Chapitre 1er.- Dispositions générales.
Article 1er.Pour l'application de cet arrêté, on entend par :
1°fiche individuelle : la fiche individuelle visée à l'article 4, § 3, de l'arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux;
2°inspecteurs sociaux : les fonctionnaires visés par la loi du 16 novembre 1972 concernant l'inspection du travail et par les lois qui font référence à la loi du 16 novembre 1972 précitée pour l'exécution de la surveillance;
3°lieux de travail : les lieux visés par l'article 2, 10°, de la loi du 16 novembre 1972 concernant l'inspection du travail;
4°le Règlement n° 1408/71 : le Règlement n° 1408/71 du Conseil des Communautés Européennes du 14 juin 1971 relatif à l'application des régimes de sécurité sociale aux travailleurs salariés, aux travailleurs non salariés et aux membres de leur famille qui se déplacent à l'intérieur de la Communauté;
5°la Décision n° 130 du 17 octobre 1987 : la Décision n° 130 du 17 octobre 1987 de la Commission administrative des Communautés Européennes pour la sécurité sociale des travailleurs migrants;
6°la loi du 27 juin 1967 : la loi du 27 juin 1967 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs;
7°l'arrêté royal du 28 novembre 1969 : l'arrêté royal du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs;
8°l'arrêté royal n° 34 du 20 juillet 1967 : l'arrêté royal n° 34 du 20 juillet 1967 relatif à l'occupation de travailleurs de nationalité étrangère;
9°l'arrêté royal du 8 mars 1990 : l'arrêté royal du 8 mars 1990 relatif à la tenue de la fiche individuelle du travailleur.
Art. 2.Afin de permettre aux officiers de police judiciaire et aux inspecteurs sociaux de surveiller sur les lieux de travail ou sur les autres lieux soumis à leur contrôle, le respect par l'employeur de ses obligations concernant le paiement des cotisations pour les Fonds de sécurité d'existence et les cotisations de sécurité sociale et afin de donner à l'employeur la possibilité de pouvoir bénéficier de la dispense d'effectuer les retenues visées à l'article 30ter de la loi du 27 juin 1969 et à l'article 299ter du Code des impôts sur les revenus, le Fonds de sécurité d'existence compétent délivre des vignettes de validation à l'employeur, son préposé ou mandataire.
La vignette de validation doit être apposée sur la fiche individuelle définitive, dans la case prévue à cette fin.
Art. 3.La vignette de validation mentionne la dénomination exacte du Fonds de sécurité d'existence compétent, les numéros d'identification de l'employeur et du travailleur concernés auprès de ce Fonds de sécurité d'existence, ainsi que la période couverte par la vignette de validation.
Art. 4.La couleur de la vignette de validation est changée pour chaque nouveau trimestre calendrier.
Les vignettes de validation renouvelées d'une autre couleur sont utilisées à partir du premier jour de travail de chaque trimestre calendrier.
La couleur à utiliser pour chaque trimestre calendrier pour les vignettes de validation est fixée par l'Administrateur général de l'Office national de sécurité sociale.
Art. 5.Le Fonds de sécurité d'existence peut confier la délivrance des vignettes de validation, selon les modalités déterminées par le Ministre de l'Emploi et du Travail, à un organisme reconnu à cet effet par la Commission paritaire compétente.
Art. 6.Le Fonds de sécurité d'existence peut remplacer la délivrance de vignettes de validation par la mention " Fiche individuelle validée " à apposer sur la fiche individuelle définitive.
Dans ce cas précis, le même organisme doit répondre de la délivrance des fiches individuelles provisoires et définitives et de la validation décrite à l'alinéa 1er.
Cette procédure est uniquement autorisée pour autant que les fiches individuelles définitives et validées soient renouvelées chaque trimestre pour chaque travailleur, au moment où normalement les vignettes de validation doivent être renouvelées.
Art. 7.Quand dans une branche d'activité, il n'y a pas de Fonds de sécurité d'existence institué, les employeurs concernés, leurs préposés ou mandataires ne doivent pas délivrer à leurs travailleurs les vignettes de validation ou les fiches individuelles définitives et validées, visées à l'article 6.
Quand un Fonds de sécurité d'existence a été institué dans une branche d'activité, mais que ce Fonds n'effectue pas lui-même la perception des cotisations, le Ministre de l'Emploi et du Travail décide si, dans cette branche d'activité, les fiches individuelles doivent êtres validées et quel organisme est, le cas échéant, tenu de l'exécution des interventions visées par cet arrêté.
Quand dans une branche d'activité, plusieurs Fonds de sécurité d'existence ont été institués, la Commission paritaire compétente détermine le Fonds de sécurité d'existence tenu de l'exécution des interventions visées par cet arrêté.
Art. 8.Les vignettes de validation ou les fiches individuelles définitives et validées, visées par l'article 6, sont uniquement délivrées à l'employeur, son préposé ou mandataire pour autant que l'employeur soit en règle, selon les modalités déterminées par cet arrêté, quant aux paiements des cotisations pour les Fonds de sécurité d'existence et des cotisations de sécurité sociale.
Art. 9.§ 1. Les procédures décrites ci-après par les chapitres II et III en vue de la délivrance de la vignette de validation, s'appliquent également à la délivrance de la fiche individuelle définitive et validée visée à l'article 6.
§ 2. Quand la fiche individuelle doit être renouvelée en cas de perte ou de destruction, ainsi que prévu à l'article 7 de l'arrêté royal du 8 mars 1990 ou lorsqu'elle est détériorée ou lorsqu'une des données qui y figurent est changée ainsi que prévu à l'article 8 de l'arrêté royal du 8 mars 1990 précité, la procédure décrite au chapitre II concernant la première validation de la fiche individuelle doit à nouveau être suivie.
Chapitre 2.- Interventions des employeurs concernant la première validation des fiches individuelles.
Art. 10.§ 1. La fiche individuelle doit être remise au travailleur par l'employeur, son préposé ou mandataire au plus tard le premier jour de sa mise au travail.
Une première copie de la fiche individuelle définitive est conservée par l'employeur.
Une deuxième copie de la fiche individuelle définitive est envoyée par l'employeur au Fonds de sécurité d'existence compétent dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail du travailleur.
Le travailleur date et signe la fiche individuelle définitive et ses deux copies.
§ 2. Lorsque l'employeur, son préposé ou mandataire n'est pas en mesure de délivrer au travailleur la fiche individuelle définitive le premier jour de sa mise au travail, il lui remet une fiche individuelle provisoire, visée à l'article 5, § 2, de l'arrêté royal du 8 mars 1990.
L'employeur, son préposé ou mandataire doit dresser la fiche individuelle provisoire en trois exemplaires :
- un premier exemplaire destiné à être délivré au travailleur;
- un deuxième exemplaire destiné à être conservé par l'employeur;
- un troisième exemplaire destiné à être envoyé par l'employeur au Fonds de sécurité d'existence, dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail du travailleur.
Le travailleur date et signe dans ce cas les trois exemplaires de la fiche individuelle provisoire.
Art. 11.Lorsque l'employeur occupe pour la première fois au moins cinq travailleurs, il doit également, pour chaque copie d'une fiche individuelle définitive ou pour chaque exemplaire d'une fiche individuelle provisoire qu'il envoie en vertu de l'article 10 au Fonds de sécurité d'existence compétent, envoyer à ce Fonds de sécurité d'existence une copie de la preuve qu'il a payé pour les travailleurs occupés concernés, la provision de 17 000 F, visée à l'article 34, alinéa 2, de l'arrêté royal du 28 novembre 1969.
Art. 12.Lorsque l'employeur qui occupe habituellement au moins cinq travailleurs, augmente au courant d'un trimestre le nombre de travailleurs qu'il occupe de plus de 20 %, par rapport au nombre de travailleurs occupés pendant le trimestre précédent, il doit également, pour chaque copie d'une fiche individuelle définitive ou pour chaque exemplaire d'une fiche individuelle provisoire qu'il envoie en vertu de l'article 10 au Fonds de sécurité d'existence compétent, envoyer à ce Fonds de sécurité d'existence une copie de la preuve qu'il a payé la première provision mensuelle visée à l'article 34, alinéa 2 de l'arrêté royal du 28 novembre 1969.
Art. 13.Lorsque l'employeur occupe en Belgique un travailleur pour lequel des cotisations de sécurité sociale ne doivent pas être payées en vertu des règles prévues par l'article 14 du Règlement n° 1408/71, il doit également, pour chaque copie d'une fiche individuelle définitive, ou pour chaque exemplaire d'une fiche individuelle provisoire qu'il envoie pour un tel travailleur, en vertu de l'article 10, au Fonds de sécurité d'existence, envoyer à ce Fonds de sécurité d'existence une copie du formulaire E101, E102 ou E110, dont le modèle a été fixé par la Décision n° 130 du 17 octobre 1987, ou une copie des formulaires équivalents fixés en exécution de conventions bilatérales.
Art. 14.Lorsque l'employeur occupe un travailleur qui tombe sous l'application de l'arrêté royal n° 34 du 20 juillet 1967, il doit également, pour chaque copie d'une fiche individuelle définitive, ou pour chaque exemplaire d'une fiche individuelle provisoire qu'il envoie pour un tel travailleur, en vertu de l'article 10, au Fonds de sécurité d'existence compétent, envoyer à ce Fonds de sécurité d'existence une copie de l'autorisation d'occupation et du permis de travail du travailleur concerné.
Art. 15.§ 1. Une copie des documents mentionnés ci-après doit être envoyée au Fonds de sécurité d'existence, au plus tard le dernier jour ouvrable du mois calendrier suivant celui dans lequel se situe le premier jour d'occupation du travailleur qui donne lieu aux obligations mentionnées ci-après :
- la preuve du paiement de la provision de 17 000 F, visée à l'article 11;
- le formulaire visé à l'article 13 établissant que les cotisations de sécurité sociale ne doivent pas être payées pour un travailleur déterminé;
- l'autorisation d'occupation et le permis de travail, visés à l'article 14.
§ 2. Une copie de la preuve que l'employeur a payé la première provision mensuelle visée à l'article 34, alinéa 2, de l'arrêté royal du 28 novembre 1969, doit être envoyée au Fonds de sécurité d'existence au plus tard le dernier jour ouvrable du mois calendrier suivant celui dans lequel l'augmentation de plus de 20 % du nombre, de travailleurs, visée par l'article 12, est atteinte.
Art. 16.§ 1. La copie de la fiche individuelle définitive, visée à l'article 10, § 1er, alinéa 2, et l'exemplaire de la fiche individuelle provisoire, visée à l'article 10, § 2, alinéa 2, doivent être conservés pendant cinq ans par l'employeur.
§ 2. Lorsque le Fonds de sécurité d'existence a renouvelé les fiches individuelles définitives et validées chaque trimestre pour chaque travailleur en vertu de l'article 6, l'employeur ne doit conserver pendant cinq ans qu'une copie de la première fiche individuelle et validée qui a été remise à chaque travailleur.
Dans ce cas, l'employeur doit conserver pendant ce même délai les listes que le Fonds de sécurité d'existence lui fournit à cette fin à chaque renouvellement trimestriel des fiches individuelles définitives et validées.
Ces listes mentionnent, par employeur, toutes les fiches individuelles définitives et validées qui ont été renouvelées trimestriellement, avec la mention, par travailleur, de son nom, de son numéro d'identification auprès du Fonds de sécurité d'existence et du numéro de cette fiche individuelle.
Art. 17.L'employeur reste responsable pour les interventions, visées par ce chapitre, concernant la validation de la fiche individuelle, même si ces interventions sont confiées à un organisme reconnu par la commission paritaire compétente en vertu de l'article 5.
Chapitre 3.- Interventions des Fonds de sécurité d'existence concernant la première validation de la fiche individuelle.
Art. 18.En vue de la délivrance des vignettes de validation mentionnées à l'article 2, le Fonds de sécurité d'existence établit à la fin de chaque mois un fichier sur base des copies des fiches individuelles définitives et des exemplaires des fiches individuelles provisoires, reçues au courant du mois, visées, respectivement à l'article 10, § 1er et § 2.
Ce fichier est désigné par la suite, pour l'application de cet arrêté, le fichier " premières demandes ".
Art. 19.A la fin de chaque mois, le Fonds de sécurité d'existence retire du fichier " premières demandes " les employeurs qui ne satisfont pas aux obligations visées aux articles 11, 12, 13 et 14, ainsi que leurs travailleurs.
Art. 20.Au plus tard à la fin du deuxième mois suivant chaque trimestre, le Fonds de sécurité d'existence retire de ce fichier " premières demandes " les employeurs qui n'ont pas payé à temps leurs cotisations au ou aux Fonds de sécurité d'existence institué(s) par la commission paritaire concernée, et leurs travailleurs.
Les cotisations non payées à temps, visées à l'alinéa 1er, sont les cotisations pour le dernier trimestre, pour lesquelles les délais de paiement sont expirés, ou pour les trimestres précédents.
Art. 21.Au plus tard à la fin du premier et du deuxième mois suivant chaque trimestre, l'Office national de sécurité sociale fournit au Fonds de sécurité d'existence concerné les fichiers, dont il dispose à la fin de chaque mois précité, des employeurs qui relèvent du champ d'application de la commission paritaire qui a institué ce Fonds de sécurité d'existence et qui ont satisfait aux prescriptions concernant le paiement des cotisations de sécurité sociale et de sécurité d'existence, afin de permettre à ce Fonds de sécurité d'existence de retirer, au plus tard à la fin du deuxième mois suivant chaque trimestre, du fichier " premières demandes " les employeurs qui n'ont pas satisfait à ces prescriptions, et leurs travailleurs.
Est considéré comme employeur qui n'a pas satisfait aux prescriptions concernant le paiement des cotisations de sécurité sociale et de sécurité d'existence :
1°l'employeur qui n'a pas transmis à l'Office national de sécurité sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives à l'avant-dernier trimestre civil écoulé;
2°l'employeur qui, pour ces déclarations, a encore une dette en cotisations supérieure à 60 000 francs, à moins qu'il n'ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement.
Art. 22.Sur base des fichiers mensuels " premières demandes " visés à l'article 18, et sur base des corrections apportées à ces fichiers sur base des articles 19, 20 et 21, le Fonds de sécurité d'existence établit deux nouveaux fichiers.
Selon que les employeurs qui figurent dans les fichiers mensuels " premières demandes " ont satisfait ou non à toutes les prescriptions visées aux articles 19, 20 et 21, ils sont repris, avec leurs travailleurs concernés, respectivement, dans le fichier " premières demandes validées " ou dans le fichier " premières demandes refusées ".
Art. 23.Sur base du fichier " premières demandes validées ", le Fonds de sécurité d'existence réalise les vignettes de validation pour les travailleurs concernés, et les envoie à l'employeur.
La première vignette de validation doit être envoyée à l'employeur et être apposée par le travailleur sur sa fiche individuelle définitive, au plus tard avant la fin du troisième mois suivant le mois dans lequel le Fonds de sécurité d'existence a reçu la copie de la fiche individuelle définitive ou un exemplaire de la fiche individuelle provisoire.
La première vignette de validation est toujours délivrée pour le trimestre calendrier au cours duquel le Fonds de sécurité d'existence a reçu la copie de la fiche individuelle définitive ou un exemplaire de la fiche individuelle provisoire.
La première vignette de validation a une durée de validation de six mois. Elle est valable à partir du premier jour d'occupation du travailleur auprès de l'employeur jusqu'au dernier jour du trimestre suivant le trimestre dans lequel se situe le premier jour d'occupation du travailleur auprès de l'employeur.
Chapitre 4.- Interventions des fonds de sécurité d'existence pour les renouvellements trimestriels de la validation des fiches individuelles.
Art. 24.En vue du renouvellement trimestriel des vignettes de validation, le Fonds de sécurité d'existence établit à la fin du deuxième mois suivant chaque trimestre calendrier, un fichier sur base des fichiers " premières demandes validées " et " renouvellements validés ", tous deux du trimestre précédent.
Ce fichier est désigné par la suite, pour l'application de cet arrêté, le fichier " renouvellements prévus ".
Art. 25.Egalement à la fin du deuxième mois suivant chaque trimestre calendrier, le Fonds de sécurité d'existence retire du fichier " renouvellements prévus ", les employeurs qui ne satisfont pas aux obligations visées aux articles 13, 14, 20 et 21, ainsi que leurs travailleurs.
Art. 26.Sur base du fichier " renouvellements prévus " visé à l'article 24, et sur base des corrections apportées à ce fichier sur base de l'article 25, le Fonds de sécurité d'existence établit deux nouveaux fichiers.
Selon que les employeurs qui figurent dans le fichier " renouvellements prévus " ont satisfait ou non aux prescriptions visées à l'article 25, ils sont repris, avec leurs travailleurs, respectivement dans le fichier " renouvellements validés " ou dans le fichier " renouvellements refusés ".
Art. 27.Sur base du fichier " renouvellements validés ", le Fonds de sécurité d'existence réalise les vignettes de validation renouvelées trimestriellement pour les travailleurs concernés, et les envoie à l'employeur.
Les vignettes de validation renouvelées trimestriellement doivent être envoyées à l'employeur au plus tard au courant du troisième mois suivant chaque trimestre calendrier. L'employeur délivre au plus tôt ces vignettes de validation renouvelées à ses travailleurs, et en tout cas au courant de ce même mois.
Les vignettes de validation renouvelées sont délivrées pour le trimestre calendrier qui suit le trimestre dans lequel ces vignettes de validation renouvelées ont été réalisées par le Fonds de sécurité d'existence.
Le travailleur appose la vignette de validation renouvelée sur la fiche individuelle le premier jour ouvrable du nouveau trimestre calendrier.
Chapitre 5.- Communications à faire par le Fonds de sécurité d'existence.
Art. 28.Sur base des fichiers " premières demandes refusées " ou " renouvellements refusés ", le Fonds de sécurité d'existence fait les communications mensuelles et trimestrielles visées à ce chapitre.
Art. 29.Les fichiers " premières demandes refusées " et " renouvellements refusés " mentionnent pour l'employeur la raison pour laquelle il est retiré, respectivement du fichier " premières demandes " ou " renouvellements prévus ", avec la référence aux articles 12, 20 ou 21.
Les fichiers " premières demandes refusées " et " renouvellements refusés " mentionnent en outre pour chaque travailleur concerné la raison pour laquelle son employeur a été retiré, respectivement du fichier " premières demandes " ou du fichier " renouvellements prévus ", avec la référence aux articles 11, 13 ou 14.
Art. 30.Au plus tard dans le courant de la semaine suivant celle dans laquelle les fichiers " premières demandes refusées " et " renouvellements refusés " sont établis, des copies de ces fichiers sont envoyées, respectivement mensuellement et trimestriellement, par le Fonds de sécurité d'existence, à l'Office national de sécurité sociale, à l'inspection sociale du Ministère de la Prévoyance sociale et à l'Inspection des lois sociales du Ministère de l'Emploi et du Travail.
Art. 31.Dans le courant de la semaine suivant celle dans laquelle les fichiers " demandes refusées " et " renouvellements refusés " ont été établis, le Fonds de sécurité d'existence envoie, sur base de ces fichiers, une communication aux employeurs qui y figurent.
Cette communication mentionne pour chaque employeur les raisons, le cas échéant spécifiées par travailleur, pour lesquelles des vignettes de validation ou des vignettes de validation renouvelées trimestriellement, ne peuvent lui être délivrées.
Chapitre 6.- Modèles des fiches individuelles.
Art. 32.La fiche individuelle provisoire, visée à l'article 5, § 2, de l'arrêté royal du 8 mars 1990, est établie conformément au modèle repris dans l'annexe 1.
Art. 33.Sans préjudice des dispositions de l'article 34, la fiche individuelle définitive, visée à l'article 5, § 2, de l'arrêté royal du 8 mars 1990, est établie conformément au modèle repris dans l'annexe 2.
Art. 34.Par dérogation à l'article 33, la fiche individuelle définitive validée, visée à l'article 6 de cet arrêté, est établie conformément au modèle repris dans l'annexe 3.
Chapitre 7.- Dispositions finales.
Art. 35.Afin de prévenir des difficultés techniques d'exécution à l'occasion de l'application de la validation de la fiche individuelle dans une branche d'activité déterminée, le Ministre de l'Emploi et du Travail peut, sur la proposition du Fonds de sécurité d'existence compétent, admettre des dérogations aux procédures décrites dans les chapitres II, III, IV et V, pour autant que la procédure proposée par le Fonds de sécurité d'existence ne déroge pas aux responsabilités déterminées par cet arrêté et fournisse les mêmes garanties concernant les contrôles à effectuer, la périodicité et le résultat des validations à effectuer ainsi que les communications imposées par cet arrêté.
Art. 36.Cet arrêté entre en vigueur le 1er avril 1990.
Annexes
Art. N1.Annexe 1. MODELE DE LA FICHE INDIVIDUELLE PROVISOIRE VISEE A L'ARTICLE 32 DE L'ARRETE MINISTERIEL. <Non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. 31-03-1990, p. 6074-6075>
Art. N2.Annexe 2. MODELE DE LA FICHE INDIVIDUELLE DEFINITIVE VISEE A L'ARTICLE 33 DE L'ARRETE MINISTERIEL. <Non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. 31-03-1990, p. 6076-6077>
Art. N3.Annexe 3. MODELE DE LA FICHE INDIVIDUELLE DEFINITIVE ET VALIDEE VISEE A L'ARTICLE 34 DE L'ARRETE MINISTERIEL. <Non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. 31-03-1990, p. 6078-6079>