Texte 2007003560
Chapitre 1er.- Définitions.
Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par :
1°commune : la ville de Bruxelles ou une des 18 communes de la Région de Bruxelles Capitale, bénéficiaire ou potentiellement bénéficiaire d'une convention Sommets européens.
2°convention Sommets européens : convention conclue entre le Ministre de l'Intérieur et les communes concernées, conformément au présent arrêté royal.
3°le Ministre : le Ministre de l'Intérieur ou son délégué.
Chapitre 2.- Conditions relatives à la conclusion d'une convention.
Art. 2.Dans la limite des crédits disponibles, une intervention financière est octroyée à la ville de Bruxelles et aux communes de la Région de Bruxelles-Capitale afin d'intensifier les politiques qu'elles mènent en matière de prévention et plus particulièrement dans la perspective des grandes manifestations lors des Sommets européens et des événements connexes.
Art. 3.L'octroi de l'allocation financière est subordonné à la conclusion d'une convention entre le Ministre de l'Intérieur et la commune.
Art. 4.La convention conclue entre le Ministre de l'Intérieur et la commune prévoit des actions qui :
1°maintiennent la qualité de vie et la sécurité dans les quartiers;
2°contribuent à l'insertion et à la cohabitation entre les citoyens;
3°aident à circonscrire la criminalité dont sont victimes les fonctionnaires européens;
4°limitent les conséquences de victimisation;
5°contribuent au maintien de la paix publique et plus particulièrement à la bonne entente entre communautés belges et d'origine étrangère;
6°contribuent à faire diminuer le sentiment d'insécurité;
Art. 5.Les actions développées au sens de l'article 3 doivent s'adresser prioritairement aux groupes-cible, quartiers et zones géographiques suivants :
a)les jeunes fragilisés des communes concernées;
b)les habitants des quartiers limitrophes au périmètre de sécurité mis en place lors des manifestations liées aux Sommets européens;
c)les fonctionnaires des institutions européennes ainsi que leur famille;
d)les quartiers qui abritent les institutions de l'Union européenne, les écoles européennes ainsi que les quartiers d'habitation de leurs fonctionnaires;
e)les grands axes de communication (gares, métro, ...);
f)les quartiers touristiques et de loisirs;
g)le secteur de l'Horeca.
Art. 6.Les projets développés peuvent se décliner sous forme d'actions ponctuelles ou au contraire revêtir un caractère permanent.
Art. 7.La commune détentrice d'une convention au sens de l'article 3, a la possibilité de collaborer avec plusieurs associations existantes expérimentées pour l'élaboration et la mise en oeuvre des projets.
Art. 8.Dans l'éventualité de collaborations supralocales, le travail de prévention mis en place avec la commune et/ou une ou plusieurs communes d'une même zone, ou de plusieurs zones, devra faire l'objet d'une convention annexe.
Ladite convention devra stipuler avec précision la prise en charge de l'intervention financière de la commune et des communes concernées.
Chapitre 3.- Conditions d'octroi et d'utilisation de l'allocation financière.
Section 1ère.- Généralités.
Art. 9.La répartition du montant entre les communes s'effectue selon la clé suivante : 50 % aux communes bénéficiant d'un plan stratégique de sécurité et de prévention au prorata des montants alloués dans ce cadre-là et 50 % répartis en parts égales entre les communes.
Art. 10.Une fois la convention conclue avec le Ministre de l'Intérieur, chaque commune concernée reçoit, à titre d'avance, une première tranche équivalent à 50 % du montant qui lui est alloué.
Section 2.- Affectation de l'allocation.
Art. 11.L'utilisation de l'allocation est soumise au principe de l'annualité des dépenses. Seules les dépenses engagées entre le 1er janvier et le 31 décembre de l'année concernée seront prises en considération lors du décompte final.
Art. 12.Conformément au principe de l'affectation des crédits :
Les frais de personnel désignent tous les frais supportés par l'employeur pour la mise en service du personnel engagé dans le cadre de la convention. Ces frais comprennent également les heures supplémentaires prestées par le personnel socio-préventif en relation avec les Sommets européens et événements connexes. Par heures supplémentaires, il faut entendre les heures prestées dans le cadre de la préparation, de la gestion, des débriefings et du suivi des Sommets européens et événements connexes, et plus précisément les heures supplémentaires prestées dans une période de quatorze jours précédent et sept jours suivant l'événement pris en compte.
Les frais de fonctionnement regroupent les frais administratifs, les frais de déplacement, les frais d'action ainsi que les frais d'équipements et de formation pour les assistants de prévention et de sécurité/ gardiens de la paix, nécessaires à la mise en oeuvre des initiatives développées dans le cadre de la convention.
Les investissements sont les dépenses qui ont une valeur unitaire d'au moins 100 EUR et dont l'objet a une durée d'utilisation estimable de plus d'un an.
Art. 13.L'utilisation de l'allocation est soumise au principe de l'éligibilité des dépenses. La liste des dépenses éligibles figure en annexe 1er du présent arrêté.
Art. 14.L'utilisation de l'allocation est soumise au principe de l'opportunité des dépenses. Par opportunité, il faut entendre le lien pouvant être établi entre la dépense et la réalisation des objectifs fixés par la convention.
Chapitre 4.- Mécanismes de contrôle de l'allocation financière.
Section 1ère.- Présentation du dossier financier.
Art. 15.Les communes justifient leurs dépenses par la présentation d'un dossier financier pour l'année de référence.
Toute dépense soumise doit être accompagnée d'une pièce justificative et d'une preuve de paiement.
On entend par pièces justificatives : les factures émanant de fournisseurs externes, les bons de commande émanant de la commune, les déclarations de créances circonstanciées et les factures internes. Les pièces complètes et lisibles peuvent être soit des originaux, soit des copies.
Une déclaration sur l'honneur du receveur communal reprenant la liste détaillée et exhaustive des copies transmises et attestant qu'elles sont conformes aux originaux est jointe au dossier financier.
On entend par preuve de paiement : les copies d'extraits bancaires ou toute pièce acquittée par le bénéficiaire ou, à défaut, une déclaration sur l'honneur du receveur communal reprenant la liste détaillée et exhaustive des dépenses engagées et attestant que celles-ci ont bien été payées. Les copies de mandat ou d'ordre de paiement n'ont aucune valeur probante.
Art. 16.§ 1er. Le dossier financier est constitué de trois parties :
1°Le récapitulatif des dépenses mis à disposition via le système ICT disponible sur le site web de la Direction générale Sécurité et Prévention. Pour ce faire, des codes d'accès sécurisés garantissant la confidentialité des données ainsi qu'un mode d'emploi de l'application web sont distribués à chaque responsable désigné par la commune.
Le récapitulatif des dépenses ne sera validé que moyennant l'introduction dans le système de la date d'approbation de la déclaration de créance et la transmission, en pièce jointe, de la décision du conseil communal ou du collège des bourgmestre et échevins.
Ce récapitulatif sera complété et validé en ligne, et ce au plus tard, le 30 juin de l'année qui suit l'année budgétaire concernée.
2°Les pièces justificatives de l'année de référence relatives aux dépenses de personnel et d'investissements adressées par voie postale ou par porteur au SPF Intérieur. Ces documents sont introduits au plus tard le 30 juin de l'année qui suit l'année budgétaire concernée.
3°Les pièces justificatives de l'année de référence relatives aux frais de fonctionnement conservées au sein des communes et tenues à la disposition du SPF Intérieur. Ces documents sont tenus à disposition du SPF Intérieur au plus tard pour le 30 juin de l'année qui suit l'année budgétaire concernée.
§ 2. La liste des pièces justificatives requises figure en annexe 2 du présent arrêté.
§ 3. Les pièces seront conservées sur une durée de cinq ans après l'année budgétaire en question. Ce délai commence à courir à partir de l'introduction du dossier financier relatif à l'année de convention.
Section 2.- Mécanisme de contrôle et procédures d'application pour la réalisation du décompte financier.
Art. 17.Le SPF Intérieur réalise un contrôle approfondi des pièces constitutives du dossier financier présenté par les communes.
Deux types de contrôle sont réalisés :
1°Le contrôle au sein de la Direction générale Sécurité et Prévention. Il porte sur :
a)la recevabilité des pièces justificatives introduites.
Une pièce est considérée comme recevable dés lors qu'elle respecte les conditions énoncées aux articles 15 et 16 du présent arrêté et qu'elle figure parmi les pièces prescrites dans l'annexe 2 du présent arrêté.
b)le respect des conditions des articles 9 à 14 du présent arrêté.
2°Le contrôle au sein de la commune qui porte sur l'effectivité des dépenses et sur leur lien avec les objectifs de la convention. Ce contrôle s'effectue par coup de sonde.
Art. 18.Des compléments d'information peuvent être requis par le SPF Intérieur. L'absence de transmission des compléments requis entraîne le refus des dépenses concernées.
Art. 19.Au terme du contrôle, la commune reçoit un décompte provisoire et dispose de vingt jours ouvrables maximum pour marquer son accord ou soumettre ses arguments en cas de désaccord sur les montants accordés. Ce délai commence à courir à partir de la date de réception du décompte provisoire par la commune.
Passé le délai ou en cas d'accord sur les montants du décompte, le SPF Intérieur établit le décompte définitif.
Art. 20.Après la notification du décompte définitif, la commune dispose d'un délai de trente jours ouvrables pour introduire appel auprès du Ministre de l'Intérieur contre ce décompte définitif.
Le solde est versé après l'expiration du délai de recours ou après la décision du Ministre de l'Intérieur quant à ce recours.
Chapitre 5.- Evaluation des projets.
Art. 21.Le respect des dispositions de la convention sera suivi par les collaborateurs de la Direction générale Sécurité et Prévention - SPF Intérieur, lesquels réaliseront des visites de supervision et d'évaluation sur le terrain.
En outre, chaque commune fournira, au plus tard le 30 juin de l'année suivant l'année de référence, un rapport d'activité détaillé relatif aux projets mis en place dans le cadre de ces conventions.
Le Ministre de l'Intérieur fixe le contenu précis et les modalités de présentation de ce rapport.
Chapitre 6.- Disposition transitoire.
Art. 22.Les dispositions des articles 19 et 20 du présent arrêté sont également applicables aux conventions des années antérieures dont le décompte n'a pas encore été clôturé.
Chapitre 7.- Disposition abrogatoire.
Art. 23.L'arrêté royal du 1er septembre 2003 déterminant les conditions auxquelles les communes doivent satisfaire pour bénéficier d'une allocation financière dans le cadre d'une convention relative à la prévention de la criminalité lors des Sommets européens et autres initiatives liées à la fonction internationale de la ville de Bruxelles et des communes de la Région de Bruxelles-Capitale est abrogé.
Chapitre 8.- Disposition finale.
Art. 24.Le présent arrêté produit ses effets le 1er janvier 2007.
Art. 25.Notre Ministre de l'Intérieur est chargé de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 6 décembre 2007.
ALBERT
Par le Roi :
Le Ministre de l'Intérieur,
P. DEWAEL
Annexe.
Art. N1.Annexe 1. Liste des dépenses éligibles.
Frais de personnel.
1. Généralités.
Les frais de personnel désignent les coûts salariaux ou tout autre frais supportés par l'employeur pour la mise en service du personnel engagé dans le cadre de la convention, en ce compris les primes (prime de bilinguisme, indemnités pour prestations irrégulières et heures supplémentaires) et les cotisations sociales, dans les limites du forfait octroyé. Les frais de personnel n'incluent pas l'habillement, le matériel et les dédommagements particuliers tels que les frais de déplacement (sauf les frais du personnel de la convention pour le trajet domicile - lieu de travail en transport commun - train, tram, bus, métro - et ce à concurrence d'un montant équivalent à l'intervention légale de l'employeur) et les frais de licenciement.
2. Particularités.
2.1. Intervention du Ministre de l'Intérieur et opportunité du recrutement.
Les coûts salariaux relatifs aux personnes dont l'entrée en service ne peut être justifiée par un lien d'opportunité avec la rencontre des objectifs de la convention ne peuvent être pris en charge par celle-ci.
2.2. Intervention du Ministre de l'Intérieur et statuts.
L'intervention du Ministre de l'Intérieur dans les frais de personnel concerne :
a. l'ensemble des agents recrutés par la commune, par exclusion des agents concernés par le point c. Dans ce cas, seuls les forfaits maximum repris ci-après au point 2.3. seront d'application. En aucun cas ceux-ci ne peuvent être dépassés.
b. l'ensemble des agents recrutés par une asbl ou tout autre service/institution disposant de la personnalité juridique distincte (transfert des moyens alloués à la convention Sommets européens par exclusion des agents concernés par les points a. et c. Dans ce cas, seuls les forfaits maximum repris ci-après au point 2.3. seront d'application. En aucun cas ceux-ci ne peuvent être dépassés.
c. l'ensemble des agents recrutés/mis à l'emploi dans le cadre de contrats de remplacement ou de contrats intérimaires. Dans ce cas, seuls les forfaits maximum repris ci-après au point 2.3. seront d'application. En aucun cas ceux-ci ne peuvent être dépassés.
Le recrutement de personnel donne lieu à l'octroi d'une intervention forfaitaire maximale couvrant les charges réelles auxquelles la commune est confrontée dans le cadre de la mise à l'emploi des agents. Les charges réelles comprennent l'ensemble des frais de mise à l'emploi (salaire, charges patronales et autres) déduction faite des primes (exemple : prime ACS/APE), allocations (exemple : allocation de travail) ou exonérations (d'une partie des charges patronales par exemple) spéciales liées aux statuts sous lesquels les agents sont recrutés et dont la commune a pu bénéficier.
Ne sont pas considérés comme frais de personnel :
a. les frais liés à la mise en service des articles 60 (prestations);
b. les frais liés à la rémunération des étudiants;
c. les frais liés à des services ponctuels dans le cadre de la mise à l'emploi d'agents ALE (hors APS);
d. les frais de prestation (ex : consultants, expert, intervenants lors de colloques/séminaires).
Ceux-ci sont dès lors imputés sur l'enveloppe des frais de fonctionnement.
Ne sont en aucun cas pris en charge les indemnités de licenciement lorsque le préavis n'est pas presté.
2.3. Forfaits d'application :
Niveau Baremes maximum
en euro
- -
1 45.000
2+ 37.500
2 31.000
3 27.500
4 22.5002.4. Calcul de l'intervention forfaitaire.
Pour déterminer le montant de l'intervention financière de l'Intérieur il est tenu compte :
1°du coût réel de l'agent à charge de la commune;
2°de la déduction des interventions d'autres instances;
3°et/ou du montant de l'intervention demandé par la commune.
Les montants forfaitaires octroyés sont calculés proportionnellement :
- au nombre de jours et mois prestés (1);
((1) Comptabilisation des jours en 365èmes, week-end, jours fériés, congés de maladie (jusqu'au 28,30 ou 31e jour en cas de maladie de longue durée...) étant assimilés aux jours prestés. )
- au régime horaire;
- et au niveau de qualification et d'engagement de la personne.
Les forfaits d'application mentionnés au point 2.3. ne peuvent en aucun cas être dépassés.
2.5. Remplacement d'un membre du personnel pour cause de maladie ou de congé de maternité ou pour toute autre forme de congé de longue durée.
Si un membre du personnel, engagé dans le cadre d'une convention Sommets Européens, s'absente pour une longue durée dans le courant de l'année contractuelle (pour cause de maladie, de maternité ou toute autre forme de congé de longue durée), il est possible de procéder au remplacement de celui-ci.
Concernant le calcul de l'intervention forfaitaire, se référer au point 2.4.
2.6. Transition d'un emploi temps plein à un emploi à temps partiel dans le cadre d'une interruption de carrière, d'un congé parental ou de toute une autre circonstance.
Le transfert d'un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel est autorisé dans le courant de l'exercice budgétaire, de même que le fait de pourvoir au poste partiel dégagé.
Le surcoût éventuel lié à la décomposition des postes reste à charge de la commune.
Concernant le calcul de l'intervention forfaitaire, se référer au point 2.4.
2.7. Heures supplémentaires.
La prise en compte des heures supplémentaires prestées par le personnel socio-préventif est autorisée si celles-ci ont été prestées durant les périodes de Sommets Européens, et plus particulièrement à l'occasion de la préparation, de la gestion, des débriefings et du suivi des Sommets Européens et événements connexes. Pour le calcul de cette période, il est tenu compte des dates de tenue du Sommet Européen de référence ainsi que d'une période de quatorze jours précédents et sept jours suivants cette date.
En outre, ces heures supplémentaires doivent être en rapport avec les objectifs visés dans le présent arrêté.
Il faut entendre par personnel socio-préventif, le personnel engagé dans le cadre d'un Plan Stratégique de Sécurité et de Prévention, d'une convention dans le cadre du programme Politique des Grandes Villes, d'un Contrat de Prévention et de Sécurité de la région de Bruxelles-Capitale et d'une convention Sommets Européens.
FRAIS DE FONCTIONNEMENT
Les énumérations suivantes ne peuvent être considérées comme exhaustives. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou qui ne figurent pas dans le présent inventaire.
1. Frais administratifs.
Les frais administratifs couvrent à la fois les frais habituels occasionnés par le fonctionnement d'un secrétariat de gestion ainsi que les frais de formation et de mission et les dépenses connexes.
Ainsi, on entend par frais administratifs :
- les timbres (uniquement pour le courrier du service de prévention);
- les coûts téléphoniques :
> lignes fixes : abonnements et communications - limitation des communications internationales;
> téléphones mobiles : cartes prépayées, abonnements et communications - limitation des communications internationales;
> Internet : abonnement, communications et activation;
- les abonnements et l'achat d'ouvrages spécifiques;
- les fournitures de bureau;
- les frais de séjour lors de colloques, formations, activités, ... résidentiels en Belgique;
- les frais de parking lors de déplacements extérieurs;
- les frais de boissons et/ou de nourriture exclusivement lors de réunions de longue durée, prestations spéciales (prestations en soirée, budget contact des travailleurs de rue...) - Une explication circonstanciée devra accompagner chaque note de frais.
2. Frais de déplacement.
2.1. Généralités.
Seuls les frais de déplacement du personnel engagé dans le cadre d'une convention Sommets européens et subsidié par le Ministre de l'Intérieur, et nécessaires à la rencontre des objectifs de la convention peuvent être imputés sur le budget alloué.
Les frais de déplacement du domicile au lieu de travail ne peuvent entrer en ligne de compte.
2.2. Particularités.
Les frais de déplacement du personnel relevant d'une autre autorité subsidiante, participant à la réalisation d'objectifs couverts par la convention ou pouvant contribuer à la rencontre des objectifs de celle-ci, peuvent, à titre dérogatoire et sous réserve de l'introduction d'une note explicative motivée (jointe aux justificatifs), être imputés sur les frais de déplacement/frais d'action de la convention. Le SPF Intérieur se réserve toutefois le droit d'apprécier la pertinence de la motivation avancée.
Les déplacements du personnel, à l'exclusion des frais inhérents au trajet domicile - lieu de travail, qui ont lieu dans le cadre de la réalisation d'objectifs de la convention peuvent être pris en charge par celle-ci et seront alors imputés soit sur les frais d'action (frais de transport tel que location de car) soit sur les frais de déplacement.
2.2.1. Dépenses acceptées :
2.2.1.1. Véhicules acquis par une convention Sommets européens ou par un plan stratégique (ou ex-contrat de sécurité et de société, contrats de prévention, contrats de sécurité et de prévention) visant exclusivement à la rencontre des objectifs de la convention :
- les frais de carburant des véhicules (carte essence);
- les frais d'assurance des véhicules;
- les frais d'entretien des véhicules;
- les frais de réparation des véhicules.
2.2.1.2. Véhicules communaux non acquis par une convention Sommets européens ou par un plan stratégique (ou ex-contrat de sécurité et de société, contrats de prévention, contrats de sécurité et de prévention) mais mis à la disposition exclusive d'un ou des projets développés dans le cadre de la convention :
- les frais de carburant des véhicules (carte essence);
- les frais d'assurance des véhicules;
- les frais de réparation des véhicules en cas de dommages subis durant une période de quatorze jours précédents et sept jours suivant les dates de tenue du Sommet europeen.
2.2.1.3. Véhicules communaux non acquis par une convention Sommets européens ou par plan stratégique (ou ex-contrat de sécurité et de société, contrats de prévention, contrats de sécurité et de prévention) et mis à la disposition non exclusive d'un ou des projets développés dans le cadre de la convention :
- les frais de carburant des véhicules (carte essence) au prorata de l'utilisation propre au(x) projet(s);
- les frais d'assurance des véhicules au prorata de l'utilisation propre au(x) projet(s);
ou
- les frais de kilométrage des véhicules communaux au prorata de l'utilisation propre au(x) projet(s);
- les frais de réparation des véhicules en cas de dommages subis durant une période de quatorze jours précédents et sept jours suivant les dates de tenue du Sommet européen.
2.2.1.4. Autres :
- les frais de kilométrage des véhicules personnels des agents;
- les titres de transport.
2.2.2. Dépenses refusées :
- les frais d'entretien des véhicules communaux non financés par une convention Sommets européens ou par un plan stratégique (ou ex-contrat de sécurité et de société, contrats de prévention, contrats de sécurité et de prévention) ;
- les frais d'assurance des véhicules personnels des agents, utilisés lors de déplacements dans l'exercice de leur fonction.
3. Frais d'action.
3.1. Généralités.
Les frais d'action sont les frais dégagés pour réaliser/rencontrer les objectifs de la convention et/ou qui ne sont pas déjà répertoriés dans les frais administratifs.
3.1.1. Dépenses acceptées :
- les coûts téléphoniques :
> lignes fixes : abonnements et communications - limitation des communications internationales;
> téléphones mobiles : cartes prépayées, abonnements et communications - limitation des communications internationales;
> Internet : abonnement, communications et activation;
- les frais de participation aux activités du personnel encadrant subsidié par le SPF Intérieur dans le cadre de la convention;
- la réalisation, diffusion de matériel de sensibilisation ou autre dépense liée à l'organisation d'actions de sensibilisation de publics cibles;
- le petit matériel d'activité (exemples : jeux de société, ouvrages, ballons...);
- le loyer et les charges -eau, gaz, électricité, assurance incendie-vol et chauffage- des locaux du service de prévention ou des maisons de quartier, maisons de jeunes, espaces jeunes, ou autres services de la convention décentralisés hors propriété communale (2), et ce au prorata de l'occupation des services financés par l'Intérieur dans de la convention;
((2) Par propriété communale il faut entendre toute propriété immobilière entrant directement dans le patrimoine de la commune/ville. )
- les charges -eau, gaz, électricité et chauffage- des locaux communaux (3) mis à disposition (par la ville ou commune) des services, et ce au prorata de l'occupation des services financés par le Ministre de l'Intérieur dans le cadre d'une convention Sommets Européens;
((3) Par bâtiments ou locaux communaux il faut entendre toute propriété immobilière entrant directement dans le patrimoine de la commune/ville. )
- les frais d'entretien des locaux lorsqu'il est fait appel à une entreprise de nettoyage extérieure (non communale) - une note explicative devra être jointe aux justificatifs introduits;
- la réalisation et la publication de dépliants et de brochures;
- les kits de sécurisation " cambriolage ";
- les primes à la sécurisation telles que les primes Prévention du cambriolage;
- la location de salles, de stands, de chapiteaux, de tentes pour l'organisation d'événements;
- la location de matériel de démonstration pour l'organisation d'événements;
- la location de moyens de transport dans le cadre d'une activité;
- la location de photocopieuse, de téléphone-fax;
- l'entretien et les réparations du matériel;
- les frais de catering lors de réunions internes ou dans le cadre de l'accueil du public, dans les limites du raisonnable et sauf boissons alcoolisées;
- les frais de catering lors de réunions externe, dans les limites du raisonnable et sauf boissons alcoolisées;
- les frais de représentation (restauration, budget contact des travailleurs de terrain... sauf boissons alcoolisées) dans le cadre de l'exécution et la mise en oeuvre de la convention ou encore dans le cadre de prestations spéciales;
- le rafraîchissement des locaux (exemples : papier peint, peinture), à condition que ceux-ci soient mis à disposition exclusive des agents visés par la convention ou, le cas échéant, au prorata de l'occupation des locaux;
- les frais de participation à des activités extérieures tant pour le personnel encadrant que pour les bénéficiaires (exemples : entrées aux parcs d'attraction, cinéma, patinoire, ...);
- le leasing de véhicules. La valeur résiduelle permettant l'acquisition du véhicule reste à charge de la ville ou commune et ne pourra en aucun cas être prise en charge par le SPF Intérieur;
- le renting de véhicules;
- les assurances Responsabilité civile (RC) liées à l'organisation d'activités dans le cadre de la convention;
- les frais de pharmacie;
3.1.2. Dépenses refusées :
- le loyer des locaux mis à disposition par la ville ou commune et dont celle-ci est proprietaire;
- la location du matériel communal (exemples : matériel de bureau, informatique, audio-visuel, photocopieuse...) mis à disposition;
- les frais d'entretien des locaux du service de prévention mis à disposition par la ville ou commune et/ou des locaux des maisons de quartier, maisons de jeunes, espaces-jeunes et services décentralisés sauf s'il a été necessaire de faire appel aux services d'entreprises non communales. Dans ces derniers cas, une note explicative s'impose;
- la facturation des heures prestées par du personnel communal hors convention;
- les frais de réception (catering et frais afférant à l'organisation de la réception, comme par exemple la location de salle, les prestations...) lors d'activités ou de festivités menées dans le cadre des initiatives de prévention locale.
3.2. Particularités.
3.2.1. Vêtements ou allocations de vêtements.
Les masses d'habillement (allocations forfaitaires ou indemnités versées à l'employé) ne sont accordées qu'aux personnes employées dans le cadre de la convention et qu'à la condition que le fait d'accorder une masse d'habillement constitue une obligation légale pour la ville ou commune, et pour autant que les montants accordés soient raisonnables.
A l'exception de l'équipement réglementaire prévu pour les APS et ce dans les limites du forfait octroyé, les frais liés à l'achat par la ville ou commune de tenues vestimentaires (ex : équipement de travailleurs de prévention tels que les éducateurs de rue ou de quartier) ne sont pas pris en charge. Peuvent néanmoins être imputés sur la convention les frais vestimentaires destinés à garantir l'identification des services (équipes) et donc la publicité des projets développés dans son cadre (ex : tee-shirt, k-way avec logo...), et ce spécifiquement par leur qualité de frais de représentation.
Dans tous les cas, le SPF Intérieur devra pouvoir identifier lors de la transmission des pièces justificatives les motivations ayant prévalu à l'achat des diverses pièces vestimentaires.
3.2.2. Octroi de primes à la sécurisation.
Une ville ou commune peut se faire rembourser par l'allocation de la convention les primes qui ont été octroyées à la population dans le cadre de la prévention d'effraction à condition qu'un lien puisse être établi avec les objectifs de la convention.
INVESTISSEMENTS
1. Généralités
Les investissements sont les dépenses qui ont une valeur unitaire d'au moins 100 EUR et dont l'objet à une durée d'utilisation estimable de plus d'un an.
Les énumérations suivantes ne peuvent être considérées comme exhaustives. Une marge de manoeuvre limitée est conservée afin de pouvoir refuser/accepter des dépenses similaires ou qui ne figurent pas dans le présent inventaire.
2. Particularités.
2.1. Dépenses acceptées :
- l'acquisition de matériel audio-visuel;
- l'acquisition ou le leasing et installation de matériel informatique - (exemples : PC, imprimante, scanner, moniteur, ordinateur portable, graveur CD-rom, licences et programmes informatiques, clef USB, hardware);
- l'acquisition et installation de matériel de télé/radiocommunication (centrale téléphonique, GSM et kit voiture, talkie-walkie, téléphone fixe, modem internet) - Les GSM achetés en remplacement des appareils perdus ou volés restent à charge de la commune;
- l'acquisition de mobilier de bureau;
- l'acquisition de mobilier pour l'amenagement de maisons de quartier ou d'autres infrastructures et services décentralisés financés par la convention;
- l'acquisition et installation de photocopieuse(s);
- l'acquisition d'instrument(s) de gravure, d'antivol(s);
- l'acquisition et l'installation de matériel de sécurisation pour le service de prévention et/ou les locaux décentralises;
- l'acquisition de parois d'exposition, de stand(s), de tonnelle(s)...;
- l'acquisition de bicyclettes, mobylettes soit petites cylindrées - max. 50 CC;
- l'acquisition de matériel de promotion (exemple : vitrine de présentation du matériel de techno prévention);
- l'acquisition de matériel pour les activités sportives;
- l'acquisition de petits appareils électroménagers (la destination du matériel devra être explicitement mentionnée dans le décompte);
- l'acquisition de petit outillage;
- l'acquisition de machine de nettoyage des tags.
2.2. Dépenses refusées :
- l'acquisition de voiture et de moto;
- l'acquisition de bâtiments;
- la transformation ou rénovation de bâtiments (exemples : achat et/placement de sanitaire, de système de chauffage central, de lignes de téléphone, de revêtement de sol, de tentures/stores ou remplacement du toit, de châssis);
- l'acquisition de matériel sportif.
ASSISTANTS DE PREVENTION ET DE SECURITE (APS)/GARDIENS DE LA PAIX
Concernant cette matière, sont applicables les dispositions spécifiques présentes dans l'arrêté royal du 19 mars 2003 modifiant l'arrêté royal du 19 décembre 2001 de promotion de mise à l'emploi des demandeurs d'emploi de longue durée, visant à soutenir des engagements supplémentaires par les communes pour la politique locale de sécurité et de l'arrêté royal du 9 avril 2007 déterminant les modalités d'octroi, d'utilisation et de controle de l'allocation financière des villes et communes bénéficiaires d'un plan stratégique de sécurité et de prévention, et plus précisément la partie relative aux assistants de prévention et de sécurité/ gardiens de la paix.
PRIMES COMMUNALES EN MATIERE DE TECHNOPREVENTION
MESURES DE PREVENTION DES EFFRACTIONS DANS LES HABITATIONS
(Primes Prevention cambriolage)
1. Généralités.
Les communes peuvent destiner une partie du montant de l'allocation octroyée par le biais de la convention Sommets Européens à l'octroi de primes cambriolages et ce, à condition qu'elles rencontrent les objectifs de la convention.
L'Intervention s'élèvera jusqu'à 100 % du montant de la prime octroyée mais ne pourra en aucun cas dépasser le forfait maximum fixe.
2. Particularités : conditions
2.1. La prime est exclusivement réservée aux particuliers (4).
((4) Pour la sécurisation des indépendants, nous renvoyons au système de déduction fiscale. )
2.2. La commune a l'obligation de faire approuver par les autorités communales un règlement communal déterminant les conditions d'octroi des primes à la sécurisation. Si les communes restent libres de déterminer le pourcentage d'intervention et les conditions précises de l'octroi des dites primes, elles doivent neanmoins respecter la fixation d'un forfait maximum de euro 500 par prime (plafond).
2.3. La prime doit promouvoir les mesures de sécurisation les plus élémentaires et les mesures doivent s'inscrire dans une approche globale. C'est la raison pour laquelle l'avis d'un conseiller en technoprévention (agréé), qui a bénéficié d'une formation à cet effet, est nécessaire. La prime n'est pas octroyée pour l'installation de systèmes d'alarme électroniques.
2.4. Par habitation, seule 1 prime peut être octroyée.
CREDITS TRANSFERES VERS UNE ASBL OU TOUTE AUTRE INSTITUTION
DISPOSANT DE LA PERSONNALITE JURIDIQUE
Il est admis que certains moyens prévus (frais de personnel, frais d'action, investissement) soient mis a la disposition d'une ASBL ou de toute autre institution disposant de la personnalité juridique qui se chargera de la réalisation des objectifs de la convention. A cet effet, la commune doit conclure une convention avec cette institution dans laquelle sont repris les droits et obligations de chacune des parties, les objectifs à rencontrer et les résultats à atteindre.
Les principes généraux des présentes directives (nature des dépenses, procédures d'autorisation/dérogation préalables, ...) restent toutefois pleinement d'application. Il en découle que les frais couvrant le coût salarial des agents recrutés par les asbl ou autres institutions disposant de la personnalité juridique, de même que les frais de fonctionnement et d'investissements sont respectivement imputés sur les frais de personnel, frais de fonctionnement, investissements de la convention et répondent aux limitations posées par le présent arrêté.
La commune est dans ce cas également responsable de la bonne exécution de la convention et de la présentation des pièces justificatives.
Les ASBL ou toute autre institution disposant de la personnalité juridique, sont tenues de remettre, mensuellement les montants de toutes leurs dépenses à la commune responsable qui les intègre à son récapitulatif des dépenses à présenter au SPF Intérieur.
Dans le cas d'initiatives confiées aux ASBL ou à toute autre institution disposant de la personnalité juridique, les actions et/ou projets développés doivent être conformes à la convention conclue entre la commune et le SPF Intérieur, aux pièces financières introduites ainsi qu'à la législation relative au contrôle de l'octroi et de l'emploi de certaines subventions. La commune est le seul interlocuteur du SPF Intérieur et reste responsable de l'exécution de la convention ainsi que de la présentation et de la motivation du dossier financier.
Vu pour être annexé à Notre arrêté du 6 décembre 2007.
ALBERT
Par le Roi :
Le Ministre de l'Intérieur,
P. DEWAEL
Art. N2.Annexe 2. Pièces à mettre à disposition ou à introduire dans le cadre de la présentation du dossier financier.
A. Frais de personnel.
Généralités :
- En cas d'engagement de personnel pendant l'année de référence, une copie du contrat d'engagement ou de la décision de désignation ou d'affectation est jointe et en cas de départ volontaire ou de licenciement, une copie de la notification de la date de fin de contrat d'emploi.
- Un état récapitulatif des paiements mensuels (document dans lequel figure l'identité de l'agent, ainsi que le coût salarial mensuel de celui-ci pour toute la période durant laquelle il a été employé) est annexé pour chaque personne engagée dans le cadre de la convention.
B. Frais de fonctionnement et investissements.
Généralités :
Toute dépense soumise est accompagnée d'une pièce justificative (voir article 15, § 2.). En cas de dépense effectuée au début et à la fin de l'année de référence, il convient de joindre une copie du bon de commande et/ou une copie de la décision du conseil communal ou du collège.
En outre, chaque depense est accompagnée de sa preuve de paiement (voir article 15, § 2).
Particularités : Personnel étudiant - Frais de déplacement - Primes de cambriolage - Contrat d'assurance - Contrat de leasing/renting - Remplacement de matériel volé
- Personnel étudiant : les contrats de travail et les états de salaires mensuels (voir A ).
- Frais de déplacement :
1)Transports publics : la copie des titres de transport permettant d'identifier le jour de l'utilisation.
2)Véhicule privé : les états mensuels des km effectués et le coût paye au km.
3)Véhicule de service : la décision du collège pour la mise à disposition du véhicule accompagnée d'une note circonstanciée, le nom de l'agent, les états mensuels des km parcourus.
4)Carte carburant : la facture du fournisseur avec l'identification du véhicule et du propriétaire de celui-ci, les états mensuels des km parcourus.
- Primes Prévention cambriolage : la fiche descriptive du bénéficiaire de la prime et du matériel installe.
- Contrats d'assurance véhicules : la copie du contrat d'assurance ainsi que les primes (déclarations de créance de l'assureur).
- Contrats de leasing/renting : la copie du contrat ou de la convention.
- Remplacement de matériel volé : la copie du procès-verbal établi par la police dans le cadre de la déclaration de vol.
C. Crédits transférés aux ASBL ou à toute autre institution disposant de la personnalité juridique.
Pour ce qui concerne les crédits transférés à une ASBL, seules les pièces suivantes sont prises en considération :
- une copie du protocole d'accord dans lequel sont enumérés les droits et devoirs des parties et déterminant les modalités de transfert de budget;
- la preuve du versement des budgets transférés;
- une attestation du bourgmestre de laquelle il ressort qu'au cours de l'exercice contractuel les obligations figurant dans le protocole ont été remplies et que la totalité des moyens reçus dans le cadre de la convention a été utilisée conformément aux termes et objectifs de la convention. Est joint à cette attestation le rapport d'activité de l'ASBL;
- concernant le recrutement de personnel (détaché par la commune ou engagé par l'ASBL), l'ASBL ou institution doit se conformer aux directives relatives aux frais de personnel;
- concernant les frais de fonctionnement et les investissements, l'ASBL ou institution est tenue de se conformer aux directives relatives aux frais administratifs, frais de déplacement, frais d'action et investissements.
La commune reste responsable de la présentation et de la motivation du dossier financier vis-a-vis de l'autorité subsidiante.
Le SPF Intérieur se réserve le droit de pratiquer un contrôle par coup de sonde sur les pièces justificatives qui concernent la part de ses subsides qui ont été transférés aux ASBL ou à tout autre institution disposant de la personnalité juridique.
Vu pour être annexé à Notre arrêté du 6 décembre 2007.
ALBERT
Par le Roi :
Le Ministre de l'Intérieur,
P. DEWAEL.