Chapitre 1er.- Définitions et principes généraux.
Article 1er.<AR 2008-07-18/32, art. 1, 003; En vigueur : 01-01-2008> Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par :
a)" SIST ", le Service d'information scientifique et technique, en tant que service de l'Etat à gestion séparée;
b)" Ministre ", le Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions;
c)" Service ", le Service public fédéral de programmation Politique scientifique;
d)" Président ", le Président du Service public fédéral de programmation Politique scientifique;
e)" Comité de direction ", le comité de direction du Service public fédéral de programmation Politique scientifique ";
f)" Directeur ", le chef du service SIST. ".
Art. 2.Les organes de gestion du SIST sont la commission de gestion et l'ordonnateur.
Chapitre 2.- De la commission de gestion.
Art. 3.La commission de gestion est chargée :
1°[1 ...]1
2°d'établir le budget d'une année budgétaire avant le début de celle-ci et, le cas échéant, de l'adapter au cours de l'année budgétaire;
3°[1 ...]1
4°[1 ...]1
5°[1 ...]1
6°d'arrêter les comptes de l'année budgétaire écoulée;
7°[1 ...]1
8°d'approuver les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services dans les limites des dispositions de l'article 46;
9°[1 ...]1
10°[1 ...]1
11°[1 ...]1
12°de gérer consciencieusement les ressources et le patrimoine du service du SIST;
13°[1 ...]1
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(1AR 2021-03-18/20, art. 1, 004; En vigueur : 01-01-2021)
Art. 4.§ 1. La commission de gestion est composée de :
a)avec voix délibérative :
1°le directeur;
2°[1 ...]1
3°deux membres du personnel du Service dont au moins un fonctionnaire général appartenant au moins à la classe A4, désignés par le Président;) <AR 2008-07-18/32, art. 3, 1°, 003; En vigueur : 01-01-2008>
4°[1 ...]1
["1 Les membres vis\233 \224 l'alin\233a 1er, 1\176 et 3\176 sont d\233sign\233s jusqu'\224 la dissolution du SIST."°
Ils sont choisis en fonction de leur expérience en matière de gestion.
Ils ne peuvent entamer un mandat s'ils ont dépassé l'âge de 65 ans.
b)avec voix consultative :
1°l'Inspecteur des Finances accrédité auprès du Ministre, en charge des dossiers du SIST;
2°le comptable du service de l'Etat à gestion séparée;
3°le secrétaire de la commission.
§ 2. Le membre de la commission de gestion, démissionnaire ou décédé, est remplacé immédiatement. Le nouveau membre achève le mandat de son prédécesseur.
§ 3. [1 ...]1
§ 4. [1 ...]1
§ 5. [1 ...]1
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(1AR 2021-03-18/20, art. 2, 004; En vigueur : 01-01-2021)
Art. 5.Le président de la commission de gestion est le fonctionnaire général du (Service) visé à l'article 4, § 1er, a), 3°. <AR 2008-07-18/32, art. 4, 003; En vigueur : 01-01-2008>
Le vice-président de la commission de gestion est le directeur.
Le secrétaire de la commission de gestion est désigné par celle-ci au sein du personnel des Services, sur proposition du directeur établie en accord avec le secrétaire général.
Art. 6.La commission de gestion délibère sous la présidence du président ou, en son absence, sous celle du vice-président.
Art. 7.La commission de gestion tient autant de réunions que nécessaire et au moins [1 deux]1 par an. Elle se réunit dans un des locaux du [1 Service]1.
Le président convoque par écrit au moins cinq jours ouvrables à l'avance les membres de la commission, d'autorité ou sur demande motivée [1 d'un ou plusieurs]1 membres de la commission avec voix délibérative.
La convocation précise l'ordre du jour, qui doit notamment comporter tout point émanant d'un membre qui est parvenu au président au moins dix jours ouvrables avant la réunion.
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(1AR 2021-03-18/20, art. 3, 004; En vigueur : 01-01-2021)
Art. 8.La commission de gestion ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres avec voix délibérative est présente.
Si ce quorum n'est pas atteint, la commission délibère sous réserve d'une ratification formelle de ses décisions lors de la réunion suivante. Pour cette ratification, le quorum n'est pas requis pour autant que les décisions prises lors de la réunion précédente aient explicitement été jointes à l'ordre du jour de la nouvelle réunion.
Art. 9.Les décisions de la commission sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, la proposition soumise au vote est rejetée.
Art. 10.Sur la base d'un modèle établi par le (Président), la commission de gestion arrête son règlement d'ordre intérieur. <AR 2008-07-18/32, art. 5, 003; En vigueur : 01-01-2008>
Art. 11.Les délibérations et les décisions de la commission de gestion sont consignées dans un projet de procès-verbal, rédigé dans la langue du secrétaire.
Celui-ci est envoyé dans les cinq jours ouvrables de la réunion au (Président) et aux membres de la commission de gestion. Ces derniers disposent de dix jours ouvrables pour faire part de leurs observations au président. <AR 2008-07-18/32, art. 6, 003; En vigueur : 01-01-2008>
En l'absence de remarque à l'expiration de ce délai, le projet de procès-verbal est considéré comme approuvé et signé par le président, le vice-président et le secrétaire.
Si, dans le délai imparti, un membre de la commission a émis une observation, le projet de procès-verbal est soumis avec cette observation à la réunion suivante de la commission de gestion, qui se prononce sur son approbation.
Une copie du procès-verbal approuvé, rédigé en langue française et en langue néerlandaise, est envoyée aux membres de la commission de gestion et au secrétaire général, qui la transmet au Ministre.
Les procès-verbaux approuvés sont repris dans un registre particulier.
Les copies ou extraits qui doivent être soumis à une instance quelconque sont signés par le président et le secrétaire.
Chapitre 3.- De l'ordonnateur.
Art. 12.L'ordonnateur du service de l'Etat à gestion séparée est le directeur.
Art. 13.L'ordonnateur est chargé :
1°de préparer les réunions et d'exécuter les décisions de la commission de gestion;
2°de constater les droits au profit du service de l'Etat à gestion séparée;
3°d'engager toute dépense à charge du budget du service de l'Etat à gestion séparée pour autant que le montant de cette dépense, hors taxe sur la valeur ajoutée, soit inférieur à (25 000 EUR); <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>
4°d'autoriser l'engagement de toute dépense à charge du budget du service de l'Etat à gestion séparée pour autant que celle-ci ait été préalablement autorisée, selon les cas, par le Ministre, par la commission de gestion ou par lui même;
5°d'approuver les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services dans les limites des dispositions de l'article 47.
Art. 14.La commission de gestion délègue la gestion journalière du service de l'Etat à gestion séparée à son ordonnateur. Les objets et les limites de cette délégation, qui ne peut jamais porter sur les tâches visées à l'article 3, 1° à 8°, sont inscrits dans le règlement d'ordre intérieur de la commission de gestion.
Les actes posés par l'ordonnateur dans le cadre de cette délégation sont portés à la connaissance de la commission de gestion lors de sa plus prochaine réunion.
Art. 15.
<Abrogé par AR 2021-03-18/20, art. 4, 004; En vigueur : 01-01-2021>
Chapitre 4.- Du comptable.
Art. 16.<AR 2008-07-18/32, art. 6, 003; En vigueur : 01-01-2008> Le comptable du service de l'Etat à gestion séparée est désigné par la Commission de gestion parmi les membres du personnel du [1 Service]1, sur proposition de l'ordonnateur.
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(1AR 2021-03-18/20, art. 5, 004; En vigueur : 01-01-2021)
Art. 17.Le comptable est chargé :
1°de l'enregistrement des droits constatés et de l'exécution des paiements;
2°de la garde et du maniement des fonds et des valeurs;
3°de l'élaboration et de la garde des documents relatifs aux budget et comptes, ainsi que de toute pièce justificative;
4°de la tenue de la comptabilité et de l'inventaire du patrimoine.
Il est justiciable de la Cour des Comptes.
Art. 18.Le comptable bénéficie d'une allocation forfaitaire annuelle, dont le montant est fixé par le Ministre.
Art. 19.
<Abrogé par AR 2021-03-18/20, art. 6, 004; En vigueur : 01-01-2021>
Chapitre 5.- Du budget.
Art. 20.Le service de l'Etat à gestion séparée établit annuellement un budget comportant les prévisions de, sans exception, toutes ses recettes et de toutes ses dépenses.
Par recette, il y a lieu d'entendre notamment les moyens financiers disponibles au début de l'année budgétaire, les dotations au service de l'Etat à gestion séparée en provenance du budget du (Service), les recettes propres du service de l'Etat à gestion séparée, y compris le produit de la réalisation et des intérêts des comptes financiers et le produit de la location de locaux et de concession d'infrastructure ou de prestation de service. <AR 2008-07-18/32, art. 8, 003; En vigueur : 01-01-2008>
Par dépense, il y a lieu d'entendre toute somme à payer à un tiers par le service de l'Etat à gestion séparée.
Art. 21.L'année budgétaire commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de la même année.
Art. 22.La présentation du budget, ses classifications et le mode d'imputation des recettes et des dépenses sont arrêtés par Nous sur proposition du Ministre après accord du Ministre du Budget.
Art. 23.§ 1. Les recettes, y compris celles provenant des activités propres du SIST, notamment la redevance fixée pour un service presté, sont utilisées indistinctement pour couvrir les dépenses.
§ 2. [1 ...]1
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(1AR 2021-03-18/20, art. 7, 004; En vigueur : 01-01-2021)
Art. 24.Pour une année budgétaire donnée, les propositions de dépenses ne peuvent pas dépasser les propositions de recettes.
Toutefois, les moyens financiers disponibles au début de cette année budgétaire ne peuvent concourir à l'équilibre budgétaire que dans la mesure où ils couvrent des dépenses visant à accroître le patrimoine du SIST ou à réaliser une activité spécifique de service public qui ne peut l'être avec les recettes d'une seule année budgétaire et dont le principe a été préalablement décidé par la commission de gestion.
Toute dérogation aux dispositions de l'alinéa précédent nécessite un accord explicite du Ministre.
Art. 25.Le budget est établi par programme d'activités et par allocation de base.
Art. 26.Une fois fixé dans le cadre de l'approbation ou de l'adaptation du budget, le montant d'une allocation de base en termes de dépenses constitue, pour la commission de gestion et l'ordonnateur, un crédit de dépenses, c'est-à-dire une autorisation de dépenses à due concurrence et qui ne peut être utilisée à d'autres fins que celles prévues dans le budget.
Toutefois, la nouvelle ventilation de crédits entre certaines allocations de base au cours d'une année budgétaire est autorisée aux conditions et modalités fixées par le Ministre.
Art. 27.Les crédits non utilisés à l'issue d'une année budgétaire sont automatiquement annulés.
Art. 28.
<Abrogé par AR 2021-03-18/20, art. 8, 004; En vigueur : 01-01-2021>
Art. 29.(Au plus tard le 30 juin), la commission de gestion établit une proposition de budget pour l'année budgétaire suivante. La proposition est établie sur la base d'une dotation calculée conformément aux instructions budgétaires de l'année budgétaire concernée. <AR 2008-07-18/32, art. 9, 003; En vigueur : 01-01-2008>
La proposition est accompagnée d'une liste des initiatives et besoins nouveaux de l'année budgétaire suivante dont la couverture nécessite, selon la commission de gestion, une adaptation de la dotation du service de l'Etat à gestion séparée. Cette liste est motivée et établie selon un ordre de priorités.
Art. 30.§ 1. Au plus tard à la fin des travaux budgétaires, le Ministre communique à l'établissement concerné le montant de la dotation telle qu'elle sera inscrite dans le projet de budget général des dépenses de l'Etat.
§ 2. Au plus tard quinze jours après cette communication, la commission de gestion établit le budget initial de l'année budgétaire en cause.
Art. 31.§ 1. (Au plus tard le 30 avril, la commission de gestion établit une proposition d'ajustement pour l'année budgétaire en cours sur la base d'une dotation calculée conformément aux instructions budgétaires.) <AR 2008-07-18/32, art. 10, 1°, 003; En vigueur : 01-01-2008>
Cette proposition est accompagnée par la justification des adaptations qui y sont contenues.
§ 2. Au plus tard à la fin de travaux budgétaires, le (Service) communique à l'établissement concerné le montant de la dotation ajustée telle qu'elle sera inscrite dans le projet de budget général ajusté des dépenses de l'Etat. <AR 2008-07-18/32, art. 10, 2°, 003; En vigueur : 01-01-2008>
§ 3. (Au plus tard quinze jours après cette communication, la Commission de gestion établit le budget ajusté de l'année budgétaire en cours.) <AR 2008-07-18/32, art. 10, 3°, 003; En vigueur : 01-01-2008>
Art. 32.Avant d'établir les propositions des budgets initiaux et ajustés d'une année budgétaire, la commission de gestion examine les observations éventuelles y relatives formulées par l'Inspecteur des Finances visé à l'article 4, § 1er, b), 1°. Elle motive toute décision qui irait à l'encontre d'une de ces observations.
Art. 33.Le Ministre fixe, avec l'accord du Ministre du Budget, le modèle du budget à publier dans le budget général des dépenses de l'Etat.
Chapitre 6.- Des comptes.
Art. 34.A l'issue de chaque année budgétaire, le service de l'Etat à gestion séparée établit un compte d'exécution du budget, un compte de gestion et un état du patrimoine dans la forme arrêtée par le Ministre après accord du Ministre des Finances.
Art. 34bis.<inséré par AR 2008-07-18/32, art. 12; En vigueur : 01-01-2008> A l'issue de chaque année budgétaire, le comptable établit son compte de gestion qu'il transmet à l'Administration de la Trésorerie du SPF Finances, au plus tard le 1er mars.
Art. 35.<AR 2008-07-18/32, art. 12, 003; En vigueur : 01-01-2008> § 1er. Au plus tard le 30 avril, les comptes de l'année précédente sont présentés à la Commission de gestion, qui les arrête et les communique au Président. Le Président les transmet au Ministre avec ses commentaires éventuels.
§ 2. Au plus tard le 30 juin, le Ministre approuve les comptes et les transmet au Ministre des Finances en vue de leur expédition à la Cour des Comptes.
Art. 36.Les pièces justificatives relatives aux comptes sont conservées par le comptable au sein même du SIST.
Art. 37.<AR 2008-07-18/32, art. 37, 003; En vigueur : 01-01-2008> Lors d'un changement de comptable, pour quelque raison que ce soit, le comptable sortant établit son compte de gestion tel que visé à l'article 34bis.
Chapitre 7.- De la gestion.
Art. 38.
<Abrogé par AR 2021-03-18/20, art. 9, 004; En vigueur : 01-01-2021>
Art. 39.
<Abrogé par AR 2021-03-18/20, art. 9, 004; En vigueur : 01-01-2021>
Art. 40.
<Abrogé par AR 2021-03-18/20, art. 9, 004; En vigueur : 01-01-2021>
Art. 41.
<Abrogé par AR 2021-03-18/20, art. 9, 004; En vigueur : 01-01-2021>
Art. 42.Les moyens financiers disponibles à l'issue d'une année budgétaire peuvent être utilisés dès le début de l'année budgétaire suivante.
Art. 43.La dotation annuelle est liquidée en deux parties : 50 % avant la fin du premier trimestre de l'année budgétaire et 50 % avant la fin du troisième trimestre de l'année budgétaire.
Art. 44.Les dépenses sont payées sans l'intervention préalable de la Cour des Comptes.
Art. 45.
<Abrogé par AR 2021-03-18/20, art. 10, 004; En vigueur : 01-01-2021>
Chapitre 8.- Des marchés publics.
Art. 46.Pour autant que l'objet du marché public de travaux, de fournitures ou de services ait été approuvé au préalable par le Ministre et qu'il s'inscrive dans les limites des crédits ouverts à cette fin dans le budget de l'année budgétaire, la commission de gestion est habilitée à fixer le mode de passation du marché, à arrêter le cahier spécial des charges ou les documents en tenant lieu, à initier la procédure et à attribuer le marché pour les besoins du service de l'Etat à gestion séparée, à la condition que le montant estimé du marché, hors taxe sur la valeur ajoutée, soit inférieur à :
- (500 000 EUR) s'il fait l'objet d'une adjudication publique ou d'un appel d'offres général; <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (250 000 EUR) s'il fait l'objet d'une adjudication restreinte ou d'un appel d'offres restreint; <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (125 000 EUR) s'il fait l'objet d'une procédure de négociation avec ou sans publicité dans les cas visés aux articles 17, § 2, et 39, § 2, de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Art. 47.Pour autant que l'objet du marché public de travaux, de fournitures ou de services ait été approuvé au préalable par la commission de gestion et qu'il s'inscrive dans les limites des crédits ouverts à cette fin dans le budget de l'année budgétaire, l'ordonnateur est habilité à fixer le mode de passation du marché, à arrêter le cahier spécial des charges ou les documents en tenant lieu, à initier la procédure et à attribuer le marché pour les besoins du service de l'Etat à gestion séparée, à la condition que le montant estimé du marché, hors taxe sur la valeur ajoutée, soit inférieur à :
- (250 000 EUR) s'il fait l'objet d'une adjudication publique ou d'un appel d'offres général; <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (125 000 EUR) s'il fait l'objet d'une adjudication restreinte ou d'un appel d'offres restreint; <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>
- (62 000 EUR) s'il fait l'objet d'une procédure de négociation avec ou sans publicité dans les cas visés aux articles 17, § 2, et 39, § 2, de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Art. 48.L'exécution du marché public de travaux, de fournitures ou de services est approuvée par l'ordonnateur.
Art. 49.Après l'attribution d'un marché dont le montant, hors taxe sur la valeur ajoutée, excède (62 000 EUR), il ne peut être dérogé aux clauses et conditions du marché, ni accordé de remise d'amende, que par décision motivée du Ministre. <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>
Chapitre 9.- Du contrôle.
Art. 50.Le Ministre organise le contrôle des écritures et des pièces relatives aux opérations comptables.
Art. 51.§ 1. (Le Président reçoit les ordres du jour et les procès-verbaux approuvés de la Commission de gestion.) <AR 2008-07-18/32, art. 14, 1°, 003; En vigueur : 01-01-2008>
§ 2. S'il estime qu'une telle décision a néanmoins été prise, le (Président) prend un recours contre elle auprès du Ministre dans un délai de cinq jours ouvrables après que cette décision ait été portée par écrit à sa connaissance. Ce recours est motivé et porté à la connaissance de l'organe de gestion concerné. <AR 2008-07-18/32, art. 14, 2°, 003; En vigueur : 01-01-2008>
L'exécution de la décision contestée est suspendue par le recours.
Dans les dix jours ouvrables après le recours, le Ministre notifie, s'il y a lieu, au (Président) qu'il annule la décision contestée dans la mesure où il juge que celle-ci est contraire aux lois, arrêtés ou règlements, qu'elle compromet les finances du service de l'Etat à gestion séparée ou qu'elle lèse l'intérêt général. Cette notification est motivée. Dès que la décision d'annulation du Ministre est portée à sa connaissance, le secrétaire général la communique à l'organe de gestion concerné. <AR 2008-07-18/32, art. 14, 2°, 003; En vigueur : 01-01-2008>
Si, à l'expiration de ce délai de dix jours ouvrables après le recours, le Ministre n'a pas fait usage des prérogatives définies à l'alinéa précédent, la décision contestée est réputée désormais conforme et peut sortir ses effets.
Art. 52.L'Inspecteur des Finances visé à l'article 4, § 1er, b), 1° exerce ses prérogatives dans le cadre du contrôle administratif et budgétaire.
Art. 53.La Cour des Comptes contrôle les comptes du service de l'Etat à gestion séparée.
Elle peut exercer ce contrôle sur place et se faire transmettre, à tout moment, les pièces justificatives, relevés, états, informations ou précisions concernant les recettes, les dépenses et le patrimoine.
Chapitre 10.- Dispositions générales et finales.
Art. 54.Toute situation non prévue par le présent arrêté est réglée par référence aux dispositions relatives à la comptabilité de l'Etat.
Art. 55.Le présent arrêté produit ses effets le 1er janvier 2000.
Art. 56.Notre Ministre de la (Politique) scientifique est chargé de l'exécution du présent arrêté. <AR 2008-07-18/32, art. 15, 003; En vigueur : 01-01-2008>