Texte 2007035898
Chapitre 1er.- Siège social.
Article 1er.Le siège de l'agence est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
Chapitre 2.- Le Comité de direction.
Section 1ère.- Composition.
Art. 2.Le Comité de direction se compose de l'administrateur général, du directeur général et des divers chefs de division.
L'administrateur général préside la réunion. En son absence, la présidence est assurée par le directeur général. Lorsque le directeur général est également absent, l'administrateur général désigne un président parmi les chefs de division.
L'administration veille à la préparation des réunions, au suivi et à l'exécution des décisions prises.
Il désigne un membre du personnel de niveau A pour le secrétariat et la rédaction des procès-verbaux.
Section 2.- Compétence.
Art. 3.Sans préjudice des compétences du chef de l'agence, et en vue d'assurer un fonctionnement efficace et une intégration politique maximale, le Comité de direction est chargé de l'administration de l'agence et de la coordination politique entre les divisions et les services spécialisés.
Le Comité de direction accomplit à cet effet les missions suivantes :
1°il favorise la coopération entre les divisions et la gestion intégrale de la qualité en général;
2°il créé des commissions de fonctionnement internes, dont une commission stratégique et une commission de planification, définit leur mission, leur composition et leur fonctionnement;
3°il délibère sur toute proposition, qui est soumise ou non au comité consultatif, de nature administrative ou gestionnelle, qui a des répercussions sur l'organisation ou le fonctionnement de l'agence;
4°il délibère sur des litiges entre les divisions et des services spécialisés;
5°il délibère sur tout projet d'ordre de service qui contient des directives générales;
6°il assure la préparation de la politique et le suivi du conseil de gestion;
7°il assure la définition des missions et le suivi de projets uniques et à long terme au sein de l'agence;
8°il prépare la concertation syndicale et en assure le suivi;
9°il veille aux principes généraux de gestion administrative de l'agence et aux processus de prise de décisions.
Section 3.- Fonctionnement.
Art. 4.§ 1er. Le Comité de direction établit un règlement d'ordre intérieur, qui fixe au moins les éléments suivants :
1°la fréquence des réunions;
2°le quorum de présences requis et la majorité requise pour que les décisions soient valables;
3°les modalités du vote;
4°la publicité des décisions.
Outre les cas d'urgence motivés dans le procès-verbal, le comité de direction ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres est présente.
§ 2. Le président peut en tout temps, d'initiative ou à la demande d'un membre, inviter des membres du personnel en raison de leur expertise sur un point de l'ordre du jour d'une réunion du comité de direction, en vue de discuter des problèmes spécifiques. Les experts assistent sans voix délibérative.
§ 3. Le règlement d'ordre intérieur du comité de direction est communiqué aux membres du personnel par voie d'ordre de service.
Chapitre 3.- L'évaluation des systèmes de contrôle interne.
Art. 5.L'évaluation des systèmes de contrôle internes est effectuée, sans préjudice des responsabilités de l'administrateur général quant au système de contrôle interne, par un comité externe pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes, d'une part, dénommé ci-après le comité, et le service pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes, d'autre part, dénommé ci-après le service.
Section 1ère.- Le comité externe pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes.
Mission.
Art. 6.Le comité a pour mission d'assister le Ministre flamand compétent pour l'agence et la direction de l'agence dans les domaines suivants :
1°les systèmes pour la fiabilité des rapports financiers et gestionnels;
2°la conformité de l'application, au sein de l'agence, des lois, décrets, règlements, directives d'autorités compétentes, des codes de conduite et des directives fixés par les autorités compétentes;
3°l'évaluation des systèmes de gestion des risques, de contrôle interne et du gouvernement d'entreprise;
4°l'évaluation des méthodes et l'évaluation de la qualité du service;
5°la surveillance des missions et de l'indépendance du service.
Compétence.
Art. 7.En ce qui concerne le contrôle interne, le comité est chargé des tâches suivantes :
1°le comité évalue la gestion des risques de l'organisation, ainsi que les mesures prises par la direction en vue de gérer les risques.
2°le comité veille à ce que les mécanismes et systèmes de contrôle internes de l'agence soient appropriés et efficaces, y compris le contrôle interne des rapports financiers et le contrôle interne de la conformité des activités de l'agence aux lois, décrets, règlements, directives d'autorités compétentes, codes de conduite et directives fixés par les autorités compétentes et la direction.
3°Le comité évalue les systèmes de contrôle internes appliqués dans le cadre de la gestion financière de l'agence, et les systèmes appliqués afin de garantir l'intégrité des rapports financiers et des rapports de gestion.
4°Le comité évalue les rapports d'auditeurs externes sur les rapports financiers, les principales constatations en la matière et les recommandations, ainsi que la réponse de la direction.
5°Le comité évalue la politique d'intégrité au sein de l'agence, y compris le mode dont l'agence fixe et met en oeuvre des codes de conduite internes.
Art. 8.En ce qui concerne le service, le comité est chargé des tâches suivantes :
1°le comité évalue la charte qui définit les objectifs, les missions, la place dans l'organisation et le fonctionnement du service, et l'approuve. En collaboration avec l'administrateur général, le comité veille à l'actualisation et le respect de la charte.
2°le comité évalue l'analyse des risques qui est à la base du planning des enquêtes du service et approuve annuellement le planning des enquêtes qui seront effectuées par le service, ainsi que les modifications éventuelles à ce planning et les missions ad hoc demandées par l'administrateur général;
3°le comité veille à l'effectivité et à l'efficacité du service et veille à ce que le service effectue ses enquêtes conformément au jeu de règles fixé par le comité, et dont le comité estime qu'ils s'alignent le mieux sur la mission du service;
4°le comité évalue la gestion de la qualité que le service applique à son propre fonctionnement;
5°le comité évalue et discute les rapports des enquêtes effectuées par le service;
6°le comité veille à ce qu'il n'y ait pas de restrictions et interventions non justifiées au niveau du fonctionnement du service.
Art. 9.Aux fins d'exécuter ses missions, le comité peut notamment :
1°conseiller le Ministre flamand compétent pour l'agence, ou l'administrateur général de l'agence sur la désignation et l'évaluation d'auditeurs externes, sans préjudice des compétences [1 d'Audit Flandre]1 et de la Cour des Comptes;
2°demander à l'administrateur général de l'agence toutes informations requises pour l'exécution de ses tâches et missions. Eventuellement, le comité peut dans ce cadre entendre tout membre du personnel, après avoir informé l'administrateur général de cette intention;
3°s'il le juge nécessaire, présenter à l'administrateur général ou au Ministre flamand dont relève l'agence, une proposition d'audit externe;
4°discuter tout rapport établi par le service compétent pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence.
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(1AGF 2013-10-18/26, art. 34, 003; En vigueur : 01-01-2014)
Art. 10.Le comité rend avis sur le fonctionnement du service chargé de l'examen des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence. Il se prononce sur une charte réglant les objectifs, les missions, les compétences, la place au sein de l'organisation et le fonctionnement de ce service;
Le comité rend avis annuellement sur le plan de travail du service chargé de l'examen des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence. Il évalue à cet effet notamment l'analyse des risques qui est à la base de ce plan de travail. Le comité rend avis en outre sur les modifications intermédiaires au plan de travail.
Communication.
Art. 11.§ 1er. Le président du comité, ou, en son absence, le vice-président, peut délibérer séparément avec le fonctionnaire chargé de la direction du service compétent pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence.
§ 2. Le comité discute annuellement avec le chef de l'agence :
1°la situation en matière de systèmes de contrôle internes au sein de l'agence;
2°la gestion des risques globale de l'agence, par rapport aux objectifs stratégiques et opérationnels et aux objectifs repris dans le contrat de gestion;
3°la suite donnée aux recommandations des audits internes et externes, et les enquêtes effectuées par le service compétent pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence.
§ 3. Sans préjudice des dispositions en la matière dans le statut cadre, et sans préjudice des statuts spécifiques du personnel, le comité rend avis à l'administrateur général sur la désignation et la modification de fonctions des membres du personnel du service compétent pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence.
Art. 12.§ 1er. Le comité remet annuellement un rapport d'évaluation sur le propre fonctionnement au Ministre flamand compétent pour l'agence.
§ 2. Le comité remet un rapport annuel de ses activités au Ministre flamand et à l'administrateur général de l'agence. Le comité peut formuler toute recommandation qu'il juge nécessaire dans le cadre de ses missions.
Copie de ce rapport est remise [1 à Audit Flandre]1 .
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(1AGF 2013-10-18/26, art. 35, 003; En vigueur : 01-01-2014)
Code déontologique.
Art. 13.§ 1er. Les membres du comité s'engagent à informer le président lorsqu'ils se retrouvent dans une situation où leur indépendance n'est plus garantie. Ils adoptent, en accord avec le président, l'attitude qui convient.
§ 2. Les règles suivantes s'appliquent aux membres du comité :
1°ils ne peuvent participer à une délibération s'ils ont un intérêt direct, soit à titre personnel, soit comme mandataire ou si leurs parents, ou des parents ou alliés jusqu'au quatrième degré ont un intérêt direct ou personnel.
2°ils ne peuvent servir d'avocat, de notaire, de mandataire ou d'expert juridique dans un procès intenté contre l'agence;
3°ils ne peuvent effectuer des transactions financières, quelle que soit leur nature, avec l'agence;
4°ils ne peuvent participer, directement ou indirectement, à une fourniture ou adjudication par l'agence;
5°il s'engagent à dégager le temps nécessaire pour une bonne exécution de cette mission;
6°les membres du comité et chacun qui assiste à la réunion complète ou partielle du comité, respectent une confidentialité stricte quant à l'information obtenue dans ce cadre;
7°sauf dispositions spécifiques, ils ne peuvent s'adresser aux membres du personnel de l'agence, sauf par le biais du président, qui en informe le chef de l'agence.
§ 3. Si une situation de conflit telle que visée aux §§ 1er et 2 se prolonge, le président en informe le Ministre compétent pour l'agence, qui prend la mesure la plus appropriée.
Composition du comité.
Art. 14.§ 1er. Le Ministre flamand compétent pour l'agence Kind en Gezin désigne les membres du comité pour une période de cinq ans. Le Ministre flamand compétent pour l'agence désigne le président et le vice-président du comité.
Le comité se compose d'au moins quatre et au plus six membres indépendants.
§ 2. Aucun membre du comité ne peut exercer une fonction opérationnelle au sein de Kind en Gezin, ou ne peut avoir exercé telle fonction en une période de trois ans avant la désignation au comité.
Parmi les membres du comité, la moitié moins un au maximum peut siéger également dans le comité consultatif de l'agence.
Un des membres du comité est désigné comme expert financier, sur la base de ses connaissances ou expérience.
Fonctionnement du comité.
Art. 15.Le comité se réunit en outre à la demande du Ministre flamand compétent pour l'agence ou du chef de l'agence.
Le Ministre flamand compétent pour l'agence, l'administrateur-général, le directeur général, et le chef du service compétent en matière d'examen des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence, sont invités aux réunions du comité.
Art. 16.Sauf en cas d'urgence, le secrétariat envoie les convocations aux réunions du comité au moins six jours calendaires avant la réunion, le jour de l'envoi non compris. La convocation mentionne le lieu, le jour, l'heure et l'ordre du jour de la réunion. Les documents préparatoires sont joints à la convocation, sauf en cas d'urgence ou de force majeure.
En cas d'urgence, chaque membre du comité sera contacté de la manière la plus appropriée, soit par e-mail, par lettre, par téléphone ou d'une autre manière. Les circonstances de l'urgence doivent être mentionnées dans le procès-verbal. En cas d'urgence, il peut être procédé à une procédure de réunion électronique ou téléphonique, selon les circonstances et l'avis du président.
Art. 17.Le président fixe l'ordre du jour du comité. L'ordre du jour comprend :
1°l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente;
2°chaque point qui, en vertu de la section 1re, doit être inscrit à l'ordre du jour du comité;
3°chaque point inscrit à l'ordre du jour par le Ministre flamand compétent pour l'agence;
4°chaque point inscrit à l'ordre du jour par un membre du comité. Ces points doivent concerner les missions du comité telles que définies à la section 1ère. Ils doivent être inscrits à l'ordre du jour en concertation avec le président, au plus tard quinze jours avant la réunion;
5°chaque point inscrit à l'ordre du jour par le chef de l'agence ou le chef du service compétent pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence, en concertation avec le président.
Art. 18.Le comité se réunit au moins quatre fois par an. Le procès-verbal de la réunion est envoyé au Ministre flamand compétent pour l'agence Kind en Gezin.
Art. 19.Les membres du comité perçoivent une indemnité conformément à l'arrêté applicable du Gouvernement flamand.
Les indemnités des membres du comité sont à charge des moyens de fonctionnement.
Section 2.- Le service compétent pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence.
Mission.
Art. 20.§ 1er. Au sein de l'agence Kind en Gezin, il est créé un service compétent pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence.
§ 2 La mission du service visé au § 1er est :
1°de procurer à la direction de l'agence, de manière indépendante et objective, une sécurité raisonnable et des conseils concernant la gestion des risques, les systèmes de contrôle internes et les processus de gestion de l'agence. Cela comprend notamment l'évaluation de l'effectivité et de l'efficacité de la gestion des risques, les systèmes de contrôle internes et les processus de gestion, au moyen d'une approche systématique et planifiée, afin de créer une valeur ajoutée pour la direction et les membres du personnel;
2°l'élaboration d'une charte qui définit les objectifs, les missions, la place au sein de l'organisation et le fonctionnement, et qui est approuvé par le comité visé à la section Ire. Cette charte décrit en outre la manière dont le service annonce qu'il travaille de manière systématique et planifiée, et contient les lignes de force de l'attitude éthique des membres du personnel du service.
Compétence.
Art. 21.Le service compétent pour l'évaluation des systèmes de contrôle internes au sein de l'agence est doté des compétences suivantes :
1°l'examen et l'évaluation des systèmes de contrôle spécifiques internes au sein de l'agence, afin de constater si ceux-ci fonctionnent comme prévu et afin de proposer des adaptations et améliorations en vue d'améliorer l'efficacité et le fonctionnement efficient de ces systèmes. Cela comprend en outre l'examen et l'évaluation de la sécurisation de l'actif et la prévention de fraude, à l'exclusion toutefois de la certification des comptes;
2°l'examen et l'évaluation de la fiabilité, de la complétude et de l'intégrité des informations financières et gestionnelles, et les moyens mis en oeuvre pour identifier, mesurer, et stocker ces informations, et d'en faire rapport.
3°le conseil en matière de développement de nouveaux processus et procédures, et d'évaluer les projets, processus et procédures existants, afin de vérifier s'ils correspondent aux décisions, stratégies, plans, contrats, objectifs et réglementations;
4°le conseil en matière de la mise en place de la gestion des risques au sein de l'agence et de la sensibilisation sur le plan du contrôle interne;
5°la formulation des recommandations requises sur la manière dont l'agence engage ses membres du personnel et ses moyens, afin d'optimaliser l'efficience et l'efficacité.
Art. 22.Les membres du personnel désignés à cet effet peuvent effectuer des enquêtes dans toutes les divisions de l'agence. Ils ont accès à toutes les informations et à tous les bâtiments, documents et biens, qu'ils estiment nécessaires afin d'effectuer les enquêtes à temps, et de manière efficiente et efficace. Ils peuvent entendre tous les membres du personnel de l'agence.
Les informations obtenues lors de ces enquêtes, ne peuvent être utilisées que pour les objectifs fixés.
Art. 23.Le service établit annuellement un plan de travail basé sur une analyse pluriannuelle des risques concernant toutes les activités de l'agence. Il reste 20 % au maximum pour l'exécution de missions ad hoc.
Art. 24.Tous les rapports établis dans le cadre du plan de travail et tous les autres rapports éventuellement établis par le service, sont soumis au comité visé à la section Ire.
Les rapports établis dans le cadre du plan de travail visé à l'article 23, sont envoyés aux clients et à l'administrateur général de l'agence.
Le chef du service peut demander au président et, en son absence, au vice-président du comité visé à la section Ire de se concerter sans la présence de représentants de la direction de l'agence.
Art. 25.L'administrateur général positionne le service au sein de Kind en Gezin, en tenant compte de la spécificité de ses missions et activités, et en prenant l'avis du comité en la matière.
Sans préjudice des dispositions en la matière dans le statut cadre, et sans préjudice d'autres statuts spécifiques du personnel, le président du comité visé à la section Ire ou, en son absence, le vice-président, participe à l'évaluation du fonctionnaire chargé de la direction du service.
Chapitre 4.- Publicité de l'administration.
Art. 26.En ce qui concerne la publicité active de l'administration, l'administrateur général détermine le mode de diffusion des explications relatives à la politique. Un membre du personnel de niveau A est désigné comme fonctionnaire de communication.
En ce qui concerne la publicité passive, un fonctionnaire désigné de niveau A est responsable des missions énoncées dans le décret. A cet effet, le fonctionnaire dispose de la compétence de décision quant aux demandes de consultation de dossiers et de communication de pièces pertinentes.
Chapitre 5.- Service des plaintes.
Art. 27.En exécution du [1 titre II, chapitre 5, du décret de gouvernance du 7 décembre 2018]1 , un Service des plaintes est chargé des missions énoncées dans le décret.
Le Service des plaintes se compose d'un ou plusieurs instructeurs des plaintes; l'un d'eux assume la fonction de coordinateur des plaintes.
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(1AGF 2019-05-10/12, art. 74, 006; En vigueur : 01-01-2019)
Art. 28.§ 1er. Le Service des plaintes est dirigé par le coordinateur des plaintes, un membre du personnel de niveau A, qui est responsable de l'exécution des missions décrétales et assume la direction du service.
§ 2. Le Service des plaintes relève de l'autorité hiérarchique de l'administrateur général, tout en ayant la compétence de décision pour les tâches fixées par le décret. En ce sens, le service peut nouer les contacts nécessaires, y compris les contacts [1 avec [2 l'Inspection des Soins, telle que visée à l'article 4, § 2, alinéa 3, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 12 mai 2023 relatif au Département Soins]2, aux conditions qui sont convenues à cet effet entre l'agence et le département précité]1, et la présentation de dossiers de l'administration.
Le Service des plaintes peut présenter à l'administrateur général des propositions visant l'amélioration des services.
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(1AGF 2015-01-30/08, art. 24, 004; En vigueur : 01-01-2015)
(2AGF 2023-05-12/09, art. 52, 007; En vigueur : 10-07-2023)
Chapitre 6.- Le Service social pour le personnel.
Art. 29.
<Abrogé par AGF 2015-03-06/03, art. 1, 005; En vigueur : 01-01-2015>
Art. 30.
<Abrogé par AGF 2015-03-06/03, art. 1, 005; En vigueur : 01-01-2015>
Chapitre 7.- La contribution médicale.
Art. 31.L'agence compte six médecins ayant une spécialisation pertinente pour les missions de l'agence.
Ils émettent des avis au niveau de la politique, et élaborent le volet médical dans les domaines d'activité couverts par l'agence. L'administrateur général définit leurs missions, après concertation avec le Comité de direction, tant en ce qui concerne le contenu que leur domaine d'activité administratif.
Art. 32.§ 1er. Un conseiller scientifique-médecin en chef est chargé essentiellement de l'encadrement et du conseil de la gestion stratégique de l'agence.
Le conseiller scientifique-médecin en chef fait partie des services du staff chargés de cette mission, et préside également le collège médical.
§ 2. Les coordinateurs médicaux de la qualité sont chargés essentiellement, outre leur participation au collège médical, d'une fonction d'encadrement et de conseil en matière de prévention médicale dans les différents structures et services. Dans ce sens ils peuvent être engagés par province, ou en raison de leurs connaissances techniques spéciales.
§ 3. Les coordinateurs médicaux de la qualité relèvent administrativement de la division centrale Soutien préventif aux familles, mais, compte tenu de leur mission, ils sont fonctionnellement mis à la disposition des chefs des divisions provinciales.
Art. 33.Le collège médical, composé par les coordinateurs médicaux de la qualité, se réunit sous la direction du conseiller scientifique-médecin en chef. La première mission du collège médical consiste à formuler des avis sur des matières médicales générales fondamentales à l'usage de la définition de la politique par l'agence.
Eu égard à la compétence de l'Ordre des Médecins, le collège médical fait fonction de chambre déontologique pour les médecins qui travaillent dans le cadre des structures agréées par l'agence, ce en ce qui concerne leur action dans le cadre de la réglementation y afférente.
L'administrateur général et le directeur général font partie de plein droit du collège médical. Ils peuvent se faire représenter ou assister.
L'agence assume le secrétariat du collège.
L'administrateur général fixe, en accord avec le conseiller scientifique-médecin en chef, l'ordre du jour des réunions et veille au suivi.
Art. 34.Le Ministre flamand qui a l'Assistance aux Personnes dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.