Texte 1997002014
Article 1er.L'intitulé de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant le signalement et la carrière des agents de l'Etat est remplacé par l'intitulé suivant :
"Arrêté royal organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat"; (Err. MB 07-05-1997 p. 11045)
Art. 2.Le titre Ier du même arrêté, comprenant les articles 1er à 20, est remplacé par les dispositions suivantes :
" TITRE I. - De l'évaluation.
CHAPITRE I. - Dispositions générales.
Article 1. § 1. Le présent titre est applicable aux agents de l'Etat des niveaux 2+, 2, 3 et 4 ainsi qu'aux agents de l'Etat du niveau 1, à l'exception de ceux qui sont titulaires d'un grade du rang 17, 16 ou 15 et des adjoints bilingues.
§ 2. Pour l'application du présent titre, il y a lieu d'entendre par :
1°supérieur hiérarchique immédiat, toute personne soumise à un statut fixé par Nous qui dans la structure du service où travaille l'agent et dans l'ordre ascendant de la hiérarchie, occupe la place la plus proche de celle de l'agent;
2°chef de l'administration à laquelle appartient l'agent, toute personne soumise à un statut fixé par Nous qui, dans la structure de l'entité administrative où travaille l'agent occupe la place la plus élevée dans la hiérarchie;
3°fonctionnaire général, toute personne soumise à un statut fixé par Nous qui exerce des fonctions afférentes à un grade de fonctionnaire général.
§ 3. Dans chaque ministère, le secrétaire général ou à défaut de secrétaire général, le fonctionnaire général désigné à cet effet par le ministre désigne un ou plusieurs gestionnaire(s) de système.
Le gestionnaire de système exerce ses fonctions sous l'autorité du secrétaire général ou du fonctionnaire général qui a procédé à sa désignation.
Il est notamment chargé de fournir une assistance aux évaluateurs et aux évalués dans toutes les phases de la procédure relative à l'évaluation .
Les mesures appropriées sont prises au sein de chaque ministère pour que le gestionnaire de système puisse disposer du temps nécessaire à l'exercice de sa tâche.
Art. 2. En vue de l'établissement de l'évaluation de chaque agent, l'administration établit un dossier individuel d'évaluation.
Art. 3. Le dossier individuel d'évaluation contient, outre l'ancien dossier de signalement de l'agent :
1°une fiche d'identification mentionnant les nom et prénom de l'agent ainsi que son adresse;
2°une fiche de carrière indiquant le grade dont l'agent est titulaire, son affectation ainsi que le déroulement de sa carrière;
3°une fiche de formation indiquant le ou les diplôme(s) dont l'agent est porteur ainsi que les formations suivies par l'agent depuis son entrée en service;
4°une fiche individuelle d'évaluation qui relate les faits ou constatations, favorables et défavorables, susceptibles de servir d'éléments d'appréciation. Ces faits ou constatations ne peuvent avoir trait qu'à l'exercice de la fonction et doivent être visés par l'agent qui note éventuellement ses observations. Tout fait ou toute constatation que l'agent estime susceptible de servir d'élément d'appréciation est noté à sa demande sur sa fiche individuelle par le supérieur hiérarchique compétent qui note ses observations éventuelles;
5°la grille d'évaluation attribuée à l'agent par le conseil de direction ou le collège des chefs de service;
6°le bulletin d'évaluation.
Art. 4. La fiche individuelle d'évaluation est tenue par le supérieur hiérarchique immédiat.
Art. 5. Aucune recommandation, de quelque nature qu'elle soit, ne peut figurer au dossier individuel d'évaluation.
Art. 6. Sans préjudice des dispositions relatives à ses effets pécuniaires et à ses conséquences disciplinaires, l'évaluation est prise en considération pour fixer la situation administrative de l'agent depuis la date de sa notification jusqu'à la date de la notification de l'évaluation suivante.
Art. 7. L'évaluation est réalisée au moyen des grilles reprises aux annexes I, II, III et IV.
Art. 8. Les critères d'évaluation sont :
1°pour les agents des niveaux 3 et 4, au nombre de dix dont trois critères-clés;
2°pour les agents des niveaux 2 et 2+, au nombre de douze dont quatre critères-clés;
3°pour les agents du niveau 1, au nombre de dix-sept dont cinq critères-clés.
Les critères visés à l'alinéa 1er sont complétés, pour les agents chargés de l'évaluation, par deux critères d'évaluation spécifiques. (Err. MB 07-05-1997)
Art. 9. § 1. Pour chaque agent et sur base de l'avis du supérieur hiérarchique immédiat assisté par le gestionnaire de système, le conseil de direction ou le collège des chefs de service procède à la pondération des critères d'évaluation en déterminant leur importance relative. A cet effet, il distingue les critères non-pertinents, les critères pertinents et les critères-clés pour la fonction exercée par l'agent.
La pondération visée à l'alinéa 1er est établie de la manière suivante :
1°aucun point si le critère est non-pertinent pour la fonction exercée;
2°un point si le critère est pertinent pour la fonction exercée;
3°deux points si le critère est un critère-clé pour la fonction exercée.
§ 2. Le conseil de direction ou le collège des chefs de service peut entendre toute personne qui appartient à l'administration et dont l'audition est en rapport avec le processus de l'évaluation de l'agent. L'agent est informé de cette audition.
§ 3. L'agent est informé de la pondération visée au paragraphe 1er pour, au plus tard, le 15 septembre de l'année précédant de deux ans l'année de l'évaluation et reçoit à ce sujet toutes les explications nécessaires. Il vise la pondération qui lui a été communiquée dans les cinq jours ouvrables.
§ 4. Lorsque l'agent est appelé à exercer de nouvelles fonctions, une révision de la pondération des critères d'évaluation peut être faite soit à la demande de l'agent que celui-ci adresse à son supérieur hiérarchique immédiat soit à l'initiative du supérieur hiérarchique immédiat ou du chef de l'administration.
§ 5. Les critères spécifiques pour les agents chargés de l'évaluation visés à l'annexe IV du présent arrêté sont, par dérogation au (§ 1er), d'office pertinents et s'ajoutent, pour le total final, aux critères d'évaluation repris selon le cas aux annexes I, II et III. (Err. MB 07-05-1997 p. 11045)
Art. 10. Une cotation est donnée à chaque critère de la manière suivante :
1°l'aptitude "excellent" donne lieu à la cote 2;
2°l'aptitude "très bon" donne lieu à la cote 1,5;
3°l'aptitude "bon" donne lieu à la cote 1;
4°l'aptitude "insuffisant" donne lieu à la cote 0.
Le total s'obtient en multipliant la notation obtenue pour chaque critère par le coefficient de pondération accordé à chacun des critères conformément à l'article 9, § 1er, alinéa 2.
Pour la détermination du pourcentage final, si le résultat obtenu compte des décimales, le total est ramené au chiffre inférieur si celles-ci sont inférieures à 0,5. Il est porté au chiffre supérieur si les décimales sont égales ou supérieures à 0,5.
Art. 11. § 1. L'évaluation se traduit par l'une des mentions suivantes: "très bon", "bon" ou "insuffisant".
La mention "très bon" est attribuée à l'agent qui a obtenu au moins 70 % de la cote globale.
La mention "bon" est attribuée à l'agent qui a obtenu de 50 % à 69 % de la cote globale.
La mention "insuffisant" est attribuée à l'agent qui n'a pas obtenu 50 % de la cote globale.
§ 2. L'agent qui a obtenu au moins 70 % de la cote globale mais qui sur un critère-clé, a obtenu l'aptitude "insuffisant", reçoit comme évaluation la mention finale "bon".
Art. 12. L'organe chargé de l'évaluation tient compte lors de l'attribution de la mention finale, de la situation spécifique de l'agent handicapé recruté en application de l'arrêté royal du 11 août 1972 stimulant l'emploi de handicapés dans les administrations de l'Etat ou de toute autre disposition qui le remplacerait.
Art. 13. L'agent qui, au 1er septembre de l'année de l'évaluation, est absent depuis au moins trois mois conserve la mention qui lui a été attribuée en dernier lieu.
CHAPITRE II. - Evaluation des agents de l'Etat du niveau 1.
Art. 14. Le supérieur hiérarchique immédiat complète, à titre préparatoire, la grille en conférant à chaque critère la cotation requise. Il la communique à l'agent et au chef de l'administration au plus tard pour le 15 septembre de l'année de l'évaluation.
Art. 15. § 1. La conférence d'évaluation se compose :
1°du supérieur hiérarchique immédiat;
2°d'un président, chef de l'administration à laquelle appartient l'agent ou de son représentant;
3°de l'adjoint bilingue du chef de l'administration visé au 2° si celui-ci est unilingue;
4°d'un fonctionnaire général d'un service autre que celui auquel appartient l'agent, désigné par le secrétaire général ou, à défaut de secrétaire général, par le fonctionnaire général désigné à cet effet par le ministre; il appartient au même rôle linguistique que l'agent.
A défaut du fonctionnaire général désigné conformément à l'alinéa 1er, 4°, un autre fonctionnaire d'un rang plus élevé que celui de l'agent visé à l'alinéa 1er, 1°, est désigné par le secrétaire général ou, à défaut de secrétaire général, par le fonctionnaire général désigné à cet effet par le ministre.
§ 2. Préalablement à l'entretien, les membres de la conférence d'évaluation prennent connaissance du dossier individuel d'évaluation de l'agent.
§ 3. La conférence d'évaluation se réunit valablement lorsque trois de ses membres au moins sont présents, dont le supérieur hiérarchique immédiat. Un des trois membres au moins appartient au même rôle linguistique que l'agent.
La conférence d'évaluation peut entendre toute personne qui appartient à l'administration et dont l'audition est en rapport avec le processus d'évaluation de l'agent concerné.
L'agent est informé de cette audition.
Art. 16. La conférence d'évaluation, après avoir pris connaissance de la grille d'évaluation dûment complétée, s'entretient avec l'agent. Au cours de cet entretien, l'agent peut faire valoir ses observations.
La conférence d'évaluation notifie l'évaluation au plus tard pour le 15 décembre de l'année de l'évaluation.
La grille d'évaluation définitivement arrêtée par la conférence d'évaluation est jointe au dossier individuel d'évaluation de l'agent et annexée au bulletin d'évaluation.
Art. 17. Si au moment où l'évaluation est réalisée, un des membres de la conférence d'évaluation est absent ou est doté de la mention finale d'évaluation "insuffisant", il est remplacé par un autre agent d'un rang au moins égal à celui du supérieur hiérarchique immédiat, désigné par le secrétaire général ou à défaut de secrétaire général, par le fonctionnaire général désigné à cet effet par le ministre.
CHAPITRE III. - Evaluation des agents de l'Etat des niveaux 2+, 2, 3 et 4.
Art. 18. Les deux supérieurs hiérarchiques compétents pour attribuer l'évaluation aux agents des niveaux 2+, 2, 3 et 4 sont désignés par le secrétaire général ou, à défaut de secrétaire général, par le fonctionnaire général désigné à cet effet par le ministre. Ils sont de rang différent.
Art. 19. Le supérieur hiérarchique immédiat complète, à titre préparatoire, la grille en conférant à chaque critère l'aptitude y relative. Il la communique à l'agent et au second supérieur hiérarchique désigné en application de l'article 18 au plus tard pour le 15 septembre de l'année de l'évaluation.
Les deux supérieurs hiérarchiques visés à l'article 18, après avoir pris connaissance de la grille d'évaluation dûment complétée et après avoir pris connaissance du dossier individuel d'évaluation de l'agent, s'entretiennent avec celui-ci. Au cours de cet entretien, l'agent peut faire valoir ses observations. Les deux supérieurs hiérarchiques peuvent entendre toute personne qui appartient à l'administration et dont l'audition est en rapport avec le processus d'évaluation de l'agent concerné. Celui-ci est informé de cette audition.
Les deux supérieurs hiérarchiques visés à l'article 18 notifient l'évaluation au plus tard pour le 15 décembre de l'année de l'évaluation.
La grille d'évaluation définitivement arrêtée par les deux supérieurs hiérarchiques est jointe au dossier individuel d'évaluation de l'agent et annexée au bulletin d'évaluation.
Art. 20. Si au moment où l'évaluation est réalisée, un des deux supérieurs hiérarchiques est absent ou est doté de la mention finale d'évaluation "insuffisant", il est remplacé par un autre agent au moins du même rang désigné par le secrétaire général ou, à défaut de secrétaire général, par le fonctionnaire général désigné à cet effet par le ministre."
Art. 3.Dans l'article 23, alinéa 2, du même arrêté, modifié par l'arrêté royal du 17 septembre 1969, les mots "qui a le meilleur signalement" sont remplacés par les mots "qui a l'évaluation la plus positive".
Art. 4.A l'article 25, § 1er, du même arrêté, remplacé par l'arrêté royal du 10 avril 1995, sont apportées les modifications suivantes :
1°au a), les mots "qui a le meilleur signalement" sont remplacés par les mots "qui a l'évaluation la plus positive";
2°au b), les mots "qui ont le même signalement" sont remplacés par les mots "qui ont la même évaluation".
Art. 5.A l'article 31 du même arrêté, modifié par les arrêtés royaux des 17 septembre 1969, 16 octobre 1989 et 14 septembre 1994, sont apportées les modifications suivantes :
1°au 2°, les mots "qui a le meilleur signalement" sont remplacés par les mots "qui a l'évaluation la plus positive";
2°au 3°, les mots "qui ont le même signalement" sont remplacés par les mots "qui ont la même évaluation".
Art. 6.A l'article 32, § 1er, alinéa 4, du même arrêté, modifié par l'arrêté royal du 17 septembre 1969, sont apportées les modifications suivantes :
1°au 1°, les mots "qui a le meilleur signalement" sont remplacés par les mots "qui a l'évaluation la plus positive";
2°au 2°, les mots "qui ont le même signalement ou dont tous ou certains sont dispensés du signalement" sont remplacés par les mots "qui ont la même évaluation".
Art. 7.A l'article 33 du même arrêté, modifié par les arrêtés royaux des 17 septembre 1969, 15 mars 1993, 14 septembre 1994, 10 avril 1995 et 6 septembre 1996, sont apportées les modifications suivantes :
1°au § 1er, les mots "qui a le meilleur signalement" sont remplacés par les mots "qui a l'évaluation la plus positive";
2°au § 2, a), les mots "qui a le meilleur signalement" sont remplacés par les mots "qui a l'évaluation la plus positive";
3°au § 2, b), les mots "qui ont le même signalement ou entre candidats dispensés du signalement" sont remplacés par les mots "qui ont la même évaluation";
4°au § 3, 1°, les mots "qui a le meilleur signalement" sont remplacés par les mots "qui a l'évaluation la plus positive";
5°au § 3, 2° et 5°, les mots "qui ont le même signalement" sont remplacés par les mots "qui ont la même évaluation".
Dispositions transitoires et finales.
Art. 8.§ 1. L'agent qui est absent pendant la période au cours de laquelle l'évaluation est attribuée aux agents de l'administration dont il relève et qui appartiennent au même niveau que lui, fait l'objet d'une évaluation s'il se trouve dans une position administrative où il peut faire valoir ses titres à la promotion.
L'administration recueille à cet effet tous les renseignements nécessaires à une évaluation conforme aux dispositions du présent arrêté et la notifie aux intéressés.
S'il est impossible de satisfaire aux dispositions susvisées, l'évaluation notifiée aux agents est attribuée selon les règles suivantes :
1°la mention "très bon" est attribuée à l'agent dont le dernier signalement est "très bon";
2°la mention "bon" est attribuée à l'agent dont le dernier signalement est "bon";
3°la mention "insuffisant" est attribuée à l'agent dont le dernier signalement est "insuffisant" ou "mauvais" ou qui a fait l'objet d'une mention défavorable l'assimilant aux agents signalés "insuffisant" ou "mauvais".
§ 2. (Dans le cas où un agent ne possède pas de signalement et où l'administration est dans l'impossibilité de recueillir tous les renseignements nécessaires à une évaluation conforme au présent arrêté, la mention " très bon " lui est attribuée lors de la première évaluation.) <AR 1998-12-02/32, art. 1, 002; En vigueur : 10-12-1998>
Art. 9.Les dispositions relatives au signalement et à la mention défavorable en vigueur à la date du présent arrêté restent d'application jusqu'au 15 décembre 1998 pour ce qui concerne les agents des niveaux 1 et 2+ et jusqu'au 15 décembre 1999 pour ce qui concerne les agents des niveaux 2, 3 et 4.
Art. 10.Nonobstant l'article 9, les procédures de promotion et de changement de grade en cours à la date du 15 décembre 1998 pour ce qui concerne les agents des niveaux 1 et 2+ et du 15 décembre 1999 pour ce qui concerne les agents des niveaux 2, 3 et 4, restent régies par les dispositions relatives au signalement et à la mention défavorable telles qu'elles étaient rédigées avant leur modification par le présent arrêté.
Art. 11.Nonobstant l'article 9, les affaires pendantes devant les chambres de recours à la date du 15 décembre 1998 pour ce qui concerne les agents des niveaux 1 et 2+ et du 15 décembre 1999 pour ce qui concerne les agents des niveaux 2, 3 et 4, restent régies par les dispositions relatives au signalement et à la mention défavorable telles qu'elles étaient rédigées avant leur modification par le présent arrêté.
Art. 12.La pondération visée à l'article 9 de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat, tel que modifié par le présent arrêté, est communiquée et expliquée pour la première fois à chaque agent des niveaux 1 et 2+ pour le 15 septembre 1997 au plus tard et à chaque agent des niveaux 2, 3 et 4 pour le 15 septembre 1998 au plus tard.
Art. 13.L'évaluation est réalisée sur base du présent arrêté pour la première fois, entre le 15 septembre 1998 et le 15 décembre 1998 en ce qui concerne les agents des niveaux 1 et 2+ et entre le 15 septembre 1999 et le 15 décembre 1999 en ce qui concerne les agents des niveaux 2, 3 et 4.
Art. 14.Le présent arrêté entre en vigueur :
1°le 15 septembre 1997 pour les agents des niveaux 1 et 2+;
2°le 15 septembre 1998 pour les agents des niveaux 2, 3 et 4.
Art. 15.Nos Ministres et Nos Secrétaires d'Etat sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 6 février 1997.
ALBERT
Par le Roi :
Le Ministre de la Fonction publique,
A. FLAHAUT
Annexe.
Art. N1.Annexe I. Niveaux 3 et 4.
(Tableau non repris pour des raisons techniques, voir M.B. 01-03-1997, p. 4326-4327 et Err. MB 07-05-1997, p. 11046-11048).
Art. N2.Annexe II. Niveaux 2 et 2+.
(Tableau non repris pour des raisons techniques, voir M.B. 01-03-1997, p. 4327-4329 et Err. MB 07-05-1997, p. 11049-11052).
Art. N3.Annexe III. - Niveaux 1 sauf les rangs 15, 16 et 17 et les adjoints bilingues.
(Tableau non repris pour des raisons techniques, voir M.B. 01-03-1997, p. 4329-4331 et Err. MB 07-05-1997, p. 11053-11058).
Art. N4.Annexe IV. Critères spécifiques pour les agents chargés de l'évaluation.
(Tableau non repris pour des raisons techniques, voir M.B. 01-03-1997, p. 4332 et Err. MB 07-05-1997, p. 11059-11060).