Texte 1994012463
Chapitre 1er.- Dispositions générales.
Article 1er.L'employeur doit tenir un registre de présence conforme aux dispositions du présent arrêté.
Art. 2.Pour l'application du présent arrêté on entend par :
1°registre de présence : le document, conforme au modèle repris en annexe du présent arrêté;
2°la tenue : l'inscription des mentions dans le registre de présence et la garde de celui-ci en dehors de la période de conservation visée au 3°;
3°la conservation : la garde du registre de présence pendant la période déterminée à l'article 9.
Art. 3.§ 1. L'employeur inscrit les mentions suivantes dans le registre de présence :
1°pour l'employeur : les nom, prénom et domicile ou la raison sociale et le siège social et, le cas échéant, la dénomination sous laquelle l'employeur s'adresse au public;
2°pour chaque travailleur :
a)les nom et prénom;
b)le numéro d'inscription dans le registre du personnel ou le numéro d'inscription dans le registre spécial du personnel;
c)les heures de début et de fin de la journée de travail et, en cas de dérogation aux temps de repos figurant dans le règlement de travail, les heures de début et de fin des temps de repos.
§ 2. L'employeur inscrit les mentions dans le registre de présence :
1°avant toute autre mention, les mentions énumérées à l'article 3, § 1, 1°;
2°au plus tard au moment de la mise au travail du travailleur, les mentions énumérées à l'article 3, § 1, 2°, a) et b);
3°au moment même, les mentions énumérées à l'article 3, § 1, 2°, c).
Art. 4.L'employeur tient un registre de présence sur chaque lieu de travail où sont occupés des travailleurs.
Le registre de présence est constitué de feuilles reliées. Le registre de présence peut être composé de plusieurs volumes lorsque les mentions ne peuvent plus être inscrites dans un volume faute de place.
Les pages sont numérotées de façon continue et la numérotation des pages se fait de façon continue d'un volume à l'autre lorsque le registre de présence est composé de plusieurs volumes.
Le registre de présence doit être divisé en pages mensuelles et est établi pour une année civile et tenu quotidiennement à jour.
Les mentions doivent être inscrites lisiblement dans le registre de présence et dans le carnet individuel de présence visé à l'article 5 au moyen d'encre indélébile.
Nos Ministres de l'Emploi et du Travail et des Affaires sociales peuvent déterminer les conditions et les modalités selon lesquelles le registre de présence et le carnet individuel de présence sont validés.
Art. 5.Pour les travailleurs qu'il occupe habituellement moins de cinq jours de travail consécutifs en un même lieu, l'employeur peut tenir un carnet idividuel de présence, conforme au modèle repris en annexe du présent arrêté, pour chacun de ces travailleurs et sur chacun de ces lieux de travail. Ce carnet individuel de présence remplace le registre de présence visé à l'article 4.
Le carnet individuel de présence est établi pour une année civile et doit comporter les mêmes mentions que celles devant figurer dans le registre de présence. Le carnet individuel de présence doit également comporter la signature de l'employeur, apposée au moins une fois par semaine.
Art. 6.L'employeur ne doit pas tenir le registre spécial du personnel, visé à l'article 10 de l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux, et le document individuel, visé aux articles 8 et 11 du même arrêté royal, en chacun des lieux de travail où il tient un registre de présence ou un carnet individuel de présence, à condition que les mentions qui doivent figurer sur le registre spécial du personnel ou le document individuel soient inscrites sur le registre de présence ou sur le carnet individuel de présence.
Art. 7.Dans les entreprises, qui ont institué un conseil d'entreprise ou une délégation syndicale, l'employeur ne doit pas tenir de registre de présence sur les lieux de travail où la présence des travailleurs est enregistrée au moyen d'appareils appropriés et à condition :
1°que les documents utilisés pour l'enregistrement mentionnent pour chaque travailleur les données suivantes :
a)la période à laquelle le document utilisé se rapport;
b)les nom et prénom;
c)le numéro d'inscription dans le registre du personnel ou le numéro d'inscription dans le registre spécial du personnel;
d)les heures de début et de fin de la journée de travail et, en cas de dérogation aux temps de repos figurant dans le règlement de travail, les heures de début et de fin des temps de repos;
2°qu'en cas d'utilisation de procédés informatiques, une feuille contenant les mêmes mentions que celles visées au 1°, soit imprimée au moins une fois par semaine; qu'en tout état de cause, une feuille reprenant les mentions de la journée puisse être imprimée immédiatement lors d'un contrôle;
3°que ces feuilles ou documents soient tenus et conservés par l'employeur dans les mêmes conditions que celles imposées pour la tenue et la conservation du registre de présence à l'exception de l'article 4, alinéas 2 et 6;
4°que l'employeur accorde aux représentants des travailleurs au conseil d'entreprise ou, à défaut de conseil d'entreprise, aux membres de la délégation syndicale le droit de prendre connaissance de ces feuilles ou documents.
Art. 8.Le registre de présence ou les documents visés à l'article 7 doivent se trouver en un endroit facilement accessible afin que les fonctionnaires et agents chargés de surveiller le respect du présent arrêté puissent en prendre connaissance à tout moment.
Le carnet individuel de présence doit être présenté aux fonctionnaires et agents chargés de surveiller le respect du présent arrêté.
Art. 9.<AR 1996-07-17/30, art. 1, 003; En vigueur : 01-09-1996> L'employeur doit conserver le registre de présence ou les documents visés à l'article 7 et le carnet individuel de présence pendant toute la période qui débute à la date de l'inscription de la dernière mention obligatoire et qui se termine cinq ans après la fin du mois qui suit le trimestre au cours duquel cette inscription a été faite.
Art. 10.L'employeur conserve le registre de présence ou les documents visés à l'article 7 et le carnet individuel de présence :
1°soit, à l'adresse à laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale;
2°soit, à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique; à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui les conserve en tant que mandataire ou préposé de l'employeur.
L'employeur qui conservera ou fera conserver ces documents à l'endroit mentionné à l'alinéa 1er, 2°, en avertira par lettre recommandée à la poste l'inspecteur-chef de district de l'Inspection des lois sociales du Ministère de l'Emploi et du Travail du district dans lequel ces documents seront conservés.
Chapitre 2.- Dispositions particulières. <AR 1996-07-17/30, art. 2, 003; En vigueur : 01-09-1996>
Art. 11.<AR 1996-07-17/30, art. 2, 003; En vigueur : 01-09-1996>(§ 1.) Les dispositions du présent chapitre sont d'application uniquement pour les entreprises qui relèvent de la commission paritaire des entreprises horticoles. <AR 2001-02-14/33, art. 1, 006; En vigueur : 07-03-2001>
(§ 2. Par dérogation à l'article 3, § 1er, 2°, les mentions dans le registre de présence doivent uniquement être inscrites pour :
1°les ouvriers occasionnels visés à l'article 2, alinéa 1er, 2°;
2°les étudiants visés au Titre VII de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail;
3°les travailleurs à temps partiel visés à l'article 11bis de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail;
4°les travailleurs engagés dans le cadre d'un contrat de travail ALE.) <AR 2001-02-14/33, art. 1, 006; En vigueur : 07-03-2001>
Art. 12.<AR 1996-07-17/30, art. 2, 003; En vigueur : 01-09-1996> Sans préjudice des dispositions de l'article 3, les mentions suivantes doivent être inscrites dans le registre de présence :
1°les journées d'intense activité, comme définies par Nous en vertu de l'article 2, § 1er, 2°, de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, au moyen de l'insertion de la lettre "P" dans le bas de la case contenant l'indication du jour;
2°les ouvriers occasionnels, comme définis par Nous en vertu de l'article 2, § 1er, 2°, de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, au moyen de l'insertion de la lettre "S" dans la colonne des remarques;
3°les étudiants visés au Titre VI de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, au moyen de l'insertion du mot "étudiant" dans la colonne des remarques.
Par dérogation à l'article 3, § 1er, 2°, c), l'employeur ne doit pas inscrire les heures de début et de fin des temps de repos.
Art. 13.<AR 1997-07-17/40, art. 1, 004; En vigueur : 01-09-1997> § 1. Les employeurs des entreprises pour l'implantation et/ou l'entretien des parcs, jardins, plaines de sports, domaines de récréation, zones vertes, cimetières, y compris les cimetières de militaires étrangers en Belgique, peuvent tenir un registre de présence ou un carnet individuel de présence sous les conditions et modalités définies aux articles 4 et 5.
§ 2. Par dérogation (aux articles 4, alinéa 1er, et 5) et quelle que soit la durée de l'occupation en un même lieu, l'employeur qui occupe des travailleurs en deux ou plusieurs lieux de travail mais à l'exception des employeurs visés au § 1er, peut tenir un registre de présence à l'adresse à laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale, à condition qu'il tienne en chacun des lieux de travail où il occupe des travailleurs un carnet individuel de présence pour chacun de ces travailleurs. <AR 1998-05-18/38, art. 1, 005; En vigueur : 01-07-1998>
§ 3. (En application de la disposition du § 2, et sans préjudice des dispositions de ce chapitre, l'employeur doit inscrire dans le registre de présence, qui est tenu à l'adresse à laquelle il est inscrit en Belgique auprès d'un organisme chargé de la perception des cotisations de sécurité sociale, la date de commencement de la première mise au travail et le numéro du carnet individuel de présence de chaque travailleur, au plus tard au moment de cette première mise au travail. Les heures de début et de fin de la journée de travail ne doivent pas être reprises dans ce registre de présence, mais bien dans le carnet individuel de présence.) <AR 1998-05-18/38, art. 2, 005; En vigueur : 01-07-1998>
Art. 14.<AR 1996-07-17/30, art. 2, 003; En vigueur : 01-09-1996> § 1er. L'employeur est dispensé de la tenue et conservation d'un registre du personnel, visé à l'article 3 de l'arrêté royal précité du 8 août 1980, pour les ouvriers occasionnels occupés les jours d'intense activité, pour autant que les mentions supplémentaires suivantes, (concernant les ouvriers occasionnels soient inscrites dans le registre de présence au plus tard au moment de la mise au travail des ouvriers occasionnels) : <AR 1998-05-18/38, art. 3, 005; En vigueur : 01-07-1998>
1°l'adresse;
2°la date de naissance;
3°la nationalité.
§ 2. L'employeur est dispensé de la tenue et conservation d'un registre du personnel, visé à l'article 3 de l'arrêté royal précité du 8 août 1980, pour les étudiants occupés visés au Titre VI de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, pour autant que les mentions supplémentaires suivantes, (concernant les étudiants soient inscrites dans le registre de présence au plus tard au moment de la mise au travail des étudiants) : <AR 1998-05-18/38, art. 4, 005; En vigueur : 01-07-1998>
1°l'adresse;
2°la date de naissance;
3°la nationalité.
Art. 14bis.<inséré par AR 1996-07-17/30, art. 2, En vigueur : 01-09-1996> Le registre de présence visé dans ce chapitre, peut être utilisé comme registre approprié au sens de l'article 165 de la loi-programme du 22 décembre 1989 pour autant que, par dérogation à l'article 12, alinéa 2, l'employeur inscrive pour les travailleurs à temps partiel les heures de début et de fin des temps de repos.
Chapitre 3.- Dispositions finales.
Art. 15.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er juillet 1994 pour les entreprises qui relèvent de la Commission paritaire des entreprises horticoles.
Pour les autres branches d'activité ou catégories d'entreprises la date d'entrée en vigueur sera déterminée par Nous.
Art. 16.Notre Ministre de l'Emploi et du Travail et Notre Ministre des Affaires sociales sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.
Donné à Bruxelles, le 17 juin 1994.
ALBERT
Par le Roi :
La Ministre de l'Emploi et du Travail,
Mme M. SMET
La Ministre des Affaires sociales,
Mme M. DE GALAN
Annexe.
Art. N1.Annexe 1. Registre de présence. - (feuille de garde).
<Annexe non reprise pour des raisons techniques. Voir MB 25/06/1994, p. 17274>
Art. N2.Annexe 2. Registre de présence. - (feuille intérieure).
<Annexe non reprise pour des raisons techniques. Voir MB 25/06/1994, p. 17275>
Art. N3.Annexe 3. Carnet individuel de présence. - (feuille de garde).
<Annexe non reprise pour des raisons techniques. Voir MB 25/06/1994, p. 17276>
Art. N4.Annexe 4. Carnet individuel de présence. - (feuille intérieure).
<Annexe non reprise pour des raisons techniques. Voir MB 25/06/1994, p. 17277>