la province;

6°le conseil d'administration lors d'un audit de la régie provinciale autonome.

Art. 8.Lors de l'accomplissement de ses missions et tâches, l'agence agit au nom des personnes morales Communauté flamande et Région flamande.

Chapitre 2.- Comités d'audit

Section 1ère.- Désignation et rémunération des membres de comités d'audit

Art. 9.Le comité d'audit des administrations locales est compétent pour les matières relatives aux entités, visées à l'article 4, alinéa premier, 1° à 6° inclus.

Le comité d'audit de l'administration flamande est compétent pour les matières relatives aux entités, visées à l'article 4, alinéa premier, 7° à 11° inclus.

Art. 10.Des experts indépendants d'un comité d'audit peuvent faire partie de l'autre comité d'audit. Un membre non indépendant d'un comité d'audit ne peut jamais être un membre non indépendant dans l'autre comité d'audit.

Art. 11.Le Gouvernement flamand désigne les représentants des administrations locales, après la proposition des représentants de ces organisations.

Les experts indépendants sont désignés, sur la proposition des comités d'audit, par le Gouvernement flamand pour une période de cinq ans qui peut être renouvelée une fois au maximum.

Chaque fois qu'un ou plusieurs mandats d'experts indépendants ou de représentants des administrations locales sont à conférer, en application de [1 l'article III.115, § 4 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018]1, les candidatures d'au moins un homme et une femme sont proposées par mandat.

Parmi les experts indépendants, le Gouvernement flamand désigne les présidents des comités d'audit, sur la proposition des comités d'audit.

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(1AGF 2019-05-10/12, art. 129, 003; En vigueur : 01-01-2019)

Art. 12.Les membres de comités d'audit reçoivent une rémunération pour leurs activités. Cette rémunération s'élève à 996,84 euros par séance. Le président des comités d'audit reçoit une rémunération supplémentaire de 498,42 euros par séance. Lorsqu'un comité d'audit se réunit plus de six fois par an, la rémunération pour les membres s'élève, à partir de la septième séance, à 398,74 euros par séance et la rémunération supplémentaire pour le président à 199,37 euros par séance.

L'observateur du Ministre des Affaires intérieures reçoit une rémunération qui s'élève à la moitié de la rémunération d'un membre ordinaire.

Le rapport annuel mentionne les rémunérations qui ont été payées par membre.

Les montants, visés à l'alinéa premier, suivent l'évolution de l'indice des prix à la consommation, conformément à la loi du 1er mars 1977 organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses dans le secteur public. Cette liaison à l'indice est calculée et appliquée conformément à l'article 2 de l'arrêté royal du 24 décembre 1993 portant exécution de la loi du 6 janvier 1989 de sauvegarde de la compétitivité. Le montant à 100% est lié à l'indice-pivot de base 138,01 (base 1er janvier 1990).

Aucune rémunération n'est prévue pour des réunions par écrit.

Section 2.- Fonctionnement et tâches des comités d'audit

Art. 13.Les comités d'audit assurent l'indépendance de l'agence.

Art. 14.Sans préjudice des compétences et de la propre procédure de décision de chaque comité d'audit, les comités d'audit peuvent se réunir en commun.

Art. 15.

<Abrogé par AGF 2019-05-10/12, art. 130, 003; En vigueur : 01-01-2019>

Art. 16.[1 Conformément à l'article III.115, § 4, alinéa 2 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 les comités d'audit sont chargés du pilotage, du suivi et du contrôle de l'agence. A cet effet, ils approuvent le plan d'entreprise annuel de l'agence.]1

Les comités d'audit peuvent, tant dans le cadre de la fourniture de services de conseil que dans le cadre du suivi et de l'exercice du contrôle, demander à tout moment au chef de l'agence des informations, des rapports et des justifications concernant certaines matières, tant au niveau agrégé qu'au niveau de sujets et dossiers individuels. Chaque comité d'audit peut, lorsque cela s'avère nécessaire, demander à des membres du personnel de l'organisation où un audit a été effectué, de donner des explications lors d'une réunion du comité d'audit.

Moyennant l'approbation des comités d'audit, et après une procédure de sélection à laquelle les comités d'audit sont également associés, une personne ou instance qualifiée et indépendante est désignée, assurant l'évaluation du fonctionnement de l'agence. La fréquence de cette évaluation est fixée par les comités d'audit.

Les comités d'audit peuvent faire effectuer un audit légal au sein de l'agence.

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(1AGF 2019-05-10/12, art. 131, 003; En vigueur : 01-01-2019)

Art. 17.Les comités d'audit peuvent fournir des services de conseil au Gouvernement flamand :

1°dans le cadre des problématiques générales estimées importantes par les comités d'audit;

2°sur l'audit du système de contrôle interne;

3°sur le système de contrôle interne, sur la base des activités de l'agence, visée à l'article 5.

Art. 18.Les comités d'audit établissent un règlement d'ordre intérieur. Le règlement d'ordre intérieur règle entre autres la procédure des réunions par écrit.

Art. 19.Les comités d'audit examinent à intervalles réguliers leurs propres performances et vérifient s'ils ont atteint leurs objectifs et ont assumé leurs responsabilités.

Art. 20.Les comités d'audit établissent annuellement un rapport de leurs activités qui est accessible au public.

Les procès-verbaux des réunions des comités d'audit sont envoyés au Gouvernement flamand.

Chapitre 3.- Suivi et direction de l'agence

Art. 21.Le chef de l'agence est chargé de la direction générale, du fonctionnement et de la représentation de l'agence, sans préjudice de l'application de la possibilité de délégation et de sous-délégation de cette compétence.

Art. 22.L'agence assure le contrôle interne de ses processus d'entreprise et activités.

Art. 23.L'agence fait rapport au sujet de ses activités et constatations aux comités d'audit.

Art. 24.Conformément [1 aux articles III.61 et III.62 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 et à l'article 26 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 30 octobre 2015 réglant la délégation de compétences de décision aux chefs des départements et des agences autonomisées internes]1, les informations fournies et le rapportage par l'agence comprennent au moins :

1°un plan d'entreprise annuel;

2°un rapport périodique relatif à l'utilisation des délégations conférées;

3°un rapport annuel, ainsi qu'un rapport final, relatifs à l'exécution du [1 plan d'entreprise]1, sur la base d'indicateurs et d'indices présentant un intérêt politique et gestionnel.

Tant dans le plan d'entreprise que dans le rapport annuel, l'agence indique quel est le rapport entre les activités d'audit externe et celles d'audit interne.

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(1AGF 2019-05-10/12, art. 132, 003; En vigueur : 01-01-2019)

Art. 25.Le chef de l'agence a délégation de compétence de décision pour les matières fixées à [1 l'arrêté du Gouvernement flamand du 30 octobre 2015 réglant la délégation de compétences de décision aux chefs des départements et des agences autonomisées internes]1.

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(1AGF 2019-05-10/12, art. 133, 003; En vigueur : 01-01-2019)

Art. 26.En cas d'utilisation des délégations, les conditions et limitations générales s'appliquent, ainsi que les dispositions relatives à la possibilité de sous-délégation, la réglementation en cas de remplacement et la justification, visée à [1 l'arrêté du Gouvernement flamand du 30 octobre 2015 réglant la délégation de compétences de décision aux chefs des départements et des agences autonomisées internes]1.

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(1AGF 2019-05-10/12, art. 134, 003; En vigueur : 01-01-2019)

Chapitre 4.- Dispositions modificatives

Section 1ère.- Modification de l'arrêté du Gouvernement flamand du 2 avril 2004 portant création de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Agentschap voor Landbouw en Visserij " (Agence de l'Agriculture et de la Pêche)

Art. 27.Dans l'article 11 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 2 avril 2004 portant création de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Agentschap voor Landbouw en Visserij " (Agence de l'Agriculture et de la Pêche), modifié par l'arrêté du Gouvernement flamand du 18 janvier 2008, sont apportées les modifications suivantes :

1°les mots " l'entité Audit interne de la Communauté flamande " sont remplacés par les mots " Audit Flandre ";

2°les mots " examens administratifs " sont remplacés par les mots " audits légaux ".

Section 2.- Modification de l'arrêté du Gouvernement flamand du 3 juin 2005 relatif à l'organisation de l'Administration flamande

Art. 28.§ 1er. Dans l'arrêté du Gouvernement du 3 juin 2005 relatif à l'organisation de l'administration flamande, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand des 24 avril 2009 et 13 mai 2011, sont apportées les modifications suivantes :

1°Dans l'article 3, § 1er, 3°, les mots " l'audit interne de l'administration flamande " sont remplacés par les mots " l'audit des administrations locales et de l'administration flamande ";

2°Dans l'article 3, § 2, 6°, le mot " interne " est abrogé;

3°Dans l'article 17, § 1er, 2°, les mots " le " Interne Audit van de Vlaamse Administratie " (Audit interne de l'Administration flamande) " sont remplacés par les mots " " Audit Vlaanderen " (Audit Flandre) ".

Section 3.- Modification de l'arrêté du Gouvernement flamand du 9 décembre 2005 portant création de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek " (Institut de Recherche de l'Agriculture et de la Pêche)

Art. 29.Dans l'article 15 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 9 décembre 2005 portant création de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek " (Institut de Recherche de l'Agriculture et de la Pêche), sont apportées les modifications suivantes :

1°les mots " Audit interne de la Communauté flamande " sont remplacés par les mots " Audit Flandre ";

2°les mots " examens administratifs " sont remplacés par les mots " audits légaux ".

Section 4.- Modification de l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 décembre 2005 portant création de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Agentschap voor Natuur en Bos " (Agence de la Nature et des Forêts)

Art. 30.Dans l'article 11 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 décembre 2005 portant création de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Agentschap voor Natuur en Bos " (Agence de la Nature et des Forêts), sont apportées les modifications suivantes :

1°les mots " L'entité Audit interne de la Communauté flamande " sont remplacés par les mots " Audit Flandre ";

2°les mots " examens administratifs " sont remplacés par les mots " audits légaux ".

Section 5.- Modification de l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 décembre 2005 portant création de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek " (Institut de Recherche des Forêts et de la Nature)

Art. 31.Dans l'article 10 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 décembre 2005 portant création de l'agence autonomisée interne sans personnalité juridique " Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek " (Institut de Recherche des Forêts et de la Nature), sont apportées les modifications suivantes :

1°les mots " L'entité Audit interne de la Communauté flamande " sont remplacés par les mots " Audit Flandre ";

2°les mots " examens administratifs " sont remplacés par les mots " audits légaux ".

Section 6.- Modifications du statut du personnel flamand du 13 janvier 2006

Art. 32.Dans l'article I 2, 13°, du statut du personnel flamand du 13 janvier 2006, les mots " le Comité d'Audit de l'Administration flamande pour l'Audit interne de l'Administration flamande " sont remplacés par les mots " les comités d'audit pour Audit Flandre ".

Art. 33.Dans l'article II 2, § 2, alinéa premier, du même arrêté, remplacé par l'arrêté du Gouvernement flamand du 16 mars 2007 et modifié par l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 mai 2008, les mots " la " Interne Audit van de Vlaamse Administratie " (Audit interne de l'Administration flamande) " sont remplacés par les mots " Audit Flandre ".

Section 7.- Modifications de l'arrêté du Gouvernement flamand du 2 mars 2007 réglant le fonctionnement de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique " Kind en Gezin "

Art. 34.Dans l'article 9, 1°, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 2 mars 2007 réglant le fonctionnement de l'agence autonomisée interne dotée de la personnalité juridique " Kind en Gezin ", les mots " de l'audit interne de l'Administration flamande " sont remplacés par les mots " d'Audit Flandre ".

Art. 35.Dans l'article 12, § 2, alinéa deux, du même arrêté, les mots " au Service d'Audit interne de l'Administration flamande " sont remplacés par les mots " à Audit Flandre ".

Section 8.- Modification de l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 juillet 2009 fixant les attributions des membres du Gouvernement flamand

Art. 36.Dans l'article 3, alinéa premier, 1°, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 juillet 2009 fixant les attributions des membres du Gouvernement flamand, remplacé par l'arrêté du Gouvernement flamand du 7 juillet 2010, le point b) est remplacé par ce qui suit :

" b) Audit Flandre, sans préjudice de l'article 16 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 18 octobre 2013 portant création de l'agence autonomisée interne " Audit Vlaanderen " (Audit Flandre) et modifiant divers arrêtés; ".

Section 9.- Modification de l'arrêté relatif à l'Energie du 19 novembre 2010

Art. 37.Dans l'article 2.4.3 de l'arrêté relatif à l'Energie du 19 novembre 2010 sont apportées les modifications suivantes :

1°les mots " L'entité Audit interne de la Communauté flamande " sont remplacés par les mots " Audit Flandre ";

2°les mots " examens administratifs " sont remplacés par les mots " audits légaux ".

Section 10.- Modification de l'arrêté du Gouvernement flamand du 7 septembre 2012 relatif au contrôle et au single audit

Art. 38.Dans l'article 1er de l'arrêté du Gouvernement flamand du 7 septembre 2012 relatif au contrôle et au single audit, les mots " l'Audit interne de l'administration flamande " sont remplacés par les mots " Audit Flandre ".

Section 11.- Modifications de l'arrêté du Gouvernement flamand du 7 septembre 2012 relatif à la gestion financière et matérielle du service à gestion séparée IAVA (Audit interne de l'Administration flamande)

Art. 39.Dans l'intitulé de l'arrêté du Gouvernement flamand du 7 septembre 2012 relatif à la gestion financière et matérielle du service à gestion séparée IAVA (Audit interne de l'Administration flamande), le mot " IAVA (Audit interne de l'Administration flamande) " sont remplacés par les mots " " Audit Vlaanderen " (Audit Flandre) ".

Art. 40.Dans les articles 1er, 3, 4 et 5 du même arrêté, le mot " IAVA " est chaque fois remplacé par les mots " Audit Flandre ".

Art. 41.L'article 6 du même arrêté est remplacé par ce qui suit :

" Le Ministre-Président et le Ministre flamand chargé des affaires intérieures sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté. "

Chapitre 5.- Dispositions finales

Art. 42.L'arrêté du Gouvernement flamand du 16 avril 2004 portant création de l'agence autonomisée interne " Audit interne de l'Administration flamande " et portant transformation du comité d'audit de la Communauté flamande en Comité d'Audit de l'Administration flamande, modifié par les arrêtés du Gouvernement flamand des 3 juin 2005, 10 mars 2006, 16 mars 2007 et 6 février 2009, est abrogé.

Art. 43.Pour le calcul de la durée du mandat des experts indépendants, la période durant laquelle ils ont exercé leur mandat auprès du comité d'audit de l'agence Audit interne de l'Administration flamande est également prise en compte. Lors de la création d'Audit Flandre, il peut être dérogé à l'article 11 du présent arrêté pour la première désignation d'experts indépendants auprès des comités d'audit pour ce qui concerne la durée du mandat et la désignation des présidents des comités d'audit.

Art. 44.Les membres du personnel statutaire de l'agence Audit interne de l'Administration flamande et les membres du personnel statutaire de l'agence de l'Administration intérieure travaillant sur l'audit externe dans des administrations locales, repris dans l'annexe 1re, jointe au présent arrêté, sont transférés à l'agence Audit Flandre à partir du 1er janvier 2014, avec maintien :

1°de leur qualité;

2°de leur grade;

3°de leur carrière fonctionnelle;

4°de leur ancienneté administrative et pécuniaire;

5°de leurs droits en matière de promotion et de leurs droits à la promotion;

6°du traitement et de l'échelle de traitement auxquels ils ont droit en vertu de la réglementation existante au moment de leur transfert;

7°des allocations, indemnités et avantages sociaux auxquels ils ont droit à la date du transfert sur base réglementaire ou contractuelle, lorsque les conditions d'octroi sont maintenues, et lorsque les conditions restent remplies.

L'affectation sur la base du présent arrêté n'est pas considérée comme une nouvelle nomination et ne porte pas non plus atteinte aux droits statutaires.

Art. 45.L'autorité de recrutement offre un contrat de travail auprès de l'agence Audit Flandre aux membres du personnel contractuels de l'agence Audit interne de l'Administration flamande et de l'agence de l'Administration intérieure travaillant sur l'audit externe dans des administrations locales, repris dans l'annexe 2 du présent arrêté. Sur la base de ce contrat, ils sont employés, à partir du 1er janvier 2014, dans cette entité pour une durée qui correspond à la partie de leur contrat auprès de l'agence Audit interne de l'Administration flamande ou de l'agence de l'Administration intérieure qui n'a pas encore expirée le 31 décembre 2013. Le nouveau contrat garantit qu'ils peuvent maintenir les droits contractuels existants dont ils bénéficiaient le 31 décembre 2013 auprès de l'agence Audit interne de l'Administration flamande ou de l'agence de l'Administration intérieure. En ce qui concerne les allocations, indemnités et avantages sociaux, ce maintien vaut uniquement dans la mesure où les conditions d'octroi restent maintenues, et pour autant que ces conditions restent remplies.

Art. 46.Les droits et obligations, liés à l'agence Audit interne de l'Administration flamande, restent en vigueur pour l'agence Audit Flandre, à moins qu'une décision ultérieure modifie ou annule ces droits et obligations.

Art. 47.Entrent en vigueur le 1er janvier 2014 :

1°le décret sur l'audit du 5 juillet 2013, à l'exception de ce qui a été fixé à l'alinéa deux;

2°le présent arrêté, à l'exception de ce qui a été fixé à l'alinéa deux.

Entrent en vigueur le 18 octobre 2013 :

1°l'article 19, alinéa 1er, 2° du décret sur l'audit du 5 juillet 2013;

2°les articles 11, 12 et 43 du présent arrêté.

Art. 48.Le Ministre-Président et le Ministre flamand chargé des affaires intérieures sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Annexe.

Art. N1.Annexe 1. - Les membres du personnel statutaires, visés à l'article 44

Art. N2.Annexe 2. - Les membres du personnel contractuels, visés à l'article 45