Texte 2003011253
Article 1er.Le cahier des charges établi en sa réunion du 6 janvier 2003 par le Comité pour une production socialement responsable, annexé au présent arrêté est approuvé.
Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le même jour que l'arrêté royal du 4 avril 2003 portant exécution de certaines dispositions de la loi du 27 février 2002 visant à promouvoir la production socialement responsable.
Bruxelles, le 7 avril 2003.
Ch. PICQUE
Annexe.
Art. N1.LABEL SOCIAL : LE CAHIER DES CHARGES.
1. LA PROCEDURE.
La procédure décrit le système qui mène à l'octroi et au maintien du label pour un produit. Elle décrit chronologiquement la relation directe entre le comité et les acteurs directement impliqués dans l'octroi du label; à savoir, l'entreprise elle-même, l'organisme de contrôle et l'autorité compétente (le Ministre des affaires économiques).
La procédure ne décrit pas :- La relation entre l'organisme de contrôle (entreprise d'audit social) et l'organisme d'accréditation car ce dernier n'est pas directement impliqué dans la procédure d'octroi du label.- La relation entre l'organisme de contrôle et l'entreprise car cette relation n'est pas du ressort du comité.
La procédure se présente sous la forme suivante :
1.L'entreprise adresse une demande préliminaire au Ministre et au comité, contenant les éléments suivants :
- Le nom, le lieu d'implantation et l'entité juridique de l'entreprise;
- Le nom et la description du produit (marque, modèle);
- Une description complète mais non détaillée de la chaîne de production et du processus d'approvisionnement (matières premières, composantes) avec notification des sous-traitants et des fournisseurs;
- Le procès verbal de la réunion pendant laquelle les instances de dialogue social (par exemple le comité d'avis de l'entreprise) ont été informées de l'intention de la direction de l'entreprise à introduire la demande pour l'octroi du label;
- Les labels sociaux déjà obtenus pour le produit et pour d'autres produits;
- Autres certificats déjà obtenus.
2. Le comité étudie la demande préliminaire et déclare si la demande est recevable ou pas. Pour ce faire, il prend en considération la couverture des données reçues. Le comité détermine la partie de la chaîne de production qui doit être soumise au contrôle.
3. Si la demande est déclarée recevable, le comité transmet la déclaration de recevabilité du dossier à l'entreprise. Par ailleurs, l'entreprise trouvera sur le site www.label-social.be:
- Une liste actualisée des entreprises d'audit social (dénommées " organismes de contrôle ") reconnues et accréditées;
- Les règles et lignes directrices spécifiques concernant l'exécution du contrôle (voir point 3 du cahier des charges).
4. L'entreprise choisit une entreprise d'audit social reconnue et accréditée (organisme de contrôle) dans la liste fournie par le comité.
5. L'entreprise adresse une demande définitive à l'organisme de contrôle avec copie au comité. Cette demande contient les éléments suivants :
- les informations suivantes (1) :
((1) Liste minimale )
- Une description détaillée du produit et de la chaîne de production en ce compris les sous-traitants;- Une liste des fournisseurs et sous-traitants concernés par la production ainsi qu'une description détaillée de leur rôle au niveau de la production;- Une description de la législation relative à la production sociale dans le(s) pays de production;- Une description du système de gestion qui a été mis en place dans l'entreprise et qui garantit le respect des critères légaux (conventions de base de l'OIT) dans toutes ses succursales, en ce compris les fournisseurs et sous-traitants (contrats et accords avec les sous-traitants, mesures destinées à promouvoir les conditions sociales de production);- Une déclaration signée que tous les travailleurs (ou leurs représentants) et les entreprises qui participent à la production du produit pour lequel une demande d'octroi a été faite, ont été ou seront mis au courant de la demande et de l'octroi éventuel du label.- Une déclaration signée par les sous-traitants et fournisseurs précisant qu'ils respectent les conventions fondamentales de l'OIT au sein de leur entreprise et qu'ils informent les travailleurs de l'existence du label et de la procédure de plainte;
- Une copie de la déclaration de recevabilité du dossier délivrée par le comité.
- Les règles et les lignes directrices spécifiques du comité concernant le contrôle.
6. L'organisme de contrôle communique à l'entreprise et au comité sa décision concernant l'acceptation de la mission qui lui est confiée. S'il accepte la mission, il doit également préciser le délai nécessaire à sa bonne exécution. L'organisme de contrôle peut faire exécuter en sous-traitance des activités de screening et certaines activités de contrôle.
7. Après l'audit, l'organisme de contrôle fournit un rapport provisoire, mentionnant les éventuelles non-conformités, à l'entreprise avec copie au comité. Les procès verbaux concernant les enquêtes et les visites de chantier seront annexées au rapport provisoire.
8. Avant la rédaction du rapport définitif par l'organisme de contrôle, l'entreprise doit fournir à celui-ci les éléments suivants :
- Sa décision éventuelle de suspendre la demande ou de renoncer à la demande;
- Une description des mesures correctives qui peuvent être introduites immédiatement par l'entreprise pour pouvoir répondre à certaines non-conformités;
- Un plan d'exécution concernant l'introduction des mesures correctives pour répondre à des non-conformités graves et qui demandent le plus souvent des changements structurels significatifs au niveau du système de production.
9. L'organisme de contrôle transmet le rapport définitif à l'entreprise et au comité. En ce qui concerne les non-conformités éventuelles, le comité reçoit également un avis concernant les mesures correctives déjà prises et/ou un avis concernant le plan d'exécution des mesures correctives encore à prendre.
10. Après analyse du rapport définitif de l'organisme de contrôle, le comité émet un avis motivé positif ou négatif au Ministre.
11. Si le rapport définitif fait état de non-conformités graves, le comité peut décider qu'un nouveau contrôle pourra être réalisé après que l'entreprise a pris toutes les actions correctives suivant le plan d'exécution déposé.
12. Le Ministre autorise l'octroi du label en se basant sur l'avis positif du comité.
13. Les contrôles qui concernent la surveillance (contrôles intermédiaires), la prolongation et/ ou l'extension de la demande se déroulent selon la même procédure (points 1.7 à 1.11). En cas de non-conformités graves constatées suite à des contrôles intermédiaires, le comité propose au Ministre de retirer le label.
2. ENGAGEMENTS.
Pour que la procédure ou le système fonctionne, toutes les parties prenantes s'engagent à suivre certaines règles et à respecter les engagements pris. Différents types d'engagement peuvent être identifiés :
Les engagements bilatéraux pris par le comité vis à vis l'entreprise, l'organisme de contrôle et le Ministre;
Les engagements de l'entreprise et l'organisme de contrôle vis à vis le comité.
1. L'entreprise s'engage à :
- Fournir des données correctes et conformes au moment de l'introduction de la demande préliminaire auprès du comité.
- Choisir un organisme de contrôle avec lequel elle n'a pas de relations privilégiées pour garantir que l'organisme pourra exercer le contrôle en toute indépendance et objectivité.
- Fournir des données correctes et exactes au moment de l'introduction de la demande définitive auprès du comité et de l'organisme de contrôle.
- Utiliser le label uniquement sous les conditions déterminées par les prescriptions légales.
- Informer l'organisme de contrôle et le comité de tous les changements significatifs réalisés au niveau du processus et de la chaîne de production, après l'octroi du label.
- Faire le nécessaire en ce qui concerne le prolongement de la période d'octroi du label.
- Informer le Ministre et le comité à temps de la décision éventuelle de suspendre la demande ou de renoncer à la demande.
- Informer tous les sous-traitants et fournisseurs de la demande de l'octroi du label, des conditions à remplir et de l'existence de la procédure de plainte.
2. Le comité s'engage à :
- Traiter les informations de manière confidentielle.
- Disposer d'une liste actualisée des organismes de contrôle reconnus et accrédités.
- Evaluer régulièrement la procédure, le cahier des charges qui en dépend, les règles de contrôle et les lignes directrices spécifiques et éventuellement les modifier en se basant sur des plaintes éventuelles ou des situations particulières qui se manifestent.
3. L'organisme de contrôle s'engage à :
- Informer le comité si l'accréditation, permettant l'exécution d'un contrôle suivant les normes d'application, est retirée par son organisme d'accréditation.
- Refuser toute autre mission ou consultation financée par l'entreprise, permettant de continuer à assurer l'objectivité et l'indépendance pendant l'audit.
- Accepter la mission de contrôle uniquement s'il n'a pas de relations directes et privilégiées avec l'entreprise pour permettre d'assurer l'objectivité et l'indépendance pendant l'audit. Ceci est également d'application pour les ONG et les représentants locaux qu'il fait intervenir pour la réalisation du contrôle.
- Appliquer les règles spécifiques et lignes directrices du comité.
3. LES LIGNES DIRECTRICES ET LES REGLES SPECIFIQUES DE CONTROLE (2).
((2) Un référentiel spécifique décrit la méthode d'exécution du contrôle. )
Dès qu'une convention (3) de base de l'OIT n'est pas respectée, l'octroi du label peut être refusé ou retiré.
((3) Conventions de base:
1. La convention sur la liberté syndicale et la protection du droit syndical (convention n°87);
2. La convention sur le droit d'organisation et de négociation collective (convention n°98);
3. La convention sur le travail forcé (convention n°29);
4. La convention sur l'abolition du travail forcé (convention n°105);
5. La convention concernant la discrimination (emploi et profession) (convention n°111);
6. La convention sur l'égalité de rémunération (convention n°100);
7. La convention sur l'âge minimum (convention n°138);
8. La convention sur les pires formes de travail des enfants (convention n°182). )
Pour que le contrôle se réalise suivant l'esprit et la lettre de la loi, le comité avance les exigences, règles et lignes directrices suivantes :
1. Les organismes de contrôle
Le contrôle peut être réalisé par des organismes de contrôle accrédités suivant la norme européenne EN 45004 (sera poursuivi par ISO 17020) ainsi que par d'autres organismes de contrôle reconnus par le Ministre dans le cadre de l'art. 4 § 2 de la loi du 27 février 2002. Ainsi, le comité reconnaît les organismes de contrôle accrédités par SAI (Social Accountability International) qui utilisent la norme SA8000 comme référentiel.
2. Limitation de l'étendue du contrôle
Le comité détermine pour chaque dossier la partie de la chaîne de production à soumettre, au minimum, au contrôle sur place. Cette décision est motivée par le comité suivant la nature et/ou le secteur du produit (nourriture, boissons, vêtements, carburants, articles de sport, jouets, services, etc.), l'origine du produit et le degré de finition du produit.
Pour déterminer la partie de la chaîne qui doit au minimum être soumise au contrôle, le comité utilisera des lignes directrices spécifiques et indépendantes qui seront disponibles à titre d'information.
3. Le contenu du contrôle
En se basant sur les données acquises et la recherche préliminaire (screening), l'organisme de contrôle détermine la partie de la chaîne de production et les entreprises qui seront soumises au contrôle sur place afin de pouvoir garantir le respect des huit conventions fondamentales de l'Organisation Internationale du Travail.
Pour ce faire, l'organisme de contrôle utilise un système de qualité et des procédures qui assurent l'intégrité, l'indépendance et l'impartialité du contrôle.
- Le screening
Le screening est réalisé sur base d'une recherche documentaire (littérature, autres sources comme internet, banques de données spécialisées, newsgroups, archives médias) et de prises de contact avec le management, les organisations représentatives des travailleurs et des employeurs, les ONG et autres stakeholders. De cette manière, le screening vérifie si :
- Les normes fondamentales de l'OIT sont respectées par les entreprises qui font partie de la chaîne de production à contrôler;- Les contrats bilatéraux avec les sous-traitants et les fournisseurs sont respectés;- Les entreprises identifiées dans la chaîne de production en font réellement partie et si les entreprises significatives de la chaîne de production ont été identifiées;- D'autres controverses ou conflits sociaux ont eu lieu au niveau des entreprises qui font partie de la partie de chaîne de production envisagée.
- Les contrôles sur place.
Les auditeurs qui exécutent le contrôle sur place doivent répondre aux exigences de qualité suivantes :
- Avoir connaissance de la culture locale et des relations industrielles, si possible au niveau du secteur concerné;- Bénéficier de la confiance des travailleurs et parler correctement leur langue et/ ou la langue officielle du pays;- Avoir des contacts avec les employeurs, les travailleurs et les syndicats, ainsi que les associations dans le pays concerné;- Avoir connaissance des règles et de la législation en vigueur concernant les rémunérations et conditions d'emploi dans le pays concerné;- Avoir connaissance et expérience au niveau des contrôles sociaux, et plus particulièrement au niveau de l'inspection de travail, de la collecte d'information concernant les conditions de travail;- Pouvoir attester avoir reçu une formation dans le domaine de l'audit social (formation OIT, formation auditeur SA8000, programme des services publics d'inspection de travail en collaboration avec les syndicats).
L'organisme accrédité pour le contrôle du label social peut être retiré de la liste des organismes reconnus, dès constat qu'il ou le sous-traitant qui exécute le contrôle, ne répond pas aux critères exigés, p.ex. en cas de non-respect de la procédure de contrôle, falsification volontaire, corruption, etc.
Le contrôle sur place se réalise par interviews et enquêtes menées auprès du management, des employés, des syndicats, des ONG et des autres organismes pertinents. Tous les documents nécessaires seront également demandés. Les informations recueillies doivent permettre de constater :
- La connaissance par le management et le personnel du contenu des normes fondamentales de l'OIT et de l'impact de celles-ci sur les travailleurs;- Le respect par l'entreprise des normes fondamentales de l'OIT;- La connaissance de l'existence de la procédure de plainte et d'utilisation du label par les travailleurs;- La connaissance par les travailleurs des déclarations faites par le management et leur authenticité;- L'authenticité des informations concernant les relations entre l'entreprise demanderesse et les sous-traitants.
Une analyse fondamentale du système de gestion de l'entreprise doit permettre de constater si les mesures sociales concernant l'utilisation du label sont appliquées de façon permanente (déclarations, accords bilatéraux, contrats, informations, gestion des plaintes, procédures de contrôle interne, etc.).
Pendant la visite, des documents pertinents seront consultés.
L'organisme de contrôle peut désigner des contrôleurs locaux pour exécuter les enquêtes et les visites sur place. Ceux-ci suivent la même procédure et appliquent les mêmes méthodes.
La manière dont les contrôles sur place se déroulent sont décrits dans le référentiel qui sera transmis à l'organisme de contrôle lors de l'acceptation d'une mission. Ce référentiel doit également être appliqué.
4. Fréquence de l'exécution du contrôle
- Audit initial.
- le rapport provisoire doit être soumis au comité endéans les 9 mois qui suivent la demande officielle.- Le rapport définitif doit être soumis au comité endéans les 12 mois qui suivent la demande officielle.
- Audit de surveillance : au moins une fois par an (sur base de la date d'octroi du label/marge maximale de 3 mois).
- Audit d'extension : sur demande, de préférence ensemble avec un audit de surveillance.
- Audit de prolongation : tous les 3 ans (date d'octroi du label/ déviation max. 6 mois).
Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 7 avril 2003 approuvant le cahier des charges pour une production socialement responsable.
Le Ministre de l'Economie,
Ch. PICQUE.