Texte 1995931599
TITRE Ier.- Dispositions générales.
Article 1er.Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par :
1. " Centre " : (le centre public d'action sociale); <ARR 2003-12-11/46, art. 1, 1°, 004; En vigueur : 01-03-2004>
2. " Loi organique " : la loi du 8 juillet 1976 organique des centres publics d'aide sociale;
3. "Les Ministres" : Les Ministres, Membres du Collège réuni compétents pour l'Aide aux personnes;
4. " Service d'exploitation du budget " : l'ensemble des recettes et des dépenses qui se produisent une fois au moins au cours de l'exercice financier et qui assurent au centre des revenus et un fonctionnement réguliers, en ce compris la charge des intérêts de la dette;
5. " Service d'investissement du budget " : l'ensemble des recettes et des dépenses qui affectent directement et durablement l'importance, la valeur ou la conservation du patrimoine du centre, à l'exclusion de son entretien courant; il comprend également les subsides et prêts consentis à ces mêmes fins, les participations et placements de fonds à plus d'un an, ainsi que les amortissements et les remboursements anticipés de la dette;
6. " Modification budgétaire " : toute décision adoptée par le conseil de l'aide sociale après l'arrêt du budget et ayant pour effet de créer, supprimer ou modifier un ou plusieurs crédits budgétaires;
7. (...) <ARR 2003-12-11/46, art. 1, 2°, 003; En vigueur : 01-01-2004>
8. " Livre-journal " : le registre comptable qui mentionne chronologiquement et sans compensation toutes les opérations comptables, à savoir :
- le livre-journal des opérations de la comptabilité fonctionnelle et économique;
- le livre-journal des opérations de la comptabilité générale;
9. " Grand-livre " : le registre comptable qui mentionne par compte les opérations portées au livre-journal, à savoir :
- le grand-livre des opérations de la comptabilité fonctionnelle et économique;
- le grand-livre des opérations de la comptabilité générale;
10. " Organe habilité " : soit le conseil de l'aide sociale, soit tout autre organe précisément désigné par ou en vertu de la loi;
11. " Droit à recette " : toute somme due au centre par un débiteur précisément désigné;
12. " Droit constaté net " : le montant du droit constaté définitif, diminué des non-valeurs ou des mises aux cotes irrécouvrables;
(13. " Résultat comptable du compte budgétaire " : le résultat obtenu par le calcul de la différence entre, d'une part, les droits constatés nets et, d'autre part, les dépenses engagées moins les engagements abandonnés des crédits reportés;) <ARR 1998-02-19/37, art. 1, 002; En vigueur : 01-01-1998>
14. " Encaisse du centre " : l'ensemble des fonds et valeurs disponibles ou placés à un an au plus;
15. (Prélèvement d'office : tout prélèvement imposé par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance et effectué sans l'autorisation préalable du centre sur un compte ouvert par celui-ci auprès d'un organisme financier ;) <ARR 2003-12-11/46, art. 1, 3°, 003; En vigueur : 01-01-2004>
16. (Investissement : la dépense en vue de l'acquisition d'un bien, de la prestation de service ou de la réalisation de travaux dont la durée de vie excède une année et constitue un enrichissement du patrimoine.) <ARR 2003-12-11/46, art. 1, 4°, 003; En vigueur : 01-01-2004>
(17. " Résultat final du compte budgétaire de l'exercice " : le résultat constitué par l'addition du résultat comptable du compte budgétaire et de la variation du fonds pour créances aléatoires.) <ARR 1998-02-19/37, art. 1, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Art. 1bis.[1 Chaque Centre dispose du libre choix de tenir sa comptabilité soit sur support papier, soit sur support électronique, soit en combinant les deux supports. Il en est de même pour toutes les obligations qui en découlent, que ce soit au niveau du traitement de données, de la transmission de données, de la conservation de données ou de la présentation de données.
Le Centre veillera, quel que soit le choix qu'il effectue, à apporter toutes les garanties légales ou réglementaires requises concernant l'ensemble des éléments de sa comptabilité. Dès lors, en cas d'utilisation d'une solution électronique, qu'elle soit complète ou partielle, l'authenticité de l'origine des données électroniques ainsi que l'intégrité de leur contenu doivent être garanties par l'apposition d'une signature électronique, conformément à la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification. Par ailleurs, la lisibilité des données doit, dans le respect des principes précités, être assurée pendant toute la période de conservation.
Lorsque la loi ou la réglementation le prévoit, les moyens techniques doivent permettre la restitution de données sous une forme prescrite.]1
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(1Inséré par ARR 2013-03-15/16, art. 1, 005; En vigueur : 06-05-2013)
Art. 2.Toutes les décisions exécutoires prises par les autorités du centre en matière financière sont immédiatement notifiées par le secrétaire au receveur. A cet effet, elles sont certifiées conformes aux registres des délibérations et aux décisions prises par l'autorité de tutelle.
Art. 3.Le conseil de l'aide sociale détermine le mode de conservation des titres justificatifs des inscriptions ou dépôts, ainsi que de tous autres actes établissant les droits du centre.
Art. 4.§ 1er. Les comptes financiers sont ouverts au nom du centre par le receveur, après décision du conseil de l'aide sociale. Ils sont gérés par lui et la correspondance y relative lui est directement adressée.
["1 Une copie"° des extraits des comptes financiers doit être adressé au président du centre.
§ 2. Dans tous les cas, les invitations à payer font mention du numéro du compte sur lequel la somme doit être versée.
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(1ARR 2013-03-15/16, art. 2, 005; En vigueur : 06-05-2013)
Art. 5.Toute décision de l'autorité de tutelle en matière budgétaire, financière et comptable est communiquée par le président au conseil de l'aide sociale.
TITRE II.- Du budget.
Chapitre 1er.- Généralités.
Art. 6.Le budget comprend l'estimation précise de toutes les recettes et de toutes les dépenses susceptibles d'être effectuées dans le courant de l'exercice financier à l'exception des mouvements n'affectant que la trésorerie.
Le budget distingue :
- les recettes et les dépenses du service d'exploitation;
- les recettes et les dépenses du service d'investissement;
(Au budget est annexé le tableau des opérations sur les comptes de fonds de roulement, de réserves, de provisions, de garanties, de dons et legs, de fondations et de tiers.) <ARR 1998-02-19/37, art. 2, 002; En vigueur : 01-01-1998>
(NOTE : A l'article 6, troisième alinéa, les mots " au budget est annexé " sont supprimés et remplacés par. " <ARR 2003-12-11/46, art. 2, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 7.Les droits constatés et les dépenses engagées, ainsi que leur résultat, sont irrévocablement imputés à un exercice déterminé.
Art. 8.Lorsque les disponibilités budgétaires sont suffisantes, le conseil de l'aide sociale peut inscrire à son budget des crédits en vue d'affecter ces disponibilités :
(1° à des placement rémunérateurs;) <ARR 1998-02-19/37, art. 3, 002; En vigueur : 01-01-1998>
2°) à l'acquisition de fonds publics ou de valeurs en portefeuille;
3°) au remboursement anticipé des emprunts les plus onéreux;
4°) à la constitution :
a)de provisions pour risques et charges d'exploitation susceptibles d'affecter la gestion d'exploitation au cours de plusieurs exercices;
b)de réserves d'investissement;
c)d'un fonds de roulement.
Art. 9.<ARR 1998-02-19/37, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-1998> L'approbation définitive, tacite ou expresse, du compte budgétaire de l'exercice antérieur entraîne la diminution ou l'augmentation de la dotation communale reprise dans le budget du centre de l'exercice en cours en fonction du résultat final du compte budgétaire.
Art. 10.Les crédits de dépenses ne peuvent être utilisés à d'autres fins que celles que leur assigne le budget. Ils sont limitatifs conformément aux règles tracées par l'article 91 de la loi organique.
(Les crédits budgétaires des comptes d'attente et de régularisation ne sont pas limitatifs; les dépenses faites sur ces crédits ne peuvent toutefois être consenties qu'à concurrence des recettes préalablement percues, sauf en ce qui concerne les montants prélevés ou payés erronément et les opérations de dépenses à régulariser ou à identifier.) <ARR 1998-02-19/37, art. 5, 002; En vigueur : 01-01-1998>
(Les crédits budgétaires de dépenses de facturation interne ne sont pas limitatifs.) <ARR 1998-02-19/37, art. 5, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Art. 11.L'avant-projet de budget est soumis à l'avis d'un groupe technique composé obligatoirement du président, du secrétaire et du receveur du centre.
L'avis du groupe technique porte exclusivement sur le respect de la légalité et sur les répercussions financières prévisibles.
Pour accomplir sa mission, le groupe technique peut inviter à ses réunions d'autres personnes, à raison de leurs compétences pour y être entendues en tant qu'expert en matière budgétaire et financière. Ces personnes ne participeront pas à la délibération du groupe technique lorsque celui-ci émettra son avis.
Art. 12.Dès l'instant où il est approuvé, le budget est exécutoire, sans préjudice du contrôle de la légalité des recettes et des dépenses qui y sont portées.
Art. 13.§ 1er. Avant l'approbation du budget, il peut être pourvu par des crédits provisoires aux dépenses pour lesquelles un crédit exécutoire était inscrit au budget de l'exercice précédent.
Toutefois, lorsque le budget n'est pas encore voté, les crédits provisoires sont arrêtés par le conseil de l'aide sociale et, lorsque la loi ou l'ordonnance l'exige, approuvés par l'autorité de tutelle.
§ 2. Les crédits provisoires ne peuvent excéder, par mois écoulé ou commencé, le douzième :
1°) du crédit budgétaire de l'exercice précédent, lorsque le budget de l'exercice n'est pas encore voté;
2°) du crédit budgétaire de l'exercice en cours lorsque le budget de l'exercice est déjà voté.
Cette restriction n'est pas applicable aux dépenses de personnel et au paiement des primes d'assurance, des taxes et des dépenses d'aide sociale.
§ 3. Les crédits provisoires ne concernent que les dépenses du service d'exploitation.
Chapitre 3.- Des modifications budgétaires.
Art. 14.§ 1er. Les modifications budgétaires sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget. Elles sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire.
§ 2. Dans le tableau des modifications budgétaires, dans la colonne des " crédits admis antérieurement " les montants à reprendre sont ceux qui ont été supputés au budget initial à moins que ces crédits du budget initial n'aient déjà été modifiés ou aient fait l'objet d'ajustements internes de crédits conformément aux dispositions de l'article 91 de la loi organique.
Art. 15.Doivent être inscrits au plus tôt dans les modifications budgétaires, les crédits nécessaires pour couvrir les dépenses effectuées en vertu de l'article 88, § 2 de la loi organique et celles effectuées par prélèvement d'office, ainsi que les crédits budgétaires afférents à des recettes non prévues.
Chapitre 4.- Des ajustements internes de crédits.
Art. 16.Les ajustements internes de crédits établis conformément aux prescriptions de l'article 91 de la loi organique ne peuvent être utilisés qu'en vertu d'une décision du conseil de l'aide sociale (...de l'aide sociale, prise au plus tard le 31 janvier suivant l'exercice concerné.) <ARR 2003-12-11/46, art. 3, 003; En vigueur : 01-01-2004>
TITRE III.- Du patrimoine et de la gestion.
Chapitre 1er.- De patrimoine et du bilan.
Art. 17.§ 1er. La situation générale du centre au 31 décembre de chaque exercice est déterminée par un bilan.
§ 2. L'actif du bilan, qui est constitué de l'ensemble des actifs fixes et des actifs circulants et qui reflète l'emploi des ressources du centre pour réaliser ses objectifs, comprend :
1°) les (actifs fixes) qui sont les biens acquis par le centre de façon durable, soit : <ARR 2003-12-11/46, art. 4, 003; En vigueur : 01-01-2004>
a)les frais d'établissement;
b)les immobilisations incorporelles;
c)les immobilisations corporelles comprenant le patrimoine immobilier et le patrimoine mobilier;
d)les immobilisations financières;
2°) les actifs circulants qui sont les avoirs et droits du centre, soit :
a)les créances à plus d'un an;
b)les stocks;
c)les créances à un an au plus;
d)les placements de trésorerie;
e)les valeurs disponibles;
f)les comptes d'attente et de régularisation.
§ 3. Le passif du bilan qui donne l'origine des ressources dont le centre dispose pour réaliser ses objectifs comprend :
(1° les (capitaux propres) qui sont les moyens investis par le centre et dont il est propriétaire ou sur lesquels il dispose d'un droit réel, soit : <ARR 2003-12-11/46, art. 4, 003; En vigueur : 01-01-2004>
a)le capital initial;
b)les dons et legs en capital et en nature, les fondations;
c)les plus-values de réévaluation sur immobilisations corporelles et financières;
d)le fonds de roulement;
e)les réserves;
f)les résultats reportés;
g)les subsides d'investissement;
h)les provisions.) <ARR 1998-02-19/37, art. 6, 002; En vigueur : 01-01-1998>
2°) les fonds externes ou la dette qui sont les moyens mis à la disposition du centre par des tiers, soit :
a)les dettes à plus d'un an;
b)les dettes à un an au plus;
c)les comptes d'attente et de régularisation.
(§ 4. Au bilan de départ, le capital initial est constitué de la différence entre l'actif et le total des dons, legs et fondations en capital et en biens, des plus-values de réévaluation, du fonds de roulement, des réserves, des résultats reportés, des subsides d'investissement, des provisions, des dettes et des comptes d'attente et de régularisation.
La différence entre l'actif et les dettes donne la situation nette du centre. Elle est adaptée, chaque année, par l'apport du solde du compte de résultats de l'exercice clôturé.) <ARR 1998-02-19/37, art. 6, 002; En vigueur : 01-01-1998>
§ 5. Toutes les valeurs du bilan sont mentionnées (en euro). <ARR 2003-12-11/46, art. 4, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 18.§ 1er. Le compte de résultats comprend les produits et les charges du centre au cours de l'exercice.
Les produits et charges sont de trois ordres :
(1° produits et charges courants qui comprennent les produits et les charges d'exploitation et financiers;) <ARR 1998-02-19/37, art. 7, 002; En vigueur : 01-01-1998>
2°) produits et charges résultant des réductions des subsides, des dons et legs en biens émanant des entreprises et des ménages, des dotations aux amortissements, de diminutions de valeurs et de reprises de diminutions de valeurs sur actif immobilisé;
3°) produits et charges exceptionnels :
a)les produits de cette nature résultent notamment :
- de plus-values réalisées lors de la cession de biens de l'actif immobilisé;
- de prélèvements sur les réserves en faveur du service d'investissement;
- de dédommagements exceptionnels du centre par des tiers;
- de la récupération de frais d'investissement;
- de tout autre apport exceptionnel du service d'exploitation ou du service d'investissement;
b)les charges de cette nature résultent notamment :
- de moins-values réalisées lors de la cession ou à l'occasion de la perte de biens de l'actif immobilisé;
- de dotations au fonds de réserve d'investissement à charge du service d'investissement du budget.
§ 2. Le compte de résultats enregistre les résultats suivants :
(a) le boni ou le mali courant qui est égal au résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au 1° du § 1er;) <ARR 1998-02-19/37, art. 7, 002; En vigueur : 01-01-1998>
b)le boni ou le mali résultant de la variation des valeurs patrimoniales qui est égal au résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au 2° du § 1er;
c)le boni ou le mali exceptionnel qui est égal au résultat dégagé par la comptabilité générale et déterminé par la comparaison des charges et des produits visés au 3° du § 1er;
d)le boni ou le mali de l'exercice qui est égal au total des résultats dont il est fait mention aux points a), b) et c) du présent paragraphe.
Art. 19.§ 1er. Le secrétaire tient l'inventaire détaillé, complet et valorisé de tous les biens, avoirs, droits et créances du centre, ainsi que des subsides d'investissement et de la dette.
L'inventaire mentionne les obligations qui grèvent les valeurs susmentionnées, ainsi que les avals et garanties accordés.
Le secrétaire tient également le livre-sommier qui contient les dates d'échéance des contrats et des baux et les dates d'échéance et de renouvellement des titres et inscriptions hypothécaires, ainsi que le montant des loyers et fermages.
Le Collège réuni fixe, par arrêté, la nomenclature de l'inventaire et les règles de valorisation.
§ 2. Le receveur enregistre aux comptes du bilan les valeurs portées à l'inventaire et leurs variations.
Il reçoit du secrétaire une copie certifiée conforme de tous titres, actes, jugements, contrats, baux, documents et pièces concernant ces valeurs [1 , le cas échéant par voie électronique]1.
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(1ARR 2013-03-15/16, art. 3, 005; En vigueur : 06-05-2013)
Art. 20.La comptabilité distingue la valeur du terrain de celle des autres biens immeubles qui s'y trouvent.
Art. 21.<ARR 1998-02-19/37, art. 8, 002; En vigueur : 01-01-1998> Les biens du patrimoine immobilier sont réévalués selon la nature du bien conformément aux règles arrêtées par le Collège réuni.
Art. 22.L'amortissement est annuel et linéaire. Les biens sont soumis à l'amortissement suivant les règles arrêtées par le Collège réuni.
(Les subsides d'investissement doivent être réduits de manière identique et concomitante à l'amortissement du bien auquel le subside a été affecté.) <ARR 2003-12-11/46, art. 5, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 23.<ARR 1998-02-19/37, art. 9, 002; En vigueur : 01-01-1998> Le centre a la faculté de tenir une gestion de stock selon les règles fixées par le Collège réuni.
Art. 24.Le Collège réuni arrête les règles relatives à la tenue de la comptabilité analytique.
Art. 25.Lorsque des recettes ou des dépenses concernent un exercice ultérieur, elles sont enregistrées de manière telle qu'elles n'influencent pas le résultat de l'exercice en cours.
(En comptabilité budgétaire, elles sont enregistrées dans un compte d'attente de la sous-fonction relative aux opérations sur les comptes de fonds de roulement, de réserves, de provisions, de garanties, de fondations, d'attente et de régularisation.) <ARR 1998-02-19/37, art. 10, 002; En vigueur : 01-01-1998>
En comptabilité générale, elles sont enregistrées à un compte d'attente du bilan.
Chapitre 2.- Des emprunts.
Art. 26.Sur décision du conseil de l'aide sociale, le centre peut contracter des emprunts pour couvrir le montant des dépenses du service d'investissement.
Le délai de remboursement des emprunts doit être le plus court possible et ne peut en tout état de cause excéder la durée d'amortissement des biens pour lesquels ces emprunts ont été contractés.
Le tableau de la dette mentionne par année et par emprunt les tranches de remboursement et les intérêts dus, sur base du taux en vigueur.
(Le centre ne peut pas contracter des emprunts ou recourir à la location financement pour couvrir le montant des dépenses d'investissement dont la valeur est inférieure à (5.500 euro), hors T.V.A.) <ARR 1998-02-19/37, art. 11, 002; En vigueur : 01-01-1998><ARR 2003-12-11/46, art. 6, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 27.<ARR 2003-12-11/46, art. 7, 003; En vigueur : 01-01-2004> Sur décision du conseil de l'aide sociale, le centre peut conclure toute opération de financement telle l'emprunt, l'escompte de subside ou l'ouverture de crédit.
Art. 28.Par décision du conseil de l'aide sociale, les soldes non utilisés d'emprunts sont affectés soit :
1°) au remboursement anticipé d'emprunt;
2°) (à l'alimentation du service d'investissements ou du fonds de réserve d'investissements.) <ARR 2003-12-11/46, art. 8, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 29.Préalablement à l'établissement du bilan, la dette à plus d'un an est réduite du montant des tranches de remboursement venant à échéance au cours de l'exercice suivant, lesquelles sont portées dans la dette à un an au plus.
Chapitre 3.- De la trésorerie et des fonds placés.
Art. 30.§ 1er. (L'organe habilité) veille à ce que l'encaisse du centre dispose des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux engagements et dépenses du centre. Il prend à cet effet toutes les mesures nécessaires et veille notamment à ce que les décisions de récupérer les frais de l'aide sociale, de contracter des emprunts ou des ouvertures de crédit soient exécutées sans délai. <ARR 2003-12-11/46, art. 9, 003; En vigueur : 01-01-2004>
§ 2. L'encaisse du centre est séparée de l'encaisse des institutions gérées par le centre de manière distincte en vertu des dispositions de la loi organique.
En aucun cas des transferts ne peuvent avoir lieu entre la caisse du centre et les caisses respectives des institutions gérées de manière distincte.
Art. 31.§ 1er. Les revenus des placements réalisés au moyen de fonds spéciaux provenant de dons et legs ayant une affectation déterminée sont imputés à un compte de réserve (de la gestion des fonds). <ARR 2003-12-11/46, art. 10, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Les revenus de l'espèce provenant de dons et legs sans affectation sont enregistrés dans les recettes du service d'exploitation.
(§ 2. La comptabilité des fondations doit faire l'objet d'un article distinct de la sous-fonction relative aux opérations sur les comptes de fonds de roulement, de réserves, de provisions, de garanties, de fondations, d'attente et de régularisation. (S'il échet, des comptes annexes appropriés sont tenus conformément aux règles énoncées par le présent règlement.)) <ARR 1998-02-19/37, art. 12, 002; En vigueur : 01-01-1998><ARR 2003-12-11/46, art. 10, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 32.Les placements peuvent être réalisés en participations dans des institutions publiques ou privées créées selon le droit d'un des Etat membres de l'Union européenne ayant un siège en Belgique ou en titres émis par de telles institutions.
Les conditions auxquelles sont subordonnés les placements auprès des institutions de droit privé sont déterminées par le Collège réuni.
Les titres au porteur acquis par le centre sont convertis en inscriptions nominatives.
Les titres au porteur non convertibles sont déposés en Belgique, soit à la Caisse des dépôts et consignations, soit auprès d'une institution bancaire publique créée selon le droit d'un des Etats membres de l'Union européenne.
Art. 33.<ARR 1998-02-19/37, art. 13, 002; En vigueur : 01-01-1998> La valeur nette de réalisation des immobilisations corporelles doit être inscrite sur le compte de réserve d'investissement de la gestion des fonds en attendant son utilisation.
Les dons et legs non assortis d'une affectation précise doivent être enregistrés sous le compte de réserve spécifique de la gestion des fonds en attendant leur utilisation.
Les dons et legs assortis d'une affectation précise doivent être enregistrés sous le compte de réserve des dons et legs avec affectation de la gestion des fonds en attendant leur utilisation.
Les valeurs et titres du centre peuvent être réalisés en vue d'éviter des opérations d'emprunt dont les charges seraient supérieures aux revenus de ces valeurs et titres.
Art. 34.Le receveur est responsable de l'encaisse.
Les fonds de l'encaisse sont gérés de manière distincte dans les écritures comptables qui en mentionnent chaque mouvement.
Art. 35.§ 1er. Le receveur ne conserve en caisse que les fonds nécessaires pour régler les proches échéances des paiements à effectuer en espèces.
§ 2. (Les autres fonds disponibles sont soit versés, en Belgique, aux comptes courants ouverts auprès des organismes publics de crédit ou auprès d'organismes financiers privés créées selon le droit d'un des Etats membres de l'Union européenne, ayant un siège en Belgique, soit font l'objet de placements à moins d'un an auprès de ces institutions.) <ARR 1998-02-19/37, art. 14, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Les placements ne peuvent avoir un caractère spéculatif susceptible d'altérer la valeur du capital et ne peuvent être effectués qu'(en euro). <ARR 2003-12-11/46, art. 11, 003; En vigueur : 01-01-2004>
(Alinéa 3 abrogé) <ARR 2003-12-11/46, art. 11, 003; En vigueur : 01-01-2004>
§ 3. Après consultation du receveur, l'organe habilité règle la gestion de l'encaisse.
(§ 4. Le receveur formule à l'organe habilité toute proposition visant d'une part à réduire les charges de l'endettement à court et à long terme et d'autre part à ce que l'encaisse du centre dispose des moyens de trésorerie suffisants pour faire face en tout temps aux engagements et dépenses du centre.) <ARR 1998-02-19/37, art. 14, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Art. 36.Le receveur est responsable des pertes d'intérêts qui pourraient résulter :
1°) des retards qui lui sont imputables dans le recouvrement des créances et revenus;
2°) du maintien de fonds en caisse ou en comptes improductifs au-delà des normes fixées par l'organe habilité;
3°) du maintien d'un solde négatif aux comptes courants lorsque les fonds restés en caisse excèdent ceux nécessaires au règlement des proches échéances de paiement.
TITRE IV.- De la comptabilité.
Chapitre 1er.- Généralités.
Art. 37.La comptabilité budgétaire, générale et analytique du centre est tenue sous l'autorité et la surveillance de l'organe habilité.
La compétence du secrétaire, telle qu'elle est définie à l'article 45 de la loi organique embrasse tant la comptabilité budgétaire que les comptabilités générale et analytique.
La comptabilité des maniements de fonds et la reddition des comptes sont de la compétence du receveur .
Le conseil de l'aide sociale met à la disposition du receveur les moyens nécessaires à l'exercice de ses attributions.
Art. 38.§ 1er. [1 Tous les livres et documents requis par la loi ou le présent règlement sont, chaque fois qu'ils donnent lieu à clôture, communication, contrôle, vérification ou archivage, établis sous la forme prescrite, soit sur papier, soit sur support électronique.
Toute écriture est fondée sur des pièces justificatives.]1
§ 2. Les pièces délivrées par des tiers et se rapportant à des travaux, services rendus ou à des fournitures faites au centre sont visées pour réception, vérification et certification.
§ 3. Les écritures sont effectuées jour par jour, du 1er janvier au 31 décembre.
Chaque inscription porte un numéro d'ordre séquentiel. Il ne peut y avoir d'interruption dans la séquence. Toute rectification est effectuée par une contre-écriture.
§ 4. Les augmentations des postes d'actif et de charges sont portées à leur débit et les diminutions à leur crédit.
Les augmentations des postes de passif et de produits sont portées à leur crédit et les diminutions à leur débit.
A la gauche des livres figurent les comptes d'actif et de charges et les valeurs débitrices. A la droite figurent les comptes de passif et de produits et les valeurs créditrices.
Les mouvements des comptes débitent les uns au crédit des autres.
§ 5. Il peut être ouvert des livres auxiliaires aux livres principaux lorsque le volume des opérations le requiert. Ces livres auxiliaires sont tenus suivant les mêmes règles que les livres principaux.
§ 6. Tous les livres sont totalisés à la fin de chaque page. Ils sont totalisés et clôturés au moins une fois par mois. Le cas échéant, les totaux sont reportés à la page ou au livre suivant.
(Les livres auxiliaires ne peuvent contenir de mouvements comptables relatifs aux comptes d'attente et de régularisation.) <ARR 1998-02-19/37, art. 15, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Lors de chaque clôture, le receveur dresse un document établissant la concordance entre les écritures de l'encaisse et celles des journaux de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale.
§ 7. Tous les livres sont, sitôt clôturés à la fin de l'exercice, remis en copie au conseil de l'aide sociale.
Les livres et pièces justificatives sont conservés par le receveur jusqu'à l'arrêt définitif des comptes.
["1 Ils sont conserv\233s par le secr\233taire pendant trente ans en utilisant toute technique d'archivage susceptible de restituer \224 tout moment les donn\233es ainsi archiv\233es."°
Les comptes annuels sont conservés indéfiniment.
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(1ARR 2013-03-15/16, art. 4, 005; En vigueur : 06-05-2013)
Art. 39.La comptabilité budgétaire enregistre et justifie :
1°) en recettes : les droits constatés provisoires, les droits constatés définitifs, les non-valeurs et les irrécouvrables, les droits constatés nets, les recettes effectuées, les droits constatés restant à recouvrer;
Le droit constaté provisoire est un droit à recette établi par le receveur pour lui permettre d'enregistrer une recette non identifiée dans un compte d'attente ou d'enregistrer une recette identifiable qui n'a pas fait l'objet d'un droit constaté préalable.
Le droit constaté provisoire est transformé en droit constaté définitif, par la passation d'une contre-écriture, au moment, soit de l'identification de la recette par le secrétaire s'il s'agit d'une recette non identifiée enregistrée sur un compte d'attente, soit de la vérification et de la certification de l'avis de recette par le secrétaire s'il s'agit d'une recette identifiée par le receveur, ou à l'expiration des dix jours ouvrables suivant la réception de l'avis de recette par le secrétaire si celui-ci n'a pas procédé à la certification dudit avis. Dans cette dernière hypothèse, c'est le receveur qui constate lui-même définitivement le droit, après avoir annulé, par la passation d'une contre-écriture, le droit provisoire.
Le droit constaté définitif est un droit à recette qui a fait l'objet d'un enregistrement comptable définitif.
(2° en dépenses : les engagements provisoires, les engagements définitifs, les paiements effectués, les crédits sans emploi de l'exercice ou les crédits abandonnés des exercices clos, les soldes à payer.) <ARR 1998-02-19/37, art. 16, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Elle est tenue en partie simple au moyen du livre-journal et du grand-livre des opérations budgétaires et comprend les recouvrements et les dépenses effectués. Elle produit le compte budgétaire (...) à l'échéance de chaque exercice. <ARR 1998-02-19/37, art. 16, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Art. 40.La comptabilité générale enregistre les mouvements des valeurs de bilan, les charges et les produits.
Elle est tenue en partie double au moyen du livre-journal et du grand-livre des opérations générales. Elle produit les bilans et les comptes de résultats à l'écheance de chaque exercice.
Art. 41.Aux comptes budgétaires et généraux de bilan sont liés les comptes particuliers des biens du centre, de ses dettes et de ses créances. Ils sont tenus en même temps que les comptes du bilan.
Art. 42.Sans préjudice des dispositions de l'article 25, tous les mouvements de la comptabilité budgétaire et générale sont enregistrés au cours de l'exercice où ils se produisent.
L'exécution des opérations budgétaires qui relèvent d'un exercice antérieur sont spécifiées par l'indication de cet exercice.
Art. 43.La classification fonctionnelle et économique et celle des comptes généraux et particuliers sont arrêtées par (le Collège réuni). <ARR 1998-02-19/37, art. 17, 002; En vigueur : 01-01-1998>
(Il arrête) également les plans comptables minima fondés sur ces classifications et ces comptes ainsi que les documents comptables à tenir. <ARR 2003-12-11/46, art. 12, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Chapitre 2.- Des recettes et des produits.
Section 1ère.- Des droits à recette et des produits.
Art. 44.§ 1er. L'organe habilité constate et ordonnance le droit à recette. L'ordonnancement consiste à donner ordre au receveur de poursuivre sur état de recouvrement régulier la perception d'un droit à recette d'un montant déterminé à charge d'un débiteur.
Le secrétaire établit l'état de recouvrement.
Celui-ci est transmis au receveur avec toutes les pièces justificatives du droit après sa constatation comptable par le secrétaire.
L'état de recouvrement mentionne le nom et l'adresse du redevable, la nature et le montant de la créance, l'exercice et l'article budgétaire.
Un état de recouvrement collectif peut être établi lorsque la justification et l'enregistrement comptables sont communs à plusieurs créances.
§ 2. Les pièces justificatives sont complétées par la mention de l'exercice et du numéro d'ordre de l'état de (recouvrement) auxquels les recettes sont imputées. <ARR 1998-02-19/37, art. 27, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Art. 45.§ 1er. Tout droit à recette en faveur du centre né dans le courant de l'année civile doit être constaté au cours de la même année.
§ 2. La constatation des droits est enregistrée dans la comptabilité par le secrétaire, notamment :
a)au moment de l'établissement des factures, déclarations de créances, invitations à payer ou bordereaux de quittances à mettre en recouvrement pour prestations, fournitures ou travaux;
b)au moment même où prend naissance le droit à recette et préalablement au versement au receveur de sommes percues par des agents du centre;
c)préalablement à l'échéance des loyers, fermages, redevances, coupons d'intérêts, rentes et remboursement de capitaux et d'obligations;
d)(au plus tard le 31 décembre de l'exercice en cours, s'il s'agit d'un droit à recette du service d'investissement qui se rapporte à un engagement à charge du service d'investissement; cette disposition ne s'applique pas aux engagements à charge du service d'investissement qui sont financés au moyen de ressources provenant du service d'exploitation;) <ARR 2003-12-11/46, art. 13, 003; En vigueur : 01-01-2004>
e)lors de la réception par le centre de la promesse ferme de subside d'exploitation ou d'investissement;
Lors de la fixation définitive du montant des subventions, il est établi un état de recouvrement complémentaire si la subvention réelle excède la somme escomptée.
Si le subside réel est inférieur à la prévision, la différence est portée en recette irrécouvrable; avis en est donné immédiatement au receveur du centre par le secrétaire.
f)lors de la notification du montant des dividendes et parts bénéficiaires en faveur du centre;
g)à la date de l'acceptation du don ou du legs par le conseil de l'aide sociale;
h)lors de l'engagement des dépenses relatives au paiement du (revenu d'intégration) et des interventions du centre dans le cadre de la loi du 2 avril 1965 relative à la prise en charge des secours accordés par le centre public d'aide sociale, à concurrence du montant d'intervention dans ces frais; <ARR 2003-12-11/46, art. 13, 003; En vigueur : 01-01-2004>
i)au moment de l'ouverture de l'exercice en ce qui concerne la dotation communale et la dotation du centre dans le fonds spécial de l'aide sociale;
Lors de la fixation définitive du montant de ces dotations, il est établi soit un etat de recouvrement complémentaire si la dotation excède la somme escomptée, soit une mise en non-valeur si la dotation est inférieure à la prévision initiale.
j)lors de l'octroi par l'organe habilité d'une avance récupérable sur prestations de la sécurité sociale ou autres;
k)à l'échéance, pour les intérêts.
§ 3. Lorsque la recette est percue sans droit ni justificatif préalable, le receveur soumet au secrétaire un (avis de recette) enregistré sur un compte d'attente. Le secrétaire identifie la recette, constate le droit et transmet au receveur l'état de recouvrement y relatif. Le cas échéant, le receveur procède, séance tenante, à la régularisation des enregistrements comptables. <ARR 2003-12-11/46, art. 13, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Lorsque le receveur peut identifier la recette lui-même, il inscrit un droit constaté provisoire à l'article adéquat, enregistre la recette et soumet sans délai un avis de recette au secrétaire. Celui-ci vérifie et certifie l'avis de recette, constate le droit et renvoie immédiatement au receveur l'avis de recette, qui vaut état de recouvrement par sa certification.
Si le secrétaire n'a pas procédé à la certification de l'avis de recette dans les dix jours ouvrables de la réception de celui-ci, le receveur procède lui-même à la constatation définitive du droit après avoir annulé, par la passation d'une contre-écriture, le droit provisoire.
Art. 46.Les comptes généraux sont tenus à jour en même temps que les comptes budgétaires lors de la constatation des droits en comptabilité budgétaire.
Art. 47.Les fournitures, travaux ou services effectués par le centre à titre onéreux donnent lieu à l'établissement de factures, de déclarations de créance ou d'états de recouvrement (...). Les factures et déclarations de créance mentionnent toutes les données qui doivent figurer sur l'état de recouvrement. <ARR 2003-12-11/46, art. 14, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 48.Aucun complément de droit à recette ne peut être constaté et ajouté à un droit constaté à recouvrer attaché à un exercice clôturé.
Art. 49.Le grand-livre des opérations budgétaires mentionne en regard de chaque article budgétaire de recettes :
1°) le libellé et le montant du crédit budgétaire;
2°) le numéro du journal;
3°) la date d'inscription et le numéro de la pièce principale justifiant le droit à recette, la non-valeur ou l'irrécouvrable;
4°) le libellé succinct de l'opération;
5°) le montant des droits constatés provisoires, des droits constatés définitifs, des non-valeurs ou des irrécouvrables et des droits constatés nets;
6°) les recouvrements effectués;
7°) les recouvrements restant à effectuer.
Art. 50.(Le secrétaire veille à la tenue, à l'égard de chaque débiteur, d'un compte particulier qui mentionne, outre l'identité du débiteur :) <ARR 2003-12-11/46, art. 15, 003; En vigueur : 01-01-2004>
1°) la date, le numéro du livre-journal, le montant et le numéro du droit constaté;
2°) la date, le numéro du livre-journal, le montant et la référence des recouvrements;
3°) les non-valeurs et irrécouvrables.
Les droits constatés sont portés au débit du compte.
Les recouvrements, les non-valeurs et les irrécouvrables sont inscrits au crédit du compte.
Section 2.- Des recettes.
Art. 51.Dès qu'il est en possession des documents constatant les droits du centre, le receveur contrôle la régularité de ces documents et de leurs justificatifs, ainsi que leur inscription en comptabilité budgétaire et génerale.
Le receveur fait connaître au secrétaire les motifs pour lesquels il estime ne pas pouvoir procéder au recouvrement. Le secrétaire en avise l'organe qui a procédé à l'ordonnancement lequel retire, modifie ou maintient sa décision.
Art. 52.Le receveur porte régulièrement à la connaissance du conseil de l'aide sociale l'état de la situation des débiteurs en retard de paiement et suggère les mesures à mettre en oeuvre en vue de la perception des sommes dues.
Art. 53.§ 1er. Le receveur comptabilise les recettes percues, ainsi que les sommes indûment recouvrées ou dont il conteste la régularité.
§ 2. En cas de paiement en espèces, le receveur donne quittance du paiement.
Art. 54.§ 1er. Le receveur soumet au conseil de l'aide sociale ses propositions de mises aux cotes irrécouvrables relatives aux créances vis-à-vis des débiteurs dont l'insolvabilité est dûment établie ainsi que celles qui ont trait à la mise en non-valeurs de droits constatés du chef d'erreurs matérielles.
§ 2. Le secrétaire enregistre dans la comptabilité les non-valeurs et les mises aux cotes irrécouvrables sur base des décisions de l'organe habilité dont il assure, en outre, sans délai, la notification au receveur.
Chapitre 3.- Des dépenses et des charges.
Section 1ère.- Disposition préliminaire.
Art. 55.Sauf exception établie par la loi ou le présent règlement, nulle dépense ne peut être acquittée qu'après son engagement définitif à charge d'un article budgétaire, l'enregistrement comptable dans les comptes généraux et particuliers des documents justifiant la dépense, son ordonnancement par l'organe habilité et l'établissement d'un mandat de paiement signé par le president et le secrétaire.
L'ordonnancement est la décision de l'organe habilité donnant ordre au receveur d'acquitter une dépense déterminée sur mandat régulier au bénéfice d'un créancier.
Section 2.- De l'engagement et de l'enregistrement des dépenses et des charges.
Art. 56.L'organe habilité est seul autorisé à procéder à des engagements.
L'engagement procède d'une obligation résultant de la loi, d'une convention ou d'une décision unilatérale du centre.
L'engagement réserve tout ou partie d'un crédit budgétaire à une fin exclusive de toute autre destination.
L'engagement mentionne :
1°) le nom du créancier ou de l'ayant droit;
2°) le montant présumé et la nature de la dépense;
3°) l'exercice et l'article budgétaire.
Art. 57.Les prélèvements d'office sont enregistrés à l'exercice au cours duquel ils ont lieu.
Aucun engagement nouveau ne peut intervenir à charge des exercices clôturés.
(Alinéa 3 abrogé) <ARR 2003-12-11/46, art. 16, 003; En vigueur : 01-01-2004>
(Alinéa 4 abrogé) <ARR 2003-12-11/46, art. 16, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 58.L'engagement d'une dépense est effectué à titre provisoire dans les cas ci-après :
a)lors de l'établissement d'un bon de commande unilatéral;
b)lors de la réception d'une facture n'ayant pas fait l'objet d'un bon de commande préalable et qui ne résulte pas d'un contrat, d'un marche ou d'une soumission;
Par exception, les factures d'hospitalisation sont inscrites dans un facturier spécifique et ne font pas l'objet d'un engagement provisoire.
c)au moment de la décision prise par l'organe habilité d'effectuer des travaux ou de faire accomplir des prestations en recourant a la procédure du contrat, d'un marche ou d'une soumission;
d)dans le cas où l'organe habilité décide de réserver tout ou partie d'un crédit budgétaire à l'exécution d'une obligation prévisible du centre;
e)à la date de situation figurant sur les extraits de compte en ce qui concerne les prélèvements des frais inhérents à la gestion des comptes financiers. Dans cette hypothèse, c'est le receveur qui procède a l'engagement provisoire.
L'engagement provisoire de dépense est acté dans le grand-livre des dépenses de la comptabilité budgétaire; il est remplacé en tout ou en partie par un engagement définitif et, en tout cas, annulé à la clôture de l'exercice.
Art. 59.Le bon de commande est un document unilatéral établi en vue de commander des fournitures ou des prestations qui n'ont pas, préalablement, fait l'objet d'un contrat, d'un marché ou d'une soumission. Il est rédigé en plusieurs exemplaires dont deux sont adressés au fournisseur.
Il est signé par le président et le secrétaire préalablement à son envoi au fournisseur. Il mentionne :
1°) le nom du fournisseur;
2°) le montant présumé;
3°) l'exercice et l'article budgétaire;
4°) l'objet de la commande;
5°) le crédit budgétaire total, le crédit déjà utilisé et le crédit disponible, sur les exemplaires conservés par le centre;
Le fournisseur doit produire une facture [1 ...]1, accompagnée d'un exemplaire du bon de commande et l'adresser au président du centre.
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(1ARR 2013-03-15/16, art. 5, 005; En vigueur : 06-05-2013)
Art. 60.§ 1er. Si, lors de la réception d'une facture qui a fait l'objet d'un bon de commande unilatéral, le montant de la facture diffère de celui du bon de commande, le montant de l'engagement provisoire est adapté au montant de la facture.
Les engagements provisoires doivent être annulés par une contre-écriture lors de l'engagement définitif. Ils doivent, dans tous les cas, être annulés avant la clôture de l'exercice.
Au moment de la clôture de l'exercice, les engagements provisoires (sont) transformés en engagements définitifs si la facture y relative a été recue, si les fournitures ont été livrées ou si les services ont été prestés. <ARR 2003-12-11/46, art. 17, 003; En vigueur : 01-01-2004>
§ 2. Les engagements définitifs de dépenses d'exploitation ou d'investissement sont portés au grand-livre selon le cas :
a)dès qu'a été vérifiée et certifiée la facture concernant la dépense résultant soit d'un bon de commande unilatéral, soit d'une facture sans bon de commande préalable.
b)dès que la facture d'hospitalisation inscrite dans le facturier spécifique a été vérifiée et certifiée et a fait l'objet d'une décision d'octroi d'aide de l'organe habilite.
c)dès notification à l'entrepreneur, au fournisseur ou au prestataire de services de l'attribution du marche de travaux, de fournitures ou de services;
d)dès que les états de traitements, indemnités, salaires et pensions à liquider ont été vérifiés par le secrétaire;
e)dès réception des factures pour les dépenses pour consommation d'eau, d'électricité ou de gaz;
f)à la date d'échéance des intérêts et des amortissements d'emprunts, primes d'assurances, loyers, fermages, rentes et redevances;
g)dès que les mandats de paiement des avances et des aides sociales octroyées ont été vérifiés par le secrétaire;
h)dès réception des déclarations de créance et autres pièces justificatives y relatives pour toutes les autres dépenses dont le paiement est réclamé au centre.
Art. 61.Le grand livre des opérations budgétaires mentionne, en regard de chaque article budgétaire des dépenses :
1°) le montant du crédit budgétaire et le libellé de l'article;
2°) le numéro d'inscription au journal;
3°) la date de l'opération, le numéro du mandat et, (...), le numéro de compte particulier; <ARR 2003-12-11/46, art. 18, 003; En vigueur : 01-01-2004>
4°) le montant des engagements numérotés au jour le jour sur chaque crédit budgétaire en distinguant les engagements provisoires des engagements définitifs;
5°) le total de chacun des engagements;
6°) le montant des paiements effectués;
7°) le solde à payer;
8°) le solde disponible du crédit budgétaire de l'article et le solde disponible du crédit établi conformément à l'article 91, § 2 de la loi organique.
(9° les crédits sans emploi de l'exercice ou les crédits abandonnés des exercices clos.) <ARR 1998-02-19/37, art. 19, 002; En vigueur : 01-01-1998>
Art. 62.Le secrétaire procède à l'engagement provisoire des factures ou des documents tenant lieu de facture qui résultent d'un bon de commande unilatéral ou d'un marché sans bon de commande préalable. Cette opération corrige éventuellement l'engagement provisoire établi lors de l'émission du bon de commande. L'enregistrement de la facture ou du document se fait de telle sorte que sa date d'échéance soit aisément consultable à tout moment.
Les factures sont ensuite visées pour réception et certification par le service concerné qui contrôle les fournitures livrées ou les prestations effectuées.
Le secrétaire procède ensuite à leur engagement définitif.
Section 3.- De l'établissement des mandats de paiements.
Art. 63.§ 1er. Les mandats de paiement sont des documents établis par le secrétaire, après vérification, soit de la déclaration de créance, soit de la dette, pour être soumis à l'ordonnancement de l'organe habilité en vue du paiement d'une dépense.
Les mandats de paiement mentionnent :
1°) la date de leur émission;
2°) l'exercice en cours;
3°) l'article du budget;
4°) l'exercice d'origine;
5°) la nature de la dépense;
6°) le numéro de l'engagement;
7°) les ayants droit;
8°) la somme à payer;
9°) la date d'ordonnancement par l'organe habilité.
(Alinéa 3 abrogé) <ARR 2003-12-11/46, art. 19, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Les mandats collectifs sont en outre appuyés d'un état mentionnant le détail des dépenses.
§ 2. Toutes les pièces justificatives sont jointes au mandat de paiement et y restent attachées.
Les pièces justificatives relatives à plusieurs mandats successifs portant sur le même objet sont jointes au premier d'entre eux. Les mandats suivants indiquent la référence du premier d'entre eux.
Art. 64.§ 1er. Il y a également obligation d'établir un mandat de paiement :
- lors du versement à un tiers d'une recette effectuée pour son compte;
- lors du remboursement à un tiers d'une somme qu'il a payée erronément.
§ 2. Lorsque la dépense fait l'objet d'un prélèvement d'office pour lequel il n'a pas été procédé préalablement à un engagement définitif par le secrétaire ou résulte du prélevement des frais inhérents à la gestion des comptes financiers, le receveur établit un " avis de dépense" qu'il soumet sans délai au secrétaire. Cet " avis de dépense " engage provisoirement la dépense. Le secrétaire procède immédiatement à la vérification et à la certification de l'avis de dépense, qui vaut mandat par sa certification. La certification de l'avis de dépense corrige l'engagement provisoire par une contre-écriture et engage définitivement la dépense. L'avis de dépense certifié est renvoyé au receveur qui le joint à ses pièces comptables.
Si le secrétaire n'a pas procédé à la certification de l'avis de dépense dans les dix jours ouvrables de la réception de celui-ci, le receveur procède lui-même à l'engagement définitif de la dépense, après avoir annulé, par la passation d'une contre-écriture, l'engagement provisoire de dépense.
Section 4.- Du paiement des dépenses.
Art. 65.Le receveur renvoie à l'organe habilité tout mandat de paiement non régulier en faisant connaître les motifs pour lesquels il refuse le paiement, notamment :
1°) lorsque ces documents sont incomplets ou que leurs éléments ne correspondent pas aux pièces jointes;
2°) lorsqu'ils ne sont pas appuyés des pièces justificatives ou lorsque les pieces justificatives des fournitures, travaux ou prestations diverses ne relatent point soit les approbations nécessaires, soit les visas de réception ou de certification attestant la réalité de la créance ou le service fait et accepté;
3°) lorsque la dépense est imputée sur des articles budgétaires qui lui sont étrangers;
4°) lorsque le budget ou les délibérations ouvrant des crédits spéciaux prévoyant la dépense n'ont pas reçu l'approbation des autorités de tutelle et que la dépense n'est point susceptible d'être payée dans la limite des crédits provisoires autorisés conformément à l'article 13 du présent règlement ou de crédits autorisés conformément à l'article 88, § 2, alinéa 2, de la loi organique;
5°) lorsque la dépense excède le disponible des crédits y afférents au budget;
6°) lorsque la dépense en tout ou en partie a déjà fait l'objet d'une liquidation antérieure;
7°) lorsque la dépense est contraire aux lois et aux règlements.
Art. 66.<ARR 1998-02-19/37, art. 20, 002; En vigueur : 01-01-1998> Lors de l'engagement des dépenses de traitements, salaires et pensions, le secretaire établit simultanément :
1°les mandats de paiement correspondant au montant brut des traitements, salaires et pensions à payer à charge de chacun des articles budgétaires au sein de chacune des sous-fonctions concernées;
2°les mandats de paiement correspondant aux cotisations patronales afférentes aux traitements et salaires à payer à charge de chacun des articles budgétaires au sein de chacune des sous-fonctions.
Art. 67.§ 1er. Le numéro du compte financier des créanciers du centre doit être indiqué sur les contrats, factures, déclarations de créance et autres pièces relatives à la liquidation des sommes dues pour livraisons, fournitures, travaux ou prestations quelconques.
§ 2. Tout créancier peut exiger que le montant de sa créance soit versé à un compte financier dont il n'est pas le titulaire. La demande à cet effet est introduite par écrit dans les formes légales et mentionne le numéro du compte à créditer ainsi que le nom du titulaire de ce compte.
Le mandat mentionne de façon apparente que le paiement doit être effectué sur un compte qui n'appartient pas au créancier. Les documents justifiant cette procédure particulière de règlement sont joints au mandat.
Art. 68.<ARR 2003-12-11/46, art. 20, 003; En vigueur : 01-01-2004> Les ordres de paiement individuels ou collectifs sont signés par le receveur.
Art. 69.Le receveur porte dans la comptabilité les paiements en cours d'exécution.
Chapitre 4.- Des comptes annuels.
Section 1ère.- De la clôture des comptes.
Art. 70.<ARR 1998-02-19/37, art. 22, 002; En vigueur : 01-01-1998> L'organe habilité arrête au plus tard le (15 février) de l'année suivante : <ARR 2003-12-11/46, art. 21, 003; En vigueur : 01-01-2004>
1°la liste par article budgétaire et par débiteur, établie par le receveur, des droits constatés restant à recouvrer au 31 décembre de l'exercice ecoulé;
2°la liste par article budgétaire et par créancier, établie par le secrétaire, des engagements définitifs qui n'ont pas été liquidés à la date du 31 décembre de l'exercice écoulé et à reporter à l'exercice suivant;
3°la liste par article budgétaire de la gestion des stocks, établie par le secrétaire, des soldes transférés à l'exercice suivant après mise en concordance avec les données de l'inventaire.
Section 2.- De l'établissement des comptes annuels.
Art. 71.Après la clôture des grands-livres et l'arrêt par le conseil de l'aide sociale des listes prévues à l'article 70, le receveur dresse les comptes et bilans.
Art. 72.<ARR 1998-02-19/37, art. 23, 002; En vigueur : 01-01-1998> § 1er. Le compte budgétaire comporte :
1. Les tableaux détaillés des opérations en cours relatives aux exercices clos;
2. Les tableaux détaillés de l'exercice propre par sous-fonctions;
3. Les tableaux récapitulatifs de l'exercice;
4. Le calcul de l'estimation des créances aléatoires;
5. Le tableau récapitulatif synthétique géneral, lequel mentionne le résultat comptable défini à l'article 1, 13. et le résultat budgétaire final défini à l'article 1, 17.;
6. Les tableaux récapitulatifs de l'exercice propre par rubriques économiques;
7. Le tableau récapitulatif synthétique de l'exercice propre par rubriques économiques;
8. La récapitulation du compte;
9. Les tableaux des opérations sur les comptes de fonds de roulement, de réserves, de provisions, de fondations, de garanties, d'attente et de régularisation;
10. La récapitulation des mouvements de trésorerie durant l'exercice et la situation de l'encaisse;
11. Le tableau correctif du budget de l'exercice suivant;
12. L'avis du groupe technique visé à l'article 75;
13. La page relative à la reddition, la certification et l'arrêt du compte;
14. La page relative à la décision du Conseil communal.
§ 2. Le compte budgétaire comporte pour chaque article budgétaire de l'exercice propre :
a)en recettes, aux services d'exploitation et d'investissement :
- la prévision budgétaire;
- les droits constatés définitifs;
- les montants admis en non-valeurs et aux cotes irrécouvrables;
- les droits constatés nets;
- les montants percus;
- les soldes à percevoir à reporter à l'exercice suivant;
b)en dépenses, aux services d'exploitation et d'investissement :
- la prévision budgétaire;
- les engagements de dépenses définitifs;
- les crédits sans emploi;
- les montants payés;
- les crédits visés à l'article 70, 2°.
§ 3. Le tableau détaillé des opérations comptables relatives aux exercices clos mentionne tant au service d'exploitation qu'au service d'investissement :
1°par article budgétaire des recettes :
- les droits constatés, correspondant aux recettes réalisables des exercices antérieurs;
- les montants admis aux cotes irrécouvrables relatifs aux recettes réalisables des exercices antérieurs;
- les montants percus sur les recettes réalisables des exercices antérieurs;
- les soldes à percevoir, à reporter à l'exercice suivant;
2°par article budgétaire des dépenses :
- les dépenses engagées transférées des exercices antérieurs;
- les crédits abandonnés relatifs à ces dépenses engagées transférées des exercices antérieurs;
- les montants payés sur les dépenses engagées transférées des exercices antérieurs;
- les crédits à transférer à l'exercice suivant.
Art. 73.Avant l'établissement du bilan global et des bilans des différentes sous-fonctions du centre, il est procédé à la réévaluation visée à l'article 21, § 1er, aux amortissements visés à l'article 22 et a l'établissement de l'inventaire arrêté au 31 décembre.
Les valeurs comptables sont éventuellement corrigées en fonction des valeurs relevées lors de l'établissement de l'inventaire.
Art. 74.<ARR 1998-02-19/37, art. 24, 002; En vigueur : 01-01-1998> Le compte de résultats global et les comptes de résultats de chacune des sous-fonctions ainsi que le bilan global et les bilans des differentes sous-fonctions du centre sont établis sur base des soldes de la balance definitive des comptes généraux.
Au bilan global sont annexés :
- l'inventaire du patrimoine arrêté au 31 décembre de l'exercice qui donne son millésime au bilan;
- le tableau des amortissements des valeurs patrimoniales arrêté au 31 décembre de l'exercice qui donne son millésime au bilan;
- le tableau comparatif des résultats du compte budgétaire et du compte de résultats de la comptabilité générale;
- l'état des immobilisations incorporelles, corporelles et financières;
- l'état des subsides promis et percus;
- l'état du capital;
- l'état de la dette;
- le tableau des résultats financiers;
- l'état de ventilation des moyens de trésorerie;
- l'état des provisions;
- les ratios et graphiques présentés conformément aux règles arrêtées par le Collège réuni.
Art. 75.Le groupe technique visé à l'article 11 du présent règlement est également chargé de donner un avis sur la légalité et la régularité des comptes et bilans dressés par le receveur. L'avis porte au surplus sur l'évolution de la situation financière du centre et comporte des suggestions en vue d'améliorer celle-ci.
Pour accomplir sa mission, le groupe technique peut inviter à ses réunions d'autres personnes à raison de leurs compétences pour y être entendues en tant qu'expert en matière budgétaire et financière. Ces personnes ne participeront pas à la déliberation du groupe technique lorsque celui-ci émettra son avis.
Art. 76.Les comptes annuels, signés par le receveur, et accompagnés de l'avis visé a l'article précedent sont transmis au conseil de l'aide sociale avant le (15 mars) de l'exercice suivant. <ARR 2003-12-11/46, art. 22, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Après vérification le conseil de l'aide sociale et le secrétaire certifient, chacun en ce qui le concerne, que tous les actes relevant de leur compétence ont été correctement portés aux comptes.
Art. 77.(Alinéa 1er abrogé) <ARR 2003-12-11/46, art. 23, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Les écritures des livres sont, s'il y a lieu, mises en concordance avec les comptes définitivement arrêtés.
(Alinea 3 abrogé) <ARR 2003-12-11/46, art. 23, 003; En vigueur : 01-01-2004>
TITRE V.- Du receveur et du compte de fin de gestion.
Chapitre 1er.- Du receveur.
Art. 78.Le receveur transmet à l'organe habilité, à la fin de chaque mois, le document visé à l'article 38, § 6, (alinéa 3). <ARR 2003-12-11/46, art. 24, 003; En vigueur : 01-01-2004>
Art. 79.<ARR 2003-12-11/46, art. 25, 003; En vigueur : 01-01-2004> La vérification de l'encaisse et des écritures prévue à l'article 93 de la loi organique a lieu à une date fixée en concertation entre le ou les membres du conseil de l'aide sociale, délégués à cet effet par le conseil de l'aide sociale, et le receveur. Le conseil de l'aide sociale peut decider qu'une vérification a lieu sans avertissement prealable.
Art. 80.En vue d'assurer l'exactitude des comptes, en cas de déficit de caisse, de vol ou de perte, une pièce comptable du montant de la différence est ouverte en comptabilité sur délibération du conseil de l'aide sociale.
Dès notification de la décision définitive prise à ce sujet, le receveur porte, le cas échéant, en dépenses le montant pour lequel il a obtenu décharge.
Art. 81.Le receveur est responsable des livres, actes, titres et documents qui lui sont confiés. Sans préjudice des dispositions prévues à l'article 38, § 7, il ne peut s'en dessaisir.
Chapitre 2.- Du compte de fin de gestion.
Art. 82.§ 1er. Le receveur ne cesse ses fonctions que lors de l'installation de son successeur.
Il dresse à ce moment un relevé en triple expédition des documents, livres, mobilier, matériel et objets remis au nouveau receveur.
Ce relevé est signe par les deux receveurs qui en gardent chacun une expédition.
La troisième expédition est déposée aux archives du centre.
§ 2. En cas de décès, révocation, suspension du receveur ou s'il se trouve dans l'impossibilité de dresser le compte de fin de gestion, toutes les mesures conservatoires requises sont prises à l'intervention du conseil de l'aide sociale.
Un relevé contradictoire est dressé par un expert agréé par les parties intéressées. En cas de désaccord, l'expert est désigné par le juge de paix du canton.
Dès que le remplacant est désigné, ce relevé lui est remis.
Art. 83.§ 1er. Après l'établissement du relevé visé à l'article précédent, le compte de fin de gestion est dressé, signé et certifié exact par le receveur sortant et accepté sous réserve par le receveur entrant.
§ 2. En cas de retard ou de refus du receveur sortant de remettre au successeur le compte de fin de gestion, le conseil de l'aide sociale le met en demeure de satisfaire a ses obligations.
Cette mise en demeure, faite par exploit d'huissier de justice, fixe le délai d'exécution qui ne peut être inférieur à trente jours.
Si, à l'expiration de ce délai, la sommation est restee sans suite, le conseil de l'aide sociale fait dresser le compte de fin de gestion, par un expert, d'après les données en sa possession.
Les frais de sommation et d'expert sont imputés au compte de fin de gestion à charge du receveur sortant.
Un exemplaire du compte est transmis au receveur sortant avec invitation à formuler ses observations dans les trente jours.
§ 3. En cas de décès ou de révocation du receveur ou si celui-ci se trouve dans l'impossibilite de dresser le compte de fin de gestion, le conseil de l'aide sociale le fait dresser par un expert agréé par les parties intéressées. En cas de désaccord, l'expert est désigné par le juge de paix du canton du ressort du centre.
S'il s'agit d'une révocation, les frais d'expert sont imputés au compte de fin de gestion à charge du receveur sortant.
Un exemplaire du compte est transmis au receveur sortant ou à ses ayants cause avec invitation à formuler leurs observations dans les trente jours.
§ 4. Le compte de fin de gestion, accompagné, s'il échet, des observations du receveur sortant ou de ses ayants cause, est soumis au conseil de l'aide sociale qui l'arrête.
Art. 84.Le compte de fin de gestion comprend :
1°) les résultats des derniers comptes annuels arrêtés définitivement;
2°) les comptes annuels des exercices qui ne sont pas arrêtés définitivement;
3°) les opérations qui ne sont pas encore portées dans un compte annuel.
Il mentionne que les fonds, valeurs, titres et documents comptables justificatifs ont été remis au receveur entrant et que celui-ci s'engage à rendre compte des opérations visées à l'alinéa 1er, 3°, dans les comptes annuels à présenter ultérieurement, sous réserve de tous droits en cas d'erreur, omission, faux ou double emploi.
En cas de déficit de caisse, une créance du montant du déficit est ouverte dans les comptabilités à charge du receveur sortant.
Une expédition du compte de fin de gestion est remise, après qu'il ait été arrêté :
1°) au receveur sortant ou à ses ayants cause;
2°) au receveur entrant;
3°) au conseil de l'aide sociale.
Art. 85.Dès qu'il a été statué définitivement sur le compte de fin de gestion, les écritures comptables sont modifiées en conséquence s'il y a lieu.
TITRE VI.- Dispositions.
Art. 86.Les comptes annuels et les comptes de fin de gestion ne peuvent plus être modifiés lorsqu'ils ont été arrêtés définitivement.
Toutefois, en cas d'erreur, omission, faux ou double emploi, le receveur ou le conseil de l'aide sociale peuvent, au cours des trente années qui suivent l'arrêt définitif de ces comptes, demander leur révision (au Collège réuni). <ARR 1998-02-19/37, art. 25, 002; En vigueur : 01-01-1998>
La demande précise les faits qui justifient la révision.
Art. 87.L'inventaire et le bilan de départ doivent être établis au 1er janvier 1997, exception faite de certains centres pour lesquels ils peuvent être établis à la date fixée par le Collège réuni.
Art. 88.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 1997, sauf en ce qui concerne certains centres pour lesquels il entrera en vigueur à la date fixée par le Collège réuni.
Art. 89.Les Ministres sont chargés de l'exécution du présent arrêté.
Bruxelles, le 26 octobre 1995.
Les Membres du Collège reuni compétents pour la politique de l'Aide aux personnes,
D. GOSUIN